檔案價值鑒定理論的研究現狀及思考

檔案價值鑒定是對檔案的質量與價值進行鑒別判斷的一項工作。開展這項工作有一定的難度，其中檔案鑒定理論滯后，檔案價值鑒定的方法與目前的檔案工作實際相脫離是一個根本原因。

一、對檔案價值鑒定理論的再認識

我國的檔案價值鑒定工作在建國后很長時間內，沒有成為理論研究與工作探討的重點。而國外在這段時間，從美國謝倫伯格雙重價值鑒定模式，到德國布姆斯的“社會分析與職能鑒定論”，到加拿大國家檔案館的“新宏觀接受戰略”，經過了多種檔案價值理論模式的演變。理論指導行動，中國的檔案鑒定理論的落后，直接阻滯了檔案鑒定實踐的進行。現從以下幾個方面展開對中國檔案價值鑒定誤區的討論。

1、檔案價值鑒定定義不明確，造成檔案價值鑒定理論魚龍混雜，檔案價值鑒定在檔案學理論方面還沒有形成統一認識。

首先，一些檔案教科書雖然對檔案價值鑒定進行了闡述，但也只是圍繞歸檔文件產生的歷史背景、條件、內容的重要程度等因素來確定價值鑒定的一般原則和方法。其次，檔案價值鑒定中有一些判斷性的錯誤。如有的將“文件”與“檔案”兩個概念相混淆；有的弄不清檔案價值鑒定的起始點和終止點；也有的將檔案價值與檔案價值鑒定混為一談。檔案價值鑒定，對其進行正確定義是開展檔案價值鑒定理論研究和實踐的基礎。通過研究筆者認為，檔案價值鑒定是檔案工作者按照一定的原則、標準和方法，判定檔案的價值，確定檔案的價值等級和保管期限，對檔案價值的有無大小予以界定并作相應處理的一項檔案業務工作。這樣定義明確了檔案價值鑒定的工作業務性，明確了價值鑒定的對象，明確了檔案價值鑒定的目的是確定價值等級、保管期限及對失去保存價值的檔案做相應處理。從實際看，檔案館除保存少量定期檔案外，主要保存永久檔案，定期檔案價值鑒定可視情況調整或確定保管期限，而永久檔案不宜再重新區分保管期限，有的單位在定期保管利用過程中根據檔案的利用效果、利用頻次、作用等因素，將永久檔案從目錄或實體上大體分為珍貴、重要、一般等不同級別，把檔案價值鑒定貫穿于保管利用過程中，到一定的時間將無價值文件按要求剔出銷毀，這樣既有利于檔案作用的充分發揮，也有利于保證檔案鑒定的質量。定義中對檔案鑒定的原則、標準、方法未做具體敘述，這是考慮到檔案價值鑒定的原則、標準、方法的復雜性和定義表述應具備的扼要性。

2、文件鑒定和檔案鑒定有重要區別，而檔案工作者往往將其概念等同，誤導了檔案價值鑒定理論研究和實踐。

從上面檔案價值鑒定的定義看出，檔案價值鑒定的對象是檔案而不是文件。然而，大家目前所見到的檔案鑒定理論、方法主要是對立卷歸檔中歸檔文件而言的。而文書立卷中歸檔文件的價值鑒定與檔案價值鑒定是大不相同的。

首先從兩者的定義來看，雖然文件與檔案有緊密的聯系，但文件轉化為檔案是有條件的，經歸檔保存的文件才能叫檔案。其次從價值鑒定的含義來講，對歸檔文件的價值鑒定不是對“既成價值”的認定，而是依據文件形成的條件、內容等因素，對其未來滿足社會需求的“潛在價值”進行預測判定，確定保管期限。而檔案價值鑒定則包含檔案滿足社會需求發揮作用的“現實價值”和“未來價值預測”兩個方面。檔案價值鑒定既要依據其內容、形成條件等因素，同時還要依據利用的頻次、效果、信息開發利用程度等因素來判定檔案是否有繼續留存的價值。可以這樣說，檔案價值鑒定不僅對現在負責，還對未來負責，其鑒定成果的好壞關乎人類歷史的記憶。其三從鑒定的對象來講，歸檔文件鑒定一般指對立檔單位形成的文件或檔案館積存的文件進行整理時，對歸檔文件的價值鑒定，而檔案價值鑒定則是檔案館（室）對其保存的檔案進行價值鑒定。兩者對象不同，方法也不一樣，歸檔文件鑒定一般采取按一定的標準逐份直接鑒定，而檔案價值鑒定則可視情況采取抽鑒和普鑒相結合的辦法。檔案價值鑒定更側重一卷的上下聯系性，它依靠的是對某一項業務工作的系統鑒定，也可以說，它的鑒定更加符合事實，更能體現檔案作為一個記錄整體對事實的記錄效果。

根據以上分析，可以得出這樣的結論，檔案價值鑒定和歸檔文件價值鑒定有一定的聯系，它們遵循以下原則和要求：一是必須把歷史唯物主義和辯證唯物主義作為鑒定工作的指導思想，尊重歷史，注重事實。二是以檔案、文件所共同具有的原始記錄性、憑證和信息作用、產生的歷史背景和條件等三要素作為鑒定工作的基礎。

