中小企業信息化的便捷之路

莊建芳　朱　玲

在信息化浪潮席卷全球，跨國資本在全球范圍內進行資源優化配置的背景下，中小企業應如何走信息化之路呢？ＸＢＲＬ總分類賬（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｂｕｓｉｎｅｓｓ Ｒｅｐｏｒｔｉｎｇ Ｌａｎｇｕａｇｅ ｆｏｒ Ｇｅｎｅｒａｌ Ｊｏｕｒｎａｌ，ＸＢＲＬ－ＧＬ）的出現，為中小企業信息化提供了一種經濟便捷的選擇。

一、中小企業現有的信息系統存在的問題

（一）企業內部不同職能部門的專用系統之間通訊差，缺乏整體規劃。中小企業的信息系統大多依賴于多個不同功能的子系統，而各個子系統之間的傳統的數據交換沒有一個統一的標準，造成接口眾多、訪問性、安全性差等結局，從而形成了一個個的“信息孤島”。系統和系統之間數據的傳遞常常是半自動化的，需要人工的二次輸入，造成了人力的浪費，而且出錯率高。一旦出錯要追溯源頭很不容易。

（二）業務系統與會計信息系統之間的斷層。中小企業信息化中關鍵的一環是會計信息系統的信息化。中小企業的會計信息系統大都還處在電算化階段，即只是對手工過程的模擬，數據采集依賴于各個業務部門內部的信息系統。業務系統與會計信息系統之間的間斷的、不連續的，這使得會計信息系統無法實現對決策的實時信息支持。

（三）與供應鏈上其他廠商的信息溝通差。企業處于供應鏈上的一環，要提高供應鏈動作的效率，就要實現部分信息的共享。中小企業本身的規模不大，所處供應鏈上的廠商規模也較小，信息化程度都不高，而且業務流程復雜各不相同，很難標準化。

二、利用ＸＢＲＬ—ＧＬ整合企業信息系統

衡量系統實施所需的時間和中小企業所擁有的資源以及中小企業本身所具有的規模小、系統集合程度低的現狀，對現有的各自分離的系統進行整合是一個可行的選擇，這比動輒百萬的專用軟件更具可操作性，也更加符合成本——效益原則。利用ＸＢＲＬ—ＧＬ技術實現系統之間的通訊，可以達到整合原有系統的目的。

（一）ＸＢＲＬ—ＧＬ的技術原理。ＸＢＲＬ—ＧＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｂｕｓｉｎｅｓｓ Ｒｅｐｏｒｔｉｎｇ ｆｏｒ Ｇｅｎｅｒａｌ Ｌｅｄｇｅｒ，ＸＢＲＬ總分類賬）是ＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）技術的應用程序，可以適用于任何ＸＭＬ的應用程序與計算機平臺。ＸＭＬ作為一種自我描述的、可擴展的、標準化的交換數據方法，能夠使不同來源的結構化的數據很容易的結合在一起。由于ＸＭＬ的靈活性和可擴展性，ＸＢＲＬ—ＧＬ也呈現出許多特有的優勢：

１、ＸＢＲＬ—ＧＬ不依賴于系統，不同來源的結構化的數據可以結合在一起。這樣就解決了不同系統之間的數據接口問題，彌補了財務系統與業務系統之間的斷層，使組織內部的財務和業務信息的處理更加高效。在編制合并報表時，子公司的財務數據也可以直接導入，無需二次輸入，節省了很多人力，降低發生錯誤的可能。

２、ＸＢＲＬ—ＧＬ是企業財務報告系統與財務報告自身的橋梁。一方面，它獨立于財務報告系統，不需要標準化的賬戶來收集信息，但它可以很好地連結會計信息與標準化的賬戶，提供滿足不同需求的報告；另一方面，它包含了所有賬戶中的信息，包括分錄和交易的歷史信息以及一些非財務信息，使得從財務報表披露“向下挖掘”到有關經濟事項成為可能，即使報表數據是從不同信息系統或跨國經營單位綜合而成的。

３、ＸＢＲＬ—ＧＬ允許設置適應不同國家公認會計準則（ＧＡＡＰ）的分類標準。這就提供了一種可擴展的、靈活的、適應不同國別的技術方法，更好地與企業的利益相關方溝通，如債權人、外部審計等，也突破了ＥＤＩ（電子數據交換）技術等的限制。

