對高校圖書館辦公室主任信息意識、創新能力要求的思索

在網絡化信息化時代，高校圖書館辦公室工作不斷向科學化、技術化、規范化邁進，信息交流日益頻繁，對辦公室主任的思想意識、業務素質、工作能力提出了更高的要求。與時俱進是辦公室主任（以下為館辦主任）面臨的新課題。筆者不揣淺陋，對高校圖書館館辦主任的信息意識、溝通能力及創新能力提出以下看法。

一、與時俱進 增強信息意識

辦公室是圖書館各種信息的聚集中心，館辦主任作為館領導的助手和參謀，必須具備較強的信息意識，提高信息能力，熟悉網上信息資源，收集與處理信息、分析與鑒別信息、傳遞與利用信息。信息是現代社會的重要資源，是館領導正確決策的重要依據。提高信息能力，是館辦主任開展各項工作的基礎。

為館領導正確決策提供信息 辦公室每天都會接到大量的信息，這些信息包括：口頭通知、電話通知、書面通知、網絡通知等。這些信息來源于上級領導、館領導、館內部門、讀者及外館。館辦主任應將信息分門別類，并通過深入廣泛的調研，把經過綜合分析、整理后的信息，及時反饋給館領導，作為館領導決策的參考。

做好信息溝通工作 做好上傳下達工作。館辦主任將館領導作出的決策傳遞給各部門，幫助大家理會館領導決策的意圖。下情上達，將全館對館領導的決策及有關規章制度的意見建議和在工作實踐中提出的問題集中起來，進行加工、整理，客觀地反饋給館領導，協助館領導了解掌握全局，進行科學合理的領導和決策。

信息溝通的主要對象有①與館領導的溝通。包括三個方面：一是館辦主任要有大局觀念，能站在領導的角度分析問題和處理問題，與館領導的思路及意圖合拍、同步。二是不僅要把館長的決策或工作任務及時、認真地落實貫徹下去，更重要的是執行館長的決策，維護館長的威信，協助館長協調館內各部之間的關系及各部主任與館長之間的關系。三是要通過勤勤懇懇、富有成效的工作，努力獲得館領導對辦公室工作的重視與支持，這樣，館辦主任開展工作就得心應手比較順利了。②與各部主任溝通。這是圖書館同一層次之間的一種信息溝通。因為圖書館的各項業務工作是一個有機的整體，部門的工作主要有各部主任在領導開展，通過與各部門主任的溝通，可以及時了解各部門工作情況的信息。③與工作人員溝通。圖書館工作人員是完成圖書館各項職能的具體實施者，因此，要通過信息溝通及時把館里的計劃、任務、具體安排傳達給有關人員，同時了解他們對館內各項工作的意見想法，采納他們的合理化建議，取得他們對各項工作的理解與支持，建立融洽良好的人際關系。④與辦公室人員溝通。這是館辦主任必須而首要的工作。辦公室集業務行政、設備后勤、財務、保衛、清潔等工作于一室，涉及的面廣，工作量大，還要協調方方面面的關系、處理臨時突發事情，工作比較繁雜，千頭萬緒。在完成工作的具體實施過程中。館辦主任要經常與他（她）們溝通，了解發揮每個人的性格、特長、工作能力，通過溝通使他（她）們不僅明確辦公室的整體工作任務和自己的職責，獲得到他（她）們的理解和支持，充分發揮他（她）們的主觀能動性，使其各司其職、通力合作、形成團隊、高效完成任務。當然館辦主任要盡能力幫助他們解決困難和問題，使他們心情舒暢的工作。

二、明確工作職責，擺正位置

館辦主任的工作比較特殊，其職能特點主要體現在輔助性、服務性、綜合性等方面。首先是館領導的參謀和助手，他（她）的全部活動都只能對領導工作起輔助參考作用。在進行信息溝通時，根據領導的意圖盡可能充分地收集信息，進行大量細致的調查研究，對業務工作、管理工作提出具體的目標和措施，提請館領導決策時參考。第二是溝通全館上下及其它有關部門的橋梁。領導決策一旦形成，就必須不折不扣地落實執行。所以館辦主任把好“參謀”、“助手”這個度很重要。一定要明確職責，擺正位置，掌握溝通尺度。遇事推諉、怕擔責任不行；超越職權、越俎代庖也不行。還要注意不能把尚未形成的決議或正在考慮之中的事提前傳播，也不能把館員一時沖動說出的一些話全部匯報給領導，等等。

