對企業盲目實施網絡化會計信息系統的理性思考

[摘 要] 在全球的信息化進程中，以Internet為代表的信息網絡技術正在逐步改變企業會計信息系統的運作環境和運行方式，給會計工作提供了嶄新的手段，使單機式、多機式的會計信息系統發展成為網絡化的會計信息系統，從而提高了企業管理工作效率和對激烈競爭的應變能力。但是由于網絡化會計信息系統的實施需要耗費大量的資源和時間，還要面對網絡開放帶來的會計信息和系統安全的風險，企業不能盲目實施，應當在實施效益和經濟成本之間尋求平衡，力爭以有限的資源取得最優的效益。

[關鍵詞] Internet；會計信息系統；效益分析；成本因素

[中圖分類號] F232

[文獻標識碼]A

[文章編號]1673-0194(2006)10-0033-04

隨著計算機技術的飛速發展，計算機系統和網絡已經成為信息化企業的重要通信保證。一方面以Internet為代表的開放的、自由的、國際化的網絡技術已普遍地運用到會計業務處理中，各計算機用戶可以通過互聯網快捷地傳送或取得各種信息，改變了會計信息的處理和存儲方式，為會計工作提供了嶄新的手段，給企業帶來了前所未有的會計與業務一體化處理和實時監控的優越性；另一方面信息網絡的開放性和共享性也對會計信息系統安全帶來了前所未有的風險和挑戰。

一、網絡化會計信息系統的實施現狀

在全球的網絡化熱潮沖擊下，企業信息化正在迎來一個空前的繁榮階段，我國許多企業正積極規劃本企業的信息化建設，并把它當作企業發展戰略的一部分或影響發展戰略的一個重要因素來加以考慮。通過信息化提升國際競爭力、加強管理、提高效率、與國際接軌已經成為越來越多企業家的共識，而建立網絡化會計信息系統也就自然成為眾多企業的不二之選。但是，從現狀來看，我國電算化會計信息系統并沒有完全普及，還有部分企業仍停留在手工操作水平上。據不完全統計，目前大中型企業電算化的普及率是60%~80%，中小型企業不到30%。而作為實施會計信息系統的基本構件，也是實施關鍵之所在的財務軟件多以核算型為主，在硬件體系結構上也多以單機或多機結構為主。許多本身缺乏先進管理理念卻不顧一切投資上馬網絡化會計信息系統的企業，往往由于管理跟不上、會計人員的知識技能跟不上、網絡風險意識跟不上，致使對會計信息系統的使用不充分，局限于會計核算功能，財務管理和決策分析功能的使用率很低；在系統安全方面束手無策，導致了投資過大而實施成功率卻不高的狀況。以ERP軟件為例，有關數據顯示，國內ERP全部上線的成功率低于10％，局部上線的成功率低于30％。在實施網絡化會計信息系統的企業中究竟有多少是真正出于企業自身管理發展的需要呢？還是僅僅為了跟風、為了上級要求、為了不落后于同行業兄弟企業、為了企業形象……真的要上網絡化嗎？真的能上網絡化嗎？值得思考！

二、實施網絡化會計信息系統的收益分析

由于網絡化會計信息系統的強大后盾是發達的網絡系統，因此網絡技術本身的先進性，使網絡化會計信息系統確實具有單機式、多機式會計信息系統所無法比擬的優越性，給企業會計工作帶來了巨大的變革。

（一）簡化了會計業務流程，提高了會計工作效率

在傳統的會計信息系統下，會計信息的處理必須經過填制和審核憑證、登記賬簿、成本計算、財產清查等一系列過程，最后還要費時費力地編制財務報表。這種方式只能是適用于業務量較小的企業。隨著會計核算業務量的增大、業務種類尤其是跨國業務的增多、對會計信息的分析與研究要求的深入，傳統處理方式難以完成現有會計核算工作。而網絡化會計信息系統可以實現會計數據的分散輸入，如對于憑證錄入工作量很大的企業可以在分布于網絡內的多臺微機上同時進行憑證錄入，系統則自動將其存入網絡文件服務器。這種在不同的網絡工作站上錄入，在同一服務器上存貯的方式既可以保證憑證的及時錄入，又可以保證數據存貯的統一。系統自動采集已錄入的憑證，按設定的會計處理方法和流程，自動登賬和生成會計報表，還可以通過財務分析子系統對會計信息進行分析。系統內部自動編制科目匯總表、試算平衡表以及匯總記賬憑證等，取消不必要的中間數據存儲。系統改變了會計工作的內部稽核關系，賬證、賬賬、賬表間相互驗證的核對關系不復存在，從而減輕了財務人員的勞動強度，提高工作效率。

