向檔案事務所叫停

檔案事務所是一新型檔案工作機構。出現的時間也不長，大約在五六年前才興起。《檔案學概論》上講，檔案事務所是提供檔案事務服務的一種商業性檔案服務機構。這一新的事物一出現，就自己賦予了自身的工作職責：替或是幫助國家檔案館或機關、企業、事業檔案室做具體的檔案業務整理工作。對于新事物的產生，人們總是抱著觀望的態度來關注，就在人們的觀望中，檔案事務所漸有壯大之趨勢，一時間，全國部分地區多家此類機構悄然成立。其工作范圍也越來越大，連各類檔案館室檔案數字化的基礎著錄工作也納入承包范圍。“活”還真不少，而且自負盈虧，不向國家要一分錢，同時還解決了一部分人員的就業問題，可謂好處多多。然而，筆者卻對此產生了一些疑慮，再反復思考，深覺不妥，中心的思想就是：當前這類檔案事務所應予停止。

一、從其產生的背景或原因來看。立足不穩

檔案教科書上說，隨著檔案工作的發展，工作量日漸增長，但檔案部門編制少，行政編制更少，以至形成監督指導工作量過大，行政監管職能履行不夠充分，而且無暇顧及檔案基礎業務建設，所以檔案事務所誕生后可以承擔部分勞務性較強的工作，以使檔案部門集中精力抓本職工作。實事求是地說，檔案事務所產生的原因是符合客觀實際的，從這個角度上講。這一新型檔案機構是應運而生。但是，這個產生的原因是不是催生檔案事務所誕生的必然因素呢?換句話說，檔案事務所的興起能不能緩解檔案部門人少工作量大的問題?或是檔案事務所就是解決問題的最佳途徑呢?這要從兩個方面來分析：首先，檔案工作量隨著檔案工作的迅猛發展有大幅度增加，這是不爭的事實，工作量大在哪里呢?主要就是檔案行政監督指導領域擴大和檔案館室信息化基礎工作相對滯后，就這兩部分工作量靠人員數量多來解決，實非合適之道，因為監督指導和信息化基礎工作非常講究工作方法和人員能力素質，所以，靠檔案事務所彌補、增加檔案部門人數來解決工作量大的問題實為不妥。其次，檔案部門編制少，以至有些工作任務完成困難，原因是多方面的，人的原因是“數量少，質量也不高”(“質量”就是指人員的知識結構和素質能力等)。檔案工作大發展，引進人才或者增加人員是趨勢，但就目前的現狀而言，提高現有檔案干部綜合素質才是當務之急。如果能建設成一支政治堅定、業務嫻熟、作風過硬的檔案干部隊伍，筆者斷言：我們是能勝任檔案工作發展重任的。

兵不在多，貴在精。單純靠檔案事務所的“外來人口”來解決一些檔案人的份內事。不是長久之計，檔案工作不能搞“人海”戰術。這樣說來，檔案事務所雖然是應實際之需而立。但根基不穩。

二、從其性質上看。政企不分

檔案事務所是獨立經營、獨立核算、自負盈虧的企業單位，這是檔案事務所對自己本身的定位。可實際上，檔案事務所大多掛靠在檔案行政管理部門，其組成人員一部分是機關工作人員，為有編制人員，一部分為臨時雇用人員。機構性質大多為事業單位，純民營企業少之又少。這樣的“企業”打著檔案行政管理部門的旗號到各處“加工服務”，似為不妥。

三、從其職責上看。越位明顯

檔案事務所主要職責之一是開展檔案業務指導和咨詢。《檔案法》規定，只有檔案行政管理部門才能具有檔案業務監督指導職責，檔案業務指導的職責，其他各類機構不可能具備。

由此看出，檔案事務所的業務指導職責是不合法的。檔案業務工作由其指導，指導標準是什么?一是根據檔案行政管理部門的業務工作標準。二是自己的一套標準。如果是參照檔案部門的指導標準，那么，檔案部門的職責由檔案事務所來履行，檔案事務所就是越位。如果是自己的一套標準。那么就會和檔案部門的規范標準發生沖突，以至檔案基礎業務工作標準在各單位相混淆，造成不必要的麻煩。

四、從其工作內容上看。問題多多

再看檔案事務所的另一項職責：開展各種檔案勞務性工作。

檔案勞務性工作的內容包括檔案整理、檔案檢索工具數字化等。檔案同行們都知道，檔案整理是檔案工作的基礎環節之一，就是為了解決檔案的零亂與管理和利用之間的矛盾，對檔案形成有序管理。檔案整理是一項業務性很強的工作，從一份文件到一卷檔案的形成。不管是按公文立卷方法還是按歸檔文件方法整理，都是要有七八個步驟，是檔案管理工作中的關鍵環節，工作干起來，費時費力。如果把這一項工作交給檔案事務所來完成，著實是減輕了檔案部門工作壓力，但是這其中隱含的問題，也是令人擔憂的。

問題有三：一是檔案事務勞務性工作任務中，含有相當一部分不能公開或者不宜公開的內容。檔案事務所固然在雇用人員過程中會有一定約束措施，但檔案事務所人員的組成，來源多處，成份復雜。機構對一些雇用人員約束力不強。如果發生檔案泄密事件，后果嚴重，依法處理起來也有難度。從這個角度講，檔案安全難以保證。

二是檔案整理非常講究文件間的有機聯系。需要由檔案基礎業務和熟悉立檔單位工作性質與流程的人員來具體把握。而外雇人員對此是陌生的，不能勝任科學組卷工作。就算檔案事務所承擔的檔案整理任務不是一個完整的流程，是在已經整理完成的基礎上做進一步修改完善。檔案整理工作交給檔案事務所，在一些具體整理環節上也會處理不當。從這個角度講，檔案整理很難科學、規范。

三是開展檔案整理和檔案檢索工具數字化工作需要一定的經費支持，如檔案部門自己完成這些任務，經費不外流，何樂而不為呢?

理由如上，檔案事務所應予叫停! 作者單位：北京市密云縣檔案局