會計數據和信息的標準化與充分利用

　　項目資助背景：上海市哲學社會科學規劃課題，項目批準號為2005BJB007，《會計信息技術標準的應用與推廣對上海經濟影響的研究》
　　
　　【摘要】本文探討了在社會信息化的條件下會計數據和信息的標準化，以便在社會化的廣度和信息化的深度上，共享和加工利用社會各界積累的、每天不斷生成的會計數據和信息資源，充分挖掘和利用其潛在的巨大價值，以滿足社會各方面的需要。
　　
　　各行各業的經營活動，產生著大量的會計數據和信息，隨著會計電算化的發展，在各企事業單位日復一日的數據采集、輸入、儲存、處理、傳遞、發布等過程中，將海量的、歷史的會計數據和信息積累在各單位的計算機中。從社會的總體來看，這是一個巨大的信息資源寶庫。但是，對這些數據和信息資源的利用，還停留在以各單位為中心的加工利用水平上，基本上還沒有在社會化的廣度上充分共享，也沒有在信息化的深度上進行加工和利用，這是資源的極大浪費。究其原因，一是缺乏先進的信息處理技術；二是缺乏會計數據和信息充分共享的完整統一的標準。
　　現在，信息技術的發展，已經能夠將海量的數據采集、儲存在數據倉庫（DW）之中，并且能夠以聯機分析處理(OLAP)和數據挖掘（DM）等技術進行共享和深加工利用。所以，先進的信息處理技術已經具備，目前要解決的主要問題是會計數據和信息的標準化 —— 建立、應用會計數據和信息的完整統一的標準。
　　
　　一、會計數據和信息的標準化
　　
　　觀察會計數據和信息的加工處理流程（確認、計量、輸入、儲存、處理、傳遞、反饋、輸出、發布），可以把會計數據和信息資源分為三類：原始會計數據、中間會計數據和會計信息、發布的會計信息。
　　
　　（一）原始會計數據的標準化采集輸入和儲存
　　對于原始會計數據的確認、計量、標準化采集和儲存，實際上已經進行了多年的探索，各企事業單位對業務進行分析，從中查找有規律可循的各類經濟業務，并通過公式定義等方式存儲于公式庫文件之中，而對于少數不經常發生的、無規律可循的經濟業務，則暫時采用人工方法加以填制。所以，國內不少軟件中都有了各自的模式憑證和自動轉賬憑證，國外軟件也能自動生成各種憑證，例如SAP R/3，能夠自動生成和校驗各種記賬憑證，能將每月必有的、可按一定規律形成的會計憑證全部實行自動生成。
　　在國家標準《信息技術會計核算軟件數據接口規范》（GB/T19581-2004）中，已經對記賬憑證的數據元素（數據項）進行了規范。所以，可以結合電子商務和ERP系統，在經濟業務發生時，以網絡實時數據采集方式，由各項業務的經辦人員操作，根據財會軟件在計算機屏幕上的提示和引導，把原始會計數據導入臨時數據庫。臨時數據庫中的會計數據，由會計人員確認后，計算機程序自動進行分類整理和格式轉換、存入基于XML (eXtensible Markup Language)的數據倉庫。會計人員通過網絡進行實時控制管理，完成原始會計數據的標準化儲存工作，用實時更新的數據倉庫提供“原汁原味”的會計數據。
　　會計部門和各類信息使用者（管理、審計、投資、政府部門）可以依據各自的權限，方便地進入數據倉庫的相應層次，運用各自預先準備好的專用軟件，自動查閱采集所需的會計數據。
　　對臨時數據庫中經濟業務的數據格式，在軟件的初始化時，需要預先規定統一的標準，并且設置好“默認值”和“必須填寫數據”等輸入控制參數。對數據倉庫的結構、元數據和多維數據模型，需要根據不同的行業進行設置。
　　原始會計數據的標準化采集和儲存，將做到實時、準確、減少冗余，協調電子商務（例如用XML描述的電子單證）與會計信息系統的聯系，提高相關部門的工作效率。
