邵明貞

由于慈善事業(yè)是一項特殊的社會事業(yè)，其與眾不同的“身份”決定了各種慈善機構在開展慈善活動的過程中，必然產生利形成特點鮮明的慈善檔案，主要有：

1、文書檔案面廣

慈善事業(yè)的特殊性，使其在開展活動時，與社會各方面都保持著千絲萬縷的聯(lián)系，因此其檔案來源非常廣泛，上有黨和政府領導、各黨派領導、宗教界及群眾團體，下有普通公眾，涉及黨政工團、民政、衛(wèi)生、教育、社保等各部門及外資、民營、個體等企業(yè)。慈善活動形式很多，慈善對象直接面對的是社會大眾，其產生和形成的檔案都“個性”不一。

2、財務檔案復雜

慈善機構及慈善活動的財務工作與黨政部門、企事業(yè)單位的日常變化不大的財務運轉不同，一是臨時性、應急性財務事務多而繁雜，來自國內外社會各界、群眾團體、個人的捐款、捐物隨時發(fā)生，遇到突發(fā)事件時財務運轉更加緊急、頻繁；二是財務賬目設霞比較復雜，各類性質的款項需要分類，捐助的資金要按捐款者意愿使用，用款方向很多；各類捐物類別較多，價值折算非常復雜，財務統(tǒng)計類別繁雜，工作量很大；三是保管和發(fā)放物資工作也比較復雜，要按捐物者的意愿，將各類衣物、生活用品分別保管運至救濟人員手中，其中形成的財務手續(xù)繁復。這些都給慈善財務檔案的收集、整理、歸檔管理等帶來了一定的困難。

3、重大項目檔案系統(tǒng)性強

一次重大的慈善活動項目，總是伴隨著產生一系列的慈善檔案。如“九八抗洪救災捐贈”活動，是全國支援長江災區(qū)的政治活動，新疆慈善總會全力組織募捐活動，形成大量慈善檔案；又如今年喀什地區(qū)發(fā)生嚴重地震，新疆慈善總會利用善款給災區(qū)援建9個學校、1個敬老院、1個慈善新村，這些重大捐助活動，需要有報災報告、捐建項目、工程建設方案及初步?jīng)]計協(xié)議書、捐贈情況匯報、捐資活動公證書、擬定捐贈儀式方案，還有審汁報告、捐助人員匯總表、活動概況等等。這些工作一環(huán)套一環(huán)，形成大量文字材料，這些文字材料檔案保存要求完整、全面，隨調隨用。

加強慈善檔案管理的必要性

慈善檔案管理工作作為慈善事業(yè)的一項基礎性工作，理應加強自身建設，主動適應慈善事業(yè)新發(fā)展的需要，而且應當“抓早、抓好”，真正把慈善事業(yè)這個基礎夯實。只要社會上存在弱勢群體，就會產生各種救濟行為，形成一定數(shù)量的特殊檔案。不同時期對這些弱勢群體的救濟方式，內容不一樣，這些檔案會為今后的工作提供幫助。

慈善事業(yè)是社會主義精神文明建設的一種特殊實踐形式，慈善檔案是這種特殊實踐的歷史記錄。慈善事業(yè)倡導人們愛人、愛社會、愛自然、愛生命，培養(yǎng)人們的善良意識，提高人們道德水平，而這些有意義的組織宣傳，離不開真實汜錄典型慈善活動、獻身慈善事業(yè)的先進人物及事跡等的文字材料。

檔案作為一種社會現(xiàn)象，它是以社會為基礎，隨著社會的發(fā)展而發(fā)展。慈善事業(yè)就是當代社會發(fā)展的產物，慈善檔案是其產生、發(fā)展過程的有效記載。慈善檔案作為檔案工作的一個新“盲點”，應該也是檔案工作拓展的新領域。

加強慈善檔案管理的幾點建議

規(guī)范地開展好慈善檔案管理工作，必須首先了解慈善了作的特點，掌握慈善機構處理日常事務、開展慈善活動的規(guī)律性，弄清在這些過程中產生和形成的各類文件、文字材料等情況，為此應進行深入細致的調查，在這個基礎上，研究制定一系列符合慈善檔案工作的基本制度及管理措施，如《慈善檔案管理辦法》、《慈善檔案歸檔制度》、《慈善檔案查閱利用制度》等，建立具體的慈善文件、材料的歸檔范圍及收集、分類和保管期限表等，使慈善檔案管理工作有章可循，使檔案管理人員能夠“照章辦事”。

社會各行各業(yè)的人，對檔案需求的認識，共同構成社會檔案意識，它反映了整個社會對檔案工作的認識態(tài)度，進而表現(xiàn)小社會對檔案的重視程度。慈善工作社會性強，在開展慈善活動、工作查考、宣傳教育等過程中，都必然會涉及到檔案的使用，因此慈善工作人員都應主動增強檔案管理的意識，還要提高對慈善檔案骨理在慈善事業(yè)基礎性作用上的認識，提高慈善檔案對全社會服務作用重要性的認識，這是保證能否加強慈善檔案管理的一個重要環(huán)節(jié)。

集中統(tǒng)一管現(xiàn)是檔案工作的基本原則，實現(xiàn)檔案的綜合管理是這一原則的重要體現(xiàn)。慈善活動中形成的各種門類、各種載體的檔案實際上是一個有機整體，集中統(tǒng)一管理，實行專人負責制，有利于提高各種分散的慈善檔案的利用效率，發(fā)揮出更大作用。在加強檔案管理過程中，還要突出重點，一方面要加大文書檔案、重點項目檔案的規(guī)范化管理，一方面也要加強對會計檔案規(guī)范化管理力度，規(guī)范、公開的財務管理和及時、準確的信息披露，從一定程度上說是慈善事業(yè)發(fā)展的生命。財務檔案規(guī)范管理作為這條生命線上的極其重要的一環(huán)，對推動取信于民、取信于社會的慈善事業(yè)的不斷發(fā)展具有重要的促進作用。