會計電算化環境下的內部控制

　　【摘要】會計電算化給企業帶來經濟利益的同時也給企業的內部控制帶來了許多新問題，本文就這些問題進行分析闡述，并提出應對措施。
　　
　　一、會計電算化發展給內部控制帶來的新問題
　　（一）操作人員的職能問題
　　授權、批準控制是一種常見的、基礎的內部控制。在手工會計系統中，每一項經濟業務的每個環節都要經過某些具有相應權限人員的審核和簽章。但實現會計電算化后，職能劃分發生了巨大的變化，特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉變。電算化功能和知識的高度集中導致了職責的集中，因此，如果不加強內部控制，就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數據庫進行修改，操縱處理結果，從而加大出現錯誤和舞弊的風險。
　　（二）原始數據操作的準確性問題
　　在電算化會計中，輸入原始數據以后，所有記賬、查詢、編制會計報表等工作都是由程序完成的，輸出的數據也是在程序的控制下，對輸入的數據源自動進行加工處理，這樣，輸入數據的正確性就顯得尤為重要了。電算化數據處理的正確與否，取決于原始數據輸入的準確性。正因為會計電算化的這一固有弱點，所以它對內部控制提出了新的要求，即：一切數據的處理方法和過程都必須規范化，并保持準確性和相對的穩定性，只有這樣才能保證會計信息質量的真實、完整和準確。
　　（三）會計檔案無紙化和電腦操作無形化問題
　　在手工方式下，信息以賬、證、表等形式存儲在不同的紙介質上，增、刪、修改了的會計憑證、賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。但實現會計電算化后，有形記錄較傳統手工會計系統大為減少，憑證、經濟業務事項的說明和賬簿等大多要依賴計算機方可錄入、閱讀或查詢。數據的載體不同了，信息從一開始就存儲在各種磁性介質上，如果缺乏適當的內控，那么未經批準擅自改動數據的可能性就會明顯增大，而且數據改動后可不留下任何痕跡。因此，會計電算化對會計檔案管理提出了更高的要求，不僅要保存紙質會計核算資料，而且要保管好以磁性介質存儲的各種會計數據。
　　（四）會計電算化工作中的安全問題
　　現有的會計軟件系統在設計和開發階段，普遍存在著系統需求中安全需求少、軟件設計重功能輕安全的現象，軟件設計選用的語言和數據庫考慮安全性能少，以至軟件投入運行后暴露諸多安全隱患。同時，許多安全設施并未配置齊全，特別是硬件自身安全性能低，造成的結果是由于硬件的安全問題直接影響了會計應用系統軟件的正常運行。
　　
　　二、會計電算化環境下內部控制較傳統會計發生的變化
　　（一）內部控制形式的變化
　　1.原手工操作下的一些內部控制措施在電算化后已沒有存在的必要性
　　在手工會計中，通過定期對賬來檢查總賬或明細賬中可能出現的記錄錯誤，以這種低效率的多重反映和相互稽查來換取數據處理的正確性是手工賬務處理的一個重要特征。計算機本身是不會發生遺漏、重復及計算錯誤的。因此，實現會計電算化后，手工會計下的對賬環節不復存在，分類賬也就沒有必要明確區分總賬和明細賬了。
　　2.原手工操作下的一些內部控制措施在電算化后轉移到計算機內部
　　手工會計的賬務處理流程，簡單地說就是：憑證——賬簿——報表，要形成會計報表，必須經過填制憑證、過賬、結賬以及試算平衡等諸多程序。在電算化系統中，整個賬務處理流程分為輸入、處理、輸出三個環節。首先將分散于各個會計核算崗位的會計數據統一收集后輸入計算機，此后的各種數據處理工作都由計算機按照會計軟件的要求自動完成。憑證借貸平衡校驗、余額發生額平衡檢查都是在電算化下完成的。
　　（二）內部控制制度內容的變化
　　計算機技術的引入給會計工作增加了新的工作內容，同時也增加了新的控制措施。如：維護人員與計算機操作人員內部控制、計算機機內及磁盤內會計信息安全保護、計算機病毒防治、計算機操作管理、系統管理員和系統維護人員的崗位責任制度等。
　　
　　三、加強和完善會計電算化環境下的內部控制
　　（一）加強人員職能控制
　　由于會計電算化知識與功能的相對集中，我們必須明確職責分工，加強組織和管理控制。在進行職責分工時應將電算化部門與用戶部門的職責相分離，同時，電算化部門內部的職責也應分離，以此來補救不相容職能集中化的不足。組織和管理控制是指通過部門的設置、人員的分工、崗位職責的制定、權限的劃分等進行的控制，其基本目標是建立恰當的組織機構和職責分工制度，以達到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發生的目的。
　　（二）加強程序操作控制
　　為了保證信息處理質量，減少產生差錯的概率，應制定上機守則與操作規程。上機守則主要是對電腦機房內工作所作的一般性規定，操作規程則提出了計算機業務處理過程的具體操作步驟和要求。其內容主要有：1.各種錄入數據均需經過嚴格的審核并具有真實、完整的原始憑證；2.數據錄入員對輸入數據有疑問時，應及時核對；3.發生輸入內容有誤的，應按系統提供的功能加以改正；4.要做好數據的日備份、周備份和月備份。
　　（三）健全檔案管理制度
　　這里的檔案主要是指打印輸出的各種憑證、賬簿、報表、存儲會計數據的軟盤及其他存儲介質，而檔案管理一般通過制定與實施檔案管理制度來實現。一般包括：
　　1.存檔的手續必須有會計主管和系統管理員的簽章才能存檔保管；2.各種安全保證措施，如備份軟盤應貼上保護標簽并存放在安全、潔凈、防潮的地方；3.采用磁性介質保存會計檔案要定期進行檢查和復制，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。
　　（四）加強系統安全控制。
　　這項控制是為了保證計算機系統的運行安全，避免由于外部環境因素導致系統運行出現錯誤。主要包括：接觸控制、環境保護和安全控制。接觸控制是防止未經授權的人擅自動用系統的各種資源，以保證各項資源的正確性。主要包括訂立內部操作制度、設置操作權限、操作人員身份密碼控制以及數據存貯和處理相隔離等。環境保護則是為了盡量減少外界因素所致的計算機故障，以保障機器正常運行。主要包括機房環境保護、保護性設備配備以及安全供電系統的安裝等。
　　隨著電子技術的飛速發展和電算化信息系統的普及運用，內部會計控制中的新問題和新課題將不斷出現。對其深入研究，必將形成新的會計理論和方法，而新的會計理論和方法的確立，又將使電算化會計在新的基礎上獲得進一步完善和發展。同時也使會計電算化環境下的內部控制不斷進行調整，真正保證會計數據的可靠性和真實性，提高企業的經濟效益。
　　本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內容請以PDF格式閱讀原文。