建設(shè)電子政務(wù) 提高管理效能

劉紅明 鄭海龍 楊義勝

江蘇省共青團(tuán)電子政務(wù)系統(tǒng)自2005年10月正式開(kāi)通運(yùn)行以來(lái)，全省各級(jí)團(tuán)組織和廣大團(tuán)干部依托這個(gè)統(tǒng)一#65380;開(kāi)放#65380;安全#65380;高效的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)，初步實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上辦公#65380;協(xié)同辦公#65380;遠(yuǎn)程辦公和移動(dòng)辦公，使辦文#65380;辦會(huì)#65380;辦事行為得到進(jìn)一步規(guī)范，工作效率得到明顯提高，辦公成本大大降低，有力地促進(jìn)了團(tuán)務(wù)公開(kāi)和機(jī)關(guān)作風(fēng)的進(jìn)一步轉(zhuǎn)變，推動(dòng)了各級(jí)團(tuán)組織規(guī)范#65380;有序#65380;高效地運(yùn)轉(zhuǎn)#65377;團(tuán)省委機(jī)關(guān)通過(guò)全面使用系統(tǒng)的各項(xiàng)功能模塊，基本做到日常事務(wù)網(wǎng)上申請(qǐng)#65380;網(wǎng)上流轉(zhuǎn)#65380;網(wǎng)上審批#65380;網(wǎng)上公開(kāi)，大大促進(jìn)了團(tuán)內(nèi)事務(wù)管理效能的提高#65377;

辦事程序更加科學(xué)規(guī)范#65377;電子政務(wù)不僅僅是將日常辦公事務(wù)機(jī)械地搬到網(wǎng)上，而是利用信息技術(shù)對(duì)管理程序的重塑#65377;江蘇共青團(tuán)電子政務(wù)系統(tǒng)基于英特網(wǎng)建設(shè)，采用SSL傳輸加密機(jī)制和多重身份認(rèn)證，軟件系統(tǒng)和中心機(jī)房全部由團(tuán)省委規(guī)劃建設(shè)，運(yùn)用OA群技術(shù)和集中部署方式，為全省每個(gè)縣級(jí)以上團(tuán)委建立相對(duì)獨(dú)立的辦公自動(dòng)化平臺(tái)，并采取分配用戶的方式向廣大基層團(tuán)組織延伸#65377;系統(tǒng)緊貼團(tuán)組織辦公的實(shí)際需求，由公文處理#65380;日常辦公#65380;人事管理#65380;公文交換#65380;信息發(fā)布#65380;團(tuán)務(wù)公開(kāi)#65380;在線交流和辦公輔助等八大子系統(tǒng)組成#65377;每個(gè)子系統(tǒng)均按照規(guī)范#65380;有序#65380;便捷#65380;高效的原則合理設(shè)置事務(wù)處理流程，事務(wù)申請(qǐng)#65380;流轉(zhuǎn)#65380;審批等過(guò)程嚴(yán)格遵循有關(guān)規(guī)章制度#65377;電子政務(wù)的推廣應(yīng)用，不僅有效地克服了傳統(tǒng)辦公模式由于人為因素造成的主觀性#65380;隨意性，而且使團(tuán)機(jī)關(guān)日常事務(wù)處理更加統(tǒng)一規(guī)范，為推進(jìn)團(tuán)機(jī)關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定了基礎(chǔ)#65377;

事務(wù)管理更加公開(kāi)透明#65377;團(tuán)內(nèi)電子政務(wù)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)建立各自相對(duì)獨(dú)立的辦公平臺(tái)，共同組成全省性的網(wǎng)上團(tuán)務(wù)辦公室，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和信息資源的整合，打破團(tuán)組織上下級(jí)之間和團(tuán)組織與團(tuán)干部之間的界限，實(shí)現(xiàn)跨地域信息的集中管理#65380;及時(shí)響應(yīng)和全面共享#65377;所有用戶均可通過(guò)登陸系統(tǒng)，在規(guī)定權(quán)限內(nèi)方便快捷地從系統(tǒng)獲取各種需要的信息，查詢事務(wù)處理的過(guò)程#65380;意見(jiàn)和結(jié)果#65377;“團(tuán)務(wù)公開(kāi)”子系統(tǒng)，還可根據(jù)系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)結(jié)果定期公布各級(jí)團(tuán)組織和團(tuán)干部的工作安排#65380;文電處理#65380;事務(wù)辦理#65380;物資消耗等情況#65377;與傳統(tǒng)團(tuán)務(wù)相比，團(tuán)內(nèi)電子政務(wù)使日常事務(wù)處理更加公開(kāi)透明，不僅有效地提升了團(tuán)的上級(jí)組織和職能部門的監(jiān)管能力，而且擴(kuò)大了廣大團(tuán)干部全面參與團(tuán)內(nèi)事務(wù)的知情權(quán)#65380;選擇權(quán)#65380;監(jiān)督權(quán)#65377;

