２００７會展信息化提上議事日程

“當IT遇到會展”在2007年初上海舉辦的第三屆中國會展經濟國際合作論壇上，會展信息化問題首次在這種大規模、高層次的會展行業會議上，被列為議題進行探討。中國會展業進入了2007年，會展信息化的問題逐漸浮出水面，成為2007年會展界的熱點問題。

信息化是會展業發展的必然趨勢，也是中國會展業與國際接軌的一個重要衡量標準。一般意義上的會展信息化是指在會展業中充分利用互聯網以及各種信息技術，提高企業管理和活動組織的效率。而廣義的會展信息化還包括要加強與國際交流，盡可能地掌握國際會展業最前沿的信息，包括行業最新動態、理論研究成果等。

這里主要談論的是一般意義上的會展信息化，也包括兩個方面，一是會展企業的信息化，二是展會的信息化。

塊狀發展

目前，國內會展信息化還處在比較初級的階段。主要表現在兩個方面，一是信息化所涉及的范圍小，如展會的門禁系統，展商和觀眾的數據統計、分析，建網站等。國內的展覽會在展商和觀眾數據的統計方面的信息化普及率比較高。但是在主辦單位的信息化管理以及如何利用信息化手段服務參展商等方面比較薄弱；二是現在實行的信息化缺乏深度。成功運作了義烏小商品博覽會部分信息化系統的北京國貿商務促進有限公司的副總經理姜巨滿指出，目前國內展會的網站缺乏深度，大部分網站只是展會動態、資訊的發布平臺，而沒有深入挖掘網站的信息發布、招商招展等功能。而充分利用國際互聯網、開展網絡營銷、舉辦網上展覽會則更加少見。

其實企業信息化和其所主辦的展會的信息化應該是一個有機的整體，但是對于目前國內的會展業來說，會展企業信息化和展會的信息化還處于割裂狀態，沒有形成一個系統化、集成化的整體。形象地說，國內的會展信息化是以塊狀或點狀的形態出現，比如觀眾登陸、網站以及招商招展之間各成體系。又如企業的各個部門之間有自己各自的信息化系統，也各成體系，都沒有形成整體。包括廣交會等大型展會在內，都沒有形成完善的信息化管理系統。

中國國際展覽中心集團公司是國內較早涉足信息化的展覽企業，也是目前國內會展信息化最完善的企業之一。信息部經理張云崖說，真正開始整個集團全面信息化是從2002年開始，目前整個企業的內部管理全部實現信息化，從領導審批、員工報銷、人事考核，到合同生成、庫存管理、展會管理等等。集團的運營效率自此大幅度提高。

但是類似中國國際展覽中心集團公司這樣擁有成熟、完善的信息化體系的會展企業，在國內鳳毛麟角。會展業不同于其他的行業，有其特殊性。比如主辦單位所舉辦的展會項目各有不同，需要不同的個性化解決方案。又如某些會展企業的經營也是多元化的，比如中國國際展覽中心集團公司既是辦展單位，又是場館租賃單位。因此會展企業建設一套完善的信息化體系相對復雜。

此外，國內的展覽企業信息化還存在一個利用率不高，流于形式的問題。據了解，國內也有一些展覽企業較早開始涉足信息化管理。有些購買系統軟件，有些自行開發，但是普遍存在的問題就是流于形式，企業往往只使用了其中的部分功能，其他功能基本處于閑置狀態，利用率低。

推廣會展信息化任重道遠

觀念有待轉變

國內絕大部分會展主辦單位對信息化建設缺乏重視，因此對信息化的認識也就比較表面化。

據悉，國內某些大型政府主導型展會每年都租賃門禁系統使用，費用需要幾十萬元。但是購買一套門禁系統的費用也相差無幾。這是對信息化缺乏重視，沒有將信息化真正作為長遠發展的重要措施的典型表現。

此外，以數據庫為例。對于展會的主辦單位來說，觀眾數據和參展商信息的綜合管理是一個展覽會成功的關鍵。然而，國內的主辦單位對數據庫管理的概念非常模糊，簡單地認為把觀眾名片進行錄入收集，每一屆的數據累積就是數據庫了。缺乏對數據庫進行有效管理的意識。而且數據庫不只是管理的問題，如何發揮數據庫的最大效果，讓數據真正成為展會的資源，更為重要。

上述的情況在國內會展界普遍存在，對此，深圳會議展覽業協會秘書長孫翌倫指出“中國會展業要想盡快縮短與會展強國的差距，需要有長遠發展的考慮，看問題要超前十年。比如，參展商在參展過程中通過高科技手段，擴大參展效果是國外普遍采用的做法，但是國內的展商還缺乏這種意識。國內的相關會展機構應該通過引導的方式，培育新的理念，這也是我們的責任所在?！?/p>

