淺談會計電算化的內部控制

摘 要：闡述了會計電算化的深層含義，分析了會計電算化系統(tǒng)中內部控制的特點與挑戰(zhàn)，結合多年的實際工作經驗，并參考大量參考文獻，探討了會計電算化內部控制制度建設。

關鍵詞：會計；電算化；內部；控制

1 會計電算化的深層含義

會計電算化，是電子計算機在會計工作中應用的簡稱，就是把以電子計算機為代表的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具和以信息論、系統(tǒng)論、控制論、數(shù)據(jù)庫以及計算機網絡等新興理論和技術應用于會計核算和財務管理工作中，以提高財會管理水平和經濟效益，進而實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化。

會計電算化改變了會計核算方式、數(shù)據(jù)儲存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法，擴大了會計數(shù)據(jù)領域，提高了會計信息質量，改變了會計內部控制與審計的方法和技術，因而推動了會計理論與會計技術的進一步發(fā)展完善，促進了會計管理制度的改革，是整個會計理論 研究與會計實務的一次根本性變革。從表面上來看，會計電算化只不過是將電子計算機應用于會計核算工作中，減輕會計人員的勞動強度，提高會計核算的速度和精度，以計算機替代人工記帳。會計電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進，它必然會引起會計工作組織和人員分工的改變，促進會計人員素質和知識結構的提高，提高會計工作效率和質量，解放會計人員的時間和精力，促進會計工作職能的轉變，推動會計理論和會計技術的進步，提高整個會計工作水平大幅度增加企業(yè)的經濟效益，使會計理論和實務的方方面面都將發(fā)生前所未有的深刻變化。

2 會計電算化系統(tǒng)中內部控制的特點與挑戰(zhàn)

控制是指按照一定的條件和預定的目標，對一個過程或一系列事件施加影響，使其達到預定目標的一種有組織的行為。內部控制是指企業(yè)內部的管理控制系統(tǒng)，即為保證經濟活動正常進行所采取的一系列必要的管理措施，不僅包括企業(yè)高層用來授權與指揮經濟活動的各種方式方法，還包括對企業(yè)經濟活動進行綜合計劃、控制和評價而制定的各項規(guī)章制度。控制的目標是保證企業(yè)財產、檢查有關數(shù)據(jù)的正確性和可靠性、提高經營效率、貫徹既定的管理方針。

（1）會計崗位發(fā)生變化，會計業(yè)務缺乏有效牽制。由于會計電算化的工作自動化、控制的程序化，與此相適應，會計工作的分工、崗位職責、權限也發(fā)生了變化，使傳統(tǒng)職權分割的控制作用近于消失，信息載體的改變及其共享程度的提高，又使手工系統(tǒng)以記賬規(guī)則為核心的控制體系失效，如不及時調整將形成內部控制隱患。

（2）會計資料存儲方式發(fā)生變化。會計電算化將各種信息轉化為數(shù)字形式存儲在磁（光）介質上，極易被篡改而不留痕跡，偽造、變造業(yè)務，導致會計資料失真，賬、實不符，給一些不法之徒提供了可乘機會。另外，數(shù)據(jù)集中在磁（光）介質中，一旦發(fā)生火災、被盜、感染病毒等，容易造成數(shù)據(jù)丟失。

（3）會計電算化下的內部控制將有賴于電算化程序的質量。如電算化程序本身的漏洞，就會降低系統(tǒng)的安全性。現(xiàn)有的會計人員對自己的口令并不十分重視，安全意識淡薄，操作口令管理不嚴，容易泄密或被人竊取，帶來巨大隱患。

（4）會計電算化中的反記賬或記賬清除功能的使用，對會計賬薄的嚴肅性有一定的影響。從本質上講，反記賬功能是對錯誤的一種更正行為。而用手工方式記賬后是不允許重新記賬的，對于賬本上的錯誤，應采用畫線更正法、補充登記法或紅字沖銷法來更正，更正錯誤的過程被留下痕跡，這樣才能確保會計信息的質量和可信度。

（5）網絡技術的迅猛發(fā)展，使會計電算化的范圍進一步擴大，會計介質將發(fā)生變化，并迅速走向電子化。如網上銀行的開通，通過網上劃轉資金，結算單據(jù)均以電子化的形式出現(xiàn)，會計數(shù)據(jù)流動過程中的簽字蓋章等傳統(tǒng)確認手段失去意義，都需要采取新的內部控制方法。