（二）網絡化的高度共享化提高了資源使用效率

單機式結構不能實現數據共享，常常會出現系統中有的設備忙得不可開交，有的卻負荷明顯不足的狀況，一些高檔設備如高速打印機、大容量存儲設備等由于不能共享，而使設備閑置，造成浪費。多機結構雖然可以實現數據共享，但擴展能力有限，可靠性較差。而網絡化會計信息系統配有一臺高性能的微機作為服務器，用檔次低的作為工作站，若干普通工作站可以在網上共享CPU高速度的運行和文件服務器大容量的內存，可以共享服務器的各種硬件、軟件，從而提高了企業資源的使用效率。

（三）會計信息的高度集成化使管理成本降低，提高了管理水平和管理效率

網絡化會計信息系統的各個子系統及功能模塊之間既相互獨立，又協同處理會計事項，改變了財務信息的獲取與利用方式。當業務事項發生時，網絡化會計信息系統可以直接調用有關數據信息，將各種信息實時傳輸到財務部門，憑借計算機的強大處理能力實現會計和業務一體化處理。在實現會計核算功能的同時，能夠幫助企業完成遠程報賬、在線查賬與對賬、在線審計、在線資金調度、在線財務管理、在線交易等職能，使企業進入無紙化會計核算階段。由于會計信息不必全部采用傳統的書面形式，就節省了紙張的開銷；由于重要文件被保存到光盤等磁性介質上，體積小，質量輕，就節省了會計檔案存放的空間和家具設備的開支；由于網絡化可以任意使用網絡上其他計算機內的資料實現資源共享，對于跨地區的集團公司來說，總部人員可以隨時調出子公司或分公司的各種賬目進行檢查、審核以及編制合并會計報表。部門之間數據的相互交流更為通暢，縮短了會晤時間和資料傳遞的在途時間，從而降低了內部管理成本，提高了管理效率。

（四）網絡化的實時反饋降低了運營成本

企業可以利用基于互聯網的電子郵件系統、文件傳輸（FTP）服務，進行與外部客戶、供應商之間，尤其是與外地以及國外企業之間的通訊往來，無論詢價、交易、結算、支付、催賬均可通過網絡，大大縮短了數據傳輸的周期，可以節省大量的通訊費用。憑借網絡的傳輸能力，企業財務部門還能夠將會計信息實時傳送給財政部門、稅務部門、統計部門、證券機構等外部信息使用者，進行網上報稅繳稅、網上報送統計資料、網上證券投資，可以節省大量的手續費用。

（五）提升了企業價值，增大了企業可持續發展的空間

網絡化會計信息系統的實施提高了員工隊伍的業務素質，改變了會計人員的知識結構。網絡化會計信息系統的實施還在一定程度上代表了企業信息化建設水平的高低，增加了企業的科技含量，改善了企業的形象，提升了企業的整體實力，為企業的可持續發展奠定了基礎。

三、實施網絡化會計信息系統的成本因素

網絡化會計信息系統所具有優越性能給企業運作帶來良好的效益是肯定的，這也是企業爭相上馬網絡化會計信息系統的動因。但是網絡化會計信息系統是在網絡環境下運行的，對軟硬件配置要求較單機和多機結構要高，不可避免會遇到許多新的問題，發生各項成本，給企業帶來較大風險。網絡化會計信息系統的成本主要根據系統在取得、運行、維護、管理、輸出、開發等方面的資金耗費以及人力、能源的消耗和使用來確定。從經濟學角度，成本因素不僅僅是由投入的資本、人員、房屋建筑物等顯性成本構成的會計成本，還有機會成本。

