雙套制下到期電子文件與紙質(zhì)檔案的異步銷毀問題（４則）

雙套制下到期電子文件與紙質(zhì)檔案的異步銷毀問題

《湖北檔案》上王阿陶的文章指出，在雙套制背景下，電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)異步銷毀，即電子檔案保管系統(tǒng)應(yīng)兩次自動提示同一份到期的電子檔案，第一次提示的實質(zhì)是提醒工作人員銷毀本系統(tǒng)中的某一份期滿電子檔案所對應(yīng)的紙質(zhì)檔案，而第二次提示的才是真正的到期電子檔案的刪除。當然兩次提示的間隔或半年、或一年，應(yīng)根據(jù)具體的電子文件狀況而定。

作者認為，采取期滿電子檔案與紙質(zhì)檔案的異步銷毀有四個理由。

1、傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的鑒定多采用直接鑒定法，即逐件閱讀文件內(nèi)容，判斷其價值，其工作量大是有目共睹的。而對電子文件則是以職能活動為依據(jù)的宏觀鑒定法得到了廣泛認可和應(yīng)用，這在實際操作中難免出現(xiàn)紕漏，因此在電子文件管理系統(tǒng)第一次自動提示某份文件到期后，應(yīng)先刪除其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案，實施異步銷毀。

2、與紙質(zhì)文件相比，電子文件運行過程中它的元數(shù)據(jù)與背景信息是不斷增加的，最后無論是用物理歸檔還是邏輯歸檔方式，完整的電子檔案都應(yīng)包括它的元數(shù)據(jù)和背景信息。紙質(zhì)檔案由于缺乏完整系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)和背景信息，所以其流程不甚明顯，故從這方面看出紙質(zhì)檔案重要性要低于電子檔案，因此在銷毀期滿檔案時，應(yīng)先銷毀紙質(zhì)檔案，而后銷毀電子檔案。

3、異步銷毀是減輕紙質(zhì)檔案庫房壓力的方法之一。由于新載體介質(zhì)的使用，電子文件的存儲空間密度增大，需要的實際存放檔案的空間要小得多，所以庫房的壓力也不是很大。在保證有利用價值檔案能被完好保存的前提下，盡可能加快館藏檔案的更新——盡早銷毀保存期滿的無價值檔案而重新接收有價值檔案。先銷毀對應(yīng)的紙質(zhì)檔案可以有效緩解紙質(zhì)檔案庫房的壓力。

4、從保管電子文件與紙質(zhì)檔案的費用考慮，也應(yīng)該先銷毀紙質(zhì)檔案。保管費用主要由維護、保護這些新載體檔案的費用，以及為避免設(shè)備的更新而導(dǎo)致無法讀識這些檔案因此必須將其遷移的費用決定的，雖然工作對象數(shù)量巨大，但是由于新載體檔案存儲空間密度大，這樣平均到每一份電子文件的保管費用卻是比較低的。所以，對于保存期滿的雙套制檔案應(yīng)先行銷毀紙質(zhì)檔案以降低檔案部門的人力、財力的消耗。

建立檔案編研選題數(shù)據(jù)庫的幾點思考

黃廣琴在2006年第2期《檔案學(xué)通訊》上撰文指出，檔案館在編研選題階段形成的大量豐富的信息記錄是檔案館檔案信息資源的重要組成部分，對其加以有序的整合，建立專題數(shù)據(jù)庫十分必要。

作者分析了建立檔案編研選題數(shù)據(jù)庫的四個方法。1、檔案編研選題數(shù)據(jù)庫可以分層次、分級別進行有序的建庫。如在數(shù)據(jù)庫層次方面，先建選題目錄數(shù)據(jù)庫，后建選題內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，前者建庫時可借鑒檔案目錄數(shù)據(jù)庫建庫的一般方法，后者依據(jù)檔案編研選題的工作流程專門編制的檔案編研選題軟件進行操作。2、在建庫過程中，各類型檔案館要求則不盡相同，對于編研成果較多的大中型檔案館，可以考慮單獨建庫，但對于編研量小的或?qū)ｉT檔案館，可以不考慮單獨建庫，而是采用掛接的方法，把相關(guān)的數(shù)據(jù)內(nèi)容直接掛到檔案目錄數(shù)據(jù)庫或其他專題數(shù)據(jù)庫中。3、建庫過程中，應(yīng)充分利用目前一般專題數(shù)據(jù)庫的功能優(yōu)勢，發(fā)揮專題數(shù)據(jù)庫的高檢索性能、強大的信息處理能力、良好的可擴展性及使用方便、快捷、易于轉(zhuǎn)換等優(yōu)點。其中應(yīng)特別注意檢索功能和可擴展功能的設(shè)計。4、在該專題數(shù)據(jù)資源組織方面，要注意相關(guān)數(shù)據(jù)的篩選和整序工作。

作者在文中還指出了急需解決的幾個問題。1、走出認為檔案編研選題資料是內(nèi)部資料，不宜作為數(shù)字資源進行公布傳統(tǒng)觀念的誤區(qū)。2、建立檔案編研選題信息的形成機制，如果把目前處于零散和自發(fā)狀態(tài)的編研成果形成過程的記錄是否齊全完整納入到檔案館升級評估體系之中，無疑為檔案選題信息的形成提供了有效保證。3、開發(fā)檔案編研選題管理軟件。檔案編研選題管理軟件的專業(yè)性較強，可以充分利用現(xiàn)有的檔案管理軟件基礎(chǔ)進行二次開發(fā)，檔案館在二次開發(fā)時應(yīng)重點注意以下幾方面問題：第一，注重檔案管理軟件之間的數(shù)據(jù)能互相接軌，避免造成重復(fù)錄入，節(jié)省人力和財力資源；第二，設(shè)置多種錄入方式； 第三，增加軟件的綜合處理功能，如查找替換、插入順排、逐步備份續(xù)接、檢索中條件設(shè)置的記憶能力等功能都應(yīng)該具備。