　　筆者認為：可以在進一步統計分析各行各業的各種經濟業務的基礎上，參考傳統手工會計的“原始憑證”、會計電算化的“記賬憑證”（包括模式憑證和自動轉賬憑證）、電子商務中的電子單證，借鑒“會計業務序時簿”，利用電子商務中的方法，根據“事項法”的觀點，預先對各種原始會計數據的確認、計量、采集和儲存方法，進行標準化的工作。由于這方面的工作量非常大，可以先規定各個行業的統一標準，再逐步形成地方標準和全國標準。
　　
　　（二）中間會計數據和會計信息的標準化傳遞
　　在不同軟件公司開發的軟件之間，存在會計數據和信息的格式不兼容的現狀，這就導致信息使用者，尤其是外部信息使用者無法自由地獲取企業的會計信息。
　　從1995年開始，上海市會計學會會計電算化專業委員會和上海財會信息技術研究會針對中外財務軟件著手，研究基于會計核算層面的數據接口規范。該研究一開始就得到上海市財政局會計處、上海市信息化辦公室（現上海市信息委）的支持。1997年被批準作為正式科研課題開始研究，1999年開始申請作為上海市地方標準開始研究。并于2001年底通過專家鑒定，上海市質量技術監督局2002年2月10日發布，2002年3月15日開始實施。目前，全市已有會計軟件公司的近百個產品、幾千家企業符合了本標準的要求。
　　從2002年開始，上海市會計學會會計電算化專業委員會和上海財會信息技術研究會又參與到國家標準的研究工作中。2003年開始，研究工作得到了審計署、財政部領導的支持。經過1年多的努力，2004年9月20日經國家質檢總局和國家標準委批準國家標準發布，2004年11月4日在京公布，并于2005年1月1日起在全國范圍內實施。國家標準《信息技術 會計核算軟件數據接口規范》（GB/T19581-2004）解決了不同軟件的數據格式不兼容問題，較好地解決了不同軟件之間會計數據和信息的傳遞問題。
　　例如：在中日合資“攝陽國際貿易有限公司”等一些單位，按照上海市標準數據接口項目組制定的數據接口標準，已經成功地使“立成軟件”的數據得到轉換；法國“索迪斯餐飲服務有限公司”通過“萬能財務軟件公司”應用由上海市標準數據接口項目組制定的標準數據接口，將國外軟件數據轉換成功；由德國“SAP軟件公司”與“海天軟件公司”共同合作，也已經將上海“麥得龍大型超市”的日常數據轉換成功。這證明了不同軟件公司之間的數據可以通過應用《標準數據接口》來實現數據轉換和共享；中外軟件數據的交流，也可以通過《標準數據接口》來實現。
　　所以，各行各業已經積累在各單位計算機中的大量歷史的會計數據和信息，都可以在《信息技術會計核算軟件數據接口規范》的指導下，通過相應的接口軟件，進行導出和導入，以便于按照各級權限，對會計數據和信息進行社會化共享和充分加工利用。
　　
　　（三）輸出的會計信息的標準化發布
　　經濟的發展對會計信息發布的要求越來越高，傳統的報表已經不能滿足需要。國內正在研究和借鑒國外資料，研究我國的會計信息發布方法，形成標準化格式。
　　其中，XBRL（eXtensible Business Reporting Language）是為了企業財務報告而發展起來的標記語言，是應用于財務信息、報表與分析資料等的網絡傳輸格式標準。XBRL為財務機構準備、公布各種格式的財務報表、可靠地抽取和自動交換公開發行公司的財務報表及其他信息提供了標準化方法。
　　目前，XBRL 已經由XBRL 國際指導委員會倡導并推動其發展，國際上許多證券交易所、會計師事務所和金融服務與信息供應商等機構已經采用或準備采用該項標準和技術。
　　在中國會計學會主辦的（2004年、2005年、2006年）全國會計信息化年會上，對于XBRL的理論和實踐，都有相關的研討。上海證券交易所和深圳證券交易所已經開始了XBRL技術的研究和試驗。上海證券交易所于2005 年5 月正式獲準成為XBRL 國際組織的會員。在會計信息化的進程中，必將建立中國的XBRL標準。從而做到會計信息的標準化發布。
