對我國企業檔案管理困惑的思考

一

由于教學研究及主持國家社會科學基金項目《現代企業制度下的企業檔案信息管理研究》和北京市檔案局科技研究項目《企業檔案管理與知識管理》課題的需要，近幾年筆者和課題組的同仁利用各種機會對我國企業檔案工作進行了較廣泛的調查研究。在調研的過程中，我們獲得了許多有啟示意義的企業檔案管理好的做法和經驗，但時常也會聽到一些對企業檔案管理現實問題的困惑。

我們訪談過的企業領導幾乎異口同聲地表達出檔案對于企業的重要性，一些企業主管檔案工作的領導甚至能舉出利用檔案為企業創造經濟效益的生動案例來證明這一點。但是，隱約之中他們會流露出一些對現有企業檔案管理現狀的不滿和更多的期待。比較集中的問題主要是與整個企業體制改革和經濟發展的步伐相比。企業檔案工作改革和發展的步伐顯得有些遲緩；與整個企業的信息化發展相比，檔案部門的信息化似乎成效不大；企業很多業務部門已經采用了較先進的管理理念和方法，而檔案部門的管理理念和方法似乎變化不大。言下之意，檔案部門對企業各項工作的支持力度在逐步下降，企業領導層對檔案部門在企業中地位的認識也在發生一些變化。

較多的企業檔案工作者往往對自身的工作現狀有一些不滿甚至是抱怨。他們認為，檔案工作處于領導“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬地位。檔案工作責任重大，事務繁雜，勞動強度大，并非一般人或某些領導認為的是一份“清閑”的差事。相對其他業務部門來說，檔案部門的工作人員薪水較低，在企業的地位也較低。更有一些檔案工作者抱怨每次企業進行體制、機構改革之時，檔案部門往往是首當其沖，他們時常處于瀕臨下崗的焦慮之中。一些檔案工作者表達了對企業檔案部門邊緣化的擔憂，因為在電子文件時代，各業務部門除了向企業檔案部門移交檔案之外，自身也留存了電子檔案。各業務部門對檔案部門的依賴越來越少，現行檔案管理模式已經很難適應企業發展的需要。

各級檔案行政管理部門則為企業檔案管理這幾年日新月異的變化忙得不可開交，我們可以從這些年檔案行政管理部門以及檔案學界關注的企業檔案管理熱點問題中可見一斑。我國企業建立現代企業制度，給企業檔案管理帶來了諸多的新問題，諸如企業改制后檔案所有權問題，檔案是否資產及如何評估問題，股權變化、企業兼并、破產后檔案移交、處置問題，檔案行政管理部門、專業主管部門和企業檔案管理的關系問題，外資、中外合資企業檔案管理問題，中國駐境外企業檔案管理問題，非公企業檔案管理問題，民營企業檔案管理問題，等等。隨著企業檔案信息化進程的加快，許多企業把解決電子文件管理等現代化管理問題的希望還是寄托在各級檔案行政管理部門的身上，這又無疑增加了檔案行政管理部門的工作壓力。使檔案行政管理部門更加困惑的是，隨著計劃經濟向市場經濟的逐步過渡，原有的政府機構對企業的管理方式也發生了深刻的變化。最明顯的變化體現在政府不能再像過去那樣直接、微觀地管理企業，而是進行宏觀、間接的管理，更多地體現政府對企業的監督、指導和服務。在這種新形勢下，檔案行政管理部門到底扮演怎樣的角色？怎樣做到既要代表國家履行《檔案法》賦予的權利和義務，又不能直接干預企業正常的經營管理活動？檔案行政管理部門到底要不要對企業檔案管理活動負責，如果要負責，究竟要負什么樣的責任？這些問題確實需要我們回答。

