網絡時代高校資料室、檔案室的信息服務

高校專業資料室、檔案室工作是學校圖書館文獻信息資源的重要組成部分，在網絡時代，如何做好資料室、檔案室專業信息服務工作，提高網絡信息在資料室和檔室服務方面的利用率，是目前業內信息服務的研究課題。

一、網絡信息服務的新理念

信息時代對傳統的信息服務理念提出了嚴峻的挑戰，知識創新服務理念已被社會所接受。作為高校專業資料室、檔案室如何適應新時代的需要呢?我認為應從如下幾點入手。

1、網絡教育服務。通過舉辦各種培訓班，培養廣大師生的信息意識，提高廣大師生利用網上資源的能力。

2、信息服務導航服務。利用信息服務通報、建立重點學科專業導航庫等各種方式，為廣大教師提供科研學術信息，增加學校學術氛圍。

3、服務能力的宣傳服務。加大資料室、檔案室服務能力的宣傳力度，利用信息簡報、網上通報等方式擴大文獻資源尤其是網上資源的宣傳，擴大資料室、檔案室在學校和社會上的影響。

4、網上資源整合服務。網上的資料豐富多彩，但比較分散，不便于利用，要進行信息整合、加工，然后提供給校園網服務。

5、加快院(系)資料室、檔案管理工作自動化進程。對資料室、檔案室提供技術、業務、人員培訓方面的支持。資料室的圖書要建成書目數據庫，上網供全校讀者查閱檢索。檔案室要建立更符合信息技術體系模式，實現全校范圍內可控制的文獻資源共享。

二、專業信息資源的組織方式

1、了解、掌握專業信息服務對象

首先，明確本校、院(系)專業總體布局情況，學生分布情況和重點學科分布情況，了解專業人員的基本情況及學術地位。第二，定期向主要教研人員發放專業信息需求調查表。了解他們的需求內容，從中掌握各專業當前研究課題、研究范圍和研究難點。第三，根據專業信息需求情況，按學科等級、職稱層次和輕重緩急安排專業信息服務工作程序。第四，建立專業信息需求檔案，將信息需求的專業人員、學科、內容等都記錄在案。這樣，一方面使專業信息服務工作程序化、規律化和積累化；另一方面為教學科研一線人員獲取專業信息提供方便，同時也可量化圖書情報人員的工作。

2、做好專業信息情報與檔案資料的搜集、整理工作

(1)掌握和保障專業信息資源的搜集范圍。專業信息資源的搜集應力求多渠道、多方式。不僅要重視傳統的紙版型專業書刊資料的收集，也要重視載有各種專業信息的電子產品和因特網上的專業信息的收集；不僅注意大范圍、大科研機構的專業信息的收集，也要注意小范圍、小科研機構具有特色的專業信息的收集；不僅注意學術部門的專業信息，也要注意來自企業和其他基層單位的具有典型案例和推廣意義的專業信息；不僅注意與專業相關的專業信息，也要注意相近專業的專業信息。為了實現上述要求，要努力實現專業信息資源搜集、使用的網絡化，制定專業信息搜集計劃和搜集網絡圖，以此來強化專業信息資源的搜集工作。

(2)保證所收集專業資源的價值。在搜集專業信息工作中，首先要考慮專業內容的需要，或是為專業內容參考所用。只有需要才有使用價值，沒有使用價值再好的東西也是浪費。其二在專業內容需求的基礎上，還要考慮質量，不僅考慮內容的質量，也要考慮寫作質量；不僅考慮作者的學術地位，也要考慮出版單位的層次和出版特色；不僅考慮內容的深度和廣度，也要考慮內容的特色。

(3)保證專業信息資源的及時性、完整性和連續性。屬于及時性專業信息應及時提供給有關專業人員。避免過時；屬于完整性專業信息，應盡力將信息搜集完整交給專業人員，否則將降低使用價值；屬于連續性專業信息。應根據信息產生、變化、發展的規律，連續不斷地收集，并及時提供給專業人員。

