走出檔案征集工作的困境

豐富館藏，改善館藏結構是各級綜合檔案部門多年來一直叫喊的話題。但客觀地講，目前。許多綜合檔案館館藏檔案除在數量上逐年翻新外，檔案門類以及珍貴檔案的增加并沒有多少改變。究其原因，主要是檔案征集工作開展不力。

檔案征集工作作為檔案館的主要職能之一，發揮著擴大和豐富館藏，強化檔案資源建設的重要作用。這項工作開展的好壞，是衡量一個檔案館基礎業務的重要指標，但實際工作中，檔案征集卻面臨著種種困境。

1、認識不充分。一方面是檔案工作人員對征集工作的重要性認識不足。存在重接收輕征集的現象。每年只是按照《檔案法》要求，編制接收計劃，將到期單位檔案接收進館，至于需要花費一定人力、財力去完成的征集工作，則采取零打碎敲、偶爾為之的態度，有的檔案工作人員甚至認為“征集工作難度大。收效微，是出力不討好的事情”。加之，上一級檔案部門在對下一級考評時，檔案征集工作基本不考核或占很少的比例，更加導致征集工作陷入可有可無的境地。另一方面是社會對征集工作認識不足?！稒n案法》第十一條規定“機關、團體、企事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案”。這僅僅是對接收工作的法律規定，對征集工作卻沒有明確的法律依據。所以，當檔案部門在社會上征集珍貴檔案資料時，往往會出現社會群眾和部門領導不配合、不支持的狀況。

2、機構不健全。目前，大部分綜合檔案館沒有專門的檔案征集機構，征集工作在大多數檔案館“淪落”為業務處(科)或管理處(科)的邊緣工作。另一方面，社會征集網絡不健全，部分檔案館成立過征集網絡。但沒有開展過富有成效的工作，征集網絡實際處于癱瘓狀態。

3、投入不到位。大多數檔案館沒有用于征集工作的專項經費，對于捐贈重要、珍貴檔案的人員也僅僅是給予一定的精神獎勵，至于征集散落在民間的珍貴檔案，就更顯得無能為力，沒有必要的經費作為保障成為開展此項工作的最大難題。

4、隊伍素質不適應。許多從事檔案征集的工作人員存在責任心不強。工作不主動，沒有開拓精神等問題，更主要的是沒有相應的專業知識，如較豐富的歷史知識，古漢語、古字畫鑒定知識，在面對重要的檔案資料時，有眼不識泰山，讓“寶貝”白自從眼前溜走。

如何走出檔案征集工作面臨的種種困境，筆者認為應從以下幾方面做起：

1、充分認識開展征集工作的重要意義，增強做好征集工作的主動性。檔案征集是檔案接收的重要補充形式之一，接收代替不了征集，征集工作具有廣泛性和靈活性，不受時空限制，征集對象形成時間從古代直到當代都可，征集對象的形式可是資料，也可以是實物。實踐證明，館藏最有價值的檔案資料。大多是通過征集獲得的。所以征集工作對提高館藏檔案資料“含金量”，提升檔案館文化品味具有不可替代的重要作用。

2、廣泛宣傳檔案法律法規知識，形成有利于征集工作開展的大環境。要利用各種有利時機，開展檔案知識宣傳教育活動，重點讓群眾了解屬于國家所有的珍貴檔案，要主動向檔案館移交捐贈；不屬于國家所有的珍貴檔案，可向檔案館出售或要求代為保管。同時，要積極向群眾宣傳檔案館專業、規范的保管條件，吸引群眾主動配合、支持征集工作，為檔案征集工作創造有利條件。

3、對內完善征集工作體制，對外建立健全征集網絡。首先，在檔案館內部要建立專門征集機構，選派責任心強、綜合素質高、熱愛征集工作的人員到征集工作崗位上。其次，要完善征集工作考核機制。將征集工作量化，列入綜合考評體系中，對征集工作做出較大成績的人員和單位要進行表彰獎勵。第三，要積極向各級黨委、政府領導宣傳征集工作的重要意義，爭取財政劃撥征集專項資金，為開展工作提供經費保障。第四，要廣泛吸收社會力量包括擔任過一定職務的離退休干部、藝術家、教授、歷史學者、民間收藏愛好者等人員組成征集網絡，定期或不定期召開會議，確立征集主題，開展征集活動。

4、要充分明確征集范圍，做到有的放矢。盡管征集工作具有一定的廣泛性和靈活性，但也不能沒有目的，眉毛胡子一把抓，而應將有限的人力、財力用在有價值的征集對象上。當前，應列入重點征集范圍的有：(1)歷代王朝、舊政權在本地從事政務活動、社會管理所形成的各類檔案；(2)解放前在本地區活動的黨政軍機關和革命群眾團體所形成的各種檔案。包括文件、電報、各種出版物以及領導干部、學者的手稿、講話等；(3)上級領導在本地區視察指導工作所形成的題詞、講話、聲像、報道等材料：(4)出生在本地區或在本地區工作過的享有較高聲望的教授、藝術家、勞模、運動員所形成的照片、證書、講話稿、手跡、創作作品等；(5)外國和國際組織領導人在本地區活動所形成的檔案；(6)本地區獲得的各類重要榮譽稱號的牌匾、證書、錦旗等；(7)具有本地區特色的民間工藝品、藝術品、斷檔斷代生活用品及土特產品：(8)本地區重大活動、重大事件和嚴重自然災害所形成的檔案；(9)本地區世界自然遺產、文化遺產、歷史文化保護區、風景名勝區、自然保護區檔案；(10)反映本地區行政區劃、建置沿革等方面的檔案。

5、征集渠道要多種多樣，征集方式要因地制宜。在征集渠道上，一是召開專題會議或舉辦有關活動，發布征集主題，并向社會廣泛宣傳。動員廣大群眾開展征集工作：二是結合業務指導或執法檢查，發現線索，及時征集：三是圍繞編研課題進行征集；四是圍繞大型專題展覽進行征集：五是積極參與重大活動、重要會議，并全程跟蹤，活動或會議結束后，將形成的檔案資料及時收集；六是積極開展館際檔案資源共享，進行檔案資料的互換、交流、復制。在征集方式上可根據檔案資料的所有情況和持有者意愿。采取接受捐贈、接受寄存、收購、代為保管、征購、接收移交等多種方式進行征收。

6、整合力量，多方配合，形成征集工作的合力。征集工作面向社會，涉及面廣、征集難度大，所以僅靠專職征集工作人員是遠遠不夠的，必須發揮局、館各部門的職能作用，人人做征集工作的宣傳員，做征集線索的提供者，形成整體優勢，以此提高征集工作的效率和質量。

7、大力提高檔案征集人員的綜合素質。大量的征集任務主要靠征集人員去完成。他們的綜合素質如何，很大程度上決定著征集工作的成敗。所謂綜合素質。一是有過硬的工作作風，要能吃得苦，勇挑重擔，不畏困難；二是熟悉檔案征集工作的方針、政策，并能用于指導工作實踐，與實際緊密結合。三是有較強的公關協調能力，善于做細致耐心的思想工作。四是知識面廣，尤其具有較高的古董、文物、字畫等方面的鑒別能力。