試論企業(yè)財(cái)務(wù)職能發(fā)展與信息化建設(shè)的三個(gè)階段

摘 要：企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展對財(cái)務(wù)職能的發(fā)展有積極的推動(dòng)作用，財(cái)務(wù)職能發(fā)展到一定階段又對信息化建設(shè)提出更高的要求。整個(gè)發(fā)展過程主要分為三個(gè)階段：小型數(shù)據(jù)庫、電子表格基礎(chǔ)應(yīng)用到專業(yè)財(cái)務(wù)軟件提高核算效率；專業(yè)財(cái)務(wù)軟件逐步向ERP軟件過渡推動(dòng)向管理會計(jì)轉(zhuǎn)型；多種專業(yè)管理軟件和信息技術(shù)集成應(yīng)用，財(cái)務(wù)主動(dòng)參與流程管理、提供深度決策支持。但由于中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，導(dǎo)致出現(xiàn)目前中國企業(yè)信息化和財(cái)務(wù)職能發(fā)展?fàn)顟B(tài)三個(gè)階段共存的現(xiàn)象。

關(guān)鍵詞：信息化；會計(jì)職能；財(cái)務(wù)軟件；ERP；信息集成

財(cái)務(wù)管理信息化是指企業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對企業(yè)進(jìn)行流程重組，廣泛調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)人力資源的信息潛能，充分挖掘企業(yè)各種財(cái)務(wù)信息資源，更好地組織企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)，處理財(cái)務(wù)關(guān)系，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)目標(biāo)的過程。回顧中國企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展，其中信息化對財(cái)務(wù)職能的發(fā)展有積極的推動(dòng)作用，隨著財(cái)務(wù)職能發(fā)展到一定階段又對信息化建設(shè)提出更高的要求。二者相互影響使財(cái)務(wù)人員開始主動(dòng)使用先進(jìn)的信息化管理工具，使中國企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平逐步接近世界先進(jìn)水平。總體來講，整個(gè)發(fā)展過程主要分為以下三個(gè)階段：

1 第一階段：小型數(shù)據(jù)庫、電子表格基礎(chǔ)應(yīng)用到專業(yè)財(cái)務(wù)軟件提高核算效率

從20世紀(jì)70年代后期的改革開放到90年代中期，屬于企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的第一階段。在這一階段中，財(cái)務(wù)部門職能主要以核算為主，隨著中國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)規(guī)模迅速擴(kuò)大，業(yè)務(wù)也越來越復(fù)雜，手工財(cái)務(wù)核算無法滿足瞬息萬變市場環(huán)境下對信息提供的效率和質(zhì)量的要求。與此同時(shí)，信息技術(shù)開始在企業(yè)管理中逐步應(yīng)用，如：80年代計(jì)算機(jī)開始在企業(yè)中普及，小型數(shù)據(jù)庫用于企業(yè)的數(shù)據(jù)管理，電子表格等辦公軟件逐步成為日常管理工具。在這種背景下，財(cái)務(wù)人員開始使用信息技術(shù)解決一些財(cái)務(wù)核算問題，如：用小型數(shù)據(jù)庫和計(jì)算機(jī)程序?qū)Τ杀竞怂愎ぷ鬟M(jìn)行處理，用電子表格對總賬、報(bào)表進(jìn)行匯總集成處理等，這些自發(fā)的行為是財(cái)務(wù)人員主動(dòng)提高工作效率的表現(xiàn)，但這些行為只是針對核算工作的某個(gè)方面的改進(jìn)，而沒有系統(tǒng)解決財(cái)務(wù)核算信息化問題。同時(shí)，這種探索由于沒有制度基礎(chǔ)導(dǎo)致無法全面推廣，但同時(shí)反映出巨大的市場需求。

