基于電子商務技術的大中型企業物資供應管理系統的實現

[摘要]在分析傳統大中型企業物資供應管理系統的基礎上，結合網絡時代物資供應管理的特點，提出了電子商務條件下的物資供應管理系統邏輯模型。從供應鏈的角度將物資管理系統分成內外兩大部分，針對每一部分的特點，對內外部分系統的功能進行了分析和設計，并在實際開發過程中得到了應用。

[關鍵詞]供應鏈；電子商務；物資供應

[中圖分類號]F270．7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2006)07-0007-03

1 引 言

企業物資管理涉及需求、計劃管理、采購定貨、庫存管理、驗收入庫、使用發放及成本核算等諸方面的內容。大中型企業生產規模龐大，物資管理工作極其復雜，所需物資種類繁多，生產地點分散，并且倉庫處于不同的地理位置，庫存數量過高，將占用較多資金；庫存數量過低，有可能影響生產。因此研究在企業物資管理中如何降低消耗，優化物資采購訂貨的數量及價格，確定合理庫存，降低企業成本，增加企業盈利，已經成為企業生產經營活動的一個重要組成部分，在企業信息化建設中具有舉足輕重的地位。近年來經過眾多專家、學者及技術人員的不懈努力，企業內部的物資供應管理信息系統，無論在理論研究方面，還是系統設計開發應用方面，都已經非常成熟。但是，網絡經濟時代的到來，電子商務的出現，對傳統的物資供應管理模式產生了不小的沖擊。電子商務指的是利用簡單、快捷、低成本的電子通訊方式，買賣雙方不謀面地進行各種商貿活動。其內容包含兩個方面，一是電子方式，二是商貿活動。電子商務可以通過多種電子通訊方式來完成。簡單地說，你通過打電話或發傳真的方式來與客戶完成商貿活動，似乎也可以稱作為電子商務。但是，現在人們所探討的電子商務主要是以EDI(電子數據交換)和Intemet為手段來實現的。尤其是隨著Intemet技術的日益成熟，在技術層面上及基礎設施方面為電子商務的推廣應用提供了保障。從貿易活動的角度分析，電子商務可以在多個環節實現，由此也可以將電子商務分為兩個層次，較低層次的電子商務如電子商情、電子貿易、電子合同等；最完整的電子商務應該是利用Intemet網絡能夠進行全過程的貿易活動，即在網上將信息流、資金流和部分的物流(如經濟技術方面的數據資料、軟件產品等)完整地實現。也就是說，你可以從尋找客戶開始，一直到洽談、訂貨、在線付(收)款、開據電子發票以至到電子報關、電子納稅等通過Intemet一氣呵成。要實現完整的電子商務還會涉及很多方面的問題，除了買家、賣家外，還要有銀行或金融機構、政府機構、認證機構、配送中心等機構的加入才行。由于參與電子商務中的各方在物理上是互不謀面的，整個電子商務過程并不是現實世界商務活動的翻版，網上銀行、在線電子支付等條件和數據加密、電子簽名等技術在電子商務中發揮著極為重要的作用。在此，本文對電子商務環境下大中型企業物資供應管理系統的實現進行了探討。

2 系統分析與設計

2．1傳統物資供應管理系統的弊端

傳統物資供應體系中的信息系統是各自獨立的，物流鏈上的各個環節之間的信息不能共享，生產和庫存中的物料流通方面的“長鞭效應”非常嚴重，通過對多家大型企業物資管理業務的調查分析，發現存在著以下主要問題：

(1)大多數企業是按月份編制計劃，由于缺乏對未來產品銷售預測，導致企業生產計劃的不確定性，不能及時精確地計算出可用庫存量，在為了保證不影響生產的情況下，企業供應管理部門，必然加大庫存量來滿足生產，造成庫存資金的大量占用。

(2)傳統物資供應管理模式不能滿足供應鏈管理的要求。傳統企業中供應管理是靜態的、單級的，庫存控制決策沒有與供應商聯系起來，無法利用供應鏈上的資源。

(3)信息系統落后。傳統物資供應管理系統通常包括供應計劃管理、合同管理、采購管理、庫存管理及物資統計分析、供應商信息管理等主要功能模塊。它偏重于企業內部，在企業與供應商之間沒有建立起一個動態有效的信息交流系統來及時跟蹤物資需求和供應之間的平衡關系。缺少物資流動過程的跟蹤，也就不能做到事前預防；企業內部各部門相關聯的信息系統(如生產管理子系統、銷售子系統、財務子系統)不健全，數據的多次轉錄，導致了系統間數據的不一致；企業與供應商之間的信息傳遞工具落后，沒有充分利用電子商務等先進技術，致使信息處理不及時、不準確；另外不同地域和不同結構的數據庫沒有集成起來，形成了許多信息孤島，難以挖掘物資管理數據、反映企業經營過程的深層次信息。

