談人事檔案工作存在的問題及對策

隨著干部人事制度改革的逐步深入，干部人事檔案工作也出現了一些新的情況和問題，重視并解決好這些問題，對于做好新時期干部人事工作意義重大。

一、人事檔案工作的現狀

1、流動人員檔案無法跟蹤管理。受人才資源配置市場化的影響，人才流動日益頻繁，不僅個人可以自由擇業，用人單位也可以自主選人。有的人受經濟利益的驅動，不顧組織上是否放行，一走了之；有的是單位被兼并、重組或破產，本人或下崗或外出打工，一走幾年不歸。對這些人，行政主管部門很難在行政上、經濟上實施有效的管理，干部人事部門也找不到應對的好辦法，使得檔案材料收集不上來，無法跟蹤管理。

2、企業干部檔案作用逐步淡化。由于一些企業有用人自主權，選人用人不再需要組織人事部門的分配，加之這類單位以追求利潤最大化為目標，用人往往只憑面試，不通過檔案了解干部的德、績、獎、懲等情況，導致了檔案觀念越來越淡漠。另外，受企業經濟效益的影響，企業多數都開效益工資或不能及時開資。所以。工資變動表不能及時填寫，更不能及時報到檔案部門。導致檔案材料匱乏。

3、部分材料真實性難保證。一是材料填寫存在失真失實。有的部門、單位將一些必須由組織上形成的材料如獎勵材料交由干部本人隨意填寫，對具體內容不聞不問：有的對干部個人年度考核表不認真把關，對一些虛假浮夸的東西不加以批評指正。二是材料上報不嚴肅。有的單位竟將一些保密性很強的檔案材料如組織鑒定、入黨材料等交南干部本人或別人代送。三是材料真偽難辨。主要體現在虛假的學歷、學位材料上，檔案管理部門難辨真偽。

4、檔案內容與干部管理不適應。比如，干部履歷表大約十年填寫一次，導致有時通過干部履歷表看不出干部工作崗位或職務的變化等情況。再如。對于在干部制度改革中出現的干部任前公示、任期審計、公開選拔等新材料如何投檔，沒有明確的規定，導致檔案材料缺少新鮮氣息。

5、檔案管理隊伍建設有待加強。檔案人員業務培訓機制尚不健全，缺乏計劃性、針對性和規范性，應定期對新進人員進行業務培訓，尤其要加強檔案員計算機培訓，提高檔案員運用計算機技術和手段管理檔案的能力和水平。

二、解決問題的對策措施

1、高度重視，保證干部人事檔案工作有位置。對檔案工作而言，檔案員要經常向有關領導匯報上級有關檔案工作會議和文件精神，使各級領導了解檔案、重視檔案，切實幫助解決檔案工作中的經費投入不足以及基礎建設薄弱等問題，從而做到梢案工作與干部工作同部署、同要求、同檢查、同考核。對檔案員自身而言，應樹立正確的人生觀、價值觀和權力觀，做到淡泊名利、愛崗敬業，搞好干部人事檔案保管和開發利用工作。

2、完善管理制度，保證干部人事檔案工作有章可循，一是要建立健全干部人事檔案工作必需的各項規章制度，同時結合制度執行情況，不斷加以完善。二是對檔案接收單位長期不寄回執、投檔材料報送不及時、材料出現涂改劃或虛假等違反制度的現象，應強化處罰。三是積極探索鑒別學歷的新方法，把好入口，嚴禁虛假學歷進入個人檔案。

3、收全材料，夯實干部人事檔案工作的基礎。“四定”是干部檔案材料日常收集的好方法。所謂“四定”即：定人。明確各單位組工、人事干部為干部檔案材料收集員，負責本單位干部檔案材料制作把關和收集工作；定時，即干部任免、工資變動等材料每月上交一次；定向，即對照檔案，查材料缺少情況，進行突擊收集；定點，即將形成干部檔案材料較多的單位作為聯系點，定期上門收集。同時，針對流動人員材料收集難的現狀，探索管檔部門與流動人員之間的材料收集機制，保證檔案材料及時、妥善歸檔。

4、加大信息化力度。提高干部人事檔案管理水平。一是日常管理自動化。將檔案管理工作中的編碼、查詢、轉遞等工作采用微機輔助管理，既能省去手工操作的麻煩，還能有效地提高檔案工作的準確性和工作效率。二是檔案內容信息化。應盡量把常用的檔案內容編成信息儲入微機。建立各類干部檔案信息數據庫。同時，運用掃描技術將檔案材料全部輸入微機，便于對檔案的查詢和系統分析。三是利用服務現代化。對儲存的干部人事檔案信息進行梳理分析，形成反映干部各種情況的資料，逐步實現一定范圍內的信息資源共享，為更好地改進干部管理工作創造條件。

5、建立一套完整的規章制度，即送交人事檔案材料歸檔制度：人事檔案的保管、保密制度；人事檔案查閱制度；檔案材料的收集、補充制度；人事檔案轉遞制度：人事檔案的檢查核對制度。

6、制定嚴格的人事檔案保管制度。其目的：第一，保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵，其基本內容大致包括五部分：

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求：其次。按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好。有無其他存放錯誤等。

(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：①取出應轉走的檔案；②在檔案底賬上注銷；③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；④按發文要求包裝、密封。在轉遞中應遵循保密原則。一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

(4)保衛保密制度。具體要求如下：

①對于較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。②庫房備有必要的防火、防潮器材。③庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。⑤無關人員不得進庫房。嚴禁吸煙。⑥離開時關燈關窗，鎖門。

(5)統計制度。它包括人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況、庫房設備情況、人事檔案工作人員情況。

7、建立健全人事檔案利用制度。

檔案在利用過程中，應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。因此，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。人事檔案的利用有多種方式，如設閱覽室以供利用查閱、借出使用、出具證明材料等。

在通過各種方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。(1)查閱手續。首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象、目的、理由、查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章，負責人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。(2)外借手續。首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。其次。借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。再次，人事檔案部門對其進行審核、批準，然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。最后，歸還時。及時在外借登記簿上注銷。(3)出具證明材料的手續：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：首先。由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章：其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料：最后。證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然后登記、發出。