面對財(cái)務(wù)核算信息化的巨大需求，中國本土軟件公司開始參與到財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)中，逐步出現(xiàn)了以用友、金蝶、新中大和速達(dá)為代表的中國本土專業(yè)財(cái)務(wù)軟件公司，這些公司開發(fā)的通用財(cái)務(wù)軟件經(jīng)過發(fā)展基本解決了日常核算問題，這些財(cái)務(wù)軟件根據(jù)中國財(cái)務(wù)人員的歷史工作習(xí)慣提供了友好的會計(jì)憑證輸入界面，通過以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)對科目的設(shè)置、財(cái)務(wù)報(bào)表取數(shù)邏輯的定義，實(shí)現(xiàn)了會計(jì)憑證信息直接生成賬務(wù)信息和報(bào)表信息，從而解決了手工登記賬簿、出具報(bào)表的效率低、易出錯(cuò)等問題，明顯提高了核算效率，同時(shí)一些軟件也提供基本報(bào)表分析功能和自定義報(bào)表模塊，也部分支持了企業(yè)財(cái)務(wù)分析。在專業(yè)財(cái)務(wù)軟件迅速發(fā)展中，出現(xiàn)了一些違反會計(jì)法、財(cái)務(wù)制度的情況，作為會計(jì)工作主管部門的財(cái)政部于1994年7月1日發(fā)布了《會計(jì)電算化管理辦法》等相關(guān)規(guī)章，對規(guī)范、推廣會計(jì)核算信息化起到了推動(dòng)作用。應(yīng)該說在這一階段中信息化滿足了核算作為企業(yè)財(cái)務(wù)的主要職能的需要，同時(shí)也為財(cái)務(wù)分析工作打下了一定的基礎(chǔ)。

2 第二階段：專業(yè)財(cái)務(wù)軟件逐步向ERP軟件過渡推動(dòng)向管理會計(jì)的轉(zhuǎn)型

20世紀(jì)90年代中期到21世紀(jì)初是企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的第二個(gè)階段。這個(gè)階段中，中國企業(yè)信息化從辦公自動(dòng)化轉(zhuǎn)向企業(yè)經(jīng)營管理，從國外公司ORACLE、SAP、QAD等引入中國的管理軟件把先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)帶到中國，從MRP、MRPⅡ到ERP，都在不同程度影響中國企業(yè)的運(yùn)營管理。不管是MRP還是ERP都是將企業(yè)各個(gè)職能體系的管理行為通過信息化手段集成在一起，信息充分共享，提高信息溝通效率。在整個(gè)企業(yè)價(jià)值鏈中不論是技術(shù)、采購、生產(chǎn)、銷售和售后服務(wù)都會通過標(biāo)準(zhǔn)化信息在業(yè)務(wù)流程中與財(cái)務(wù)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。在這種情況下，財(cái)務(wù)不能再像第一階段中僅僅發(fā)揮核算職能，只是通過自身信息的輸入輸出，而在ERP軟件中體現(xiàn)財(cái)務(wù)價(jià)值除了核算職能外，更多表現(xiàn)為財(cái)務(wù)的控制職能，如成本控制、資金控制、結(jié)算控制、預(yù)算控制等等，也就是我們常說的管理會計(jì)。但ERP軟件剛剛引入中國時(shí)，由于中外財(cái)務(wù)準(zhǔn)則不一致，使得其必須在中國進(jìn)行本土化開發(fā)，從而使不少企業(yè)暫時(shí)放棄了ERP軟件的財(cái)務(wù)模塊，同時(shí)ERP軟件的界面與傳統(tǒng)中國核算記賬的模式差別較大也導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員不習(xí)慣，這樣就出現(xiàn)這樣一種很有代表性的現(xiàn)象：企業(yè)信息化解決方案＝ERP+財(cái)務(wù)軟件，其中不乏明星企業(yè)，如：海爾是SAP R3＋用友U8財(cái)務(wù)軟件、宇通客車是QAD MRPⅡ＋新中大財(cái)務(wù)軟件。ERP＋財(cái)務(wù)軟件的模式實(shí)際是財(cái)務(wù)核算職能長期占據(jù)中國企業(yè)財(cái)務(wù)職能的一種體現(xiàn)，但是這種模式很快便顯示出明顯的問題，如：財(cái)務(wù)在整個(gè)管理體系成為一個(gè)孤島，其他職能體系與財(cái)務(wù)部門的溝通仍然與財(cái)務(wù)軟件階段沒有太大變化，反而ERP中財(cái)務(wù)的控制職能沒有使用導(dǎo)致系統(tǒng)集成的硬傷，財(cái)務(wù)人員從ERP中獲取數(shù)據(jù)再通過手工處理導(dǎo)入財(cái)務(wù)軟件中，管理數(shù)據(jù)依然無法實(shí)時(shí)集成，財(cái)務(wù)的工作效率沒有明顯改善。在這個(gè)時(shí)期，中國企業(yè)對財(cái)務(wù)不在僅僅滿足在企業(yè)中發(fā)揮其核算職能，明確要求財(cái)務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)型，由核算型財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾硇拓?cái)務(wù)，但財(cái)務(wù)部門一方面已經(jīng)習(xí)慣于把自己定位成核算型財(cái)務(wù)，另一方面由于沒有很好的管理會計(jì)工具幫助財(cái)務(wù)部門轉(zhuǎn)型，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員在這一階段中轉(zhuǎn)型時(shí)間較長。

