談人事檔案工作存在的問題及對(duì)策

隨著干部人事制度改革的逐步深入，干部人事檔案工作也出現(xiàn)了一些新的情況和問題，重視并解決好這些問題，對(duì)于做好新時(shí)期干部人事工作意義重大。

一、人事檔案工作的現(xiàn)狀

1、流動(dòng)人員檔案無法跟蹤管理。受人才資源配置市場(chǎng)化的影響，人才流動(dòng)日益頻繁，不僅個(gè)人可以自由擇業(yè)，用人單位也可以自主選人。有的人受經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)動(dòng)，不顧組織上是否放行，一走了之；有的是單位被兼并、重組或破產(chǎn)，本人或下崗或外出打工，一走幾年不歸。對(duì)這些人，行政主管部門很難在行政上、經(jīng)濟(jì)上實(shí)施有效的管理，干部人事部門也找不到應(yīng)對(duì)的好辦法，使得檔案材料收集不上來，無法跟蹤管理。

2、企業(yè)干部檔案作用逐步淡化。由于一些企業(yè)有用人自主權(quán)，選人用人不再需要組織人事部門的分配，加之這類單位以追求利潤(rùn)最大化為目標(biāo)，用人往往只憑面試，不通過檔案了解干部的德、績(jī)、獎(jiǎng)、懲等情況，導(dǎo)致了檔案觀念越來越淡漠。另外，受企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的影響，企業(yè)多數(shù)都開效益工資或不能及時(shí)開資。所以。工資變動(dòng)表不能及時(shí)填寫，更不能及時(shí)報(bào)到檔案部門。導(dǎo)致檔案材料匱乏。

3、部分材料真實(shí)性難保證。一是材料填寫存在失真失實(shí)。有的部門、單位將一些必須由組織上形成的材料如獎(jiǎng)勵(lì)材料交由干部本人隨意填寫，對(duì)具體內(nèi)容不聞不問：有的對(duì)干部個(gè)人年度考核表不認(rèn)真把關(guān)，對(duì)一些虛假浮夸的東西不加以批評(píng)指正。二是材料上報(bào)不嚴(yán)肅。有的單位竟將一些保密性很強(qiáng)的檔案材料如組織鑒定、入黨材料等交南干部本人或別人代送。三是材料真?zhèn)坞y辨。主要體現(xiàn)在虛假的學(xué)歷、學(xué)位材料上，檔案管理部門難辨真?zhèn)巍?/p>

4、檔案內(nèi)容與干部管理不適應(yīng)。比如，干部履歷表大約十年填寫一次，導(dǎo)致有時(shí)通過干部履歷表看不出干部工作崗位或職務(wù)的變化等情況。再如。對(duì)于在干部制度改革中出現(xiàn)的干部任前公示、任期審計(jì)、公開選拔等新材料如何投檔，沒有明確的規(guī)定，導(dǎo)致檔案材料缺少新鮮氣息。

5、檔案管理隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)。檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制尚不健全，缺乏計(jì)劃性、針對(duì)性和規(guī)范性，應(yīng)定期對(duì)新進(jìn)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其要加強(qiáng)檔案員計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，提高檔案員運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和手段管理檔案的能力和水平。

二、解決問題的對(duì)策措施

1、高度重視，保證干部人事檔案工作有位置。對(duì)檔案工作而言，檔案員要經(jīng)常向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)上級(jí)有關(guān)檔案工作會(huì)議和文件精神，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解檔案、重視檔案，切實(shí)幫助解決檔案工作中的經(jīng)費(fèi)投入不足以及基礎(chǔ)建設(shè)薄弱等問題，從而做到梢案工作與干部工作同部署、同要求、同檢查、同考核。對(duì)檔案員自身而言，應(yīng)樹立正確的人生觀、價(jià)值觀和權(quán)力觀，做到淡泊名利、愛崗敬業(yè)，搞好干部人事檔案保管和開發(fā)利用工作。

