醫(yī)藥企業(yè)ＥＲＰ和ＧＭＰ實(shí)施的幾點(diǎn)建議

中圖分類號：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1006-1533(2006)12-0549-04

1醫(yī)藥企業(yè)ERP和GMP實(shí)施現(xiàn)狀

目前，世界大型醫(yī)藥企業(yè)大多數(shù)已采用了ERP(Enterprise Resource Project)系統(tǒng)，我國哈藥集團(tuán)、華東制藥、成都恩威、中美史克、云南白藥、山東魯抗、新華制藥、紫竹藥業(yè)、恒瑞醫(yī)藥、宛西制藥、華藥倍達(dá)、正大制藥等30家重點(diǎn)醫(yī)藥企業(yè)也已在不同程度上實(shí)施了ERP。隨著這些實(shí)力型大企業(yè)管理水平的不斷提升，繼續(xù)固守原有經(jīng)營模式的中小型醫(yī)藥企業(yè)將會更加步履艱難，被遠(yuǎn)遠(yuǎn)地甩在競爭對手的后面，最終在競爭中被淘汰。因此，提高醫(yī)藥企業(yè)(尤其是中小型醫(yī)藥企業(yè))的信息化管理水平已刻不容緩，并應(yīng)根據(jù)醫(yī)藥企業(yè)的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)符合醫(yī)藥企業(yè)特點(diǎn)的ERP和GMP軟件，以提高整個醫(yī)藥行業(yè)的生產(chǎn)管理和信息化水平。

2 醫(yī)藥企業(yè)GMP管理特點(diǎn)

2.1 GMP指導(dǎo)下的生產(chǎn)組織方式

藥品質(zhì)量要求嚴(yán)格，系統(tǒng)的各個環(huán)節(jié)均要嚴(yán)格按照GMP的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行設(shè)計(jì)、構(gòu)建和生產(chǎn)。醫(yī)藥企業(yè)生產(chǎn)的各種產(chǎn)成品、半成品，屬于流程連續(xù)型生產(chǎn)方式，因此，在計(jì)劃、組織、調(diào)度和控制方面要對這種特征進(jìn)行綜合考慮。

2.2 GMP指導(dǎo)下的生產(chǎn)管理

2.2.1 批號、有效期管理和追蹤顯得復(fù)雜

藥品必須用批號信息來記載其生產(chǎn)或失效日期。同時，一旦發(fā)現(xiàn)批次質(zhì)量問題，還須以最快的速度從流通環(huán)節(jié)回收相關(guān)藥品。藥品時效性強(qiáng)，須嚴(yán)格控制有效期，而傳統(tǒng)管理很難做到及時、準(zhǔn)確。醫(yī)藥企業(yè)每天進(jìn)出的商品眾多，在批號管理上需要花費(fèi)大量的精力。

2.2.2 質(zhì)量檢驗(yàn)復(fù)雜

藥品的質(zhì)量檢驗(yàn)一般包括檢數(shù)和檢量方式，物料檢驗(yàn)指標(biāo)也各種各樣，最終檢測結(jié)果也需要復(fù)雜的計(jì)算。檢驗(yàn)人員往往需要花很長的時間出具檢驗(yàn)報(bào)告，這同時也會影響物料的入庫效率。

2.2.3 庫存結(jié)構(gòu)不合理，余缺不均

醫(yī)藥企業(yè)物料眾多，每種物料特性各異。對原材料、產(chǎn)品需進(jìn)行立體倉庫管理，對倉庫中的貨區(qū)、貨位、標(biāo)簽均應(yīng)嚴(yán)格管理，能直觀地掌握物料的分倉庫、貨區(qū)、貨位的批次及狀態(tài)分布情況。而在手工管理模式下，易造成賬實(shí)不符，生產(chǎn)所需物料有余有缺。而不合理的庫存結(jié)構(gòu)也會占用企業(yè)有限的資金和保管費(fèi)用。