檔案編研工作可走競合之路

2006年第3期《浙江檔案》上劉霄的文章提出這個觀點?！案偤稀币辉~本是中國加入ＷＴＯ和網(wǎng)絡(luò)新經(jīng)濟等熱門話題引出的許多新概念之一。所謂競合，就是面對激烈的市場競爭，企業(yè)之間通過彼此協(xié)商、協(xié)調(diào)和合作，規(guī)范大家的競爭行為，聯(lián)手進行市場秩序的維護，避免由一個企業(yè)的不規(guī)范行為而引起全行業(yè)的惡性“價格戰(zhàn)”。作者認為，在檔案部門引入經(jīng)濟學(xué)上的競合概念，走編研競合之路，可充分利用檔案信息資源，大大節(jié)約編研成本，提高編研質(zhì)效，是使檔案編研工作保持旺盛生命力的關(guān)鍵所在，也是保證檔案編研產(chǎn)品質(zhì)量的必然選擇，更是檔案編研工作未來發(fā)展的必然趨勢。

作者指出，檔案館（室）可以根據(jù)編研的目的、內(nèi)容、方法、手段以及合作的對象選擇合適的合作形式。從時間方面來看，可以是長期合作，也可以是短期合作。對于重大題材或長久關(guān)聯(lián)的檔案信息編研，可與相關(guān)館（室）建立長期合作關(guān)系并使之制度化； 對于臨時的或短期的編研行為，可以和相關(guān)館（室）完成合作后即行解除合作關(guān)系，但要做好合作編研記錄，以便為以后的合作提供參考。從合作對象來看，可以是館際間的合作，也可以是館、室間的合作； 可以是同類型檔案館間的合作，也可以是各類型檔案館間的合作，還可以是檔案界與其他各行業(yè)之間的合作；可以是省內(nèi)國內(nèi)合作，還可以實行跨省跨國合作。至于采取何種形式進行合作，就要看具體情況，切勿盲目跟風(fēng)，為合作而合作，這樣不僅于事無補，反而會得不償失。

40種食物的營養(yǎng)（上）

柏林大學(xué)的營養(yǎng)學(xué)家研究發(fā)現(xiàn)，品種非常相近的兩種食品在營養(yǎng)物質(zhì)含量上可以有著根本的不同。也就是說，吃紫葡萄和吃綠葡萄，或者吃綠蘋果還是吃紅蘋果可能有很大的差別。

紅色柿子椒ＰＫ綠色柿子椒

紅色柿子椒維生素含量最高，每100ｇ含量達140ｍｇ，而綠色和黃色柿子椒維生素含量只能達到其一半。原因在于，紅色柿子椒只有在成熟之后才能采摘，而其他兩個品種還沒有成熟就已經(jīng)上市了。

蜜瓜ＰＫ西瓜

天平明顯偏向黃色的一邊：試驗表明，與其綠色的親戚西瓜相比，蜜瓜所含有益肌膚的維生素Ａ要多一倍，而維生素Ｃ含量則高兩倍。

酸櫻桃ＰＫ甜櫻桃

從健康角度看酸櫻桃無疑是略勝一籌，因為它比甜櫻桃含糖量少了30％，因此卡路里含量當然就少。此外酸櫻桃還含有比甜櫻桃多7倍的抗衰老物質(zhì)——胡蘿卜素。

紅蘋果ＰＫ綠蘋果

在有益健康的纖維含量方面兩者持平，但是在維生素Ｃ含量上紅蘋果占有絕對優(yōu)勢，可以比綠色蘋果含量高達4倍之多。

豬肉ＰＫ牛肉

兩種肉類都含豐富的Ｂ族維生素，這是無論兒童還是成年人擁有穩(wěn)定的神經(jīng)系統(tǒng)所必需的。然而只有豬肉中才另外含有“動力組合”——鐵和鋅，這兩種元素對免疫系統(tǒng)有重要的促進作用。

酸菜ＰＫ白菜

雖然是同一種蔬菜，但是酸菜卻更健康。理由是酸菜是通過乳酸菌發(fā)酵制成的，乳酸菌使得白菜更易于消化，而且將菜中所含的所有維生素都通過自然的方法保存下來。

番茄醬ＰＫ番茄

番茄中含有有效的抗癌物質(zhì)脂菌色素，這種物質(zhì)在加熱之后食用，在人體內(nèi)發(fā)揮的作用會比生吃強10倍。因此專家建議每天食用番茄醬和熟番茄。

紫葡萄ＰＫ綠葡萄

一定要選擇紫葡萄，因為除了維生素Ｂ和Ｃ之外，它還可以為身體提供防止動脈堵塞的植物色素。保護心臟秘方：每日6至8顆紫葡萄。

高溫消毒牛奶ＰＫ鮮奶

現(xiàn)在市場上出現(xiàn)越來越多的高溫消毒牛奶品種。專家認為它是有益的，其優(yōu)點在于比新鮮牛奶感染病菌的幾率小，而且在維生素含量相同的情況下保鮮時間是鮮奶的3倍。

黑巧克力ＰＫ白巧克力

想吃點甜食了？那就吃點黑巧克力吧！它含有重要的減壓礦物質(zhì)：每一板含150ｍｇ鎂，相當于身體每天所需鎂的一半。而在熱量方面兩種巧克力則不相上下，都是每150ｇ含500卡。

《時尚健康》2006．03