信托財務(wù)檔案的管理方式

摘 要：在財務(wù)領(lǐng)域中，“檔案”管理模式的發(fā)展及規(guī)章制度的建設(shè)，經(jīng)過多年積累與整合，可以說已經(jīng)相當(dāng)成熟、完備。“信托”的到來，并沒有給原有的規(guī)章、制度帶來本質(zhì)上的沖擊，僅僅是對管理模式提出了新的要求，這些要求是信托業(yè)務(wù)的特點所決定的，也是我們稍微變通管理方式就可以達(dá)到的。

關(guān)鍵詞：信托；財務(wù)；檔案管理

1 信托財務(wù)檔案管理的內(nèi)容

信托財務(wù)檔案主要包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告及其他需要保存的會計核算資料。可以說信托財務(wù)檔案管理的這些內(nèi)容與固有業(yè)務(wù)的財務(wù)檔案大體相同，但它的管理方式因為“單獨記賬、單獨管理”，以及不同的信托品種在期限上、業(yè)務(wù)核算規(guī)模上、涉及業(yè)務(wù)的種類上等各方面差異的存在，而變得更為繁瑣。

2 信托財務(wù)檔案管理的原則

信托種類、項目繁多，檔案管理的內(nèi)容繁雜，要把信托財務(wù)檔案管理好，檔案管理者必須做到“綱目并舉、經(jīng)緯分明”。只有在日常的管理中打下良好的基礎(chǔ)，做到條理清晰，才能在需要的時候做到“靈活機(jī)動、方便快捷”。

因此，在管理中，應(yīng)以信托項目類型為“綱”，以信托項目名稱為“目”，以檔案資料類型為“經(jīng)”，以時間順序為“緯”，“分散與集中”相結(jié)合，在保證每個信托項目檔案獨立管理的基礎(chǔ)上，保證信托項目按類有序保管，以便于調(diào)閱、查找。

3 信托財務(wù)檔案管理方式

根據(jù)信托業(yè)務(wù)的特點，結(jié)合財務(wù)操作的流程，制訂出“四分、兩集中”的管理信托財務(wù)檔案的方式。所謂“四分”：既“分人、分項、分類、分期”。 分人：信托項目數(shù)量繁多，期限長短不一，如所有檔案由一個人管理，并做到條目清晰，整理有序，恐為其難。因此，我們將審核憑證的財務(wù)人員作為檔案管理的最初的管理人員（一般為2-3人），每個“保管人員”直接接觸原始憑證、記賬憑證，并進(jìn)行審核，因此在財務(wù)檔案形成的初期即可做到嚴(yán)格把關(guān)，保證檔案的有效、齊全；分項：每個保管人員根據(jù)“單獨立賬、單獨管理”的要求，對自己所管理的檔案根據(jù)信托項目的劃分進(jìn)行分項管理，保證各信托項目財務(wù)檔案相互間的獨立性，防止不同信托財務(wù)資料的相互混淆，同時便于日常財務(wù)檔案的查找。分類：每個保管人員在分項目保管的基礎(chǔ)上，對保管的檔案應(yīng)進(jìn)行分類管理，主要分為業(yè)務(wù)資料和會計檔案。這里所指的業(yè)務(wù)資料如“信托合同、資產(chǎn)交易合同”等相關(guān)業(yè)務(wù)文件，在信托項目整體運作期限內(nèi)，對信托項目財務(wù)操作具有影響，需要隨時調(diào)閱、參考，應(yīng)單獨歸類管理。

4 信托財務(wù)檔案的分期

檔案的管理在期限上分為三個階段——初級管理人員單獨管理一年、設(shè)立備查庫統(tǒng)一管理一年、最后歸入檔案庫進(jìn)行整體管理。以會計年度為標(biāo)準(zhǔn)，每個保管人員所管理的檔案期限僅為一年，在年度終了后，整理所管理的檔案，上交檔案管理人員；“上一年度”的財務(wù)檔案因各類檢查、審計或委托人、受益人的要求等原因，調(diào)閱頻度較高，暫存?zhèn)洳闄n案庫，由檔案管理人員統(tǒng)一保管一年，于下一年再轉(zhuǎn)入信托檔案庫與原有檔案進(jìn)行集中管理。“兩集中”是指每個會計年度終了，集中交接財務(wù)檔案，進(jìn)行統(tǒng)一管理，一方面是集中接收上年度各信托項目的檔案資料，轉(zhuǎn)入備查檔案庫，同時將原保管的前一年度的備查檔案轉(zhuǎn)入信托檔案庫，進(jìn)行集中管理；另一方面是指每個信托項目檔案進(jìn)入檔案庫后進(jìn)行集中管理，檔案保管人員應(yīng)將入庫的財務(wù)檔案，按照信托項目名稱及時間順序進(jìn)行整理，使每個信托項目檔案都成為一個獨立的體系，同時將同一信托類型的檔案進(jìn)行集中管理。

5 信托財務(wù)檔案管理人員的職責(zé)

初級管理人員：在審核會計憑證的同時，審核原始憑證的真實性、完整性、有效性，在經(jīng)過審核程序后，以信托項目為單位，按照發(fā)生時間順序進(jìn)行整理，結(jié)合憑證的實際數(shù)量情況進(jìn)行裝訂、登記，每個會計年度至少裝訂一次。相關(guān)業(yè)務(wù)檔案，按類型進(jìn)行管理，登記、立卷，便于查找；年度終了，整理全部會計賬簿，并與會計憑證、業(yè)務(wù)資料統(tǒng)一列示清單、上交。憑證審核人員，應(yīng)保證上交檔案的完整。

庫管人員：接收上交的檔案資料，根據(jù)交接清單審核檔案，并按照信托類別、信托項目整理歸入備查檔案庫；將上一年度備查檔案轉(zhuǎn)入信托檔案庫，進(jìn)行編號、立卷、歸檔。庫管人員應(yīng)保證每個信托項目檔案的獨立性及在時間上的連續(xù)性；保證每類信托項目檔案的整體性；保證信托財務(wù)檔案調(diào)閱的便利與安全。