事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與對策

人事檔案信息是一種重要的信息資源，它記載了個人參加社會活動的歷史軌跡，是全面地了解人和正確地選用人的基礎，加強人事檔案管理對提高人事工作的效率和質(zhì)量具有重要的意義和作用。

一、存在的問題

1、當前人事檔案管理體制及檔案內(nèi)容不適應事業(yè)單位人事制度改革的需要

《干部檔案工作條例》是我國現(xiàn)行人事檔案管理體制的依據(jù)，人事檔案主要按管理權限和隸屬關系進行管理，事業(yè)單位人員的人事檔案主要由本單位或上級主管單位進行管理，這種管理體制在干部人事檔案工作中曾經(jīng)發(fā)揮了重要作用。但是，隨著人事制度改革的不斷深入，事業(yè)單位普遍實行了崗位聘用制，建立了公開招聘、解聘、辭聘制度，人員流動日益頻繁、人員的隸屬關系不斷變化，仍然靠單位自行管理顯然不利于人員的合理流動。在檔案內(nèi)容上，也是按照《干部檔案工作條例》中規(guī)定的十類進行收集，許多單位沒有按照事業(yè)單位人事制度改革的需要，補充相應的崗位聘用合同及在招聘錄用、解聘、辭聘過程中單位形成的考察性內(nèi)容。

2、檔案管理人員配備不足、人員調(diào)動頻繁

人事檔案管理是一項頭緒多、瑣碎繁雜且連續(xù)性極強的工作，沒有一定的人力投入，就不能保證檔案管理的質(zhì)量。事業(yè)單位受科技體制改革的影響，人員編制大大縮減，管理部門的人員更是大幅度精簡。在這種情況下，人事檔案管理人員往往是身兼數(shù)職，有的單位甚至是人事、黨辦、紀檢、監(jiān)察、工會的所有工作都由一人承擔，除了每天應付手頭的大事、急事外，根本無暇顧及人事檔案的管理。同時，隨著聘用制在事業(yè)單位的普遍實行，人員的流動性增強，管檔人員調(diào)換也相對頻繁，往往是剛剛熟悉了這些工作又競聘到其他的崗位。管檔人員的頻頻更換，不利于管檔人員縱向了解各個時期的人事檔案管理政策，不利于檔案管理知識的系統(tǒng)學習，也不利于檔案管理水平的提高。

3、管檔人員缺乏檔案管理的專業(yè)性

事業(yè)單位受人員編制的束縛，一般由兼職人員管理人事檔案。這些人員基本都不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，缺乏檔案管理的專業(yè)性，意識不到哪些材料應該歸檔、應積極主動去收集。比如，許多事業(yè)單位的檔案管理工作由人事部門的人員兼任，這本來有利于人事檔案的收集，因為許多人事檔案的形成都要經(jīng)過人事部門，如干部(職工)履歷表、職稱評審材料、干部任免考核材料等。但正是由于管檔人員檔案收集意識淡薄，致使許多應該歸入檔案的材料沒有及時歸檔，或者沒有督促其他檔案形成部門及時移交材料，造成職工檔案材料的缺失。

4、檔案管理不規(guī)范

一是材料分類不規(guī)范：大部分管檔人員雖然知道人事檔案要分十類進行保存，但在分類上把握不準，隨意性很大，影響了人事檔案分類的統(tǒng)一性，也給人事檔案的查閱利用帶來了不便。二是材料制作不規(guī)范：未督促材料形成部門使用規(guī)范的材料，比如用十六開規(guī)格的辦公用紙、用規(guī)范的筆進行書寫、填寫材料時要留出裝訂線等，致使歸檔材料五花八門，給檔案的整理、裝訂帶來了極大麻煩。

5、檔案管理制度執(zhí)行不力

檔案工作是一項規(guī)范性、保密性較強的工作，沒有一定的制度約束，就會使我們無章可循、無所適從。多年來，在檔案達標檢查工作的推動下，大部分事業(yè)單位都建立了一套從保密、安全、收集、保管、歸檔，到轉(zhuǎn)遞、查(借)閱等方面的規(guī)章制度，并且做到了制度上墻。但是許多單位雖然建立了規(guī)章制度，卻不按章辦事。如人員調(diào)動時，檔案不及時轉(zhuǎn)遞或?qū)n案擅自交由本人自帶；接收檔案時不及時清查檔案材料是否齊全，也不及時填寫并郵寄回執(zhí)；未收到回執(zhí)不及時電話催要等，造成檔案丟失及檔案材料不全、不實等嚴重后果。

6、人事檔案管理的信息化程度不高

做好干部人事檔案工作的最終目的是提供利用。通過分析近幾年干部人事檔案的利用工作記錄，我們發(fā)現(xiàn)人事檔案的服務對象已經(jīng)從過去的組織人事部門、黨政機關和各級領導，擴展到多部門；利用目的及形式也從單純提供政審、鑒定材料轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┥矸葑C明、學歷證明、辦理公證等多形式。單純靠查閱紙質(zhì)檔案不但工作量大，而且不利于檔案的長期保存。

但是，目前許多單位在人事檔案管理方面仍習慣于手工操作，即使有的單位安裝了“人事檔案管理系統(tǒng)”或者“人力資源管理系統(tǒng)”，由于系統(tǒng)本身的功能限制(只是對職工個人的基本信息進行記錄。對職工在工作生活中形成的原件不予收錄)，使它在人事檔案的跨單位利用中實用性不強，仍然必需提供紙質(zhì)檔案材料。