3、專業信息資源的智能加工

(1)專業信息資源的基礎加工，即建立完整的專業信息檢索系統。在專業信息資料豐富的基礎上，建立多渠道檢索系統是十分必要的。對于專業圖書資料不僅要有最基本的分類目錄、書名目錄、著者目錄，還要根據不同的專業、不同的需求建立不同的專業圖書主題目錄資料索引；對于檔案資料的整理要根據不同科目、歸檔時間、管理結構等建立不同的專業索引；對于專業報刊資料，根據本院校專業需求，建立本校內最大范圍專業期刊總目錄。并在這個專業期刊總目錄的基礎上，建立和開發出相對本校內最全的專業文獻題錄(索引)總匯。同時還要在一定程度上掌握兄弟院校、專業單位的專業論文題錄(索引)。另外，還要建立電子產品專業信息目錄索引和旺盛專業信息導航程序。建立上述檢索系統，要充分利用計算機網絡技術，建立專業文獻信息資源索引數據庫。

(2)專業信息資源的深加工，即在二次文獻的基礎上，按照專業的系統和脈絡，針對教學科研中的重點、難點，對信息資源進行深層加工，整理出觀點、問題突出的文摘、綜述、報告等；針對檔案歸檔、管理、查詢細分出層次、重點等；專業水平較高的專業圖書情報人員在提交加工專業信息成果時，可加入自己的分析、預測，供教學科研人員參考。

(3)專業信息資源的動態加工。作為高校檔案專業信息服務人員，不僅要有專業信息基礎和深加工的能力，還要有捕捉動態專業信息的能力。通常這些信息存在與國內重大政治、經濟、文化活動中，或與這些活動有一定的聯系，所以高校檔案工作人員應經常關注這些活動，及時發現和整理出有價值的專業信息，然后盡快提供給一線的教研人員。

4、開展多層次的專業信息服務

由于高校專業信息需求人員的層次不同，直接影響到對專業信息服務的程度也不同，所以開展專業信息服務就不能單一化，而應是多樣化。首先，服務的重點應放在校內重點學科上，對其教學科研所需要的專業信息要力求保證，必要時進行專業信息追蹤。及時提供信息服務。其二，一般學科及教研人員對專業信息需求具有相對穩定性，高校圖書、檔案行業可從總體上制定專業信息服務計劃，并按計劃有條不紊地開展專業信息服務。其三，對研究生和本科生，應根據學生的特點開展專業信息服務。對于他們正常專業學習的需求，高校的日常信息服務工作即可滿足；對于他們在撰寫學年論文和畢業論文時期，相關部門可開辟專業信息咨詢熱線、網上專業信息咨詢和有針對性的專業信息咨詢報告等。

三、網絡信息服務的具體措施

1、教師編制網絡導航系統

高校資料室、檔案室可以根據教師和科研人員的需求，在網上選擇相應的電子期刊、電子圖書和電子報紙；選擇相應的檔案資料查詢欄目；選擇專家和學科帶頭人的個人網頁；選擇內容準確、檢索方便的權威數據庫。建立本館的網上信息資源目錄，盡可能廣的空間和盡可能短的時間范圍內獲取盡可能多的有價值的信息。

2、建立網上幫助信息

在本校圖書館、檔案館的主頁上設置幫助信息。發布電子期刊目錄；建立因特網教室講授網或圖書館網址。為到資料室來檢索的教師、科研人員提供現場指導，幫助他們根據所需要的信息資源的種類選擇正確的獲取途徑。這樣既節省了教師、科研人員的費用，又節省了他們的時間，更避免了上網查詢使用數據庫時的檢索障礙。

3、幫助課題組進行網絡資源搜索

主動根據課題的需要，在本校光盤數據庫檢索和遠程終端聯機檢索的基礎上，在網上補充搜索有關的數據庫和數據信息。主要是補充國內的各類可搜索的數據庫的文獻信息以及國外的重要學術機構所從事、發布的有關課題動態的信息，使教學、科研人員科研不斷獲得該領域的前沿研究動態和最新進展資料。

4、利用網上協作關系

針對網絡信息資源查找不全、查找不準的問題。依托已建立的國內外網絡協作關系，提供教師、科研人員自身無法獲取的有價值的網絡信息數據查詢服務，從而提高共享文獻的查全率和查準率。

參考文獻

1、李茉莉：《高校專業資料室工作新探》，《大學圖書情報學刊》2005年第1期。

2、李昕：《虛擬圖書館解讀》，《情報探索》2006年第2期。

3、李玲：《網絡環境下的圖書館信息服務工作》，《文教資料》2006年第1期。

4、毛學群：《網絡信息資源的組織與管理》，《圖書館建設》2001年第2期。

5、劉偉：《論高校專業學科資料室的情報職能》，《情報科學》2002年第5期。

作者單位：山東省聊城大學東昌學院