企業檔案信息的特點作用及開發

朱永平　陳文芝

一、企業檔案工作信息的特點及其作用

自《檔案法》頒布以來，不少企業建立綜合檔案室，有的企業檔案還上了等級，為企業提供信息，提高產品質量做了大量工作。但對企業檔案的信息的特點、作用缺少研究，筆者也跑了幾家企業，對企業檔案工作作了一些調查，不少檔案員認為，用戶來查檔案，本人能熱情接待，就是提供了檔案信息。這僅僅限于查閱范圍，那是很不夠的。筆者認為：企業檔案信息包括以下明顯特點：第一，企業檔案信息具有動態性、政策性、依據性、預測性、反饋性、綜合性、經驗性、比較性、追蹤性等屬性。第二，企業檔案的服務對象，目的要明確，其主要任務是為企業領導提供決策性依據，為企業提高產品質量發揮企業檔案信息參謀助手作用。第三，企業檔案一般不直接創造經濟效益，它主要為企業領導提供信息，為生產第一線服務，如品牌、產品圖紙、產量、質量、技改創造發明、生產管理、扶桿正氣、市場經營反饋、知識產權等作用。第四，企業檔案信息來源是：一是上級部門對企業管理要求文件，二是企業內部產生文件；三是企業各部門在工作(生產)經營中產生的各種檔案資外；四是實行文書、檔案、圖書、資料、情報等信息。形成了檔案信息為核心的企業“信息中心”。由于在管理生產開展新產品研究和經營中情況的各種變化，企業檔案就有大量信息為企業各級領導和各部門服務。在檔案信息反饋時，檔案員本著對企業負責精神，經嚴肅認真的態度，對檔案信息進行嚴格的篩選加工，核對把關，確認準確無誤后可歸檔入庫。如需要及時反饋的檔案信息要進行手勤、腿勤、嘴勤傳遞，使檔案信息保持及時性、準確性、真實性。上述企業檔案信息具有的特點可以說明，企業檔案信息對于促進企業管理、發展企業是須臾不能缺少的。這是企業基礎工作的有機組成部分，具有很重要的作用：

其一，企業檔案信息是提供領導開展各項工作(生產)的依據。在改革開放，建立社會主義市場經濟的新形勢下，企業新情況、新問題不斷出現，企業領導者必須從檔案渠道來獲取信息，領導得要想完全靠自己親自獲取信息來滿足企業管理、發展企業是不可能的。這就要求企業檔案工作者對信息網絡人員把企業服務各種信息編研為檔案資料，為領導提供多渠道、多角度、全方位的檔案信息服務，使領導始終保持耳聰目明，及時采取對策加以解決，把企業的各項工作(生產)始終建立在科學的基礎上。

其二，企業檔案信息是企業基礎工作實現“兩個服務” (既為領導服務，又為生產一線服務)的基本手段。下情上達，可以使檔案信息轉化為領導的決策和依據；上情下達，又把領導的決策變為各部門、車間管理人員職工的行動，對于企業領導來說，沒有足夠的檔案信息，就會耳目閉塞。企業管理工作就會束手無策、難以指導、手足無措。

其三，企業檔案信息是檔案人員職能的主要職責。檔案人員能掌握企業管理、產品動態等信息，及時為企業做好參謀，必將為企業促進管理、提高產品質量、更新產品起到積極作用。企業檔案人員在管理開發檔案信息的同時，應積極收集有關信息。一條好信息可能救活一家企業。對眾多的信息中同一類情況，產品要進行綜合分析，提出正確建議企業領導就會樂意采納。

二、獲取檔案信息的主要方式

企業檔案信息是一個大的范疇，獲取企業檔案信息也是一個大的系統過程。這一“工程”是以企業檔案室為主渠道，這一渠道保證了檔案信息的及時、準確，但僅靠這一渠道，所收集的信息、范圍是有限的。因此，要在通過發揮這一主渠道作用的同時，充分利用其它方式來挖掘信息。