張云崖也表示，信息化初期，企業的單個員工的效率在一定時間內有所降低，但是經過逐步、有效的融合后，企業整體運營效率將大幅度提升。信息化是企業長遠發展必經之路。

隨著國家以及各地政府對會展業的重視程度不斷加深，會展企業面臨前所未有的發展機遇，近兩年國內會展信息化建設方面也有令人欣喜的變化。深圳市華博展覽有限公司董事長蔣承文表示，信息化建設是企業長遠發展的大計，為此公司購買了世界著名的會展信息化服務商USI的產品。蔣總還指出，之所以首先選擇海外的信息化系統，是基于與國際接軌的考慮，因為這些國際著名的企業提供的信息化系統擁有良好的國際兼容性。

企業承受能力有限

眾所周知，國內的會展企業普遍規模不大，實力有限。而信息化的耗費巨大。雖然近年來，國內出現了一些專業的會展信息化服務企業，如昆侖億發、西安遠華等，自行開發的信息化系統價格遠遠低于國外，但是動輒也是以百萬元人民幣。這也是會展信息化難以推廣的主要因素之一。

中展集團是國內實力最為雄厚的會展企業之一，張云崖透露，一整套信息化系統的費用不菲，而且需要不斷的升級換代。中展集團的信息化系統前期開發投入高達上千萬元，從2002年開始投入趨于穩定，但是平均每年的投入在400萬元左右，也不是一般會展企業能夠承受的。

由此可見，在國內絕大部分會展企業還在為生存而苦苦努力的階段，要企業投入高額的資金進行大范圍的信息化建設是不現實的。

海外企業看好中國市場

發展會展信息化，信息化的服務企業是一個非常重要的環節。中國的會展業只有30年左右的歷史，而會展信息化服務行業的發展歷史更短，不足十年。企業的數量也很少，因此彼此之間的競爭相對來說并不十分激烈。

自2006年開始，海外的相關企業加大了搶占國內市場的力度，1月上海召開的中國會展經濟國際合作論壇上，info salons、usi的國際知名服務商都不失時機的推出自己，擴大影響力。在整體的包裝宣傳上，國內的信息化服務企業明顯弱于海外企業。國內的會展信息化服務企業明顯感受到了壓力。

昆侖億發科技有限公司總經理張鋼指出，無論是info salons還是USI，都具有很長的發展歷史，底蘊深厚，而國內的服務企業最早涉足的也只有不到10年的歷史。因此在系統的功能完備性、專業性等方面經受了實踐的考驗，國內企業無法比擬。姜巨滿也指出，國內的服務企業在數據分析、管理方面也存在一定的差距。

毋庸置疑，與國際知名的服務商相比，國內的會展信息化服務企業還存在很大差距。但是，張鋼也樂觀地表示，目前本土企業還是有很大優勢，一是國內會展市場龐大，并且比較混亂，了解并理順市場并非朝夕之功；其次，國外的產品雖然功能完備，但是相對國內產品來說操作復雜，對于國內大多數主辦單位都難以接受。作為國外信息化系統的使用者，蔣承文也表示，確實存在水土不服的問題，需要一段時間的磨合，并不斷改進；再者，國外產品價格昂貴，一般是國內產品的10倍左右，對于還在以贏利為唯一目標的大多數展會來說，無法承受；還有，國內在軟件、系統的研發上具有國外企業無法比擬的優勢。價格優勢，人才優勢等。因此國內企業獨立開發的能力一般都比較強，產品覆蓋面比較廣泛。在歐美，技術研發是非常昂貴的，美國一些非常著名的服務企業也只獨立開發了昆侖億發的一部分產品。

事實上，在此之前，香港、臺灣等地區的信息化服務商已經進行了嘗試登陸內地市場，但是都沒有獲得成功。

事物都具有兩面性。海外企業進入中國雖然帶來了競爭，但也帶來了先進的理念。張鋼說，事實上，國內會展信息化行業的競爭并不激烈，海外企業的介入將是一種有利的激勵，通過他們來打破昔日的平靜，不僅可以激活整個業界的活力，而且還能有效地實現優勝劣汰的自然進化論。也就是所謂的“鲇魚效應”。關鍵是國內企業要在競爭中不斷地自我激勵，取長補短，才能逐步發展壯大。而且海外信息化服務企業的涌入，帶來了他們強有力的宣傳，這也在無形中幫助中國會展業推廣會展信息化的意識。

中國會展業要想從展覽大國向展覽強國轉變，需要在專業化、國際化、法制化以及信息化等方面不斷提升。而會展信息化是增強中國會展業核心競爭力的必要手段，是使中國會展業在專業化和國際化方面快速提升的重要手段。

一個不爭的事實是目前國內每年舉辦的三千多個展會中，只有不足一千個展會涉足信息化值得欣慰的是，2007年中國會展業的信息化已經被提上了議事日程雖然任重道遠，推行的過程充滿險阻，但是業內的一些有識之士卻始終沒有放棄。在國內還沒有一個統一的會展行業管理協調機構的情況下，各地政府、會展行業協調、管理機構應當承擔起一部分職責。大家一起努力，共同推進。