還有一些經濟學、歷史學研究者，新聞媒體或感興趣的公民對獲得反映經濟活動的檔案抱有一定的期望。這種情況在國外也很常見，我們從維也納第15屆國際檔案大會國際檔案理事會企業與勞工檔案委員會提交的研究報告中可以看到類似的需求。眾所周知，由于種種原因，我國各級國家綜合檔案館保存的檔案絕大多數是黨政管理檔案，一些專業、專門檔案館保存了一些科技檔案和專門檔案，雖然這些館藏中不乏反映國家經濟發展的規劃、政策、法規等宏觀信息，但是反映我國社會經濟發展的很多生動的、豐富的微觀信息卻大量地、分散地保存在各類企業檔案機構中，這些檔案能否留存后世還是一個未知數。從理論上即從國家檔案全宗理論角度來看，我們的檔案種類是齊全的、完整的，能夠系統、完整地反映歷史面貌。但是，實際上從我們可以傳承給后人以及今人能利用的檔案而言，還是存在著較多的遺憾。也許我們給后人的檔案“遺產”像一本歷史“教科書”，僅僅勾畫了歷史的大致脈絡，而缺乏鮮活、豐富的微觀景象。即使對于今人而言，我們能否利用現存的這些企業檔案以及怎樣利用，也是一個有極大爭議、似乎難以解決的問題。想利用企業檔案的人訴苦說企業不愿對他們開放可以開放的檔案，企業常常抱怨社會、公眾對他們的要求太高，因為企業畢竟是企業——以追求盈利為目標的組織，維護其核心競爭力是重中之重，特別是非公企業更有充足的理由拒絕他人的檔案利用要求。

我國企業管理和企業檔案管理正處于一個巨大的改革時代，我們曾經習慣和熟知的環境、模式和方法已經悄然發生了重大變化，而我們的思想、觀念的轉變卻顯得有些遲緩，或者即使迅速轉變也來不及認識和詮釋這種紛繁的變化。

二

要想厘清我國企業檔案管理面臨的一系列問題，不是一件很容易的事情。我們發現，在之前所做的研究中，迫于盡快解決企業檔案管理面臨的實際問題的需要，我們習慣于步入就事論事的研究套路，很少有人靜下心來專門研究并反思為什么企業要管理其形成的文件檔案？是企業自身的需要還是政府或社會的要求？企業檔案管理與其他組織的檔案管理到底會有什么樣的區別？這種區別又在多大程度上影響了企業檔案的管理理念、模式和方法？企業檔案管理的本質又是什么？筆者認為，企業檔案管理的本質決定了企業檔案管理的形式，對企業檔案管理本質的探究有助于我們認清和解決當前企業檔案管理面臨的問題。

如何尋找企業檔案管理的本質，也許是一個仁者見仁、智者見智的問題。以前筆者曾對檔案學中一直在研究檔案的起源等基礎理論問題不甚理解，認為研究這些問題有現實意義嗎？后來卻覺得其最大的價值體現在我們對檔案學科自身的肯定，對檔案管理事業的肯定。對檔案起源的研究實際上就是對檔案這種事物存在價值、本質的認識。按照前輩的這樣一種研究思路，我們同樣可以去尋覓企業檔案管理的本質，即從企業成立檔案管理機構入手，探尋為什么企業要專門建立檔案管理機構來管理它們自身所形成的文件檔案，而這種原始的企業需求更能說明企業檔案管理的本質。

企業檔案館最早出現在20世紀初的德國。1905年，德國克虜伯公司成立檔案館，這是我們知曉的世界上第一個企業檔案館。1907年，德國西門子公司也成立了檔案館。除此之外，德國還出現了區域性的經濟檔案館，用于保存該區域內各企業的檔案收藏品。1906年，萊茵——威斯特伐利亞經濟檔案館、薩爾經濟檔案館相繼出現；1908年，漢堡世界經濟檔案館成立。企業檔案館出現在20世紀初并非偶然，它是世界經濟發展到一定歷史階段的產物。