學習業務，掌握全面的圖書館業務知識 有人認為館辦主任工作雜七雜八，無非是一些跑腿、打雜的事，只要腿腳勤快就行了，用不著什么業務知識。其實圖書館本身是一個業務部門，專業性較強。館辦主任在履行自己的職責，與方方面面、上上下下進行信息溝通工作時，幾乎都要涉及到業務知識。只有掌握全面的圖書館業務知識，在信息溝通時溝通雙方才能盡快達成共識，以提高溝通效率。

三、與時俱進，樹立創新意識，提高創新能力

2006年1月9日，胡錦濤總書記在“全國科學技術大會上的講話”中指出：要在全社會培育創新意識，倡導創新精神，完善創新機制，大力提倡敢為人先、敢冒風險的精神，大力倡導敢于創新……的精神。高校圖書館責無旁貸地要為全校師生提供創新服務。館辦主任首先需要觀念創新，克服墨守成規故步自封的思想，樹立創新才能突破、創新才能發展的創新意識，大膽探索，勇于創新，提高創新能力，使辦公室工作充滿活力和生機。

樹立創新意識 高校圖書館辦公室工作要創新，首先要轉變對辦公室工作的傳統認知。在傳統認知中，辦公室工作被片面理解為它不過是辦雜事的機構，或者是館長意志的體現者，館辦主任事無巨細依賴于館領導的調動和指揮，工作缺乏主體能動，陷入日常行政雜事之中，成為只做事不想事、不謀事，工作停留在近期無目標，遠期無設想的層面上。長此以往，獨立思考、解決實際問題的能力逐漸退化。因此，館辦主任應轉變認知，跳出傳統的思維模式，變被動思維為主動思維。要樹立五大意識：①主動意識，要實現辦公室各項工作的創新，應主動想想辦公室工作是否可以改進，是否可以突破，是否可以提升一個臺階，做得更完善。②超前意識，館辦主任做每一項工作都要有超前的意識和行為，要挖掘發揮創新潛力，主動提前了解和掌握各項管理工作的特點和動態，為館領導決策時提供有效的依據。③責任意識、敬業精神。認識辦公室無小事，認真對待每一項工作而一絲不茍，認真負責。④質量意識，高標準嚴要求地對待每一件事，高質量、高速度地完成每一項工作。⑤服務意識。辦公室承擔了大量的服務工作，如圖書館一些大型活動的承辦，領導公務活動的安排，公文處理，會務準備，交流，接待，協調各部門關系，解答讀者問題，提供安全保衛、后勤保障等，這些服務對圖書館工作的順利完成起著至關重要的作用。

提高創新能力 辦公室工作千頭萬緒，繁雜瑣碎，涉及面廣工作量大，館辦主任要協調方方面面的關系，要處理臨時突發事件等。面對不斷出現的新事物、新方法、新經驗，館辦主任一定要跳出傳統的思維模式和工作定式，在總結以往經驗的基礎上，銳意創新，創造性地完成工作。第一，提高管理能力。館辦主任需具備較強管理能力。做到理順關系，找出規律，突出重點，統籌兼顧，否則會陷入大量的事務性工作中而顧此失彼。因此要強化管理，建立科學的管理機制。第二，提高調研能力。調研工作是辦公室的基本任務。從本館文獻資源及服務設施出發，圍繞為學校教學科研服務，圍繞不同時期圖書館重點工作和主要工作以及館內各項規章制度實施情況，開展廣泛深入的調查研究，收集并掌握第一手資料。第三，提高協調能力。辦公室處于聯系上下左右的紐帶地位，協調好各方面的工作是辦公室的中心工作之一。協調工作不僅是工作能力的體現，也是一門藝術，在方法上需要不斷總結，不斷改進。在實際工作中館領導不可能事必躬親，館辦主任作為領導的參謀、助手，需要經常做一些協調工作，解決各種問題，協助館領導對各方面工作做出妥善安排，并及時與有關部門聯系，使得整個工作系統統一正常地運轉。第四，提高解決問題和處理矛盾沖突的能力。辦公室工作性質比較特殊，既是館領導的“參謀”“助手”又是組織實施者、執行者，工作中經常會碰到各種困難矛盾。比如說主動性與被動性的矛盾、服務性與監督性矛盾、業務性與行政性矛盾、經常性與突擊性矛盾、大集體和小集體矛盾等。館辦主任要廣泛調查、聽取各方意見、辯明是非、實事求是、顧全大局化解矛盾。為館領導排憂解難，真正成為館領導的助手。