2、完善管理制度，保證干部人事檔案工作有章可循，一是要建立健全干部人事檔案工作必需的各項(xiàng)規(guī)章制度，同時(shí)結(jié)合制度執(zhí)行情況，不斷加以完善。二是對(duì)檔案接收單位長(zhǎng)期不寄回執(zhí)、投檔材料報(bào)送不及時(shí)、材料出現(xiàn)涂改劃或虛假等違反制度的現(xiàn)象，應(yīng)強(qiáng)化處罰。三是積極探索鑒別學(xué)歷的新方法，把好入口，嚴(yán)禁虛假學(xué)歷進(jìn)入個(gè)人檔案。

3、收全材料，夯實(shí)干部人事檔案工作的基礎(chǔ)。“四定”是干部檔案材料日常收集的好方法。所謂“四定”即：定人。明確各單位組工、人事干部為干部檔案材料收集員，負(fù)責(zé)本單位干部檔案材料制作把關(guān)和收集工作；定時(shí)，即干部任免、工資變動(dòng)等材料每月上交一次；定向，即對(duì)照檔案，查材料缺少情況，進(jìn)行突擊收集；定點(diǎn)，即將形成干部檔案材料較多的單位作為聯(lián)系點(diǎn)，定期上門收集。同時(shí)，針對(duì)流動(dòng)人員材料收集難的現(xiàn)狀，探索管檔部門與流動(dòng)人員之間的材料收集機(jī)制，保證檔案材料及時(shí)、妥善歸檔。

4、加大信息化力度。提高干部人事檔案管理水平。一是日常管理自動(dòng)化。將檔案管理工作中的編碼、查詢、轉(zhuǎn)遞等工作采用微機(jī)輔助管理，既能省去手工操作的麻煩，還能有效地提高檔案工作的準(zhǔn)確性和工作效率。二是檔案內(nèi)容信息化。應(yīng)盡量把常用的檔案內(nèi)容編成信息儲(chǔ)入微機(jī)。建立各類干部檔案信息數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，運(yùn)用掃描技術(shù)將檔案材料全部輸入微機(jī)，便于對(duì)檔案的查詢和系統(tǒng)分析。三是利用服務(wù)現(xiàn)代化。對(duì)儲(chǔ)存的干部人事檔案信息進(jìn)行梳理分析，形成反映干部各種情況的資料，逐步實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)的信息資源共享，為更好地改進(jìn)干部管理工作創(chuàng)造條件。

5、建立一套完整的規(guī)章制度，即送交人事檔案材料歸檔制度：人事檔案的保管、保密制度；人事檔案查閱制度；檔案材料的收集、補(bǔ)充制度；人事檔案轉(zhuǎn)遞制度：人事檔案的檢查核對(duì)制度。

6、制定嚴(yán)格的人事檔案保管制度。其目的：第一，保守檔案機(jī)密。現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，情報(bào)戰(zhàn)是競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。第二，維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵，其基本內(nèi)容大致包括五部分：

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求：其次。按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好。有無其他存放錯(cuò)誤等。

(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；②在檔案底賬上注銷；③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；④按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則。一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。

(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：

①對(duì)于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。②庫房備有必要的防火、防潮器材。③庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。⑤無關(guān)人員不得進(jìn)庫房。嚴(yán)禁吸煙。⑥離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

(5)統(tǒng)計(jì)制度。它包括人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況、庫房設(shè)備情況、人事檔案工作人員情況。

7、建立健全人事檔案利用制度。

檔案在利用過程中，應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。因此，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規(guī)章依據(jù)。人事檔案的利用有多種方式，如設(shè)閱覽室以供利用查閱、借出使用、出具證明材料等。

在通過各種方式利用人事檔案時(shí)，必須符合一定的手續(xù)。(1)查閱手續(xù)。首先，由申請(qǐng)查閱者寫出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱的對(duì)象、目的、理由、查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。(2)外借手續(xù)。首先，借檔單位(部門)寫出借檔報(bào)告，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似。其次。借檔單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。再次，人事檔案部門對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)，然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。最后，歸還時(shí)。及時(shí)在外借登記簿上注銷。(3)出具證明材料的手續(xù)：?jiǎn)挝弧⒉块T或個(gè)人需要由人事檔案部門出具證明材料時(shí)，需履行以下手續(xù)：首先。由有關(guān)單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章：其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料：最后。證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。