檔案鑒定與文件鑒定除了共同遵循的原則外，還應有各自獨立的具體原則、標準和實施方法。在確定檔案鑒定具體原則、方法時，除了從檔案產生的歷史背景、條件、內容、數量等因素考慮外，還應側重從以下五個方面進行考慮。一、時間（時期）因素，即將某一時期某一類的檔案全部保留或全部銷毀，這是一種特殊的處理原則，而不是檔案鑒定一般原則和標準。二、職能因素，即根據產生檔案的機構和組織的職能、重要性來確定檔案的價值。一般來說機構職能重要的，檔案價值也很高。三、利用頻次因素，一般來說檔案利用頻次和利用率與檔案價值和價值實現成正比，檔案利用頻次越高，價值越大。四、信息開發利用程度因素，信息具有時效性和老化現象，隨著時間延伸，檔案信息價值會遞減。五、保管期限因素，檔案進館前鑒定劃分的保管期限是對檔案文件價值的判定，永久檔案比定期檔案價值要大，后續鑒定中一般對定期檔案要嚴，而對永久檔案相對要慎重一些。

3、把檔案價值鑒定視為檔案工作的一個環節，制約了檔案價值鑒定的實現。

鑒定工作能否健康發展，除了正確的理論指導外，在一定程度上還取決于工作的思路和方法。我國目前把檔案鑒定工作僅僅看成是檔案管理的業務環節之一，只是剔除和銷毀沒有保存價值的檔案，這是一種消極與靜止的檔案價值鑒定觀。在檔案鑒定實踐中，這種認識和方法帶有很大的片面性和局限性。西方國家一直將檔案鑒定視為一個復雜的工作過程，把檔案鑒定看成是對檔案的選擇，是檔案管理過程中一個有效的組成部分，一種在程序上和日常工作中的選擇。他們強調檔案鑒定是動態的，認為檔案鑒定已逐步由一種手段最終成為所有檔案工作的核心，影響和制約檔案管理上的其他方面。由此可見我國檔案鑒定工作的理論和方法要加以改革，在檔案學中不應把檔案鑒定僅僅看成是一個工作環節，更應該是貫穿整個檔案工作的動態管理過程。從方法上講檔案鑒定也不應僅僅是按照保管期限表區分核對，剔除無保管價值的文件，而應視情況采取更加靈活、適用的方法。如當前有人提出的“定周期法”、“普鑒”和“專鑒”相結合的鑒定法都不失為保證檔案后續鑒定時效和質量的有效方法。筆者認為，結合日常保管利用工作，依據檔案利用情況，將檔案按價值大小和重要程度劃分級別（可只在目錄上區分），這不失為檔案鑒定工作的好方法。這樣做把檔案鑒定工作的任務與日常管理工作緊密結合，省時、省力，既為在一定時間內剔除無保存價值檔案作了充分準備，同時又對館藏檔案充分發揮作用留有余地，既保證了檔案價值鑒定的質量，同時也可避免盲目性。對一些自動化管理檔案程度比較高的單位，也可以將體現檔案價值方面的數據納入計算機管理，對檔案價值和價值實現進行定期分析比較既方便又可靠。

二、對加強檔案鑒定工作的幾點思考

1、深入開展檔案鑒定理論的研究。我們要把檔案鑒定工作作為一個系統工作，組織專門人才分課題進行攻關，并認真借鑒、吸收國外在檔案鑒定方面的先進思想與優秀成果，完善與豐富我國檔案鑒定理論體系，形成具有中國特色的檔案鑒定的理論體系，從而更好地指導我們的檔案鑒定實踐。

2、樹立正確的館藏指導思想，正確處理好豐富館藏和其他各項工作的關系。豐富館藏必須正確處理好質和量的關系，特別要處理好豐富館藏與社會主義現代化建設的關系。并不是說館藏數量越多越好，也不能一味講究質而忽視數量，衡量的標準是館藏檔案信息含量的高低。數量要服從質量，而質量又必須通過嚴肅、認真、科學的鑒定來保障。

3、建立專門的檔案鑒定組織，保證檔案鑒定的經常進行。各級檔案局、館要建立專門的檔案鑒定機構，其主要任務是：提出職能范圍內檔案價值鑒定工作的總的規劃和“永久”檔案進入檔案館的比例，協助檔案行政主管部門制定檔案價值鑒定工作的指導性文件及標準，監督檢查和指導所轄各類檔案的價值鑒定，并負責鑒定業務咨詢。

4、加強檔案鑒定人員的素質培訓。這種培訓應是一種多學科的培訓，使檔案鑒定人員成為既是檔案學專家又具有廣博知識和深厚功力的學者。檔案價值鑒定的標準，往往很難用定量的方法去制定、規范，這就要求檔案鑒定人員有一種超前意識，因為檔案價值形態是多角度多層次地呈現的，有縱向的因素，也有橫向的因素。鑒定人員既要站在時代的高度，去俯瞰歷史，展望未來，又要跳進檔案記錄的現實，才能把握檔案價值鑒定的規律與內核，從而慧眼獨具，使那些真正有保存價值的檔案得以永久保存下來，成為社會的財富。

作者單位：山東省諸城市檔案館