企業檔案館產生的根本動力來源于企業經濟發展的需要。“現代經濟檔案事業的開端追溯到經濟的考慮，人們認識19世紀工業革命的原始來源不在行政的檔案之內，而是首先要在經濟企業的收藏品里去找?！?sup>①從19世紀下半葉到20世紀初，世界已處在第二次產業革命時期，自由競爭的資本主義正向壟斷的資本主義即帝國主義轉變。德國和美國的經濟發展相繼超過英國、法國等老牌資本主義國家，成為這一時期壟斷資本主義的代表。以德國為例，生產的發展形成集中，由集中又形成壟斷，德國許多工業行業都形成了卡特爾、辛迪加等壟斷組織。鋼鐵業中有代表性的巨頭是克虜伯、曼斯曼、蒂森幾個家族，德國生產的鐵在1866年只占世界產鐵總量的1／27，到19世紀末已占到1／6，1914年前居然占到1／4；1893年出現的萊茵——威斯特伐利亞煤業辛迪加。產煤量約占全魯爾區的90％，超過全德國產煤量的1／2以上；電器工業被西門子公司和電氣總公司壟斷，1913年德國在電器制造方面處于世界領先地位，產品占世界總額的35％。壟斷組織的產生形成了具有現代意義的大型企業，在第一次世界大戰前夕，西門子公司雇有工人82000名，電氣總公司雇用工人69000名。^②由此可見，當時德國一些壟斷企業規模很大。這些企業在生產、銷售等經營管理活動中必然產生大量的檔案文件。企業規模和檔案數量是企業檔案館產生和形成的重要條件之一，這些規模巨大的企業和數量龐大的檔案為企業檔案館的產生奠定了堅實的基礎。

從企業的組織形式來看，一些壟斷企業采用了股份公司的形式。“隨著各種類型的股份公司占有重要地位，康采恩和利益共同體得以建立，大多由個別企業家(克虜伯、蒂森、施廷內斯)任命的經理和同事們組成的董事會就起著越來越大的作用?！?sup>③股份公司是具有現代企業特征的企業組織形式，它使企業決策機構、執行機構和監督機構相互區分又相互聯系，企業內部機構設置日趨合理，內部管理日臻完善。由此可見，這些企業已擺脫小生產的方式，采用了現代化大生產管理方式和明確的分工。大機器工業化生產和社會分工協作，改變了過去那種生產技藝的傳播、交流依靠口傳身授，不形成文件和圖樣的小生產方式，要求建立相應的檔案機構，對檔案實行集中統一管理。企業檔案館的出現，是近代科技生產和社會分工協作的產物。王傳宇教授在研究科技檔案工作的形成時，也曾指出：“集中統一管理科技檔案，是社會化生產和專業分工的客觀要求?！?sup>④在大工業生產條件下，“科技、生產的個體勞動方式，已經為集體勞動、合作研究的方式所取代，組織管理的專業分工與協作明顯地發展起來。這必然要大量地形成科技文件，又要求積累這些科技成果，留給日后生產和科研等工作查考，滿足人們相互借鑒和研究的需要。過去那種靠口傳身授傳播、交流生產技藝的小生產方式。已經不能適應社會發展的需要，科技檔案的管理便逐漸從科技、生產者個人或部門的分散管理，走向科技檔案工作者和科技檔案部門的集中統一管理。這是科技、生產發展和社會分工協作的產物，適應了現代化科技生產方式的需要?！?sup>⑤

從企業的競爭來看，為獲取超額利潤，國內各壟斷組織之間的競爭、本國壟斷組織與國外壟斷組織之間的競爭日趨加劇。這迫使各大壟斷企業必須對自己形成的檔案進行科學管理，能夠為本企業更好地服務。嚴守生產、經營和科技秘密，不能讓檔案文件隨意外散。因此，各壟斷企業必須建立相應檔案機構，收集并妥善保管自己的檔案文件。

