知識管理背景下的企業口述檔案管理（４則）

知識管理背景下的

企業口述檔案管理

劉在2006年第4期《山西檔案》上撰文指出,首先,企業口述檔案管理有利于具有知識含量的信息保持連續性和完整性,通過個人口述或對話方式對那些以往檔案收集過程中不被重視的或是無法收集的有價值的細節性?過程性部分進行系統搜集,保證了企業享有全面?完整?集成的知識系統?其次,可以促進企業知識收集?傳遞?內化的轉化過程更加及時?準確,企業可以利用這些知識對外部需求做出快速反應,明智地運用內部資源并預測外部市場的發展方向及其變化,轉變傳統中只重庫存不重知識的管理理念和管理方法?再次,企業口述檔案管理有利于形成相對固定和獨特的企業文化,為企業實現知識管理營造良好的環境氛圍,有利于知識的傳遞與共享,是企業最終達到知識管理目標的必要手段?

作者著重從收集?整理和利用三個方面進行了闡述?第一?收集工作?對于在職員工,特別是一些專業技術人員如科研人員?工程師?產品設計師?管理人員等,訪談記錄的重點在于業務的特殊流程?最佳實踐?完成任務的重要經驗以及其他相關的崗位技能或專業知識等,這種收集主要是避免至少是大大緩解日后由于某些關鍵員工離職而給企業造成的損失和憂慮?對于離職員工,其收集內容則重點在于離職員工對上司?同事關系以及公司總體感覺的意見進行反饋,除此之外還包括更深層次的關于報酬?工作環境?業務發展等問題的滿意程度以及員工自己保留的所使用過的有價值的工具和資料的鏈接,這種收集便于企業知識系統的完善與系統重要知識的保留,同時有利于短時期內尋覓和培訓接替人員,提高工作效率?對于企業的客戶,收集內容主要包括客戶對企業管理模式?企業文化?企業競爭力以及和其他競爭對手相比的優劣等反饋信息?對于企業競爭對手,其收集內容主要包含競爭對手的一些管理經驗?產品生產技術?銷售方法?企業制度規則等一切盡可能得到的知識,這種收集通常只能采用隨機的方法?

第二?整理工作?在收集到的眾多信息中判斷篩選出有價值的部分將其進行加工,使其有序化?系統化,最終形成經過歸納總結之后的知識庫,便于日后進行專題性?針對性的檢索查詢利用?

第三?提供利用?將收集加工后的知識通過快捷的?易用的方式進行傳播,實現最大范圍的共享,便于提供利用工作的開展有的放矢,提高利用效率和效益?

處理好文件開放與檔案封閉的矛盾

《蘭臺世界》2006年第3期理論版魯漢蓉的文章,針對開放的文件通過歸檔轉化為檔案后如何處理文件階段開放與檔案階段封閉之間的矛盾的問題,列舉了國外對文件開放與檔案封閉的兩種處理方法?

①法國模式?法國于1978年制定了《自由獲得行政文件》的專門立法,開始了行政文件的開放與利用?1979年頒布的《法蘭西共和國檔案法》規定,“入館前已供自由查閱的文件進入館后繼續無限制開放;館藏檔案除有特殊限制外,一律在滿30年后向公眾開放”?這是一條比較折中的道路,既保持了現行文件開放在入館后的連貫性,又維護了其他檔案的封閉期?

②瑞典模式?瑞典是世界上最早實施信息公開制度的國家,1766年頒布的《出版自由法》正式確立了文書公開制度?該法規定:“為了鼓勵思想的自由交流和對公眾的啟蒙,每個國民都享有查閱官方文件的自由”?除了法律規定的豁免文件外,官方應在文件的保存地點盡快和免費地向有意查閱文件的人提供相關文件?1961年和1965年頒布的《檔案總條例》?《國家檔案館條例》和《地方檔案館條例》,強調檔案是社會的共同財產,“并且檔案一經形成,不管其產生的時間和形式如何,公眾都有權利用檔案(國家規定的少數機密檔案除外)”?

作者認為,瑞典模式將是未來檔案開放的發展方向?檔案的開放程度會受到檔案自身和社會要求兩方面因素的影響?從檔案領域內部發展的角度來看,社會逐步邁入信息時代,打破信息壁壘,實現最大程度的信息開放與共享,促進信息在社會范圍內的合理流動是信息發展的主流?從檔案領域外部來看,現代信息傳播正在從“賣方”和“傳者為中心”轉向“買方”和“受眾為主要”,因此公眾有無開放檔案的需求是促使檔案開放工作能否落到實處的重要因素?從檔案工作效益的角度來看,檔案的封閉期的縮短也是必然的?“檔案工作效益就是社會對檔案工作的投資和檔案部門對社會檔案信息需求的有效滿足程度這兩者之間的比較關系?當社會對檔案工作的投資一定時,檔案部門對社會檔案信息需求的有效滿足程度越大,則效益越高”?