（一）實施網絡化會計信息系統的現實成本

1. 軟硬件初始投入成本。網絡化會計信息系統軟硬件初始投入成本包括計算機、外圍設備、網絡設備、服務器、工作站、通訊設備、計算機房等硬件設施的購置支出以及系統軟件、應用軟件、會計軟件開發工具、數據庫系統等軟件的購買（或自行開發）開支。由于不同版本軟件的安裝和運行對硬件的配置要求各不相同，因此軟件成本的高低在很大程度上與硬件的功能結構密切相關，一般說來網絡結構的初始投入要遠遠大于單機結構或多機結構的初始成本。而且網絡化會計信息系統如果要與企業原有內部網連接，就還需要另外的軟件，可能要承擔內部聯網相應的軟件開發成本。

2. 數據準備成本。從手工或單機、多機結構過渡到網絡化會計信息系統，由于數據格式、數據接口不同，數據庫被加密等原因，以前的會計信息可能不能馬上被網絡化會計信息系統所用，將原有系統中的數據導入新系統是實施成敗的重要步驟，需要企業從信息格式、信息內容等方面制定出統一的標準與規范。從一級科目開始逐級整理會計科目，清理各賬戶余額；進行財產清查核對賬實，進行賬賬、賬證相符性核對；清理往來賬戶和銀行賬戶，對賬齡過長的呆賬進行處理和沖銷，對銀行賬中的未達賬項也要做出處理；按新系統的要求重新進行編碼設計；進行會計核算方法的確定和選擇；將客戶資料、供應商資料、產品資料、部門資料、職員資料等由舊系統轉換到新系統的資料庫中，使之與新系統實施過程時所要求的數據格式相匹配，最后還要將會計科目初始數據導入新系統。完成這一系列資料的轉換，相應地需要支出一定的數據收集、數據整理、數據錄入費用。

3. 系統測試成本。網絡化會計信息系統并非將數據導入后即可進入正常運行階段。在進行正常運行之前必須測試系統的運行效果，通過新舊系統的數據一致性以檢查新系統核算結果的正確性、人員分工及崗位設置的合理性、建立更為完善的內部管理制度。在測試過程中原有系統還要保持正常運行，這樣必然造成人力和物質上一定量的重復投入。而且一旦新系統測試結果與原系統核算的數據不一致，將不能投入正常運行，可能還要付出推翻重來的昂貴代價。

4. 人力資源成本。人力資源成本包括人員配置成本和人員培訓成本。網絡化會計信息系統的實施需要會計人員既是一名高水準的會計師又是一名出色的計算機操作員，能熟練掌握會計軟件的相關操作。企業除了設置基本會計崗位外，還要配備電算會計崗位，尤其是與網絡管理相關的崗位（包括系統操作員、網絡管理員、網絡維護員、軟件開發員等），無論從外部引入或是內部選拔技術人員都勢必新增一定的人員工資及福利費用。同時，會計人員素質良莠不齊，人員知識結構不合理，大多數只懂得開機使用財務軟件，對計算機的軟硬件知識了解甚少，經常面對錯誤操作束手無策，企業要對擬上崗人員實施必要的崗前培訓。此外，IT技術更新速度快，為了讓已在從事網絡化會計信息系統操作的人員及時跟上技術的變化和進展，企業還需要花費在崗培訓費用對員工進行網絡知識和計算機安全知識的培訓。

5. 系統維護成本。為保證系統的健康運行，還必須加強對軟硬件以及網絡系統的日常維護。系統維護成本包括網絡信息傳輸費用、軟硬件維修保養成本、軟硬件更新費用。其中網絡信息傳輸費用含有需要支付的網絡入網費、網絡服務費和網絡使用費；軟硬件維修保養成本又包括了維護人員的工資及福利費用、維護人員的培養費、計算機耗材、機器維修、配件更換以及購買系統安全維護軟件的費用；當系統運行速度明顯減慢、數據空間跟不上企業規模擴張或者企業業務變化時，網絡設施與信息系統將面臨升級，還需要支付一大筆升級投入。此外，由于計算機技術更新很快，或者企業的發展戰略、組織結構、業務流程發生了重大的變化，初始投入時購買的最新軟硬件設備在一兩年之后就有可能不再適應新的網絡環境和企業需要，整個信息系統必須做出相應調整，二次投入資金更新軟硬件也是需要考慮的問題。

