ＥＲＰ項目監理的方法論

[摘要]ERP作為企業信息化的核心組成部分，一直是企業進行信息化的主要難點，而作為項目保障體系的項目監理在ERP項目中往往得不到重視，分析其原因是ERP項目監理缺乏完善的方法論，本文通過分析ERP監理的體系結構，提出了基于項目生命周期的“以終為始”的監理方法。

[關鍵詞]信息化；ERP；項目監理

[中圖分類號]F208 C931．6 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2006)06-0003-02

ERP作為企業信息化的核心組成部分，一直是企業進行信息化的主要難點，而作為項目保障體系的項目監理在ERP項目中往往得不到重視，分析其原因是ERP項目監理缺乏完善的方法論，因此從方法論上加強ERP項目監理的體系研究對當前信息化具有重大意義，是構造以信息化促進和諧社會的重要保證。

1ERP監理的含義及分類

ERP項目的監理不僅在形式上，更在理論和方法及其策略上與其他項目有著很大的不同，傳統的監理方法體系常被概括為“三控兩管一協調”，即質量控制、進度控制、投資控制、合同管理、信息管理和協調，這些來源于土建工程監理的方法適用于現場工作項目，但是對于技術含量較高的ERP項目監理(1)應該是在傳統監理的理論(T)上以企業管理(M)為核心，同時ERP項目屬于計算機軟件實施的項目，因此需軟件工程和檢測技術(S)作為工具，其體系結構如圖1所示。當然ERP監理并不是三者簡單相加，而是一個動態函數關系I=f(T，M，S)，可進一步通過動力學來分析其內在關系。

圖1ERP監理體系結構

從ERP監理體系結構可以看出ERP監理沒有傳統監理的理論就談不上監理，在“三控兩管一協調”中，監理的協調是保證項目“和諧”開展的重要手段，而企業管理(BPR)是ERP項目的核心，脫離具體企業的業務管理監理就會失效。大型的ERP項目本質上是管理項目，而不是技術工程項目，它面臨復雜需求界定問題、系統遷移問題、系統優化問題以及大量的內部溝通和外部溝通工作，對于游離于科學與藝術之間的企業管理工作來說，現在還很難形成一套標準提供給監理來檢驗項目雙方的工作，尤其在我們當前企業界處于劇烈的變革時期，許多不確定因素此消彼長的時候，把企業的管理信息化工作做出結構化的標準，即變為可編碼化的知識，是比較困難的，在當前ERP項目監理隱含較多的意會知識時，監理工作很大程度上將取決于擔任監理的人員技術經驗和藝術協調能力，從而對ERP項目監理人員提出了更高的要求，需建立系統的基于方法論的思維方式。

我們知道，根據ERP監理內容和程度不同，ERP項目監理可分為如下3種：咨詢式監理、里程碑式監理和全程式監理。所謂咨詢式監理，是其中最簡單的一種，只對用戶方就企業ERP過程中提出的問題進行解答，其性質類似于業務咨詢或方案咨詢。這種方式費用最少，監理方的責任最輕，適合于對ERP有較好的把握、技術力量較強的用戶方采用。所謂里程碑式監理，是將信息系統的建設劃分為若干個階段，在每一個階段結束都設置一個里程碑，在里程碑到來時通知監理方進行審查或測試。一般來講，這種方式比咨詢式監理的費用要多，當然，監理方也要承擔一定的責任。不過，里程碑的確定需要乙方的參與，或者說監理合同的確立需要開發方的參與，否則就會因對里程碑的界定不同而互相扯皮。里程碑式監理責任大。全程式監理是一種復雜的監理方式，不但要求對系統建設過程中的里程碑進行審查，還應該派相應人員全程跟蹤、收集系統開發過程中的信息，不斷評估開發方的開發質量和效果。這種方式費用最高，監理方的責任也最大，適合那些對信息系統的開發不太了解、技術力量偏弱的用戶方采用。全程式監理適合弱勢用戶，不同的監理形式在工作方式上會有區別，但在監理的方法論上應該是一致的。

ERP項目監理的方法論的基礎是監理方需在項目相關者的多方博弈中起到消除因信息不對稱而出現的“囚徒困境”，保證各方的收益最大化，從而保證項目的成功，其終極目標是為企業帶來價值，因此我們在探討方法論時就要“以終為始”，明確“燈塔”和“指南針”。

2監理的以終為始

ERP項目的“以終為始”就是在項目開始時明確項目的終極目標，即在監理的開始就要為項目的驗收提供相應的規范、標準和驗收清單，這樣一方面可保證ERP項目知識轉移及進行過程控制，另一方面可為項目驗收提前做好準備。其中ERP項目的驗收清單可按項目的生命周期分5個階段列出：

