企業應重視商業秘密檔案

企業是市場經濟的主體，是利用知識產權——商業秘密的主戰場。商業秘密是知識產權家族的獨立成員，是人們智力活動的成果。是一種無形財產，具有客觀經濟價值，對于企業的存在和發展有著莫大的影響。因此，加大商業秘密及其檔案管理的力度，有利于企業對專有技術的控制和壟斷。

一、商業秘密檔案及其種類

商業秘密檔案記錄著原始持有人通過投人時間、資金、勞動等所創造的勞動成果，其目的是為了借此獲得維護競爭地位的優勢。它具有原始性、憑證性、秘密性、利益性和保密性等特征。筆者認為，對于企業來講，最重要的是它的秘密性。商業秘密檔案是企業在生產、科研和經營等活動中形成的技術信息(工藝流程、技術配方、實驗數據等)和經營信息(經營決策等)，它能為企業帶來現實的或潛在的經濟利益或競爭優勢。因此，將商業秘密檔案及時歸檔保存，控制知密范圍，采取必要的技術防范措施尤其重要。如，可口可樂配方就是被嚴加保護的商業秘密。當然其憑證性的價值不可低估，一旦發生侵權行為，商業秘密檔案是向行政執法機關或法院舉證的有力證據，如保密協議、合同等。

商業秘密檔案可分為四類：即技術信息、商務信息、管理信息和社會信息。技術信息是指以新技術、新產品、新工藝和新材料及其系統的研究開發為內容形成的文件材料：商務信息是指以商品采購、銷售、營銷網絡和經營渠道為內容形成的文件材料：管理信息是指以經營者提高勞動生產率。節約原材料、降低能源消耗和促進生產要素優化組合為內容形成的文件材料；社會信息是指以治理污染，促進環境和生態平衡等研究開發成果為內容形成的文件材料。

二、商業秘密關系到企業的生存與發展

在商場即為戰場的商品經濟時代，企業要開拓、占領國內外市場，保持競爭優勢，求得生存與發展，不僅要重視提高企業的研發能力，還要加強對商業秘密保護意識，研發工作和商業秘密保護同步進行，研制、開發擁有自主知識產權的核心技術，重視商業秘密及其檔案的保護，有利于企業對市場和專業技術的控制和壟斷。

任何一項研發成果可分為硬成果(即樣品)和軟成果(即成果性科研文件)兩類。在實驗觀測活動中會產生各種原始數據、實驗觀察記錄和實驗測試記錄，它是科研成果的依據，也是驗證科研成果的憑證，對科研成果具有重要的補充作用：在實驗分析過程中會形成實驗報告、分析計算，以及階段性成果，另外還有以研發實施階段中產生的成果為基礎，經過整理、加工、理論深化而產生的成果報告或科學論文，它們都是研發成果中的核心技術，既屬于研發成果的精華部分，又屬于企業的商業秘密，是企業檔案部門收集、歸檔及保密的重點。值得注意的是，有的研發活動并沒有達到預期的結果，但這些材料也要注意保存。企業要避免商業秘密被侵犯，必須未雨綢繆，全力預防。加強對商業秘密及其載體——商業秘密檔案的保護力度勢在必行。

從目前來看，企業商業秘密被泄露、竊取主要有兩種情況：一是在職職工把本企業的技術、經營等信息透露給某些單位，某些單位在非法獲取后，生產同類產品，給原企業造成重大損失：二是掌握企業技術、經營等信息的職工，離開本企業后，作為技術人才跳槽到某些單位，或把技術、經營信息轉讓給某些單位等，為某些單位從事生產經營活動提供技術指導，使原有企業競爭成本增加，市場份額縮小，經濟效益下降。

侵犯商業秘密是市場經濟條件下的經濟違法行為，其結果不僅使企業的經濟利益受到很大損害。更破壞了市場上的公平競爭。為了保護企業商業秘密和合法權益不受侵害，國家已出臺的有關保護商業秘密的法律有《反不正當競爭法》等。法律對于商業秘密的保護，實質上是允許原始持有人對于商業秘密進行事實上的獨占，以此體現對其勞動成果的承認和尊重，鼓勵人們在市場競爭中通過誠實經營、發明創造獲取競爭優勢。