　　
　　
　　二、會計數據和信息資源的共享和充分利用
　　
　　解決了會計數據和信息的標準化問題之后，在相應的政策法規和數據維護與計算機網絡數據安全的保障之下，利用數據倉庫、聯機分析處理和數據挖掘等技術，就可以使會計數據和信息在企業各個部門之間、上下級單位之間、社會各相關權益人之間，按照授予的各級權限，進行真正的社會化共享。
　　對會計數據和會計信息資源進行企業內、外部的加工使用，既可以在社會化的廣度上，也可以在信息化的深度上進行共享和再加工利用。
　　
　　（一） 在社會化的廣度上進行共享和加工利用
　　社會經濟聯系的數據結構是網絡狀態的，由各個行業的某一類數據向上游搜索，可以到達最初原材料的生產行業（例：采礦業）；從一個產品向下游搜索，可以到達各個最終用戶（例：消費者）。從一個地區或者一個國家的范圍觀察，匯總分析會計數據，能夠反映各個行業之間的物資、資金的運動過程，可以在分析研究社會經濟活動的情況方面，發揮很大的作用。
　　經濟信息統計管理和經濟調控機構可以通過會計信息共享，由社會經濟活動的原始經營交易數據出發，進行加工處理，不僅可以生成傳統的會計信息，而且可以得到社會經濟活動中各種物資的供需關系和各個行業之間的資源的動態變化與平衡關系，了解各種資源在國民經濟各部門、各行業和各單位之間的動態關系，可以用于預測經濟前景，輔助制定宏觀經濟政策，進行監管和調控，為經濟建設服務。
　　稅收征管機構可以通過會計信息共享，在管轄范圍內進行實時監控和統計分析，更好地完成稅收征管工作。
　　審計機構可以通過會計信息共享，對原始會計數據、中間會計數據和會計信息、發布的會計信息進行網絡化的實時審計，從而提高審計質量，降低審計風險。
　　環境保護機構可以通過會計信息共享，在管轄范圍內進行實時監控和環境會計處理，對“自然資源損耗”、“環境保護支出”、“資源環境改善收益”等數據進行核算和統計分析，及時監控企業、行業與環境的關系，更好地完成環境保護管理工作。
　　上市公司、監管機構、交易所、會計師事務所、投資者、研究機構、證券信息服務商等上市公司信息的加工者與使用者可以通過會計信息共享，對證券交易所發布的會計信息進行處理，以更低的成本、更高的效率實現信息的提取、分析和生成自己需要的信息。
　　
　　（二） 在信息化的深度上進行共享和加工利用
　　各個社會機構和單位將按照一定的權限，直接提取社會化共享的會計數據和信息資源，為財務分析系統、財務預測系統、籌資、投資、成本決策支持、股利分配決策支持系統提供第一手資料。
　　各個企業的會計數據和信息包含了企業內、外的資金變化信息和企業之間物資資源聯系等的信息。企業管理者可以對企業內的會計數據進行內部價值鏈分析，判斷如何降低成本，優化企業流程；可以對行業價值鏈進行分析，了解企業在行業價值鏈中的位置，判斷企業是否需要沿價值鏈向前或向后延伸。
　　在會計數據和信息資源的社會化共享條件下，采用數據挖掘技術，通過對歷史數據和當前數據的匯總、歸納、推理，尤其是對多維數據倉庫的數據進行聯機分析處理，可以得到各個層次的財務決策知識。
　　
　　（三）展望
　　隨著計算機網絡通訊技術和社會信息化的發展，會計數據和信息的標準化儲存與社會化共享，將規范財經信息的管理，真正解決會計信息的不對稱問題，提高會計數據和信息的可獲得性、時效性、相關性和可靠性。各行各業每天生成的和歷史積累的會計數據和信息，在社會化和信息化的共享與再加工利用的過程中，必將被充分挖掘和利用其潛在的巨大價值，從而產生更大的經濟效益和社會效益。