2.3 醫(yī)藥企業(yè)的生產(chǎn)流通的一體化管理

醫(yī)藥企業(yè)一般既要管理好生產(chǎn)、采購，也要負(fù)責(zé)藥品的銷售工作。醫(yī)藥行業(yè)的這一特點(diǎn)使制藥企業(yè)必須涉足醫(yī)藥生產(chǎn)和流通兩個領(lǐng)域，而這兩個領(lǐng)域的管理各有特點(diǎn)，如何做好這兩個環(huán)節(jié)的信息流通，是決定制藥企業(yè)經(jīng)營成效的關(guān)鍵因素。

2.4 醫(yī)藥企業(yè)的銷售模式

藥品銷售模式比較特殊，即廠家→批發(fā)機(jī)構(gòu)→醫(yī)院。而相應(yīng)的資金流動方向相反，退貨又與資金流相反。這種復(fù)雜的處理流程，需要企業(yè)及時掌握庫存、應(yīng)收賬款、資金、藥品質(zhì)量狀況，以便調(diào)整生產(chǎn)、營銷計(jì)劃。而傳統(tǒng)操作方式常造成信息失真，使銷售部門的數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)溝通障礙大，準(zhǔn)確性差，這既影響企業(yè)了解實(shí)際經(jīng)營狀況，也不利于對質(zhì)量的追蹤。

2.5 醫(yī)藥企業(yè)的應(yīng)收應(yīng)付賬款控制

醫(yī)藥企業(yè)產(chǎn)品品種多，客戶數(shù)量多，交易次數(shù)多，業(yè)務(wù)量大，同樣類型的業(yè)務(wù)，還存在多種收款方式，因此應(yīng)收賬款的管理工作量大，復(fù)雜程度高。在大量數(shù)據(jù)面前，傳統(tǒng)管理進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)勞動效率極低，致使財(cái)務(wù)及管理部門所需的各種經(jīng)營數(shù)據(jù)及經(jīng)營分析報(bào)表無法及時得到，企業(yè)難以準(zhǔn)確掌控應(yīng)收賬款的情況，易造成呆死賬。醫(yī)藥企業(yè)為了保證企業(yè)自身良好的現(xiàn)金流，往往會與供應(yīng)商協(xié)商最有利的付款條件，而對這些付款方式的執(zhí)行也需進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控。如果沒有很好的信息記錄和追蹤，很難實(shí)現(xiàn)此管理目標(biāo)。

2.6 醫(yī)藥企業(yè)的價格體系處理

藥品價格體系復(fù)雜。國家規(guī)定有批發(fā)價、零售價，企業(yè)內(nèi)部有調(diào)撥價、實(shí)際批發(fā)價、實(shí)際零售價。對于不同客戶有不同的價格設(shè)定，對于同一客戶同一品種還有不同價格策略。如此眾多的信息，手工管理手段是難以有效維護(hù)的，這最終將影響到流通環(huán)節(jié)的效率。

總之，針對這些管理特點(diǎn)，醫(yī)藥企業(yè)不能照搬國外或其他行業(yè)的ERP系統(tǒng)，而應(yīng)建立符合自身特點(diǎn)的ERP和GMP系統(tǒng)。

3醫(yī)藥企業(yè)ERP和GMP實(shí)施的幾點(diǎn)建議

3.1 合理選擇ERP軟件

我國醫(yī)藥企業(yè)實(shí)施ERP一般以購買軟件為主。企業(yè)在購置軟件時，首先在分析企業(yè)存在的管理問題的基礎(chǔ)上，提出詳細(xì)的需求，根據(jù)需求尋找適合自己的產(chǎn)品，不能盲目追求先進(jìn)和全能，關(guān)鍵要看軟件供應(yīng)商對醫(yī)藥行業(yè)GMP、 GSP和GLP等管理要求和醫(yī)藥市場營銷特點(diǎn)的了解和成功經(jīng)驗(yàn)。在中國，能編寫軟件的人才很多，ERP也可以復(fù)制，但經(jīng)驗(yàn)是不能復(fù)制的，而且既能編寫軟件又了解醫(yī)藥行業(yè)的復(fù)合型人才不多，因此，ERP實(shí)施成功的經(jīng)驗(yàn)和對醫(yī)藥行業(yè)的認(rèn)識非常關(guān)鍵，否則即使是再先進(jìn)的管理系統(tǒng)也難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