三、企業的商業秘密意識

在激烈的市場競爭中。商業秘密是企業的生命。多擁有一份商業秘密，企業就多一份經濟效益，多一絲生存和發展的希望。

1、領導要有保護商業秘密的意識

商業秘密是一種不安全的知識產權，只要企業維持住商業秘密的秘密性。就可以永久保持事實上的占有，因此，企業領導要學習知識產權法律知識，提高知識產權法律保護意識，懂得企業如何利用知識產權發展自己，加強對專有技術特別是對技術難度大、其它企業在若干年內不可能開發出來的專有技術的壟斷和控制，防止由于企業的疏忽、保密措施不當或者大量公開制造、銷售含有商業秘密的產品，導致商業秘密喪失的現象發生；要懂得意識和利益有著直接的關系，重意識則利益不會受到侵犯，否則，企業就會有滅頂之災。如兩步發酵法生產維生素C工藝就是一個典型實例：該工藝是我國某科研機構取得的科研成果，瑞士、法國曾愿意出高價購買，未被允許。但幾天后，瑞士、法國兩國有關人員竟用幾元錢就輕而一舉地獲得了全部技術，原來他們從書攤上買到一本刊物，其中一篇文章詳細介紹了該項技術的研究過程、配方、計量等全部關鍵內容，這樣的教訓是多么慘痛，企業的經營者應以此為戒。

2、企業各部門、人員的商業秘密意識

商業秘密是一種無形資產，既與企業公開占有的動產不同，也與通過登記形式公開的不動產、專利等財產不同。商業秘密是通過自行保密手段，阻止他人以不正當手段獲取商業秘密，確保企業為開發成果獲取商業秘密所付出的努力。以及由此帶來的競爭優勢，從而促進技術和經營進步。企業只有通過管理使之特定化。才能使人們識別出哪些是商業秘密。從而便于保護。在主觀上，企業必須將其作為商業秘密進行管理：在客觀上，必須將商業秘密進行管理的行為和狀態；在管理程度上，則以他人不采取不正當手段就無法獲得的程度為必要。如確定企業商業秘密的范圍，明確告訴員工哪些是企業的商業秘密，在商業秘密文件上注明“商業秘密”之類的字樣，禁止無關的人員任意進入有商業秘密的場所等，使其充分認識到商業秘密對企業生存發展的重要性。并自覺加以保護。

制定嚴格的防范措施。與商業秘密的接近者簽訂技術保密協議、合同是保護商業秘密的重要形式，它既可以約定商業秘密的范圍，也可以約定雙方的權利和義務。根據企業內部涉密人員工作性質，可采取兩種辦法，對一般的涉密人員，可在勞動合同中簽訂有關保密條款，明確保密義務及涉密所應承擔的責任；對于特殊人員，如直接參加新產品研制或市場開發人員。不僅要簽訂保密條款。還應簽訂競業限制條款。另外還要與因業務往來需要知悉技術秘密的業務相關人員和合法受讓人簽訂保密協議。確定雙方的權利和義務，未經技術秘密合法擁有人的書面同意。不得披露、泄露或公開企業的技術秘密，不得利用該技術秘密進行生產和經營活動，不得進行新的研究活動。各部門應認真收集、積累、保存企業在生產、科研等活動中形成的商業秘密檔案，對商業秘密保護的每個環節都應予以重視，并制定配套的規章制度，確保商業秘密檔案完整、安全，及時向企業檔案部門辦理移交手續。切記，不采取保密措施的商業秘密是不受法律保護的。

3、檔案部門和檔案人員的商業秘密意識

企業要保守商業秘密，保持因開發商業秘密而取得的競爭優勢地位，防止他人模仿利用的唯一措施就是致力于保密管理，可見保密管理本身具有刺激和保護信息開發的作用。作為保存企業財富和生命的檔案管理部門及管理人員。在工作中應注意以下幾點。一是在思想上，要克服保密意識淡薄和麻痹大意的錯誤思想，防止“見密不識密，知密不保密”現象發生，要知道“蟻穴雖小，能潰大堤”：二是在制度上。要制定涉密檔案保密制度及保密措施。落實責任，嚴格涉密檔案的審批、使用程序，利用不能忽視保密工作，禁止借出涉密檔案；對于摘錄涉密檔案的內容。檔案管理人員要認真核實、登記其內容，堵塞一切可能泄密的漏洞；三是在管理方式上。根據企業的實際情況，認真確定室藏檔案的保密級別。加蓋保密章，涉密檔案要實行專人專柜保管。另外，檔案定密不能追求知名度，提高身價，隨意確定不僅不利于保護企業自身利益，還會適得其反；四是對涉密檔案實行動態管理，因為商業秘密也有生命周期，要根據變化及時調整。以保持它的生機；五是對檔案部門的上網電腦嚴格控制，防止檔案信息通過互聯網傳輸失竊。檔案人員應及時了解掌握企業科研、生產計劃及進度，認真做好企業涉密檔案的收集、整理、歸檔工作。尤其要重視研發過程中形成的原始記錄、工藝控制點、分析圖譜等，防止其游離于檔案部門之外。