檔案信息資源的流失

本文所指的流失的檔案信息資源即未能得到（合理）利用、處于閑置或流散狀態的檔案信息，分有形流失和無形流失兩種情況。有形流失是指構成檔案信息資源的檔案實體的流失，檔案實體是檔案信息內容與承載該信息內容載體兩者之間的統一體，信息必須固化在一定的載體上才能被人們識讀和完整地流傳下來，所以檔案信息也必須由一定的載體來承載，這種承載檔案信息的載體與檔案信息內容兩者的統一體即檔案實體，它的流失是可見的；無形流失是指檔案信息資源未能得到（合理）開發利用而造成檔案的閑置或檔案發揮作用的時機已過，這時檔案信息資源的價值對其利用者來說就是損失和流失了，但這種檔案信息資源價值的流失是不可見的。以下我們從信息傳播學的角度（信源→信道→信宿）來探討檔案信息資源存在的有形和無形流失現象。

一、檔案信息源(信源)中存在的有形流失

檔案信息源是指形成檔案信息資源的檔案。這種檔案信息源可分為散失于民間及國外的檔案和檔案部門已經收集的檔案兩種。所謂檔案信息源中檔案信息資源的流失基本都是屬于承載檔案信息載體及信息內容本身的有形流失，主要有以下兩種情況：

1、散失于民間及國外的檔案。檔案的收集工作是檔案工作的第一環節，是其他工作得以開展首要環節，也是積累檔案信息資源的必要手段。散失在民間的檔案及國外的檔案都屬于國家檔案信息資源的重要組成部分，然而目前檔案部門卻難以收集全由于歷史原因而散落在民間及國外的國家檔案，這在構成檔案信息資源的來源上來說就是一筆損失。如，“敦煌遺書被瓜分發生在中國內憂外患最為嚴重之時，現存的敦煌文獻總數大約在50000件以上。它們分別被收藏在國內外各機構及個人手中。國外收藏單位有英、法、俄、日、美、德、丹麥、印度等國；國內有敦煌研究院、中國歷史博物館、故宮博物館、甘肅省博物館、敦煌市博物館、北京圖書館、北大圖書館、上海圖書館、上海博物館、天津市藝術博物館、天津市歷史博物館、西北師大圖書館等單位。另外臺灣中央圖書館藏有153卷，香港藝術館及個別私家亦有零星收藏。”^[1]對于這種國家不能把控但屬于國家的檔案，這是一種無奈的檔案信息資源的有形流失。

2、檔案部門收集但未被開發利用或已經遭到損壞的檔案。檔案部門所收集的檔案不加以開發利用就不能形成檔案信息資源，因為檔案信息資源的構成條件是規模性、有用性、系統性。剛被收進館的檔案信息，如果不對其進行人工的開發，那么它還是屬于原生信息，不會使檔案信息得到增值，難以達到社會對檔案的需求條件，也就難以實現檔案自身的價值。目前檔案部門存在的檔案庫房擁擠現象，大都是由于沒對進館檔案進行有效的處理，任其在庫房中安靜的躺著。在這種被堆放保存過久卻未進行有效處理的條件下，檔案原件可能由于時間的流逝而老化或因蟲蝕而受到損害，“據90年代的一次調查中發現，我國南方93％的縣級檔案館不同程度地都有蟲害霉變現象，甚至有些檔案千瘡百孔，整卷、整捆、整箱檔案被白蟻吞入腹中，令人震驚?鴉有些檔案發霉、霉爛甚至成為“紙磚”，使人痛心。”^[2]由此使得檔案原件遭到破壞及原件中檔案信息內容可能丟失，造成了檔案信息資源的不完整。這種有形的檔案信息資源的流失是最不應該出現的，但卻是在目前檔案部門中真實存在的現象。

二、網絡環境下檔案信息資源在傳播中（信道）存在的流失

隨著計算機技術和網絡的普及，辦公自動化已經成為日常的辦公形式，由此所形成的電子檔案數量也越來越多。電子檔案已經成為檔案信息資源的重要組成部分。由于電子檔案的某些特點，導致了檔案信息在網絡傳播中存在著信息流失的現象。

1、傳播過程中的數據丟失或損壞。“從安全方面看，據計算機安全專家的調查，約有10％的局域網在新建立過程中就受到過病毒感染，運行3年后從未發現過病毒的網絡只剩約10％；而接入互聯網所遇到的非法訪問則難以計數，現有的防火墻等技術對黑客高手往往防不勝防。”^[3]由于電子檔案具有載體與信息相分離性、易更改性、易操作性等特點，加上傳播檔案信息的通道——網絡存在著不安全因素，電子檔案容易被偽造、篡改，而且被偽造、篡改后不留痕跡，再加上電子檔案由于人為的原因或環境和技術條件的影響容易出錯，這些造成了檔案信息在傳輸過程中可能出現數據的更改和丟失。這種對檔案原件內容的篡改，是嚴重破壞檔案信息真實性、完整性的行為，破壞了電子文件的原始性，使有用的檔案信息資源變成了無用或有害的錯誤檔案信息。在電子環境下，由于沒有原件的比照，這種數據的丟失和篡改是不易被人們所察覺的，而篡改后的電子檔案信息造成了原檔案信息資源價值的無形流失。