在這一階段中國市場經(jīng)濟(jì)開始逐步成熟，大部分行業(yè)由賣方市場轉(zhuǎn)變?yōu)橘I方市場，產(chǎn)品的同質(zhì)化競爭越來越明顯，企業(yè)發(fā)現(xiàn)粗放型管理模式下的各種內(nèi)部流程無法適應(yīng)市場競爭，為了上ERP而上ERP導(dǎo)致“不上ERP是等死，上ERP是找死”現(xiàn)象的出現(xiàn)，使企業(yè)深刻認(rèn)識到ERP的價(jià)值不在軟件而在于內(nèi)嵌其中的先進(jìn)管理思想，ERP中的管理會計(jì)模塊是其中重要的管理工具。國外軟件公司根據(jù)中國財(cái)務(wù)制度對其ERP產(chǎn)品中的財(cái)務(wù)模塊進(jìn)行調(diào)整，通過了中國財(cái)政部的審核，使ERP軟件中管理會計(jì)應(yīng)用得以有了推廣的基礎(chǔ)，同時(shí)在應(yīng)用中財(cái)務(wù)部門也充分感受到工作效率和質(zhì)量的提高，如：由于采購、倉儲、制造和財(cái)務(wù)的集成使財(cái)務(wù)月結(jié)的速度大大提高，物料信息實(shí)時(shí)與財(cái)務(wù)集成使企業(yè)及時(shí)掌握庫存資金占用等等，但更重要的是ERP中的管理會計(jì)工具，如：標(biāo)準(zhǔn)成本、預(yù)算控制、信用控制、獲利分析等開始引導(dǎo)財(cái)務(wù)人員用于日常工作，財(cái)務(wù)控制職能逐步幫助企業(yè)控制風(fēng)險(xiǎn)、提高效率的重要手段。在這一階段企業(yè)信息化建設(shè)實(shí)際上推動(dòng)了財(cái)務(wù)職能的發(fā)展，財(cái)務(wù)工作的重點(diǎn)逐步由核算轉(zhuǎn)向管理和控制。

3 第三階段：多種專業(yè)管理軟件和信息技術(shù)集成應(yīng)用，財(cái)務(wù)主動(dòng)參與流程管理、提供深度決策支持

從21世紀(jì)初到現(xiàn)在是第三階段。在這幾年中，隨著管理的進(jìn)一步細(xì)化，出現(xiàn)了各種專業(yè)管理軟件，如：CRM（客戶關(guān)系管理）、PLM（產(chǎn)品生命周期管理）等。同時(shí)各種信息技術(shù)如：網(wǎng)絡(luò)、短信、移動(dòng)終端等的全面普及，另外新的系統(tǒng)集成和數(shù)據(jù)管理工具開始應(yīng)用，如：Protal（門戶）、BI（商業(yè)智能）等。

