電算化在企業(yè)財務會計中的運用

隨著新技術的日益發(fā)展，我國會計工作所用的工具，已由簡單的算盤發(fā)展到電子計算機，這是歷史發(fā)展的規(guī)律，它使會計數(shù)據(jù)的處理能夠及時、準確，并促進會計工作規(guī)范化，及時提供經營決策信息，提高會計工作質量，擴大了財務工作的領域，使財會工作從靜態(tài)轉向動態(tài)，從而適應現(xiàn)代化企業(yè)管理的客觀要求。

一、財會工作使用計算機的前期準備

１、從思想認識方面打破舊的傳統(tǒng)觀念，樹立改革創(chuàng)新精神，并了解計算機處理會計數(shù)據(jù)具有安全性、保密性、可靠性功能。領導對企業(yè)財務部門運用計算機要給予支持與肯定，這樣財務部門使用電子計算機能夠得到保證，也是能夠購買計算機硬件的基礎。

２、培養(yǎng)一批既懂財務專業(yè)業(yè)務又懂計算機語言的復合型人才。

３、選擇適應本企業(yè)使用的應用軟件，優(yōu)秀的應用軟件至關重要。選擇軟件方面主要應考慮如下幾點：

（１）財務記賬模塊。首先看是否符合財政部發(fā)布會計核算軟件基本功能規(guī)范的要求，然后看是否適應本企業(yè)的賬務處理要求，記賬方法以及科目的設置范圍等。

（２）報表模塊。適應內部報表以及對外報表的要求。

（３）打印模塊。賬簿打印方面能夠滿頁打印的全年連續(xù)打印，會計報表的打印除了能打印規(guī)定的報表外，還能打印各種特殊報表和有關的分析資料。

（４）安全性和保密性。系統(tǒng)要有各權限的密碼設置，起到保密作用，同時防止數(shù)據(jù)被隨意篡改。安全方面主要是數(shù)據(jù)的備份，以防止電子計算機硬件的損壞以及電腦病毒的破壞。能夠用備份軟盤迅速恢復損壞丟失的有關數(shù)據(jù)和信息。

（５）跨年處理。年終結賬后，跨年度時能夠自動將年末余額，結轉到年初余額，并清除有關賬戶科目的發(fā)生額。使用到年終時，年初的數(shù)據(jù)能夠順利及時結轉。

（６）查賬功能。能夠按記賬憑證編號查、按時間查、按余額查、按賬戶查，以及選擇某個條件或選擇多個條件查詢。

二、實際使用階段

１、電子計算機初次在財務部門運用時，應考慮賬戶科目代號設置的科學性。為防止由于賬戶科目代碼隨意變動，引起數(shù)據(jù)錯亂，確定后的賬戶科目不要隨意變更。另外，科學設置賬戶科目代號便于記憶，以便輸入?yún)R總分析各種數(shù)據(jù)和信息。如，甲車間的代號為００１，乙車間的代號為００２，應付工資、管理費用的賬戶代號為０２１１－００１，０２１１－００２，０５１１－００１、０５１１－００２，以此類推。

２、建立必要的使用制度和管理辦法。如崗位人員職責、操作程序、軟盤備份、保管、計算機硬件的保管、維護，嚴禁外來軟盤隨意進行拷貝等，防止計算機病毒的感染，確保計算機運行的可靠性和安全性。

３、人員培訓要求全部財會人員都能上機進行賬務查詢操作。大部分財會人員都會進行記賬憑證的錄入，以及會計報表的編制，避免會計人員不會操作計算機而影響正常的業(yè)務工作。

４、經過一段時間試用，計算機處理的數(shù)據(jù)與手工計算的數(shù)據(jù)都能夠相符，達到最基本的條件后，通過總結、提高、驗證后，可脫手工處理賬務、報表，正式轉入運用計算機處理賬務、報表，以達到預期目的。

三、鞏固發(fā)展，提高階段

通過一至二年的實際應用，結合計算機理論的學習，對計算機的功能有了較全面的了解，并積累了一定的經驗，較全面掌握了計算機軟件的功能，財會人員可根據(jù)本企業(yè)、本部門的特點，自行編制某些應用軟件，來彌補專業(yè)軟件某些不適用的方面。因為計算機中已儲存了財會的基本數(shù)據(jù)和信息，利用這些數(shù)據(jù)和信息就非常方便和及時，不必再花時間去歸集原始數(shù)據(jù)，自編軟件能適合本企業(yè)需要，使用整個企業(yè)軟件運用系統(tǒng)更完善，更能及時提供綜合反映本企業(yè)的全面信息（如編制責任成本、資金控制、成本分析、資金分析、材料成本核算等軟件），使財會人員的工作從繁忙、單調的計算機中擺脫出來，真正為企業(yè)起到參謀的作用。

優(yōu)點：（１）通過多年的實踐證明：使用計算機進行賬務處理，速度快，計算準確、數(shù)子清晰美觀、結賬及時，從匯總憑證到余額計算、編制報表，僅用五分鐘時間左右。用人工賬務處理則要用十幾天時間。（２）由于采用逐級菜單提示選擇，直觀明了，數(shù)據(jù)輸入方便，易學易懂，很容易普及推廣應用。（３）當憑證借貸不平時，能自動提示，錯誤能及時修改。（４）查詢方便。可按各年的數(shù)據(jù)保存在硬盤，查詢某些數(shù)據(jù)信息，這是手工所不能做到的。（５）能夠促進財會工作規(guī)范化。因為財會軟件設置都是根據(jù)財政部規(guī)定的要求編制的，程序的評審通過要符合財政部的標準，因此不規(guī)范的軟件是通不過評審的。

發(fā)展前景：（１）由于硬件方面技術的不斷發(fā)展，降低成本。計算機價格不斷下降，使一般企業(yè)都有經濟能力購買計算機。（２）軟件方面，目前適用財會使用的優(yōu)秀軟件較多，如金碟軟件，也可根據(jù)本單位特點選擇應用。（３）人才方面，大中專財會專業(yè)都有設置計算機課程，學員通過一段時間的實踐，都能較熟練地使用各種軟件。（４）為適應市場經濟不斷發(fā)展的需要，企業(yè)經營決策需要通過分析預測，并要在短時間內及時處理有關資料信息。只有運用計算機才能及時準確提供有關資料和綜合信息，為企業(yè)的經營管理出謀獻策，提高企業(yè)經濟效益。