企業檔案日常管理環節中的問題對策

隨著國內外競爭的日趨激烈，眾多企業正在進行改革。以建立并不斷完善現代企業制度。作為企業管理工作的重要組成部分，現代企業檔案管理工作也就不能再固守原來的管理模式，而應該適應新時代的潮流，查找問題，發現不足，并積極尋求合理有效的應對措施，促進企業檔案工作的進一步發展。現就針對目前企業檔案日常管理環節中存在的一些問題提出一些意見和建議。

一、企業檔案日常管理環節中的問題

1、企業檔案歸檔困難：

1．1、工程建設的文件材料收集不全，歸檔困難

我們都知道沒有哪個企業的工程建設是一蹴而就的，一些大型的工程建設往往需要持續很長時間，半年、一年甚至幾年都是非常常見的。在此期間。由于產生的文件材料很多，經手人員也很復雜，而且有許多工程建設的圖紙、圖樣是要被帶到施工現場去的。如果沒有專門的人員負責跟蹤和監督，很容易出現文件收集不全的情況，更別提完整歸檔了。

1．2、下屬單位和派出機構的文件歸檔困難

黨的十五大以后，許多企業紛紛改制。摒棄了原有的單一管理模式，集團公司下面可能設有多個股份有限公司或分公司。產權關系的錯綜復雜和企業組織機構的分散布局給企業文件材料歸檔工作帶來了不少困難。目前，企業檔案部門對下屬企業、外派機構的檔案工作監督指導檢查的力度普遍偏弱。對全資、控股、參股企業的檔案工作的監督指導幾乎是空白。放任狀下。有的企業外派機構多年也不見有文件材料歸檔：全資、控股、參股企業成立多時也未見有文件材料移交。可以說，復雜的企業管理模式帶來的文件材料歸檔難的問題是企業檔案管理部門近年來新添的又一道難題。

1．3、非正常收發渠道的文件材料歸檔難

隨著經濟活動的頻繁和對外交往的日益增多。文件材料載體和內容都發生了較大變化。諸如合同、協議、聯絡書、備忘錄。企業間互贈的紀念品、名人題詞、書畫等。這些文件材料文書處理部門很難控制。檔案部門又無從知曉，加之有的部門或個人會有獨居奇貨的欲望，它們的歸檔要比紅頭文件難得多。

2、企業檔案保管方面的問題——企業信息化建設進程加快，實體檔案保管模式難以為繼。

隨著信息化的到來和深入，企業在各項活動中形成越來越多的數字化信息，傳統的企業檔案實體保管模式已無法滿足企業檔案保管的需要。電子環境下的企業檔案信息的保管問題日益凸現，亟待解決。在很多企業中，由于沒有實現辦公自動化(OA)、管理信息系統(MIS)、客戶關系管理(CRM)等應用系統的開發和利用，也沒有實施管理或管理不當，導致電子文件、檔案處于“游離”狀況，企業“記憶”面臨丟失的危險。

3、檔案提供利用方面的問題——檔案信息資源封閉分散，提供利用水平低。無法提供系統服務。

3．1、傳統意義上的檔案往往帶有私密性的色彩，按照有關規定，相當一部分的檔案是不允許個人或部門隨意查看的。比如干部人事檔案、科技檔案、數據報表等。當確實有查找利用檔案的需要時。利用者必須出具相關的證明，履行特定的手續。并且絕大多數的檔案是不允許帶出去的，只能在檔案館室內由專門人員協助查閱，時間和空間上有很大的限制。由此導致檔案的查找利用率很低，檔案信息價值難以實現。是一種資源的嚴重浪費。

3．2、近年，信息管理的不斷深入，越來越多的企業建立了局域網，推行了OA系統、開發了檔案數據庫，以往查找檔案、檢索檔案費時費力的狀況明顯改善。但由于企業建立的多是文件級檔案目錄數據庫，其在方便利用方面也存在著很大的局限性。也就是說，利用者在網上只能查到檔案的目錄，仍需到檔案室才能查閱到檔案原文。因此。企業檔案數據庫建設還不完備，仍需進一步完善，才能不斷滿足利用者的需要，提高檔案利用的效率和水平。實現檔案的價值。

4、企業檔案開發方面的問題

目前企業檔案信息資源的開發工作，其內容尚停留在簡單的介紹或匯編上。形式上也只局限于編制索引。這些對企業預測、分析和決策的依據作用十分有限。

5、企業檔案編研方面的問題

企業檔案編研，是以特定的題目為線索。通過對相關企業檔案信息的分析、研究、整編和重組，形成各種二次、三次企業文獻，從而滿足企業各項實際需要的工作。企業檔案編研是企業檔案工作中相對獨立的一項業務內容。對企業信息的循環、企業檔案管理系統的改善和企業文化的建設都有十分重要的意義。但目前企業檔案編研工作的力度不夠。在企業檔案編研成品的傳播過程中，由于信息轉換的技術過程和技術手段等原因造成企業檔案信息失實、失準。再有就是一些企業不注意收集有關企業特色和企業文化的材料，也不曾對其進行系統的編研。導致企業“記憶”丟失，文化失傳。

