淺談出納員在企業貨幣資金內部控制中的職責

　　[摘要]出納員是貨幣資金內部控制的關鍵崗位，明確其職責，加強對其的制衡，對于保證企業貨幣資金的安全完整，有著十分重要的意義。
　　
　　出納員是專門負責企業貨幣資金收支保管的人員，是企業貨幣資金內部控制機制中的關鍵崗位之一。為了保證這一關鍵崗位的人員能真正起到保證企業貨幣資金安全完整和有效使用的作用，企業不僅要根據德才兼備的原則選擇誠實勝任的人員擔任出納員，而且要根據《中華人民共和國會計法》(以下簡稱《會計法》)和財政部頒布的《內部控制規范——貨幣資金》(以下簡稱《貨幣資金內部控制規范》)的要求，明確出納員的崗位職責，確保與相關崗位之間能夠實現制衡，保證貨幣資金內部控制的有效。
　　
　　一、出納員應當負責的工作
　　
　　根據《會計法》和《貨幣資金內部控制規范》的要求，企業出納員一般應負責：1．專門負責貨幣資金的收入、支出和保管。這是出納員最基本、最重要的職責，也是出納員名稱的由來。2．現金日記賬和銀行存款日記賬的登記。3．有價證券及貨幣資金收支原始憑證的購置、保管和使用工作。因為這些工作與貨幣資金收付業務密切相關、相容，規模較小的企業，這一工作可以由出納員兼任。
　　出納員專門負責貨幣資金的收支保管，意味著企業貨幣資金只能由出納員收支保管，企業其他人員都不得接觸企業貨幣資金，如果經營活動確需企業其他人員接觸企業貨幣資金，如分散收款等，除了要得到企業權力機構或高層經理批準外，還應得到出納員同意，并應當及時將有關款項交給出納員；企業貨幣資金出現短缺應當由出納員負責。
　　有的人認為，根據“錢賬分管”的原則，出納員不得兼任現金和銀行存款日記賬的登記工作。筆者認為，這是對“錢賬分管”原則的誤解。“錢賬分管原則”是經過千百年實踐檢驗，被認為是一條真理的貨幣資金內部控制原則。讓出納員既管錢又管賬，或者讓會計員既管賬又管錢，會給不法出納員或會計員通過做假賬來平衡貨幣資金收支，掩蓋貪污、舞弊行為的機會；不法出納人員或會計人員貪污舞弊后，如果金額不是特別重大，時間長了就很難查證落實。因而，這是有效的貨幣資金內部控制所不允許的。
　　但是，這里的“賬”并不是指所有的賬，而是指分類賬，特別是具有統馭作用的總分類賬以及與貨幣資金收支直接有關的收入、費用、債權、債務等明細分類賬，并不包括現金和銀行存款日記賬。因此，《貨幣資金內部控制規范》只禁止出納員兼任“收入、支出、費用、債權債務賬目的登記工作”，并沒有禁止出納員登記現金和銀行存款日記賬的登記工作。由于總賬是所有明細賬的統馭賬戶，為防止出納員已登記的總章要求會計員修改明細賬記錄情況的發生，所以，禁止出納員登記有關明細賬就意味著同時禁止出納員登記有關總分類賬。又因為總類賬一般是訂本賬，不能分工登記，所以禁止出納員登記有關總分類賬，就意味著禁止出納員登記所有的總分類賬。
　　現金和銀行存款日記賬應當由出納員登記，這樣做首先符合內部控制的要求，不會增加發生或掩蓋錯誤與舞弊的機+8Xi7Rr5zgvn0wrWfF3FaA==會；其次，有利于出納員隨時掌握貨幣資金的收支存情況，及時發現收支存中存在的問題，保證收支存的正確性；再次，稽核檢查人員通過日記賬與分類賬的相互核對，還能夠實現出納員與會計員的相互制衡，提高貨幣資金內部控制的有效性。此外，一些與貨幣資金收支沒有直接關系的明細分類賬，如存貨明細賬、固定資產明細賬等，在規模較小的企業，也可以由出納員兼任記賬。
　　
　　二、出納員不能兼任的工作
　　
　　為了防止出納員發生貪污、挪用等舞弊行為，根據《會計法》和《貨幣資金內部控制》的要求，出納員不得兼任稽核、會計檔案保管、總分類賬及收入、費用、債權、債務等明細分類賬的登記工作。
　　在錢賬嚴格分管的情況下，貨幣資金的貪污、挪用等違法、犯罪行為大多是由出納員引起的，讓出納員擔任稽核工作，他(她)就很可能知情不報，并會故意隱瞞問題，使稽核控制失效，甚至會給出納員以虛假或錯誤的稽核結果要求會計員更正正確的賬簿記錄，以掩蓋其貪污、舞弊行為的機會。所以，出納員不能兼任稽核工作。
　　讓出納員負責會計檔案保管，既有可能給不法出納員通過銷毀會計檔案進行貪污或掩蓋貪污的機會，也有可能給不法出納員運用已入檔憑證重復報銷進行貪污的機會，還會給出納員接觸賬簿，篡改賬面紀錄，以掩蓋其貪污、舞弊行為的機會。所以，這種做法也是嚴重違背“錢賬分管”原則的，是有效內部控制所不允許的。此外，出納員借閱會計檔案也要實行嚴格控制，一般不應允許出納員借閱會計檔案；出納員確有必要借閱會計檔案的，除了應辦理嚴格的節約審批手續外，還應在會計檔案保管人員在場的情況下閱讀使用會計檔案，不得獨自閱讀和保管所借閱的會計檔案。
　　最后需要說明的是，規模較大的單位，庫存現金收支存及其日記賬的登記，銀行存款收支存及其日記賬的登記，也可以由不同的出納人員分工負責。規模特別大、貨幣資金收支特別多的企業還可設立獨立的結算中心或內部銀行，集中負責辦理對下屬機構或分支機構的對外貨幣資金收支，企業財會部門設立出納員崗位只負責總公司或企業總部日常貨幣資金收支與保管及其日記賬的登