企業人力資源管理

對人事檔案管理工作的新要求

2006年第4期《檔案學通訊》魯瑤的文章,分析了現代人力資源管理發展的諸多新趨勢對人事檔案管理工作提出的更多?更新的要求?人事檔案工作作為企業檔案工作的重要組成部分,也應體現企業文化,為建立企業核心價值體系服務?人事檔案提供的人事信息應從原來的單一考核信息轉向多層次全方位的評價信息,并在記錄個人信息的同時注重組織?團隊信息,保持個人信息與組織團隊信息的聯系和一致性?作為企業價值分配體系的重要依據,人事檔案在提供分配信息的同時,還必須注意對價值分配結果反饋信息的記錄?更新?

作者認為,人事檔案管理工作的改革要立足本職?根據現狀,以知識經濟時代為背景,積極拓展管理職能,使人事檔案工作真正適應企業人力資源管理的新要求,為企業的發展做出新的貢獻?增強服務意識,積極主動的提供利用;增強合作意識,及時將有關信息反饋給人力資源管理部門,加強與人事部門的溝通?協作;樹立競爭意識,增強時效性意識,縮短反饋信息收集?再利用的時間周期;建立健全科學?合理的人事檔案管理制度,使得人事檔案工作更加制度化?法律化;建立科學的人事檔案分類系統,充實檔案內容,尤應注重充實,如近期考核?招聘?錄用?調動?勞工合同?獎懲?工資級別?學歷水平?專業職稱?職業性質?工作實績?創造發明等方面的內容;在引進高素質人才的同時,企業也應注意對現有檔案人員的培訓,使其適應新形勢下的新要求;加快人事檔案管理工作的科學化?現代化進程,實現人事檔案的計算機管理?

解碼卡路里

解碼一:卡路里來自哪里?

食物熱能傳統上以卡路里計量,1卡路里即1克水要上升1攝氏度所需的熱能?人體所需要的能量來自三種物質:碳水化合物?脂肪和蛋白質?維生素和礦物質都沒有能量?因此卡路里來源于碳水化合物?蛋白質和脂肪?而碳水化合物和蛋白質每克可以釋放出4千卡能量,脂肪每克可以釋放出9千卡能量?所以說多吃脂肪容易胖?

解碼二:每天攝入多少卡路里合適?

根據世界衛生組織出版的《熱量和蛋白質攝取量》一書，一個健康的成年女性每天需要攝取1800～1900卡路里的熱量，男性則需要1980～2340卡路里的熱量?其中，蛋白質攝取量應為人體每日所需熱量的10%～15%;碳水化合物攝取量應不少于人體每日所需熱量的55%;脂肪的攝取量應不超過每日所需熱量的30%?此外,每天攝取的鹽不應超過6克,膳食纖維每天的攝取量應不少于16克?

解碼三:如何計算你每天所需的卡路里攝入量?

如果你的目標是減少脂肪,將你現在的體重(斤)乘以10?11或12(10表示你的新陳代謝速度較慢,11代表中等,12代表較快)?如果你的目標只是增加肌肉(或者只是輕微地減少脂肪),那么將你的體重乘以13?14或15(13表示你的新陳代謝速度較慢,14表示中等,15表示較快)?

例如,一位體重130斤,新陳代謝速度中等的女性,她想慢慢地增加肌肉并且去除脂肪?在這種情況下,她的卡路里日攝入量應該為:130×14=1820(卡路里)?而一位新陳代謝速率較快,體重200斤的男性,如果他的目的只是想增加肌肉的話,那么他的日攝入量應該為:200×15=3000(卡路里)?上面這個簡單的公式對男士?女士同樣有效?

需要提醒大家的是:如果你感覺減肥進度停滯不前或者是達到目標有困難的話,你可能需要調整卡路里攝入量,調整量一般為50～100卡路里?

解碼四:什么是負卡路里食物?

那些能夠幫助我們燃燒體內多余脂肪的食物為負卡路里食物?例如:你吃了一個蘋果，含有50卡路里，不過需要用75卡路里來消化和吸收它,也就是說你身體會消耗額外的25卡路里,所以當你主要的食物屬于負卡路里食物，你的減肥速度會因此加快二至三倍?其實這些負卡路里食物不是什么神秘食物，它們就是我們經常吃到的蔬菜?生果和果仁類食物?

蔬菜類:茄子?甜菜根?西蘭花?豆芽?椰菜?蘿卜?椰菜花?芹菜?糖白菜?綠豆?韭菜?生菜?冬菇和洋蔥等?

生果類:蘋果?杏仁?香蕉?櫻桃?紅莓?西柚?葡萄?番石榴?奇異果?荔枝?芒果?木瓜?士多啤梨和橙等?

果仁類:巴西果?栗子?椰子?夏威夷果?花生?松果?核桃等?

小貼士:

1.只有那些生吃或不用煮得太熟的食物?新鮮的水果和果仁,才具負卡路里作用?

2.經曬干?腌制過?燒烤過以及制成罐頭的食物,則不會具有負卡路里作用?《精品購物指南》2006.08.