（二）如何實施ＸＢＲＬ—ＧＬ。國際上已有一些成功實施ＸＢＲＬ—ＧＬ來整合信息系統的案例，它們的經驗值得我們借鑒。從已有的案例來看，主要是通過建立ＸＢＲＬ—ＧＬ自動轉賬系統來連接業務系統和財務系統，轉賬系統內部分為雙層結構。從采購、庫存、銷售等業務子系統輸出的數據進入ＸＢＲＬ—ＧＬ自動轉賬系統，在ＸＢＲＬ核心平臺上按照自定義層的規則轉換為ＸＢＲＬ—ＧＬ文檔，然后再進入財務系統，ＸＢＲＬ—ＧＬ分類標準使得業務系統和外包的一些系統與后臺支持的會計和報告系統之間的斷層得以彌補，使得信息集成變得容易，信息的實時傳遞成為可能。

在具體實施中，處于中心的ＸＢＲＬ生成系統根據實際情況可以選擇不同軟件開發商的產品，在自定義層，企業與軟件商合作參照ＸＢＲＬ國際組織認可的規范，根據國別、行業等實際情況制定Ｔａｘｏｎｏｍｉｅｓ（分類標準），當情況發生變化時，可以進行修改，修改的成本很低，這也使系統具備了彈性和可擴展性。

三、整合后的企業信息系統

（一）信息集成性提高，能夠實現內部業務及供應鏈外部資源的整合。整合后的信息系統通過ＸＢＲＬ—ＧＬ轉賬系統實現了業務系統和會計信息系統的無縫對接，解決了“信息孤島”問題，會計信息系統不再是獨立的、封閉的，它與企業內部生產系統、管理系統以及企業內外部信息資源等其他信息子系統相整合，構成企業營運管理的“數字神經系統”，再與生產系統、管理系統形成內聯網。企業的內聯網通過公共接口，與外部有關系統如客戶、供應商、銀行等相聯結，建立外聯網。這樣，企業信息系統就在一個整合、開放的環境下，與企業內外實現了信息同步交流和信息共享，提高了信息的使用價值。

（二）信息處理實時化。實時傳輸是實現信息化的目標之一。整合后的信息系統可使企業的生產、銷售、人事、倉儲等各業務部門借助于系統將各種信息實時傳輸到財務部門，財務部門及時處理后并將相關信息反饋回去，從而同各個部門處于隨時的信息溝通之中，最大限度地發揮會計的反映與控制各類交易的職能。此外，由于ＸＢＲＬ—ＧＬ的可擴展性和向下挖掘（ｄｒｉｌｌ－ｄｏｗｎ）的特性，使得會計信息系統可以采集與存儲所有與管理有關的大量數據，不僅僅是記錄改變組織的資產、負債和所有者權益的事件，而是存儲業務活動多方面的細節信息，極大提高的會計的管理功能。

（三）系統的可延伸性和理念的前瞻性。ＸＢＲＬ—ＧＬ的自定義層可以隨著環境的變化進行修改，與ＥＲＰ等商業化軟件相比，維護及修改成本不高。而且當企業條件成熟，業務流程和管理理念都適合ＥＲＰ等管理信息化軟件的實施時，ＸＢＲＬ—ＧＬ仍是子系統之間的橋梁，解決諸如從子公司傳送來的數據異結構問題以及對外報告滿足不同信息需求的報告等問題，不會造成浪費。整合后的系統體現了理念的前瞻性。ＸＢＲＬ在全球范圍內已經獲得迅猛的發展。ＸＢＲＬ國際組織的成員機構已達近３００家，美國、加拿大、澳大利亞、日本等國家已在國內切實地采取措施推進ＸＢＲＬ在本國的應用。在國內，上海證券交易所的首先推出年報標準化報送系統，開始實際應用ＸＢＲＬ標準。在應用軟件開發方面，２９家軟件開發商宣布計劃在其產品中植入ＸＢＲＬ功能。這個數量也許并不驚人，但其中卻有著六家高端財務應用軟件供應商中的五家，他們分別是：Ｏｒａｃｌｅ，ＰｅｏｐｌｅＳｏｆｔ，ＳＡＰ，ＪＤ Ｅｄｗａｒｄｓ和Ｌａｗｓｏｎ Ｓｏｆｔｗａｒｅ。因此ＸＢＲＬ—ＧＬ體現了這一大勢所趨，具有前瞻性。

信息化是現代企業的必經之路，信息化的關鍵就是實現企業的信息集成和數據交換、跨平臺訪問。利用ＸＢＲＬ－ＧＬ可以整合企業內部實現不同功能的信息子系統，實現企業的信息通暢與共享。由于其成本的相對低廉以及體現的理念前瞻性，不失為中小企業信息化的一條便捷之路。

（作者單位：福州大學廈門大學）