如何做好新時期水利檔案管理工作

新時期的水利檔案工作，困難和希望同在，機遇與挑戰并存，努力實現水利檔案的創新和發展已是勢在必行。如何適應新形勢、新任務的需要，為新時期的水利建設任務保駕護航，已經成為當前水利檔案管理工作亟待研究和解決的問題。

一、強化水利檔案收集工作

水利檔案收集整理是一項系統性、長期性、繁瑣乏味的工作，牽涉的部門又多，覆蓋的范圍很廣，因此需要本系統本單位領導職工乃至全社會的共同努力。我們要改變檔案工作長期封閉的局面，摒棄“檔案工作無關緊要”的舊觀念，創新發展，開拓視野，面向全水利系統，乃至全社會搜集相關的檔案信息。水利各部門、各科室均負有搜集本轄范圍內數據文件的職責，部門領導要周密部署。明確專人負責本系統本部門文件、具體數據、聲像資料的收集、歸檔整理工作。對臨時機構和水利工程項目也不能漏過，要把臨時工作和施工中形成的報告、請示批復、圖紙、合同、招投標書、帳冊、協調活動、會議記錄等資料悉數收集歸檔，做到應收盡收，應納盡納，確保歸檔文件、數據和聲像資料的完整性。從領導到職工都要增強“檔案意識”，通過強有力的輿論宣傳，發動全體領導職工，抓實抓好檔案管理，營造“水利檔案，人人負責”的濃厚氛圍，激發大家收集整理檔案的工作熱情，為檔案工作的完整提供堅強的組織保證。在檔案資料的收集中要做到兩個結合：一是辦公室收發文件時把關收集與檔案管理人員專項收集相結合，二是日常收集與每年年底歸檔整理時查漏補缺相結合。通過領導職工的共同努力，將水利檔案資料收集得更為齊全完整，在今后的水利建設工作中，把最系統的、最有價值的檔案信息傳遞給使用者，更好地為現代化建設服務。

二、抓實檔案工作的軟、硬件建設

要做好水利檔案工作，必須堅持以人為本，加快檔案基礎設施建設。既要抓“軟件”——隊伍的建設，又要抓“硬件”——辦公設施的建設，兩手抓，兩手都要硬。首先，要加強檔案員隊伍建設。為打造高素質的檔案管理人才，必須加強對檔案管理人員的培訓，通過培訓，強化檔案人員的信息意識、經濟意識、保密意識和現代化意識，不斷提高檔案人員職業操守和業務技能。采取“走出去、請進來”的辦法，到外地兄弟單位學習檔案管理先進經驗，取長補短，不斷改進。其次，要加大對檔案管理的硬件投入。一是要加快檔案室硬件的建設，配備必要的鐵制柜、滅火器、裝訂機、滅鼠藥等。改善檔案保管條件，做好防盜、防火、防鼠、防蟲工作。二是要加快檔案室軟件的配備完善，通過購置照相機、錄像機、電腦和軟件，實現檔案存儲介質多樣化，信息交流網絡化，與時代同步，有效改善檔案管理環境。再次，在軟硬件建設逐步完善的基礎上，要嘗試和推動檔案管理信息化和現代化。改變“重藏輕管”的傳統檔案管理觀念，充分調動檔案管理人員的主觀能動性，使他們拋開顧慮，大膽工作，不斷創新，銳意進取，運用信息資源管理理論和先進的電腦網絡技術手段，最大程度上開發和利用檔案資源，服務于水利事業和社會其他有用部門。新時期的檔案要著重體現其“可用性”要通過創新和發展，將現代化的科學技術應用于檔案管理，提高檔案的利用效率和管理質量。如使用u盤、可移動硬盤、光盤等存儲介質，減少檔案保管的空間：利用微縮技術解決圖紙保管問題：建立數據庫方便查詢和實現數據共享等。積極推行電子檔案管理、檔案網上查詢服務。使水利檔案更好地得到保管和利用。