教學評估工作對高校檔案的影響

目前，全國普通高校教學工作水平評估正在穩步開展，評建工作已經成為各高校的重點工作。在評估活動中，高校檔案發揮了巨大的作用。教育部2004年頒布的評估指標體系包括了7項一級指標(包括辦學指導思想、師資隊伍、教學條件與利用、專業建設與教學改革、教學管理、學風、教學效果)。19項二級指和44個主要觀測點，按評估要求。這些觀測點不僅要求學校提供準確一致的統計數據、綜述材料，還要求所有的數據和綜述材料必須有齊全、準確的支撐材料說明，如學校的有關文件、工作實施過程中形成的原始材料、工作計劃及總結等，這些數據均需要在學校既往辦學過程中形成的各類檔案中去采集。因此，真實、齊全、完整的高校檔案成為順利進行本科教學水平評估材料準備工作的重要基礎。

此次大規模、大范圍地抽調檔案材料，使評估資料工作成為全校幾乎各部門人人參與的工作，是很多高校前所未有的現象。在評估材料準備過程中。高校檔案工作經受了一次全面檢驗，各類檔案的齊全完整程度、質量水平及其承載的各類信息情況都得到了考查。那些檔案制度健全、平時歸檔、整理工作做得好的高校，隨處可見檔案工作的巨大功勞；而長期忽視檔案建設的高校，在評估資料整理過程中經常發現原始檔案丟失或者歸檔不全的現象，為資料準備帶來了諸多困難。因此，結合評估活動，我們有必要認真思考高校檔案建設工作今后如何應對高校工作出現的新變化，更好地為評估活動服務、為高校各項活動服務。

首先，我國高校檔案館(室)的工作一直是按照國家教委1989年10月發布的《關于普通高等學校檔案管理辦法》進行的，該辦法規定學校檔案按問題分以下九類：

黨政管理類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類。而此次評估活動很大程度上借鑒了現代企業的全面質量管理思想。這是一種全過程、全員參與的管理，要求建立一套文件化的質量管理體系，對材料關聯性、準確性要求較高，因此所需評估材料不僅遍布高校檔案的各個門類，而且由于大多數高校此前沒有采取全面質量管理的方法，文件的成套性、規范性都比較差。平時也缺乏對過程性文件和檔案的系統收集和整理，也就是說，不少需要作為支撐材料的文件和檔案在實際活動中并沒有形成，存在材料缺失的情況。因此。高校檔案不能與評估資料要求相匹配的問題便突顯出來。

各高校解決這一問題的普遍方法是紛紛啟動評估檔案建設工作，即在學校迎評機構下設專門小組(如資料組)和人員專門負責評估檔案專門歸檔的工作，他們從檔案部門及其他處、室、系保存的常規檔案中抽調所需的各類檔案材料，按照指標體系核查、整理、裝盒、標號后統一放到專門的工作室等待專家查閱，為此，各校都有頻繁抽調評估檔案的現象。但這些檔案收集和整理工作實際上只是在評估供專家進校的短短幾天發揮作用。

而檔案事后歸位又成為一個問題。有的學校是評估活動結束后，將該類檔案移交校檔案館(室)，由檔案部門建立“評估檔案”類專門保管，有的是待評估活動結束后，再將抽取的檔案歸復原位。這兩種做法都有一些困難之處，例如第一種做法會打亂多年來高校檔案分類體系，使得大量檔案的類別歸屬產生交叉。雖然有些學校采取了原件復印，兩處保存的做法，但這樣做會造成檔案重復；第二種做法則無法避免大量的利用后插卷工作，歸位中的失誤還容易影響常規檔的案系統性、完整性和相關性。

因此，以目前的這種工作方法看，我們不得不認為評估資料的整理過程有很大的效率浪費。而按教育部的方案設想，教學評估將成為五年一輪的檢查工作，評估檔案建設工作也將成為一項長期工作。如此，學校評估檔案歸檔和整理工作就不能再是資料小組負責的臨時方式，檔案部門應該發揮專業優勢，與學校配合，拿出解決常規檔案建設和評估檔案材料統一建設的有效方案。

其次，本科教學評估體系強調以教學為中心地位，所以有關教學文件成為相關觀測點的重要支撐材料。但是，在收集工作中，在這些檔案方面出現的問題往往比較多，多有檔案不齊全完整、不規范準確的現象。

按照有關文件規定，部分高校檔案是分散由檔案館(室)以外的單位或部門保存的，例如國家教委、國家檔案局1987年發布的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》中要求：教學類檔案中的本科生畢業論文及評審意見、課堂教學材料、課程進度表、教師任課安排、教案、本專業教學檢查、調查材料及總結、教師工作量核算、登記材料等均為系存檔案。不向檔案部門歸檔。從評估活動看，這些檔案正是高校教學活動的重要記錄，在評估資料中占有重要地位。