2、傳播途徑的不暢通，造成檔案信息資源不能實現共享。信息的最大特點就是共享，只有共享才能體現信息的價值。電子檔案所具有的非人工識讀性、系統依賴性等特點，決定了其傳播過程需要借助其他載體來進行。由于信息發送接收雙方系統、數據庫等版本、格式不統一，造成了檔案信息不能傳輸或收到的檔案信息不能被識別，這種情況下的檔案信息資源還停留在發送者手里。而檔案信息資源的價值在于被用戶利用，為社會創造效益，檔案信息資源不能被傳輸，不能共享，就不能發揮檔案信息資源的作用。如，“長安汽車簽約Ｏｒａｃｌｅ搭建平臺，正是鑒于其內部各部門應用系統平臺不統一、數據格式不統一、ＩＰ地址不統一以及標準代碼應用較差等多種因素，造成信息不能共享，嚴重制約了信息系統功能的充分發揮。更為嚴重的是，由于信息難以共享，企業決策層無法從系統中獲取關于企業經營管理的全局信息，嚴重制約著公司對市場變化的響應效率。”^[4]如果檔案信息不能順利讀出或共享，那這種信息就成為了“死信息”，再有價值的東西也失去了存在的意義，這種檔案信息資源的滯留或“死亡”也是一種檔案信息資源價值的無形流失。

三、檔案信息資源在接收利用者方面（信宿）存在的無形流失

1、利用者對所接收的檔案信息資源未能達到利用的目的。檔案信息資源的真正價值在于被利用，而利用的主體是社會用戶。檔案信息資源由檔案部門集中并加以開發，然后提供給社會各方面利用。“長期以來，檔案界，特別是從事檔案信息資源開發的部門，對檔案利用者的調查研究重視不夠，致使開發出來的檔案信息缺乏針對性、及時性、易用性，影響了開發利用工作應有的效果。”^[5]利用者在接收到檔案信息時，可能由于檔案作用發揮的時效性已過或利用者自身的理解能力等原因，使得檔案信息資源不能被利用者有效利用。而此時的檔案信息資源失去了發揮價值的最佳時期，相對于其利用者已經失去了利用價值和意義。這種檔案信息屬于未被利用而造成的檔案信息資源價值未能發揮的無形流失。

2、利用者未能合理或合法地使用檔案信息資源。檔案信息資源形成、開發利用的最終目的是為了造福社會、造福人民，發揮檔案信息的積極價值。如果利用者利用檔案信息來進行損害國家、集體、個人合法權益的不正確、不合法的活動，那么這種違背了發揮檔案積極價值真正目的的利用，是對檔案信息資源的誤用，這種利用還不如不用。如中國檔案報于2005年8月4日刊登的《一起“民告官”案件的背后》中揭露，武漢市洪山區林業局林業林政科科長代光江、洪山鄉政府農業服務中心干部吳秋生、東胡開發區鋼鐵村黨委書記劉繼明、村委副主任秦壇云一伙通過偽造、纂改土地檔案，偽造了兩張1982年的《土地登記表》，妄圖侵吞國有資產，最終落入法網。^[5]這種為非法目的而對檔案原件進行纂改及偽造內容，是對檔案的嚴重不尊重。這種情況下檔案信息資源沒有得到真正意義上的利用，就是屬于一種良性資源的浪費和流失。或者說檔案信息資源落在不法分子之手，被用來進行不法活動，就是對一種良性資源價值的無形流失。

檔案信息資源是人類一項重要的寶貴資源，尤其在信息時代的社會，其作用將更加明顯。檔案信息資源的流失是一個目前仍然存在的現象。只要大家能真正的重視和保護及利用檔案信息資源，這種現象必將得到有效的改善。這樣不僅能發揮檔案信息資源的價值，也能為社會創造效益。

參考文獻：

[1] 胡戟、傅玫：《敦煌史話》，中華書局1995年版。

[2]顧曉紅：《檔案防霉驅蟲方法多》，《檔案與建設》2005年第8期。

[3]邱曉威：《電子文件與電子檔案的管理問題與對策》，《中國檔案》1999年第3期。

[4]《長安汽車簽約Oracle搭建平臺》：http://article.pchome.net。

[5]馬仁杰：《論新形勢下我國檔案利用工作的障礙與對策》，《工程建設與檔案》2000年第3期。

[6] 舒守典、楊瑾：《一起“民告官”案件的背后》，《中國檔案報》第1265期第3版。

作者單位：中山大學資訊管理系