信托財務檔案的管理方式

摘 要：在財務領域中，“檔案”管理模式的發展及規章制度的建設，經過多年積累與整合，可以說已經相當成熟、完備。“信托”的到來，并沒有給原有的規章、制度帶來本質上的沖擊，僅僅是對管理模式提出了新的要求，這些要求是信托業務的特點所決定的，也是我們稍微變通管理方式就可以達到的。

關鍵詞：信托；財務；檔案管理

1 信托財務檔案管理的內容

信托財務檔案主要包括會計憑證、會計賬簿、財務報告及其他需要保存的會計核算資料。可以說信托財務檔案管理的這些內容與固有業務的財務檔案大體相同，但它的管理方式因為“單獨記賬、單獨管理”，以及不同的信托品種在期限上、業務核算規模上、涉及業務的種類上等各方面差異的存在，而變得更為繁瑣。

2 信托財務檔案管理的原則

信托種類、項目繁多，檔案管理的內容繁雜，要把信托財務檔案管理好，檔案管理者必須做到“綱目并舉、經緯分明”。只有在日常的管理中打下良好的基礎，做到條理清晰，才能在需要的時候做到“靈活機動、方便快捷”。

因此，在管理中，應以信托項目類型為“綱”，以信托項目名稱為“目”，以檔案資料類型為“經”，以時間順序為“緯”，“分散與集中”相結合，在保證每個信托項目檔案獨立管理的基礎上，保證信托項目按類有序保管，以便于調閱、查找。

3 信托財務檔案管理方式

根據信托業務的特點，結合財務操作的流程，制訂出“四分、兩集中”的管理信托財務檔案的方式。所謂“四分”：既“分人、分項、分類、分期”。 分人：信托項目數量繁多，期限長短不一，如所有檔案由一個人管理，并做到條目清晰，整理有序，恐為其難。因此，我們將審核憑證的財務人員作為檔案管理的最初的管理人員（一般為2-3人），每個“保管人員”直接接觸原始憑證、記賬憑證，并進行審核，因此在財務檔案形成的初期即可做到嚴格把關，保證檔案的有效、齊全；分項：每個保管人員根據“單獨立賬、單獨管理”的要求，對自己所管理的檔案根據信托項目的劃分進行分項管理，保證各信托項目財務檔案相互間的獨立性，防止不同信托財務資料的相互混淆，同時便于日常財務檔案的查找。分類：每個保管人員在分項目保管的基礎上，對保管的檔案應進行分類管理，主要分為業務資料和會計檔案。這里所指的業務資料如“信托合同、資產交易合同”等相關業務文件，在信托項目整體運作期限內，對信托項目財務操作具有影響，需要隨時調閱、參考，應單獨歸類管理。

4 信托財務檔案的分期

檔案的管理在期限上分為三個階段——初級管理人員單獨管理一年、設立備查庫統一管理一年、最后歸入檔案庫進行整體管理。以會計年度為標準，每個保管人員所管理的檔案期限僅為一年，在年度終了后，整理所管理的檔案，上交檔案管理人員；“上一年度”的財務檔案因各類檢查、審計或委托人、受益人的要求等原因，調閱頻度較高，暫存備查檔案庫，由檔案管理人員統一保管一年，于下一年再轉入信托檔案庫與原有檔案進行集中管理。“兩集中”是指每個會計年度終了，集中交接財務檔案，進行統一管理，一方面是集中接收上年度各信托項目的檔案資料，轉入備查檔案庫，同時將原保管的前一年度的備查檔案轉入信托檔案庫，進行集中管理；另一方面是指每個信托項目檔案進入檔案庫后進行集中管理，檔案保管人員應將入庫的財務檔案，按照信托項目名稱及時間順序進行整理，使每個信托項目檔案都成為一個獨立的體系，同時將同一信托類型的檔案進行集中管理。

5 信托財務檔案管理人員的職責

初級管理人員：在審核會計憑證的同時，審核原始憑證的真實性、完整性、有效性，在經過審核程序后，以信托項目為單位，按照發生時間順序進行整理，結合憑證的實際數量情況進行裝訂、登記，每個會計年度至少裝訂一次。相關業務檔案，按類型進行管理，登記、立卷，便于查找；年度終了，整理全部會計賬簿，并與會計憑證、業務資料統一列示清單、上交。憑證審核人員，應保證上交檔案的完整。

庫管人員：接收上交的檔案資料，根據交接清單審核檔案，并按照信托類別、信托項目整理歸入備查檔案庫；將上一年度備查檔案轉入信托檔案庫，進行編號、立卷、歸檔。庫管人員應保證每個信托項目檔案的獨立性及在時間上的連續性；保證每類信托項目檔案的整體性；保證信托財務檔案調閱的便利與安全。