(4)沒有建立有效的市場響應、用戶服務、供應鏈管理方面的評價標準與激勵機制。供、產、銷是企業的基本活動，但在傳統的運作模式下基本上是各自為政，相互脫節。供、產、銷系統沒有形成有效的供應鏈。

總之，大中型企業的物資供應管理系統不僅涉及供應計劃管理、庫存管理及物資統計分析等主要企業內部活動，而且也涉及廠商信息管理、采購管理、合同管理等企業外部的管理工作，且隨著我國企業信息化程度的加快以及網絡技術的飛速發展，這種外部的管理工作必將越來越密切。一方面企業需要實時地了解供應商的各方面信息，達到降低采購成本的目的；另一方面供應商也要了解企業的生產動態和需求計劃，以便降低銷售成本；傳統的物資供應管理系統已不適應現代大中型企業發展的需要，并且暴露出了許多難以克服的缺點；因此構建基于電子商務環境下的物資供應管理信息系統，對提高企業經濟效益具有重要意義。

2．2系統設計

2．2．1邏輯模型

網絡經濟的到來，電子商務的產生，為物資采購提供了新的模式。為消除以上弊端，把供應鏈理論引入了物資供應管理系統的設計，供應鏈大都分兩個方向：一個是企業到上游供應商的B2B；另一個是企業與下游客戶之間的B2B。企業中的物資供應部門一般只與上游供應商有聯系，而沒有下游客戶(企業中的物資供應部門一般沒有對外銷售業務)。從這點看，企業中的物資供應鏈似乎是單向的。但從廣義上講，物資部門既有供應商，又有客戶(消費者)。客戶即為基層各用料單位。企業內的各部門都要消耗一定的物資，都是物資部門的客戶。因此，把物資供應鏈分成外部鏈和內部鏈，構建了電子商務條件下的物資供應管理系統的邏輯模型，如圖1所示。

邏輯模型由以下3個部分構成：電子商務網站、主控系統和分支系統。從模型中也可看出物資供應管理系統由外部鏈和內部鏈兩部分組成，主控系統是聯結內外鏈的紐帶，負責企業內部與外部信息的交換及處理。

(1)外部鏈

主要是以電子商務模式來解決傳統物資供應管理中的供應商信息管理、采購管理、合同管理，以達到廠商選優、網上競價，降低采購成本、縮短采購周期等目的。這一部分是物資供應部門與外部聯系的重要渠道。物資供應部門通過電子商務網站，實時地發布物資需求信息，包括需要的物資名稱、規格、數量、質量要求等，供應商根據網上的信息，可將自己的產品供應時間、價格等通過網絡提供給物資供應部門，供應部門通過對供應商的質量、價格等各方面因素進行綜合考慮后，通過網上招標的方式確定供應商，并簽訂合同，在線支付貨款，整個交易過程都在網上高效快捷地進行，降低了交易成本，實現了企業和供應商的雙贏。

(2)內部鏈

這一部分是物資供應管理部門與企業內部進行信息交換的重要通道。通過主控系統和分支系統的應用，將物資供應管理部門與基層單位聯系起來。對于部分沒有實現電子商務的供應商，供應部門通過主控系統對其進行處理，從而形成完整全面的供應商信息管理。

2．2．2功能模塊設計

本設計主要包括兩部分內容：主控系統的功能模塊設計和分支系統的功能模塊設計，兩個子系統都包括計劃管理、領料管理、退料管理及統計管理等模塊，但其所實現的功能是不一樣的，既有區別，又有聯系。以領料為例來加以說明，如圖2所示。

首先由基層用料單位錄入員通過分支系統的領料模塊，錄入請領物資的信息，如物資編碼、名稱、規格型號、數量及用途等，然后由基層單位主管進行審核，審核通過后，發送領料申請信息；物資供應部門通過主控系統的領料模塊，可接收到用料單位的申請領料信息，根據庫存信息及生產情況，供應部門的單位主管通過審核模塊進行審核，審核通過后，發送同意領料的信息。用料單位接收到領料通知，則派人到倉庫實際領料，此時，物資部門根據用料單位的實際領料情況，打印出領料單。如庫存物料不足，則生成缺貨信息，并轉送到物資計劃部門。