而在不少高校，這部分檔案實際卻是長期疏于控制和檢查的。從教學管理部門看，對這些檔案的前身——教學文件的形成有管理不到位的情況，很多教學文件的規范性很差，不僅文件的格式、項目和內容未做統一規定，而且對工作情況的檢查往往只是看該項是否完成，對相應文件則沒有給與足夠重視，致使后來形成的檔案不規范、不完整；從檔案部門來看，多年來，由于這些檔案不需要向學校檔案部門歸檔，檔案部門也沒有專門制定和下發這類檔案的整理標準和其他管理性、指導性文件，更缺少對歸檔工作的平時指導、監督和檢查：而從實際負責歸檔的工作人員看，各系負責這項工作的往往是教務秘書，他們的絕大多數時間都花費在日常工作中，無暇整理檔案。而且他們中不少人缺乏檔案工作知識，所以檔案整理的質量受到很大影響。因此，實際上在很多高校這部分檔案是長年處于放任自流的狀態，根本達不到規范、齊全、分類清楚、裝訂成冊、排列有序、便于查找利用的水平。系級保存的教學檔案也因此成為此次評估資料整理的重頭工作，很多工作都是從頭做起。

高校檔案工作在評估活動中體現出的來的這些問題，一方面需要高校檔案部門切實加強管理，規范檔案工作，做好各項基礎工作，另一方面也必須考慮到目前高校工作的特點與狀況，與時俱進，采用更科學的管理思想和方法手段。

高校管理層對學校的管理應該以質量為先，采取與教育部“高等學校教學質量與教學改革工程”和教學評估思想相符合的管理方法，圍繞學校教育的各個方面以及全部過程，建立教育質量保證的相應系統和運行機制。這樣在日?；顒又屑茨茏匀恍纬扇娣从硨W校辦學活動過程和成果的規范性文件，這也是使高校常規檔案和評估檔案相統一的根本之法。

例如中山學院于2005年初開始。將廣泛應用于企業的ISO9000質量管理體系引入學院的教育教學、管理和后勤服務，結合學院的實際，編制了一部《質量手冊》，形成三十多個程序文件和二百多個作業文件和記錄。內容涵蓋了學院教育、教學、管理和服務四大產品的服務過程。并且將質量目標與本科教學水平評估相結合，將本科教學水平評估的各項指標要求，結合學院的實際，編制成一個可測量、完整的指標體系，并確定質量目標指標值落實到各個職能部門，通過定期對質量目標進行測量和分析，調整質量目標的各項指標值來促進學院實現本科教學水平評估的各項指標要求。

與此同時，建設數字化校園，采用計算機管理檔案也是各高校目前需要考慮的一個重要問題。在評估材料準備工作中，檔案及有關資料的收集、整理、歸卷基本都是手工方式，費工費時；到校評估專家在調閱資料時也有諸多不便。而通過檔案信息的電子化、網絡化，可以實現數字化的檔案管理方式和檔案利用方式。實現高效工作、有效監控、資源共享和充分利用的目的，使檔案信息成為可有效利用和共享的重要數字資源。因此，高校應該積極開展數字化校園建設，并將檔案管理信息化作為數字化校園重要的任務之一。

目前很多高校都已建成校園網，有自己的OA辦公系統，在此基礎上如能進一步開發檔案管理信息系統與已有的辦公系統進行銜接，則可以實現文檔一體化管理，以及檔案各業務流程的全面管理。如上海交大檔案館和信息中心聯合開發完成的《上海交大檔案信息服務和管理系統》是學校數字化大學建設的一個組成部分，除了對檔案業務各流程進行全面管理外，還對歸檔信息源進行管理。通過提供網上收發文管理和網上預立卷管理，對各立檔單位形成的電子文件實行網絡監控、接收和歸檔，實現文檔一體化管理。學校各部門可在網上開展收(發)文管理，可從事擬歸檔材料的預立卷。檔案館可從網上指導預立卷工作，編輯審核應歸檔的文件，實現網上擬訂案卷標題、打印文件目錄、數據統計等接收歸檔工作，系統功能覆蓋了高校檔案管理業務處理的全過程。另外該檔案系統還被設計為各應用系統的后端，成為各類綜合業務信息系統信息流的終點站。通過信息采集平臺，成功地采集和轉化了來自教務處、研究生院、成教學院、網絡學院、技術學院、國際教育學院等不同業務系統的教學檔案信息。

作者單位：北京聯合大學應用文理學院