如何構建公司債權債務的內部控制體系

債權債務，歷來是公司比較頭痛的問題。因為對債權債務的控制，實質是公司與客戶、供應商合作關系的維護與利益調整。近幾年來，大量公司經營業績嚴重下滑，其共同特點之一就是死賬、呆賬、“三角債”并存。因此，構建有效的債權債務控制體系是公司內部會計控制的重點。

一、債權債務控制的目標

具體說有兩點：

１、根據實際發生的經濟業務事項，按照《會計法》及國家統一的會計制度規定確認債權債務。

２、保證債權債務款項記錄及時、認真、準確；建立債權債務清理責任制，實行債權債務清理責任追究制度。按誰掛賬誰清賬的原則，保證應收款項及時收回，盡可能縮短債權期限。合理確定債務規模，減輕債務負擔，保證資金的正常周轉。

二、債權債務控制的程序

１、劃分責任部門。債權債務的責任部門為主辦該項經濟業務或經濟往來事項的部門，主要是指與對方聯系、洽談、簽約等，并已向財務部辦理收付款業務的部門。責任部門的直接經辦人為主要責任人，負責所經辦債權債務的清理。責任部門負責人和批準人為次要責任人。

２、職責分工。對債權債務管理應當按照職責分工。物資采購部門、有關業務部門、合同管理部門、財會部門應各司其職、相互協調。

（１）財會部門必須設專人負責債權債務審核、核算、清理、簽認。財會主管人員負責控制、審查債權債務發生的合理性，監督債權債務的清理情況。

（２）物資采購部門負責編制物資采購計劃，采購物資必須簽訂采購合同。

（３）有關業務部門負責對涉及的有關工程、勞務項目要確保技術、質量符合要求，并確保工程、勞務項目按期完成。在有關工程、勞務項目發生前必須簽訂相關合同。

（４）各部門在簽訂合同時必須按照公司合同管理辦法并進行會簽，對所簽合同的各項條款要認真審核，在確定付款方式、付款期限、違約條款時，應考慮縮短債權債務期限，便于及時清理債權債務。

３、列賬。債權債務列賬時，財務部依據有權批準人、經辦人簽章的有效單據，按照會計制度要求進行賬務處理。

４、分析。公司債權債務狀況作為每季度經濟活動分析的一項重要內容進行分析，對半年以上無清理動態的債權債務，財務部須每季度向批準人和主管財務的經理報告。

５、責任追究。對半年以上無清理動態的債權債務、超過三年無法收回而形成壞賬的其他債權，應區分債權性質和無法收回的具體情況，分別追究經辦人、責任部門負責人和批準人的責任。

三、債權債務控制的方法

對債權債務的控制，應采取以下控制措施：

１、審核：財會部門在核算債權債務業務時，應對有關原始資料（購銷發票、請購單、定貨單、驗收單的項目、規格、單價與金額等）進行審核，認定確系本單位經濟業務已發生，按照實際發生金額并經有關責任部門審核簽章，方可進行會計核算。

２、確認：財會部門根據實際發生的經濟業務事項確認債權債務。

（１）應收賬款的確認。在勞務已經提供，合同已經履行，相關手續已經完備時確認。

（２）應收票據的確認。在勞務且各種結算憑證合法完備時確認。采用商業匯票結算方式下，收到的票據形成的債權，其確認應與應收賬款確認相同。

（３）預付款項的確認。按照《合同法》有關規定簽訂合同，并經單位負責人授權批準，按合同規定預付給供貨方貨款總額一定比例的貨款，確認為預付款項的成立。

（４）其他應收款的確認。發生的非購銷活動的應收債權為其他應收款，包括各種賠款、存出保證金、備用金及應向職工收取的各種墊付款項等。財會部門應根據單位負責人的批準、相關責任部門提供的原始憑證和資料，經審核無誤后確認。

（５）應付及預收款項的確認。根據購銷合同對所購商品的所有權已轉移或勞務已發生為標志，即可確認列為應付賬款。

（６）應付票據的確認。應付票據產生于企業購貨環節，購貨方向供貨方購入商品或勞務時所開出的商業應付票據。在開具商業票據時，經辦人必須審核購貨合同、請購單、定貨單、驗收單，核對購貨發票金額，經財會主管簽章后交票據簽發人簽發，同時應在票據登記簿上逐筆登記。經辦簽發票據的人員不得辦理“應付票據”的核算工作。

（７）其他應付款的確認。發生非購銷或非接受勞務應付的款項記為其他應付款。主要為本單位承擔的租金、暫收其他單位和個人的款項、存入保證金、應付養老保險金等，按實際發生金額予以確認。

（８）應交稅金、其他應交款的確認。在一定時期內取得營業收入和實現的利潤，按照國家規定交稅、交費。

３、記錄：財會部門根據審核和確認的債權債務，進行賬務處理。

４、清理：債權債務發生后，經辦人必須及時主動地清理債權債務，財會部門負責債權債務審核、核算、清理、簽認工作的人員督促、協助經辦人清理債權債務，定期（每季末）檢查債權債務的清理情況。

（１）應收賬款到期時未收到款項時，在應收賬款到期前，財會部門應通知責任部門及經辦人進行催收。

（２）應收賬款到期后逾期三個月及其以上的，財會部門必須定期（每季度）向單位負責人及經辦人分別提出書面報告和催收通知單。

（３）對個人借支、預支等款項，經辦人在借支、預支項目完成后，必須及時辦理報銷手續，同時將余款全部交清。經辦人在借支、預支項目完成后一個月內仍未辦理相關報銷手續的，財會部門必須將其名單書面報告部門負責人，督促借支人清賬。

（４）企業必須根據自身償債能力控制債務規模，應當按照合同規定的時間和方式及時償還債務，不應無故拖延。

（５）對跨年度的債權，財會部門在每年年底前開具對賬單或簽認單交責任部門或經辦人與對方核對有關數據，并取得對方的簽認手續，發生差異時要及時查清原因。

四、債權債務控制的重點

各公司應根據會計制度規定，對確實無法收回的款項，經辦人應書面說明原因，公司財會部門提出書面報告，報公司負責人審核，并按規定的管理權限逐級報批。

公司財會部門對批準后的壞賬及時列銷，并對已列銷的壞賬要建立臺賬，記錄列銷的有關情況，并繼續關注事態發展，收回的壞賬金額應及時進行賬務處理。確實無法收回的應收款項作壞賬損失時，必須符合下列規定條件之一：（１）因債務人破產或死亡，以其破產財產或遺產清償后，仍不能收回的應收款項；（２）因債務人逾期未履行償債義務，超過三年仍不能收回的應收款項。對其他超過兩年以上無法清償的債務，由負責債權債務清理的會計人員提出申請，經財會主管人員核實，報公司負責人批準后列銷。公司按規定列銷的壞賬，應及時向主管稅務部門辦理所得稅稅前扣除手續。公司列支壞賬損失時要取得完整的書面資料，查明原因，落實責任，避免有關人員利用壞賬挪用公款。

公司提供勞務預收的款項，依據提供勞務合同收入記賬。發生退賠等原因付款時，經本公司提供勞務部門的確認和驗收保管部門的確認后予以退款。

各公司按企業會計制度要求規范進行其他應付款業務的收支核算，不得用來隱匿收入、調節成本。

（作者單位：江西江中制藥（集團）有限責任公司）