再談會計信息化中現(xiàn)金流量表的實時編制

[摘 要]本文以用友U8為藍本，簡要介紹了信息化環(huán)境下，利用信息技術(shù)實現(xiàn)現(xiàn)金流量表實時編制的具體方法和步驟。

[關(guān)鍵詞]現(xiàn)金流量表；實時編制

[中圖分類號]F231．5 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194(2006)07-0037-03

相比資產(chǎn)負債表和損益表來說，由于現(xiàn)金流量表的編制涉及每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)，需要對每一筆業(yè)務(wù)進行分析，因此編制較為復(fù)雜，編制工作量較大，這張主表只是按照會計年度來進行編制。然而，對于處在競爭激烈的信息化環(huán)境下的企業(yè)來說，及時反映企業(yè)資金的來源和運用情況是非常重要的，因此，實時地而不只是按年度進行現(xiàn)金流量表的編制就成為財務(wù)軟件的一項重要功能。在信息化環(huán)境下，探討現(xiàn)金流量表編制理論和實踐的文章很多，本文只是從實踐的角度探討如何根據(jù)企業(yè)需要實時了解資金來源和運用情況的需求，實時進行現(xiàn)金流量表的編制。選擇的操作軟件是用友U8。

1 啟動現(xiàn)金流量表模塊

該模塊是一個獨立的模塊，沒有包含在UFO報表模塊中。在現(xiàn)金流量表日期設(shè)置中選擇按日(只分析現(xiàn)金流量表主表)，這樣就可以實現(xiàn)實時反映任意一個會計年度一段時期現(xiàn)金流量的情況。見圖1、圖2。

2 設(shè)置現(xiàn)金科目及應(yīng)收、應(yīng)付科目

雙擊“基本科目設(shè)置”菜單項(請注意是雙擊)，進行現(xiàn)金科目及應(yīng)收、應(yīng)付科目設(shè)置，在這里進行兩方面內(nèi)容的初始化，一是規(guī)定在提取現(xiàn)金流量數(shù)據(jù)時憑證借方或貸方的必有科目，通常包括現(xiàn)金(1001)、銀行存款(1002)、其他貨幣資金(1009)，在后面的核算中，在這里定義的所有科目將會以現(xiàn)金科目(科目編碼為1)的形式出現(xiàn)，從而簡化核算過程。二是由于現(xiàn)金流量表要求企業(yè)將應(yīng)收應(yīng)付賬款中的貨款和增值稅款分別核算，并將其現(xiàn)金流入、流出填列到不同的項目中去，可很多企業(yè)并沒有分別核算，這就要由用戶選擇應(yīng)收應(yīng)付科目。但如果在賬務(wù)系統(tǒng)中，已經(jīng)建立了應(yīng)收應(yīng)付科目的價稅明細科目進行核算，就不應(yīng)在此選擇，只需將其置為空，系統(tǒng)則不進行價稅分離。如果在賬務(wù)系統(tǒng)中沒有建立應(yīng)收應(yīng)付科目的價稅明細科目，則應(yīng)該在此選擇，系統(tǒng)將按“稅率設(shè)置”指定的稅率自動將選擇的應(yīng)收應(yīng)付科目的發(fā)生額分解成貨款和稅款。通常應(yīng)收科目應(yīng)該包括應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款，應(yīng)付科目包括應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款。見圖3。

3 拆分憑證

由于現(xiàn)金流量表的填報要求，本系統(tǒng)在生成現(xiàn)金流量表之前，要對企業(yè)的憑證進行一次規(guī)范性處理，用以明確每筆業(yè)務(wù)的流向。在憑證庫中保存的憑證，從借貸方的對應(yīng)關(guān)系來看包括一借一貸，一借多貸，一貸多借，多借多貸，前面3類憑證對應(yīng)關(guān)系明確，只是對于多借多貸的憑證(通常由自動轉(zhuǎn)賬方式生成)，由于憑證對應(yīng)關(guān)系不明確，必須進行拆分，據(jù)此才有可能進行現(xiàn)金流量表的取數(shù)。具體可以采用四種方式將多借多貸憑證拆分成對應(yīng)關(guān)系明確的前3類憑證：金額對應(yīng)、比例分配、月末結(jié)轉(zhuǎn)、手工拆分。拆分憑證是根據(jù)賬務(wù)系統(tǒng)形成的憑證數(shù)據(jù)，在現(xiàn)金流量表系統(tǒng)中進行處理，不會影響賬務(wù)系統(tǒng)中做過的工作，經(jīng)過拆分的憑證，只是從形式上發(fā)生了變化，各科目的金額仍與賬務(wù)系統(tǒng)相等。

憑證拆分完成以后就可以進行憑證準備，通過這步工作，系統(tǒng)將會把所有的憑證都分成一借一貸的憑證保存在一個緩存文件中，供后續(xù)根據(jù)定義的計算項目來源篩選現(xiàn)金流量使用。從操作流程來看，這兩步工作是為初始化的下一步“定義計算項目來源”作準備。見圖4。

4 定義填報項目(報表外觀)

從結(jié)構(gòu)來看，一張報表包括格式和數(shù)據(jù)兩個部分，在空間上它們是可以分離的。我們在這里定義現(xiàn)金流量表的外觀格式，包括項目名稱和行次，不涉及到各項目取數(shù)來源公式(最終形成數(shù)據(jù))的定義。填報項目是反映在現(xiàn)金流量表上的項目，系統(tǒng)已經(jīng)按財政部發(fā)行的現(xiàn)金流量表進行了預(yù)置，一般不需要改動。但為適應(yīng)特殊需求和未來變化，也可以由用戶適當(dāng)增加或修改。值得注意的是，在增加項目時必須選擇有預(yù)留行次的位置，即只可以在“行次”有間斷的項目所在單元，增加新的項目，否則“增加”按鈕將不可操作。見圖5。