計劃管理模塊和退料管理模塊的運行類似于領料管理模塊，在此不再贅述。

統計模塊的區別在于：主控系統既可以按用料單位對物資消耗情況進行統計，又可以對所有部門的物資消耗情況進行統計匯總；分支系統只能統計本部門的物資消耗情況而不必統計其他部門的物資消耗情況。

下面對主控系統和分支系統的功能模塊加以簡要介紹。

(1)主控系統功能模塊

主控系統是供應管理部門使用的軟件，其主要功能如下：

計劃管理：接收用料單位的物料需求申請信息，進行審核，并按部門、按物資分類進行匯總，編制物資供應計劃匯總表；根據庫存信息、物資供應計劃匯總表編制年、月物資供應計劃；根據出入庫信息進行物資計劃完成情況的統計；物資儲備定額及消耗定額的管理。

供應商管理：收集供應商供貨信息，此項功能有兩種實現方式：一種方式是由物資供應部門收集供應商供貨信息，這些信息包括供應商名稱、地址、電話，所能供應的物資名稱、規格、單價、質量等；另一種方式是通過電子商務網站，由供應商自己錄入上述信息，企業物資部門審核通過后，進入系統成為該公司的供應商。該功能通過對供應商供貨的價格、質量、交貨期、合同履行情況以及基層單位的反饋意見進行綜合分析，給出各供應商評價信息，為今后選擇物資供應商提供依據。

采購管理：根據庫存信息和物資供應計劃編制物資采購計劃及庫存的上下限，并根據廠商供貨信息，通過電子商務網站，與廠商簽訂訂單，進行網上采購。對于部分沒有實現電子商務的信譽較好的供應商由主控系統實現采購業務管理。

合同管理：網上簽訂合同；對合同執行情況進行分析，包括延期合同的處理、合同變更、合同終止等的處理。

庫存管理：接收用料單位的領、退料申請信息并根據庫存信息進行領、退料處理；向用料單位發送領、退料及物資到貨信息；實現物資驗收入庫、出庫、物資盤點、生成庫存臺賬、庫存及有效期報警等處理。

系統管理：包括物資代碼維護、庫存物資初始化、操作權限設置、系統用戶管理、計劃和領料等的審核信息的設置及數據備份與恢復等功能。

綜合查詢及統計報表：滿足各類管理人員查詢；各類物資臺賬和明細賬等報表的打印。

決策分析：對各類物資的使用情況、平均價格及庫存水平進行測算分析，為領導決策提供輔助信息。

與其他子系統的接口：為最大限度地減少數據的轉錄，系統開發了許多標準接口，如與財務管理子系統的接口、與生產子系統的接口等，實現了電子信息交換。保證了供應管理系統的高效運行。

(2)分支系統功能模塊

分支系統是基層單位使用的軟件，其主要功能如下：

計劃管理：基層單位申請計劃信息的維護，申請計劃的審核等。

庫存物資查詢：基層單位對庫存物資的數量、價格等進行查詢。

領料管理：基層單位領料申請信息的錄入，領料的審核等。

退料管理：基層單位退料申請信息的錄入，退料的審核等。

物資統計：基層單位統計本部門的物資消耗情況。

3 系統實現

內蒙平莊煤業有限責任公司(平煤公司)是一家年產量1000萬噸的國有大型煤炭企業，筆者在該公司物資供應管理系統的設計與開發中采用了上述模型，該邏輯模型使傳統的物資供應管理系統得到了進一步的完善，在采購環節上，克服了傳統物資供應管理系統的缺點，它把企業內部采購過程與外部環境合理地結合起來，從該模型可看出，系統實施的難點是B2B，由于實施B2B必須由供需雙方共同完成，而供應商信息化程度是影響系統實施的一個重要因素。因此，平煤公司對于部分已經實施電子商務的供應商應用了該系統，而對于信息化程度較低的供應商，該公司采用由主控系統將其信息直接錄入到系統中的方式進行處理。從實際應用情況來看，兩種信息處理方式相互補充，從而高效地完成了企業的物資管理丁作。在系統的設計及實施過程中，重點著眼于系統的實用性、靈活性和經濟性，同時考慮到系統的先進性及推廣應用的需要，系統預留了許多標準接口，稍作修改即可應用于其他企業。

4 結束語

基于電子商務技術的大中型企業物資供應管理系統的應用，解決了傳統供應管理活動在時間、空間上對人們的限制，減少了采購人員奔波之苦和大量的文書合同管理工作，節省了計劃及采購人員的大量時間和企業的采購經費，避免了高額交易成本，增加了企業的物資采購工作的透明度，增強了企業內部各部門及企業與供應商之間的緊密協作，加快了物資的周轉速度，降低了庫存，減少了庫存資金的占用，從而提高了企業的經濟效益。