團(tuán)干部責(zé)任意識(shí)明顯增強(qiáng)#65377;電子政務(wù)改變了日常團(tuán)務(wù)運(yùn)行的方式，使各級(jí)團(tuán)的組織#65380;部門和團(tuán)干部的職責(zé)#65380;辦事程序#65380;辦事過(guò)程#65380;時(shí)限#65380;辦事結(jié)果#65380;監(jiān)督方式等均為系統(tǒng)用戶所知，所有團(tuán)務(wù)處理的程序都一清二楚，每一個(gè)團(tuán)干部的辦事情況都一目了然，每個(gè)流程處理的時(shí)間#65380;步驟#65380;進(jìn)展情況也都可以即時(shí)查詢，事務(wù)發(fā)起人#65380;審核人和簽批人權(quán)責(zé)明確，事務(wù)處理流程環(huán)環(huán)相扣，處理意見(jiàn)在網(wǎng)上客觀記錄#65377;隨著電子政務(wù)的推行，網(wǎng)上辦公已成為廣大團(tuán)干部必用的工作方式和自覺(jué)的工作習(xí)慣，這使團(tuán)干部的工作責(zé)任意識(shí)明顯增強(qiáng)，團(tuán)干部的積極性#65380;主動(dòng)性#65380;預(yù)見(jiàn)性#65380;創(chuàng)造性得到進(jìn)一步發(fā)揮#65377;目前江蘇共青團(tuán)電子政務(wù)系統(tǒng)注冊(cè)用戶已突破20000人，全面覆蓋了全省專兼職團(tuán)干部#65377;

事務(wù)處理周期明顯縮短#65377;電子政務(wù)系統(tǒng)為廣大團(tuán)干部提供了現(xiàn)代化的辦公手段和應(yīng)用工具，加快了信息傳輸?shù)乃俣群褪聞?wù)辦理的節(jié)奏，節(jié)約了原來(lái)靠人力及傳統(tǒng)工作方式所消耗的大量時(shí)間和精力，將團(tuán)干部從常規(guī)#65380;繁瑣#65380;簡(jiǎn)單重復(fù)的事務(wù)性工作中解脫出來(lái)#65377;網(wǎng)上辦公#65380;遠(yuǎn)程辦公#65380;移動(dòng)辦公#65380;虛擬辦公室的實(shí)現(xiàn)，打破了日常工作的時(shí)空界限，加強(qiáng)了團(tuán)組織之間以及團(tuán)組織與團(tuán)干部之間的即時(shí)溝通和雙向互動(dòng)，使團(tuán)內(nèi)事務(wù)管理和服務(wù)更加精干高效，而且突破了地域間的局限，在全省范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享#65380;信息互通，特別是打破了層級(jí)間的限制，工作部署#65380;工作交流#65380;督促檢查等都可以直接到達(dá)基層，一竿子到底，上下聯(lián)動(dòng)，整體快速反應(yīng)#65377;以公文處理為例，傳統(tǒng)發(fā)文模式一般經(jīng)過(guò)擬文#65380;核稿#65380;簽發(fā)#65380;印刷#65380;郵寄#65380;簽收#65380;轉(zhuǎn)發(fā)等過(guò)程，由團(tuán)省委下發(fā)一份公文至縣級(jí)團(tuán)委至少需要7天時(shí)間，到基層所需的時(shí)間更長(zhǎng)，而電子政務(wù)系統(tǒng)開(kāi)通運(yùn)行后，上述公文辦理過(guò)程基本可在當(dāng)天完成，大大縮短了日常事務(wù)處理的周期#65377;

日常辦公成本明顯降低#65377;一方面電子政務(wù)使得團(tuán)的各類信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)互聯(lián)共享成為可能，也使得這些資源得到統(tǒng)籌管理和綜合利用，從而避免了資源閑置#65380;浪費(fèi)和重復(fù)建設(shè)#65377;比如通過(guò)公文交換子系統(tǒng)，建成了全省團(tuán)組織公文庫(kù)，匯集各級(jí)團(tuán)組織的公文，在設(shè)定的共享范圍內(nèi)，各級(jí)團(tuán)組織可自主進(jìn)行文件上傳#65380;查詢#65380;統(tǒng)計(jì)和維護(hù)，大大減少了傳統(tǒng)文檔管理的成本;另一方面，與傳統(tǒng)辦公模式相比，電子政務(wù)采用無(wú)紙化辦公，經(jīng)初步測(cè)算，團(tuán)省委機(jī)關(guān)僅收發(fā)文一項(xiàng)，紙張#65380;印刷#65380;郵寄等費(fèi)用一個(gè)月可節(jié)省2萬(wàn)元左右#65377;同時(shí)，由于管理更加規(guī)范科學(xué)#65380;程序更加嚴(yán)謹(jǐn)有序#65380;事務(wù)更加公開(kāi)透明，從制度設(shè)計(jì)#65380;過(guò)程控制#65380;多重監(jiān)督上減少了鋪張浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生，團(tuán)干部的節(jié)約意識(shí)#65380;當(dāng)家理財(cái)意識(shí)也明顯增強(qiáng)#65377;

總之，電子政務(wù)建設(shè)是深化管理的一場(chǎng)技術(shù)革命，也是更新思想觀念#65380;轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)#65380;創(chuàng)新管理方式#65380;提高組織效能的重大變革，將產(chǎn)生廣泛而深遠(yuǎn)的影響#65377;應(yīng)將電子政務(wù)建設(shè)與效能建設(shè)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，千方百計(jì)將電子政務(wù)系統(tǒng)用足#65380;用好#65380;用活，進(jìn)一步放大電子政務(wù)的效應(yīng)，使電子政務(wù)更大范圍地覆蓋到團(tuán)的各級(jí)組織和各級(jí)團(tuán)干部，更加緊密地融入團(tuán)的日常工作，更好地促進(jìn)團(tuán)的自身能力建設(shè)，切實(shí)增強(qiáng)團(tuán)組織的吸引力#65380;凝聚力和戰(zhàn)斗力，以技術(shù)創(chuàng)新#65380;組織創(chuàng)新#65380;管理創(chuàng)新不斷開(kāi)創(chuàng)團(tuán)的工作的新局面#65377;

(作者單位:共青團(tuán)江蘇省委)

責(zé)任編輯:鄒宏儀