A．業務藍圖設計階段

1)綜述：項目組的組成結構及負責人員、項目的階段目標、階段工作清單、階段文檔清單；

2)企業理念與定位：公司發展目標、項目背景、項目的目標及說明；

3)管理模式：明確管理架構；

4)用戶培訓：主要包括培訓計劃、培訓教材、培訓成績

5)部門、崗位職責描述：包括部門、崗位職責描述，參加人員清單；

6)管理制度：包括內部各部門(財務、生產、采購、庫存、質檢、客服)的管理制度；

7)業務藍圖：包括業務藍圖、差異分析、模塊藍圖技術實驗階段報告、系統圖、憑證流圖；

8)用戶調查表：用戶滿意度調查分析表

B．實施階段

1)ERP實施所需硬軟件環境設置(包括硬件平臺、軟件、數據庫、網絡等)，硬件系統評估、安全性說明，安裝說明手冊、安裝過程中的問題及解決說明；

2)系統二次開發：單據、報表開發需求，k／3數據交換程序，客服用戶接口系統，其他開發需求(如設備查詢)，用戶報表測試文檔，二次開發的源代碼等；

3)單元測試：用戶操作手冊、單元測試文檔、測試評價日志、測試報告；

4)數據導人：主數據收集及導人記錄、期初數據及導人記錄、數據導入的要求；

5)用戶培訓：培訓教材，培訓計劃及成績；

6)集成測試：集成測試文檔，測試腳本，問題記錄、問題解決情況，測試報告。

C．系統評估及修正階段

1)系統試運行：系統切換策略解決；

2)系統評價日志。

D．系統上線階段系統試運行問題記錄及

1)系統日常維護：系統配置文檔，系統運行管理制度(含系統數據備份規章制度，主數據維護規章制度，建立新用戶的規章制度等)，用戶維護手冊，用戶權限表等；

2)用戶調查表：上線后用戶滿意度調查；

3)系統運行報告：系統日常問題記錄及解決，系統月結報告，測試報告，系統運行報告；

4)用戶培訓：中高層管理人員培訓計劃及培訓記錄。

E．收尾階段

1)系統支持：系統支持計劃及服務保證說明；2)項目總體評估報告；3)項目關鍵問題報告；4)用戶系統功能及需求完成情況總結表。

F．項目日常管理

1)項目計劃：工作分解結構(WBS)、滾動計劃前期的工作計劃(control list)

2)會議記錄(meeting minutes)

3)每周工作匯報；

4)項目進度報告及監理報告

5)關鍵問題(Issue Log)。

3．監理收尾

ERP項目的收尾往往是比較艱難的階段，因為系統剛上線，大多是新舊系統并行，無形中加大了業務部門的工作量，同時很多舊的習慣需要改，還有ERP系統的優勢還沒有得到體現，因此部門經理在簽字驗收時會比較猶豫，為了消除這種擔心，需制定系統日常運作和支持體系，保證ERP系統從項目順利地轉入運作。項目結束的標志是驗收大會的召開，相應的檢查包括相應的驗收清單及系統運行報告和監理報告，其中作為結論式的綜合評價表如表1所示。

ERP項目的驗收僅僅是項目的一個里程碑，項目組解散后，組員會得到新的工作安排，這時項目組將延伸為虛擬組織，成為ERP系統的支持體系，作為監理同樣將延伸到ERP的效果評估，因ERP項目的效果往往要經過牛年以上的運行才能體現，所以項目驗收后的“以終為始”是ERP系統流程優化，功能完善，人員提升的開始。

總之，基于項目生命周期的“以終為始”的監理方法，強調項目開始時的“胸有成竹”和“意在筆先”，同時更注重項目結束后的持續跟進，這樣ERP項目才能一路走好。

4結束語

從信息產業部2002年12月正式頒布《信息系統工程監理暫行規定》以來，信息化項目監理經過短短3年多的發展已經逐漸深入人心，但相關方法體系還未成熟，普遍是形式監理大于內容監理，特別是ERP項目監理目前還是一個新生事物，無論是在理論研究上，還是在實踐上，都還處于一個探索和起步階段，有待于從宏觀和微觀全面深入地探討，并形成可指導操作的方法論。

主要參考文獻

[1]唐東平．ERP項目管理與工程監理的實證分析[J]．管理工程學報，2005，V19 Supplement：156--159．

[2]信息系統工程監理暫行規定．http：／／www．mii．gov．cn／，2006—02—08．

[收稿日期]2006—03—10

[基金項目]國家自然科學基金資助項目(N。70272047)；華南理工大學人文社會科學基金資助項目(No．N7306269)

[作者簡介]唐東平(1965—)，男，廣西桂林人，研究方向為管理信息系統和項目管理。