6. 風險管理成本。由于大量的會計信息通過開放的Internet傳遞，網絡上任意一臺計算機都可獲得其他聯網計算機的信息資源，使傳統會計系統中采用的崗位分工的內部牽制無法發揮效力，憑證、賬簿、報表間相互驗證的核對關系不復存在，而用于存儲會計信息的磁性介質又不同于紙張，它不易實施簽字，易被不留痕跡地改動，所以企業運行網絡化會計信息系統時，不可避免地處于風險之中。人為的失誤（誤格式化、誤刪除）；非法用戶進入網絡系統進行違法操作；偷盜密鑰進行假冒攻擊；網絡黑客用程序和病毒攔截信息；惡意代碼（病毒、蠕蟲）侵害；不良信息入侵；意外事件與災難威脅（自然災害、系統環境和條件的改變）等都是網絡化系統的安全隱患，在網絡環境下隱蔽性更強，破壞性更大，傳播速度更快，能對會計數據進行毀滅性的破壞甚至破壞電腦硬件。企業必須加強風險管理，提高安全意識，防止或降低風險的發生。

風險管理成本包括風險評估成本和風險控制成本。先要對風險和風險產生的影響進行識別和評價，對系統的特征進行描述和分析，從而發現與系統有關的風險威脅點所在；再采取必要的安全措施，如：增添加密設置；在服務器和用戶工作站上安裝防病毒軟件加強計算機病毒檢測和查殺功能；設置防火墻、預置不良網址禁止登錄等信息過濾技術進行訪問控制；設置日常數據和系統備份程序、在機房準備滅火器、防水布、使用不間斷電源；安裝空調、散熱裝置、煙霧或火警探測器保證環境安全；安裝系統補丁應對軟件漏洞；安裝網絡監測軟件或其他分析軟件對網絡流量變化進行分析等，部署這些風險控制措施均需要付出經濟的和人力的代價。此外，網絡會產生大量的垃圾網頁、垃圾電子郵件，它們普遍包含網站鏈接，然后將惡意程序放置在網站上讓用戶下載，在用戶瀏覽器中添加非法內容，而且往往無法卸載，極大地干擾了用戶的正常工作，降低了網絡運行效率，影響了系統安全。企業一旦網絡化后，采用郵件過濾技術還將不可避免地要支付相應的信息垃圾處理成本。

7. 其他成本。主要包括系統使用過程中的能源消耗和原材料(如光盤、磁盤等磁性介質)的損耗、通信設備耗損、 折舊費、向軟件公司進行咨詢的費用以及投資網絡化會計信息系統可能發生的貸款利息等。

（二）實施網絡化會計信息系統的潛在成本

1. 協調成本。網絡化會計信息系統雖然由會計部門負責具體運行工作，但是與企業其他部門的聯系也很密切，系統的原始數據主要來自于企業其他部門，如：人員資料來自于人力資源部門；材料數據來自于物資采購部門；產品成本數據來自于生產部門；銷售收入數據來自于銷售部門。部門間的溝通與協調必然要花費相當的精力。

2. 時間成本。從制定實施規劃、配備硬件、選擇軟件、人才培訓、數據準備、系統測試直至系統正式運行，并非一蹴而就，資金投入后需要經歷一段較長的時間才能見效。

四、客觀評估企業自身條件，進行實施網絡化的成本/效益分析

成本/效益分析指的是通過對網絡化會計信息系統實施效益和運行成本之間的關系來判斷實施網絡化會計信息系統的可行性。由于企業的資源和處理安全問題的能力有限，企業必須從企業所處的行業特點、企業需求（現有企業規模和業務量、管理層對會計工作的要求是否僅僅停留在核算階段）、企業整體管理水平、企業財力和資金結構、信息技術水平（現有軟硬件配置、現有會計人員的配備和業務水平、網絡系統安全性）、外部環境的變化、競爭對手的情況等方面客觀剖析企業目前的會計工作現狀和特殊性，從實施網絡化會計信息系統支付的成本和帶來的利益兩方面進行分析，并借鑒同類企業成功實施的案例，做出是否實施網絡化會計信息系統、怎樣實施網絡化會計信息系統的正確決策。在具體分析過程中，由于各項成本的支付時期各不相同，應考慮貨幣時間價值，把它們折算到同一時間來計算，可以通過收益與成本之差額來比較絕對值，或者用兩者之比值來比較相對值，從而權衡利弊，選擇有利方案。企業只有克服盲目性，而代之以理性的思考分析，上馬的網絡化會計信息系統才能真正以其高效、便捷的優勢為企業管理決策提供支持。

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