在對ERP軟件選型時，不能片面追求功能全面的軟件或性能存在問題的便宜軟件。醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)該對軟件公司與軟件產(chǎn)品的功能及信息技術(shù)、ERP產(chǎn)品的完整性、產(chǎn)品客戶的案例、軟件售后服務(wù)及服務(wù)體系及涵蓋地區(qū)進(jìn)行了解與對比，另外在考慮企業(yè)預(yù)算的基礎(chǔ)上，注意ERP軟件分析、優(yōu)化、適應(yīng)流程變化等方面的功能，對企業(yè)管理決策的支持程度，以及ERP功能的穩(wěn)定性。對于適合醫(yī)藥行業(yè)特點(diǎn)的軟件，要研究該軟件與本企業(yè)現(xiàn)行管理方式的一致性，是全部模塊能用還是部分模塊能用，是否需要二次開發(fā)，開發(fā)的工作量多大。一般市場上銷售的 ERP軟件與企業(yè)的實(shí)際需求總有一定的差別，是企業(yè)改變自身的管理方式和組織機(jī)構(gòu)去適應(yīng)軟件，還是修改軟件使其適應(yīng)企業(yè)當(dāng)前的實(shí)際運(yùn)行模式，需要通過市場調(diào)研加以分析判斷，并且要與軟件供應(yīng)商溝通，協(xié)調(diào)一致，選出最符合自身情況的信息化解決方案。

不僅軟件的選型極為重要，而且軟件供應(yīng)商和服務(wù)提供商的實(shí)力和服務(wù)也非常關(guān)鍵。例如哈藥集團(tuán)選擇了Oracle軟件和利瑪公司作為ERP實(shí)施服務(wù)提供商，但該公司此前沒有實(shí)施Oracle的ERP系統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)，哈藥集團(tuán)本身也對ERP認(rèn)識不足，結(jié)果ERP的實(shí)施從2002年3月開始就已經(jīng)陷入停頓狀態(tài)，項(xiàng)目被迫中斷^[1]。不同的企業(yè)有著不同的需求，世上沒有一套萬能的ERP，所以，隨著醫(yī)藥企業(yè)的發(fā)展和需求的改變，要求ERP供應(yīng)商提供長期服務(wù)，并滿足企業(yè)不斷變化的需求。因此，醫(yī)藥企業(yè)要把廠商的實(shí)力和客戶服務(wù)品質(zhì)作為選型的重要指標(biāo)。

與其它行業(yè)相比，醫(yī)藥行業(yè)有其自身的特點(diǎn)，即使同為醫(yī)藥企業(yè)，還存在著同行業(yè)間的差異化問題，企業(yè)需要真正成熟的、適合自身的管理系統(tǒng)，而不一定要最先進(jìn)的。因此，系統(tǒng)供應(yīng)商的配合、系統(tǒng)的實(shí)施以及今后的應(yīng)用、升級等，都將是決定整個ERP建設(shè)成敗的重要因素，都需要企業(yè)和供應(yīng)商雙方的努力。

3.2 加強(qiáng)醫(yī)藥企業(yè)對ERP系統(tǒng)的正確認(rèn)識和適應(yīng)性

3.2.1 加強(qiáng)醫(yī)藥企業(yè)對ERP系統(tǒng)的正確認(rèn)識

實(shí)施ERP的根本目的，是通過信息集成來提高企業(yè)管理與運(yùn)營的效率，實(shí)現(xiàn)資源的全面整合，進(jìn)而將引發(fā)企業(yè)管理思想、管理體制的全方位變革。