二、改進企業檔案日常管理環節的建議和措施

1、歸檔方面應做到

1．1、建立相應機制。考核文件材料歸檔

企業檔案部門應針對企業和市場需求，根據現代企業制度下檔案工作的特性和發展趨勢，制定相應的制度和政策。在制度上保證企業檔案歸檔工作的順利進行。使歸檔工作有據可考。有法可依。并爭取將文件材料歸檔工作作為一個單獨的考核項目納入考評體系。明確考核內容要求和獎懲措施等，并以文件的形式廣而告之。只有機制上有保證，文件材料歸檔工作才能順利開展。

1．2、堅持統一領導、分級管理的原則，理順文件材料歸檔

復雜的企業管理模式給企業檔案管理提出了新的要求。綜合各方面考慮，只有堅持統一領導、分級管理的管理原則，形成一個嚴密的層級管理體系。才能為文件材料歸檔工作提供組織保障。同時層層制定文件材料歸檔制度、確定歸檔范圍、層層理順歸檔職責。按照上級宏觀統籌、下級對上級負責的原則，實現層層推進文件材料歸檔的目標。

1．3、轉變觀念、放寬條件配合文件材料歸檔

2、保管方面的措施

檔案管理方面的問題有很強的針對性，時間空間上也比較固定

2．1、嚴格保管秩序。主要是利用以前的保管方法和經驗，維持檔案的理化狀態，不丟失，不損壞。

2．2、電子環境下檔案信息保管的措施。現代辦公手段的介入，給檔案保管工作增添了新問題，提出了新挑戰，但這一問題并不是沒有克服和解決的方法。比如可以將檔案信息備份，同時保存多份檔案信息。防止意外丟失；在電腦中保存電子版的同時，再拷貝備份光盤。或直接打印形成紙質檔案，再按傳統方式保管；實施電子簽名法。嚴格審核電子檔案的使用身份，并明確相關責任和義務：引進防火墻技術，積極防止“黑客”破壞和盜密等等……隨著信息技術的不斷進步，檔案信息的保管措施也將不斷完善。

3、提供利用方面的措施

3．1、優化和整合檔案信息資源。為提供利用打下基礎。由于檔案管理工作的范圍不斷擴大。檔案的種類和類型激增。只有加強檔案的價值鑒定，優化和整合檔案信息資源，才能使企業所保存檔案的質量和數量都能適應企業生產經營的需要。滿足企業檔案提供利用、有效服務的需要。

3．2、注意和加強前期需求的考查，使檔案服務和提供利用工作有的放矢。前期考查指的是對服務對象和市場需求的調查，即什么樣的人需要什么類型的檔案、需求程度的大小、提供利用滿足其需求的途徑等。檔案需求的前期考查結果是檔案提供利用的目標和方向，只有做好前期的考查，才能使檔案工作者明確工作目標和方向。提供有針對性的檔案服務。

3．3、加大投入。引進先進技術和設備，配備專業人員，努力實現檔案提供利用的科學化、現代化。這里主要指的是企業檔案的數據庫建設。以及檔案信息資源的更新和維護，只有具備過硬的軟硬件條件。檔案的提供利用服務才能滿足現代化的需要，才能實現檔案管理和利用的科學化、高效化。

3．4、加強交流與橫向聯合。為檔案信息共享做好鋪墊。

3．5、對企業信用檔案的利用。為企業建立誠信體系服務。誠信是現代文明的基礎和標志，構建市場經濟信用秩序，是企業目前的當務之急。企業誠信檔案是證實企業誠信守法或失信違法等行為的重要憑證和依據。只有利用好這些檔案。才能樹立企業的誠信形象。為企業擴大業務、拓展市場提供機會。做好企業信用檔案的收集、整理、保管，為企業提供信用信息服務。這也是企業檔案工作服務創新的突破。

3．6、建立文件中心。這是企業檔案提供利用和服務創新的探索性做法。很值得嘗試，在國外早就出現了一些專門管理和為相關部門提供文件、檔案信息服務的文件中心。我們不妨也借鑒一下國外的做法，由專門的獨立于企業和政府之外的機構來管理檔案，由專門人員負責整合檔案信息，專業從事檔案信息提供利用服務。以最快捷的方式滿足利用者決策參考的需要，提高檔案的利用率。文件中心起的是檔案信息和利用需求之間的紐帶作用，可以有效盤活企業檔案工作。

4、檔案編研方面

加大編研力度。適時總結經驗教訓。利用已有的成功經驗和先進編研成果，為企業今后發展提供參考依據。