7、流動人員檔案得不到及時處理

事業(yè)單位中的流動人員主要是指辭職、辭退的專業(yè)技術人員和管理人員以及出國逾期不歸人員，其中以出國逾期不歸人員居絕大多數(shù)。目前，許多事業(yè)單位都存有流動人員檔案，一些人雖然在出國前都跟單位簽訂了協(xié)議，但一旦在國外找到合適的工作，就不再跟原單位聯(lián)系，也棄自己的人事檔案于不顧，于是這些人的檔案成了名副其實的“死檔”。雖然勞動部門已經(jīng)出臺了解決流動人員“死檔”的辦法，但迄今為止由于各種原因還沒有完全執(zhí)行，這必將給用人單位帶來極大的隱患。

二、對策

1、改革當前的人事檔案管理體制

為了建立起一種國家所有、公共管理、社會共享、個人知情的新型人事檔案管理體制，學者們進行了多方面的探討，提出了多種觀點。結合事業(yè)單位實際情況，筆者認為比較可行的觀點是由各級檔案館建立人事檔案信息共享平臺。公民可以自愿選擇檔案館建立契約委托關系，以居民身份證為人事檔案建立的準入號碼(亦為終身檢索號碼)。當一個單位需要錄用某個公民時，可以通過該人員提供的居民身份證號碼和密碼來查看他的檔案資料；當公民從一個單位流動到另一個單位時，檔案館可以通過修改密碼來限制上一個單位繼續(xù)查看該人員的檔案。公民所在單位承擔人事檔案材料的收集及向檔案館移交的工作。在檔案內(nèi)容上，除了吸納事業(yè)單位在招聘錄用、解聘、辭聘方面的材料外，還要吸納公安、銀行、社會保險等相關部門有關個人的信息資料，建立與學歷、才能、業(yè)績、信用為主要標準的人事檔案。構成一個人的基本信息資料，由檔案館負責保管和提供服務。

這種方法的優(yōu)勢在于：第一，解決了現(xiàn)在存在的事業(yè)單位人事檔案分散多頭管理的現(xiàn)狀，真正減輕單位和國家的負擔，增強人事檔案的服務功能；第二，以居民身份證為惟一準入號碼，提高了社會共享程度，避免了一人多檔、重復建檔等現(xiàn)象的發(fā)生；第三，人事檔案信息共享平臺提高了檔案信息化管理程度，方便利用，有利于紙質(zhì)檔案的長期保存；第四，在檔案內(nèi)容上增加了適應事業(yè)單位改革的內(nèi)容和有關個人社會保險、信用等情況，適合事業(yè)單位進一步深化改革的需要。

2、進一步深化事業(yè)單位人事制度改革

事業(yè)單位人事制度改革的重點是實行了崗位聘用制，這種改革打破了身份的界限，有利于人才的合理流動，但在實際操作中，一般是實行一刀切的，未對特殊崗位設立不同的聘用期限。比如人事檔案管理崗位。這個崗位需要人員具有高度的責任心和豐富的經(jīng)驗，在聘用期限上要設置得比其他崗位長，否則不利于人事檔案的妥善管理，應在深化改革中逐步予以完善。

3、加強人事檔案知識的宣傳教育與培訓

首先應在現(xiàn)有的教育體系中適當增加檔案知識課程，使人們在義務教育中就能理解檔案包括人事檔案的含義，提高檔案意識；其次，國家相關部門應在網(wǎng)站或在其他新聞媒體中開辟專欄對檔案知識進行宣傳，使人們了解檔案的重要性；再次，各單位要對檔案管理人員進行專業(yè)、系統(tǒng)地培訓，使他們了解檔案的內(nèi)容和分類、檔案材料形成的時間規(guī)律。以及檔案材料的收集、鑒別與歸檔要求、檔案的保管與保密規(guī)定、借閱利用與轉(zhuǎn)遞規(guī)定等。通過培訓，變業(yè)余為專業(yè)，充分利用現(xiàn)有人力資源。

4、加強信息化建設，提高人事檔案的利用效率

要充分利用計算機技術，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。不僅要利用計算機進行歸檔材料的記錄和統(tǒng)計，辦理檔案的借閱和歸還手續(xù)，還要利用計算機開發(fā)人事信息管理系統(tǒng)。目前，就農(nóng)業(yè)部系統(tǒng)事業(yè)單位而言，每個單位都安裝了單機版的hrp2000(4，0版)的人力資源管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)在提供人員基本信息，編輯上報各類統(tǒng)計報表方面有較強的功能，但是沒有自動生成各種證明文字的功能。可以通過系統(tǒng)的升級完善，開發(fā)適合提供人事信息利用的模塊，比如，通過掃描增加收錄檔案原件功能模塊，真實再現(xiàn)干部檔案原貌，準確提供干部電子檔案利用；增加自動生成人員身份證明、工資情況證明等模塊，提高人事檔案的利用效率。

5、及時處理流動人員檔案，以免后患

若單位無法與當事人取得聯(lián)系，要嚴格按照勞動部辦公廳《關于通過新聞媒體通知職工回單位并對逾期不歸者按自動離職或曠工處理問題的復函》(勞辦發(fā)[1995]197號)規(guī)定辦理，不能因一時心慈手軟或經(jīng)費問題而擱淺，以免日后給單位帶來不必要的麻煩和經(jīng)濟損失。

作者單位：中國農(nóng)業(yè)科學院農(nóng)業(yè)信息研究所