為確保ERP的順利實(shí)施，醫(yī)藥企業(yè)高層管理人員首先在思想上必須認(rèn)識到ERP不僅僅是一套先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，它更多地涉及了企業(yè)管理的變革，因而要充分做好變革的準(zhǔn)備與設(shè)計(jì)；ERP只是提高管理效率的工具，不斷提高人員素質(zhì)和加強(qiáng)、規(guī)范管理的基礎(chǔ)工作是ERP發(fā)揮作用的前提，應(yīng)以過程為導(dǎo)向并發(fā)揮人的能動性、適應(yīng)性；ERP的實(shí)施效果是長期的、隱性的，企業(yè)必須做好長期投入的準(zhǔn)備，樹立企業(yè)整體觀念，不可急功近利。另外，還要在行為上深度參與和堅(jiān)決支持，全面認(rèn)識ERP系統(tǒng)實(shí)施所需的條件以及要達(dá)到的目標(biāo)，切實(shí)參與到系統(tǒng)實(shí)施的全過程，配合技術(shù)人員做好計(jì)算機(jī)與管理知識方面的綜合運(yùn)用，有效達(dá)到資源優(yōu)化配置的目標(biāo)^[2]。

3.2.2 加強(qiáng)醫(yī)藥企業(yè)對ERP系統(tǒng)的適應(yīng)性

ERP是對企業(yè)的信息集成，它應(yīng)用到企業(yè)各方面，涉及到每一個員工，更要求全體員工的積極參與，各負(fù)其責(zé)。因此，在ERP實(shí)施過程中，必須加大培訓(xùn)力度，抓好各層次人員的技術(shù)培訓(xùn)，借助培訓(xùn)手段統(tǒng)一認(rèn)識，提升管理理念和技術(shù)技能。首先，要加強(qiáng)對企業(yè)決策層的培訓(xùn)，將ERP應(yīng)用比較成功的企業(yè)為例，研究其經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，重在提高企業(yè)決策層對ERP的全面理解；其次，要加強(qiáng)對高中級管理人員、IT部門負(fù)責(zé)人和技術(shù)骨干的培訓(xùn)。對管理人員加強(qiáng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)操作及軟件使用的培訓(xùn)，使其能對系統(tǒng)運(yùn)用自如，提高系統(tǒng)的工作效率，對IT人員加強(qiáng)基礎(chǔ)管理知識的培訓(xùn)，使其結(jié)合兩方面的知識，對系統(tǒng)有更貼切的認(rèn)識；另外，還應(yīng)增強(qiáng)企業(yè)全員信息化意識，廣泛開展信息技術(shù)和操作能力培訓(xùn)，提高企業(yè)廣大員工的綜合素質(zhì)；并且，要增強(qiáng)培訓(xùn)的實(shí)效性，有針對性地設(shè)計(jì)培訓(xùn)方案，并組織相關(guān)領(lǐng)域的專家資源為企業(yè)提供培養(yǎng)基地或培訓(xùn)服務(wù)。

還應(yīng)注意到，沒有員工的積極、有效參與，任何先進(jìn)技術(shù)和管理手段都只能流于形式。企業(yè)實(shí)施ERP時，縮短流程必然會產(chǎn)生精簡人員，一定會遇到阻力，員工必然會面臨調(diào)整和重新學(xué)習(xí)的壓力，這時，加強(qiáng)溝通與教育顯得十分重要。

要想成功運(yùn)用ERP系統(tǒng)并使其發(fā)揮作用，必須先對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)和優(yōu)化，減少一切不增值的無效作業(yè)，以確保企業(yè)有一個科學(xué)規(guī)范的業(yè)務(wù)流程和管理基礎(chǔ)并在此基礎(chǔ)上對企業(yè)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，實(shí)現(xiàn)扁平化管理，通過強(qiáng)化企業(yè)管理來確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，加快響應(yīng)速度，同時加快各種信息流的流速，加大流量，從而全面提高企業(yè)效益，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)的整體資源的有效利用與管理，保證業(yè)務(wù)流程最優(yōu)化。