3 會計電算化內部控制制度建設

3.1 堅持以人為本的原則，有效實施內部控制

人是制度的實施主體，再完善的制度，如果得不到人有效地實施，仍然只是形式，發(fā)揮不了其應有的作用。因此企業(yè)建立了良好的內部控制制度后，應充分重視人在內部控制中的主導作用，堅持以人為本的原則，有效實施內部控制。對財務人員而言，應做到:首先，控制是會計的基本職能之一，財務人員應充分發(fā)揮控制作用。對于在軟件程序運行中無法自動執(zhí)行的例外事項的控制，如對原始憑證的審核等，仍需要財務人員進行必要的控制和監(jiān)督，因此財務人員應充分認識在內部控制中的作用，加強工作責任心，對能夠予以控制的經濟業(yè)務實施嚴密控制，確保內部控制目標的實現(xiàn);其次，財務人員應注重加強自身的職業(yè)道德教育和技能培訓，努力使自己成為兼具會計專業(yè)知識和計算機知識的復合型人才， 以適應電算化系統(tǒng)實施人機控制的要求。財務人員應在充分考慮成本效益原則的基礎上，加強對系統(tǒng)的管理與維護，使系統(tǒng)得以安全、高效地運行。應注重對會計電算化審計人員的培養(yǎng)，可以采取以下措施：一是加強對在職人員電算化應用水平的培訓。二是加快和財經類高校聯(lián)合辦班，專門培養(yǎng)既懂計算機又懂會計和審計的復合型知識結構的審計系統(tǒng)開發(fā)人員，擇優(yōu)錄取到審計隊伍當中，使他們成為電算化審計的專業(yè)技術人員。

3.2 加強程序操作控制

這項控制就是針對會計電算化提出的新要求之一。為了保證信息處理質量，減少產生差錯和事故的概率，應制定上機守則與操作規(guī)程的辦法，這是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。上機守則主要是對電腦機房內工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則是提出了計算機業(yè)務處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設備的使用說明以及非常情況的處理等。其內容主要包括：（1）無關人員不能隨便進入機房操作；（2）各種錄入的數(shù)據(jù)均需經過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證；（3）數(shù)據(jù)錄入員對輸入數(shù)據(jù)有疑問，應及時核對，不能擅自修改；（4）機房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數(shù)據(jù)；（5）不準把外來的軟盤帶進機房；（6）發(fā)生輸入內容有誤的，需按系統(tǒng)提供的功能加以改正，如編制補充登記或負數(shù)沖正的憑證加以改正；（7）開機后，操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)楊；（8）要做好日備份數(shù)據(jù)，同時還要有周備份、月備份。當然，這些制度并不是一成不變的，還必須隨著公司經營的變化而不斷修改完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。

3.3 網絡的安全控制

隨著網絡技術快速地發(fā)展，公司應加強網絡安全的控制，在技術上對整個財務網絡系統(tǒng)的各個層次（通信平臺、網絡平臺、操作系統(tǒng)平臺、應用平臺）都要采取安全防范措施和規(guī)則，建立綜合的多層次的安全體系。網絡安全性指標包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術，主要包括數(shù)據(jù)加密技術、訪問控制技術、數(shù)字簽名技術、隧道技術（VPN）等。另外，VPN解決了財務信息在Internet傳輸?shù)陌踩珕栴}。網絡傳輸介質、接入口的安全性也是應該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應保密。通過上述技術可提高財務信息在內部網絡及外部網絡傳輸中的安全性。上機時間記錄規(guī)程等。

3.4 加強對內部控制的審計

審計人員必須通過調查信息系統(tǒng)的內部控制和實施依據(jù)性試驗來查明會計控制和管理控制是否有效地發(fā)揮作用，并對內部控制的可靠程度進行評價。審計人員在詢證經辦人員和負責人，觀察運行狀況，查詢、研究有關系統(tǒng)和程序的文件等內部控制情況時，都應有記錄。在編寫審計工作底稿時，還應利用系統(tǒng)流程圖和特制的“內部控制情況問卷”。在對被審單位的內部控制進行最終評定之前，要實施符合性測試。