電算化會計教學中憑證輸入和摘要輸入的處理方法

摘 要 通過對不同會計軟件處理方法的分析比較，分別為電算化會計教學中的憑證輸入和摘要輸入尋求較為簡便且適用的處理方法。

關鍵詞 電算化會計； 憑證； 輸入

中圖分類號：F232文件標識碼：B 文章編號：1671-489X（2006）11-0045-02

Handling Methods of Voucher and Abstract Input in Electronic Account Teaching//GongWurong

Abstract Through the analysis and comparison of the handling methods in different

accounting software， the anthor finds easily applied handling methods in voucher and abstract input of electronic account teaching separately.

Key Wordselectronic account；voucher；input

Author’s address No.1 Vocational School of Nanchang，330002， Nanchang， China

在電算化會計教學中，我們經常教學生使用不同的會計軟件，以便使學生熟悉各種會計軟件的處理方法。但會計軟件不同處理方法也不同。從表面上看這是很正常的，但實際上，處理方法的不同將直接關系到使用者的操作是否方便，有的甚至關系到數據的正確性。因此，有必要在深入分析的基礎上，尋求一種較好的方法。

1 憑證輸入采用記賬憑證還是原始憑證

目前大多數會計軟件都采用記賬憑證輸入法，即原始憑證先由人工填寫成記賬憑證，再輸入計算機。有人提出，既然是電算化，何不把原始憑證直接輸入計算機，計算機再根據原始憑證自動生成記賬憑證實現該功能只需編一個原始憑證生成記賬憑證的程序即可，這樣可以節省大量的人力。但筆者認為，此方法并不可取，因為原始憑證的輸入速度遠不及記賬憑證。記賬憑證是人工編制的，有統一的格式，輸入時屏幕上顯示的輸入畫面可以設計成與記賬憑證完全一致。輸入項也是固定的，如編號，摘要，借方科目、金額，貸方科目、金額等欄目。這樣輸入速度會很快。而原始憑證卻是五花八門，沒有統一的格式，項目名稱及多少也不一樣。屏幕上顯示的輸入畫面不可能設計成與所有原始憑證的格式都相似。這樣當大量原始憑證輸入時，輸入人員還必須逐一選擇數據以確定輸到什么項目中，輸入速度必然大打折扣。而且因不便隨時審核，出錯的可能性也較大。所以采用記賬憑證輸入，仍不失為一種較好的方法。目前大多數會計軟件都采用此法。

如果有人一定要采用原始憑證輸入，或者已經編好原始憑證生成記賬憑證的程序，而且相當可靠實用，筆者認為不妨采用原始憑證分類輸入的方法。這種方法就是把原始憑證按內容格式分成若干類，每類設計一種屏幕輸入畫面，與該類原始憑證的內容格式保持一致。假如分成五類原始憑證，就設計五種輸入畫面。輸入前把原始憑證按類分好。輸入時屏幕先顯示憑證類別菜單，用戶選定類別后，顯示出該類原始憑證的輸入畫面。用戶把該類原始憑證全部輸完后再選另一類別輸入，直到把所有原始憑證輸完。這種方法由于輸入畫面和原始憑證的內容格式基本一致，可以減少出錯，提高速度。

有的會計軟件采用原始憑證輸入，但屏幕顯示的卻是記賬憑證的畫面，即輸入后就成為記賬憑證。這種方法，雖然不用人工編制記賬憑證，也不用計算機自動生成記賬憑證，但此法實際上是編制記賬憑證和輸入一次完成，即兩項工作同時進行，速度慢，容易輸錯，憑證審核也不便。因而這種方法也不理想。

2 輸入摘要用什么方法好

在憑證輸入過程中，為了提高摘要的輸入速度，有關人員創造了一些簡便方法。目前會計軟件中常用的摘要輸入法大體有三種：直接法、查找法和代碼法。直接法是最原始的方法，就是用拼音或五筆字形等方法直接輸入中文摘要。由于輸入速度慢，此方法不可取，但是當用其他方法不能實現時又不得不用。查找法是把計算機中現成的中文摘要顯示出來供查找，用戶選中一個就實現輸入。代碼法是用輸入代碼來實現中文摘要的輸入。查找法和代碼法都比直接法方便，下面就談談這兩種輸入法。

查找法的關鍵是縮小顯示范圍。如果每次都顯示摘要庫中的全部摘要供查找，顯然并不可取。筆者認為查找法如采用分類較為方便，把摘要庫中的摘要分成十多個類別，輸摘要時計算機自動顯示一個摘要類別菜單，輸入者用鼠標選一類別后，就能顯示出該類別的所有摘要，再用鼠標選中一個摘要就可輸入。由于每類的摘要不多，查找并不麻煩。與分類代碼法相比各有優缺點。分類查找法不必記代碼，只要用鼠標點擊二次就可以實現輸入。分類代碼法雖要記代碼，但由于代碼并不難記，而且顯示范圍要比查找法小，如果代碼記熟的話，輸入速度比查找法快。就目前而言，輸中文摘要采用分類代碼法和分類查找法都比較方便實用。

代碼法是先建立一個摘要庫，其中存放所有常用摘要及其對應代碼，輸入代碼后計算機就自動從摘要庫中取出代碼所對應的摘要實現輸入。代碼法的關鍵是設計代碼，代碼不僅要易記易輸，而且成功率要高。如果成功率不高，就沒有使用價值。比如有的軟件采用漢字拼音頭作代碼，根據摘要內容輸入每個漢字的第一個拼音字母。例如“購買材料支付貨款”，輸入“gmcl?zfhk”即可實現漢字摘要的輸入。用漢字拼音頭作代碼輸子串也行，如輸“gmcl”、“mcl”、“zfhk”等都行；如果子串所對應的摘要不止一條，則用戶可在其中選擇。拼音頭作代碼確實很方便靈活，但由于成功率低而不實用。為什么成功率低呢？因為手工記賬憑證上的摘要是會計人員根據原始憑證編制的，往往與摘要庫中的摘要不完全相同，這樣就不能在摘要庫中找到、取出。例如“購買材料支付貨款”是摘要庫中的摘要，而手工憑證上的摘要可能是“購材料支付貨款”，二者雖僅一字之差，但輸入“gclzfhk” 或子串“gcl”，都不能在摘要庫中找到“購買材料支付貨款”。因此漢字拼音頭作代碼也不方便。在各種代碼輸入法中，筆者認為分類代碼易記易輸，成功率高。分類代碼是根據摘要內容把摘要分成固定資產、原材料、應收款項、在建工程等十多個類別。每個類別又各有十多條摘要，每一條摘要給它一個編號，該編號就是代碼，一個代碼對應一條摘要。假如摘要總共分成15個類別，就用1到15數字作代表，記住1到15代表什么類別是很方便的。當然也可以用其他代碼，比如用會計科目號代表類別也很易記。舉一個例子：如果要輸一條原材料類的摘要，假如原材料的類別號為3，只要輸入3，屏幕上就顯示出所有原材料類別中的摘要，然后從中選一個即可實現輸入。因每個類別中只有十條左右摘要，所以從中選一個并不麻煩。分類代碼法的成功率很高，因為只要不搞錯摘要類別，就能找到所需摘要。

筆者認為，憑證輸入采用記賬憑證輸入法，摘要輸入采用分類代碼法和分類查找法較為簡便且適用。