數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時與完整是實(shí)施ERP系統(tǒng)成功的重要因素之一。一些醫(yī)藥企業(yè)由于管理欠規(guī)范，以及GMP對文件資料要求，準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的工作量較大。因此，醫(yī)藥企業(yè)要保證靜態(tài)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和動態(tài)數(shù)據(jù)的及時性，嚴(yán)格制定數(shù)據(jù)編碼和管理規(guī)范，不斷更新和反饋數(shù)據(jù)信息，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率^[3]。在要求系統(tǒng)自身的嚴(yán)密性的同時，也要求操作使用上的準(zhǔn)確性，ERP系統(tǒng)的所有操作人員都必須按照規(guī)范的工作程序和方法，嚴(yán)格操作。由于ERP是集產(chǎn)、供、銷于一體的系統(tǒng)，各操作模塊間關(guān)系密切，當(dāng)一個部門維護(hù)完數(shù)據(jù)后，相應(yīng)的其它數(shù)據(jù)也應(yīng)維護(hù)，但如果沒有或不及時通知相應(yīng)部門，則會使系統(tǒng)數(shù)據(jù)不完整，系統(tǒng)中就會存在“數(shù)據(jù)死角”，使系統(tǒng)的運(yùn)行不通暢，因此必須加強(qiáng)部門之間的溝通。

3.3 制定行之有效的ERP和GMP系統(tǒng)實(shí)施策略

3.3.1 重視管理需求分析，進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)劃

醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)根據(jù)所處的發(fā)展階段，分析對ERP系統(tǒng)的實(shí)際需求，選擇所需的ERP系統(tǒng)功能模塊。管理需求應(yīng)該由熟悉企業(yè)實(shí)際管理業(yè)務(wù)的人員來分析總結(jié)，從企業(yè)的業(yè)務(wù)流程入手，結(jié)合技術(shù)上的發(fā)展，制定應(yīng)用ERP系統(tǒng)所期望達(dá)到的目標(biāo)，確定系統(tǒng)的實(shí)施階段和實(shí)施周期，規(guī)定鑒別項(xiàng)目實(shí)施成功的評價方法，使管理需求與企業(yè)今后的發(fā)展規(guī)劃緊密地結(jié)合起來，為 ERP系統(tǒng)的實(shí)施奠定基礎(chǔ)。

規(guī)范、嚴(yán)格的項(xiàng)目管理一方面要制定詳細(xì)、系統(tǒng)、務(wù)實(shí)和動態(tài)的項(xiàng)目規(guī)劃，適應(yīng)環(huán)境的不斷變化，同時確保對項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行透徹分析；另一方面，應(yīng)將ERP軟件的實(shí)施分解為幾個小的部分，每次集中精力迅速完成其中一部分，然后再在適當(dāng)?shù)臅r候完成其他部分。如果試圖同時完成所有的項(xiàng)目目標(biāo)，只會造成重復(fù)勞動，費(fèi)時費(fèi)力。并且每實(shí)現(xiàn)一個目標(biāo)就要進(jìn)行一次評估，確保整個項(xiàng)目能得以控制。

3.3.2 組建項(xiàng)目組，有效利用專業(yè)咨詢公司

ERP的實(shí)施是一項(xiàng)長期、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，企業(yè)必須設(shè)立正式編制，配備專業(yè)人員長期從事ERP的推進(jìn)和完善工作。