1、通過會議來獲得。因會議的特殊形式，決定了其信息的豐富和信息量的充沛，所以通過會議獲得信息是簡便易行的方法。一方面檔案工作人員通過參加某些會議，從與會人員的發言、討論以及一些會議，材料中獲得信息，還可以就有價值的信息向有關人員直接調查了解。另一方面，檔案工作人員也可以就某些重要信息來專門研究，圍繞著中心充分討論，廣泛收集，使信息更準確、更有代表性。

2、通過觀察來獲得。它是通過檔案工作人員的主動出擊，有目的地去對有信息價值的對象進行觀察，將觀察客觀地記錄下去，加以整理、分析、研究，從而獲得準確信息的一種方式。

3、通過走訪來獲得。這是通過調查訪問者和被調查者，與被調查者進行面對面交談而獲取信息的一種方法。這種訪問既可以有目的，也可以是無目的。有目的的訪問就是圍繞著某一信息去進行重點采訪，以了解信息的準確程度，以及有關信息價值的某些問題。五目的訪問就是定期、不定期地到有關部門、有關人員處去拜訪，從訪問中去發現有價值的信息。

4、通過信函獲得。這是常用的間接獲得信息的方式，即把所要了解的信息設計成問卷，或就某一信息直接提問，發給某一單位、某一特定范圍的人，通過他們的復函了解情況。

5、通過博覽來獲得。這是廣泛借書報雜志以及各種材料，而獲得信息的一種方式。這種方式需要檔案工作人員具有敏銳的判斷力，在日常視聽中，及時發現與本職工作有密切關系的信息或線索，快速加以收集和反饋。

三、做好企業檔案信息工作應處理好的幾個問題

1、處理好依靠網絡與主動采集的關系。建立健全的檔案信息網絡是搞好信息工作的基礎。要“眼觀六路，耳聽八方”，有靈敏的信息來源，沒有健全的網絡是辦不到的。因此，對信息網絡要始終抓住不放，并不斷疏通和擴展信息渠道，努力建立一個上下連結、縱橫暢通、反映靈敏、快速有效的信息網絡。所以，檔案員必須發動各信息員收集信息，應變“坐等信息”為“主動采集信息”，主動向各信息點、組要信息，或自己深入實際，到各部門、下車間與職工一道，動手采集重大信息和高層次的信息。

2、處理好廣收博采與精篩細選的關系。信息和廣收博采與精篩細選是相輔相成的，沒有博采，沒有一定的數量，就難于精選并保證質量。“精”往往寓于“博”之中。因此，收集信息在像“韓信點兵”，多多益善。而在篩選信息時，則應是“孫子用兵”，以一當十，以精取勝。質量低劣的信息，不僅無助于領導者決策，反而會造成財力和精力上的浪費。

3、處理好報喜與報憂的關系。報喜，是指反饋成績、經驗、好的做法等；報憂，是指反饋缺點、問題、教訓等。應當肯定，這兩種信息都是需要的，可以從不同側面給領導決策提供依據。而兩者比較，從某種意義上說，報憂與報喜更為重要。報憂能夠幫助決策者更全面、清醒地看到問題，有助于分析原因，及時采取調整措施。這就要求檔案信息工作者不但要有堅強的原則性，而且要有敢于碰硬的精神，既要報喜，更要報憂。當然，在報憂的同時，還要為領導出謀劃策、排憂解憂，做到既協助領導解決實際問題，又為領導決策事先排除障礙。

4、處理好動態性檔案信息與綜合性檔案信息的關系。所謂動態性信息，就是對新發生的事件或事物運動中的新動態、新情況，及時加工而成的一種信息資料，重在說明已經發生或正在發生客觀情況。它可以起到及時快速溝通情況、交流情報的作用。所謂綜合性信息，就是圍繞某一個問題、某一個事件、某一個主題、某一個產品，按照企業需求和內在聯系進行歸納、整理成形的比較系統的，綜合地反映帶有全局性企業產品動向、變化的問題等。它既有以上情況概括，又有產品市場經濟導向，使人既能縱攬全局，又能掌握市場經濟動態。高質量的綜合信息，對企業領導決策，了解情況，能起到較大的作用。在采編檔案信息時，要做到動態性信息與綜合性信息兩者兼顧，不能偏廢。

(作者單位：浙江省象山縣檔案學會)