5 定義計算項目來源(報表數(shù)據(jù))

在這里，對上一個步驟設(shè)置的填報項目確定取數(shù)公式和數(shù)據(jù)來源，這是整個報表編制的核心，也是最費時費力的部分，但是這項工作完成以后可以導(dǎo)出進行保存，以后各期都可以使用，因此，屬于一次性的工作。對于經(jīng)濟業(yè)務(wù)相對穩(wěn)定的企業(yè)來說，完成一次以后，將來這個步驟的工作量就會減少很多。見圖6。

對于一個計算項目，通常需要逐步定義其計算步驟。即本計算項目是由哪幾個數(shù)據(jù)、通過哪些運算步驟得到的。具體計算時用光標(biāo)在“計算項目列表”框中選中某一計算項目，再點取“增加”按鈕，將彈出“增加計算步驟”對話框。在“與上一計算步驟的運算關(guān)系”框中選擇相鄰計算步驟間的運算關(guān)系，“加”或“減”。在“說明”框中錄入對該計算步驟的文字描述，它將顯示在“定義計算項目來源”對話框中的說明位置，最后點擊“確定”按鈕，在“定義計算項目來源”對話框“計算步驟列表”中，相應(yīng)增加一條步驟。每次操作只增加一條步驟，為了表達一個完整的項目計算過程可以多次增加，增加的步驟將逐個列在“計算步驟列表”框中。如果需要刪除某計算步驟，需要從最后一條步驟開始。用鼠標(biāo)選中最后一條步驟，點取“刪除”按鈕即可。如果需要去掉其他步驟的計算公式，請先用光標(biāo)選中，然后點取“未定義”單選鈕，系統(tǒng)自動將該步驟的值默認為“零”，即與刪除效果相同。以后需要使用時重新定義即可。見圖7。

對于計算項目的數(shù)據(jù)來源，系統(tǒng)提供了五種方法：憑證分析、查賬指定、取自報表、取自總賬、未定義。(其中：對應(yīng)主表的計算項目，提供憑證分析、查賬指定、未定義；對應(yīng)附表的計算項目則五種方法都可以。)對于主表的計算項目，主要利用憑證分析來進行設(shè)置，下面主要介紹這種方法。

在使用“憑證分析”進行取數(shù)來源設(shè)置時，基本步驟是首先由用戶定義憑證的取數(shù)條件，包括：摘要、借方必有科目和貸方必有科目，然后系統(tǒng)根據(jù)指定的條件，對分析期間內(nèi)的拆分憑證進行篩選；將所有滿足條件的憑證發(fā)生額進行匯總，得到需要的數(shù)據(jù)。具體操作時在“摘要”框中錄入摘要的過濾條件，這里最好填寫準確，否則在篩選憑證時將會出現(xiàn)找不到相關(guān)憑證的錯誤，系統(tǒng)為了提高準確性，提供了模糊篩選功能。例如：您輸入了“銷售產(chǎn)品”，系統(tǒng)將篩選出所有摘要中有“銷售產(chǎn)品”四個字的憑證。點取“增加”按鈕，將彈出“增加科目”對話框，框中列出了賬務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置的所有科目，在“基本科目設(shè)置”中選定的應(yīng)收科目、應(yīng)付科目都已被拆分成相應(yīng)的貨款和稅款明細科目；新增的“現(xiàn)金科目”是在“基本科目設(shè)置”中選定的所有現(xiàn)金科目集合。如果通過憑證分析，定義了兩條取數(shù)條件相同(完全相同或包含)的計算步驟，而且它們各自與其上一計算步驟的運算關(guān)系也相同時，為了避免數(shù)據(jù)重復(fù)，系統(tǒng)只計算一次，默認行次靠前的成立。見圖8。

查賬指定設(shè)置計算項目數(shù)據(jù)來源是指用戶無法通過憑證分析得出數(shù)據(jù)時，本系統(tǒng)提供了人機交互的條件查賬界面，使您可逐步縮小數(shù)據(jù)搜索范圍，最終找到符合條件的憑證，將其數(shù)據(jù)歸入現(xiàn)金流量表的計算項目。

取自報表或取自總賬是指在生成現(xiàn)金流量表附表時，許多數(shù)據(jù)可直接來源于相應(yīng)資產(chǎn)負債表和損益表或總賬，因此系統(tǒng)提供了取自它表或總賬數(shù)據(jù)的功能。

六、生成現(xiàn)金流量表

前面的準備工作完成以后，就可以雙擊“自動計算”，系統(tǒng)將會按照用戶設(shè)定的現(xiàn)金流量表格式和取數(shù)來源自動進行報表的編制。見圖9。

在生成的現(xiàn)金流量表的最后兩行分別為“單位負責(zé)人”、“財會負責(zé)人”、“操作員”、“復(fù)核人”項，其中操作員項由系統(tǒng)自動帶人登錄時的操作員名稱。雙擊這四項所對應(yīng)的單元格，該單元格即變?yōu)榭删庉嫚顟B(tài)，用戶可根據(jù)自己的需要輸入相應(yīng)人員的姓名。

最后，系統(tǒng)在協(xié)助我們自動調(diào)平的基礎(chǔ)上還提供了手工調(diào)整的功能。如果對自動計算的結(jié)果不滿意，認為個別項目中的數(shù)據(jù)不真實，就可以通過手動調(diào)整將部分或全部數(shù)據(jù)調(diào)整到其他項目中。