組建項(xiàng)目組包括小組結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目經(jīng)理和成員、建立項(xiàng)目管理規(guī)范，還要對項(xiàng)目經(jīng)理充分授權(quán)，以確保ERP能夠順利推進(jìn)并被有效地執(zhí)行下去。但要防止企業(yè)員工在變革中的思維定式等問題，影響流程的優(yōu)化與變革，成為新的障礙。

要選擇合適的咨詢顧問。對于沒有ERP經(jīng)驗(yàn)的醫(yī)藥企業(yè)來說，實(shí)施ERP的過程中離不開顧問公司的指導(dǎo)。由于實(shí)施企業(yè)開始缺乏熟悉ERP軟件的人員，對可能涉及的業(yè)務(wù)調(diào)整也缺乏指導(dǎo)性的意見，顧問公司能很好地承擔(dān)這一角色，提供從項(xiàng)目管理、業(yè)務(wù)重整到技術(shù)支持和多層次員工培訓(xùn)的服務(wù)，準(zhǔn)確診斷企業(yè)的關(guān)鍵問題、確定企業(yè)需求并據(jù)此提供整個ERP系統(tǒng)建設(shè)的設(shè)計(jì)思路，為ERP系統(tǒng)的成功實(shí)施提供強(qiáng)有力的保障。由于咨詢公司有自己的利潤指標(biāo)與價值標(biāo)準(zhǔn)，會根據(jù)自身情況判斷事情的重要程度，因此，應(yīng)選擇合適的合作伙伴，并及時做好溝通工作。

要強(qiáng)化學(xué)習(xí)能力，以確保專家的知識向企業(yè)轉(zhuǎn)移。由于專家最終要退出企業(yè)，ERP的正常運(yùn)轉(zhuǎn)畢竟要由企業(yè)來具體執(zhí)行和不斷調(diào)整，甚至進(jìn)行再次開發(fā)，因此企業(yè)的專業(yè)人員不可過分依賴專家，要通過培訓(xùn)和積極介入具體工作充分吸收相關(guān)知識并掌握有關(guān)技能，確保項(xiàng)目結(jié)束時能有一批高素質(zhì)的專業(yè)化ERP應(yīng)用隊(duì)伍。

3.3.3 嚴(yán)格監(jiān)控實(shí)施過程，建立風(fēng)險管理機(jī)制

ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中存在許多風(fēng)險和障礙，這些風(fēng)險可能會來自員工甚至中層管理者對變革的抵觸，來自系統(tǒng)自身的各種復(fù)雜因素，來自理念的沖突，來自自身基礎(chǔ)的薄弱等。因此醫(yī)藥企業(yè)對此要有充分的估計(jì)和認(rèn)識，并在資源上做好準(zhǔn)備，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險加以預(yù)防，建立一套行之有效的風(fēng)險管理機(jī)制，從而提高ERP項(xiàng)目的實(shí)施成功率，最終提高醫(yī)藥企業(yè)的管理水平。

另外，還應(yīng)認(rèn)識到，在項(xiàng)目整個生命周期中風(fēng)險的影響力可能會發(fā)生變化，任何變化可能都需要進(jìn)行額外的分析。為了控制風(fēng)險，還要對實(shí)施過程進(jìn)行有效監(jiān)控：要加強(qiáng)流程設(shè)計(jì)的控制環(huán)節(jié)，確保ERP正式運(yùn)行后各項(xiàng)業(yè)務(wù)處于有效的控制之中，避免遭受人為損失；進(jìn)行全方位的系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)，如限制網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)訪問權(quán)限、監(jiān)控病毒與非法入侵、追蹤數(shù)據(jù)更改、建立數(shù)據(jù)異地遠(yuǎn)程備份和恢復(fù)機(jī)制及系統(tǒng)崩潰后手工處理業(yè)務(wù)、健全主機(jī)房的安全管理規(guī)章和對系統(tǒng)管理員的有效監(jiān)督等，從而確保階段成果達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，ERP系統(tǒng)發(fā)揮最大效用。

參考文獻(xiàn)

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(收稿日期：2006-09-27)