中國企業(yè)財(cái)務(wù)部門在這一階段遇到了管理的瓶頸，一方面強(qiáng)調(diào)管理型財(cái)務(wù)導(dǎo)致一些企業(yè)將管理會計(jì)職能從整體財(cái)務(wù)組織中獨(dú)立出來，如：成立了財(cái)務(wù)管理部等，從事財(cái)務(wù)管理的人員增加使管理職能得到強(qiáng)化，但是另一方面財(cái)務(wù)的基礎(chǔ)核算人員隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展也在迅速增加，如何來平衡核算與管理的發(fā)展成為一個(gè)突出問題。面對問題，一些善于思考和學(xué)習(xí)的財(cái)務(wù)人員開始尋找解決進(jìn)一步提升效率的思路和工具，他們主動(dòng)分析后發(fā)現(xiàn)影響財(cái)務(wù)核算效率的主要問題是外部業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)內(nèi)部流程之間的信息傳遞大部分仍然通過手工完成，這樣導(dǎo)致財(cái)務(wù)無法減少手工錄入的工作量。同時(shí)這些信息傳遞幾乎都可以標(biāo)準(zhǔn)化，如：費(fèi)用報(bào)銷、付款等；通過OA系統(tǒng)等流程管理工具可以有效地把整個(gè)流程連在一起，這樣在規(guī)范整體流程的基礎(chǔ)上，業(yè)務(wù)通過OA系統(tǒng)提交標(biāo)帶有準(zhǔn)化表單的電子化流程、根據(jù)企業(yè)授權(quán)進(jìn)行流程審批、財(cái)務(wù)對原始單據(jù)進(jìn)行審核后通過與ERP系統(tǒng)集成自動(dòng)完成財(cái)務(wù)記賬，如涉及付款則可以通過與網(wǎng)上銀行自動(dòng)將款項(xiàng)付出，為了提高服務(wù)滿意度還可以同時(shí)以短信的方式通知收款人。先是一些IT公司如：神州數(shù)碼，還有如：宇通客車等企業(yè)的財(cái)務(wù)人員運(yùn)用信息化工具主動(dòng)參與流程管理，迅速提升了財(cái)務(wù)組織的工作效率。

在這個(gè)階段中，一些新的企業(yè)管理思想和工具也開始影響中國企業(yè)，如：戰(zhàn)略管理、平衡計(jì)分卡等，由于財(cái)務(wù)作為主要的信息提供部門，所以開始直接參與這些工具的應(yīng)用。在企業(yè)組織中，財(cái)務(wù)作為關(guān)鍵信息的掌握者和主要業(yè)務(wù)流程的控制者，能夠相對獨(dú)立公允的向企業(yè)管理層提供企業(yè)整體和各部門的KPI（關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)）完成情況，通過運(yùn)用BI工具對各種管理軟件中的數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取、集成和分析，向企業(yè)管理者提供及時(shí)、深入的決策支持信息。

上面論述了中國企業(yè)信息化與財(cái)務(wù)職能相互影響和發(fā)展的三個(gè)階段，但由于中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡的情況客觀存在，導(dǎo)致出現(xiàn)目前中國企業(yè)信息化和財(cái)務(wù)職能發(fā)展?fàn)顟B(tài)三個(gè)階段共存的現(xiàn)象，其中大部分企業(yè)還處在第一、二階段，第三階段中的企業(yè)還只是少數(shù)優(yōu)秀企業(yè)，但我們相信中國企業(yè)的學(xué)習(xí)能力會隨著中國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展不斷提高，信息化應(yīng)用和財(cái)務(wù)職能的相互推動(dòng)會使中國企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平逐步趕上世界先進(jìn)水平。

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