企業家們也逐步意識到提高本人及企業知名度的重要性。他們雇傭史學家和經濟學家，利用檔案為其編寫企業史、地區經濟發展史、工商名人傳記等宣傳企業經濟和企業文化，宣傳企業家自身。這種需求也促使企業必須保存自己的檔案，建立檔案館，并把檔案館作為保存企業發展史的寶庫。如科隆經濟檔案館第一任館長斯萬教授，根據甘普豪森公司的檔案全宗寫成《萊茵河工業史》；西門子公司檔案館15名工作人員中，就有2人專門擔任西門子家族史的編寫工作。^⑥

企業自身經濟發展和各項工作對檔案文件的需求是企業檔案館形成的根本動力。企業一方面在生產、銷售等經營管理活動中產生大量的文件檔案，另一方面這些活動又必須依據和利用文件檔案。企業規模越大，各項工作對檔案的利用需求就越多，不建立相應規模的檔案機構是無法滿足這些利用需求的。

三

本質上說，企業檔案存在的價值就是企業檔案管理存在的價值，它決定了企業檔案管理的本質所在。從上述德國企業檔案館形成原因的分析，我們可以看到，由于檔案對現代意義的企業具有重要的多重價值，因此企業建立相應的機構來管理這些檔案成為企業生存和發展的內在需求和動力，而不是來自企業外部的某種力量的影響。

如果撇開檔案管理的共性，企業檔案管理還有其獨特的內在規律性，而這種內在規律性卻沒有引起我們足夠的重視，或者我們也發現了一些規律，但在實際工作中卻發有很好地遵循和運用。

企業不同于其他組織的最大特點就是它是以追求利潤為目標的經濟組織。企業是依法設立的以盈利為目的的從事生產經營活動的獨立核算的經濟組織。企業的一切管理工作，上至企業戰略管理，下至企業的基礎管理，都是以是否有利于企業獲得利潤為目標的。企業檔案管理的存在和發展必須來自其內在的、本質的需要。如果企業檔案管理能夠滿足企業的這種內在需要，它就能生存和發展。企業檔案館不同于公共檔案館和專業檔案館，雖然企業檔案館在一定程度上具有檔案館的某些共同特性，即具有保存歷史的功能，但是作為企業檔案館生存的根本動力主要體現在它對整個企業經濟發展的基本保障力和積極推動力。因此，我們在管理企業檔案時，必須充分考慮企業的這種內在需要。我們不能用一般檔案館的管理理論來指導企業檔案館管理工作，也不能用行政機關檔案室管理理論和方法來要求和衡量企業檔案管理工作。

不同企業的檔案管理具有其獨特性或個性。不同類型的企業的管理模式不同、所處領域不同、規模不一、地域不同，這些都會給整個企業管理包括企業信息管理、文件檔案管理帶來制約和影響。由于長期受計劃經濟的制約和影響，我國企業檔案管理模式存在著大一統的現象。我們經常會看到這樣的現象，不管是工業企業、商業企業或者金融企業，其檔案管理模式和形式幾乎是千篇一律，看不出太大的差別。這種情況在西方發達國家企業檔案管理中是少見的。西方許多企業往往會根據本企業的特點來確立企業檔案管理模式和機構設置。以美國為例，一些企業的檔案管理機構設置是不盡相同的，美國電信公司檔案館設在公共關系部，摩托羅拉公司檔案館隸屬于人力資源部，IBM公司檔案館則附屬于秘書室。因此，有必要加強對不同類型企業的檔案管理工作的分類研究，探討和建構不同行業或專業的企業檔案管理模式。

企業檔案及其管理工作是提升企業核心競爭力的重要保障，是企業核心知識的“保護神”。企業檔案是企業生產、經營活動的真實的歷史記錄，不僅記錄了企業發展的歷史，而且記載了企業所形成和積累的知識，是企業重要的知識資源。企業檔案管理本身就是對知識的一種管理活動和過程。^⑦在知識經濟時代，知識成為社會生產最核心的要素和資源，一個國家或企業是否掌握最先進的科學技術和擁有大量的知識產權，將直接關系到國家和企業的生存能力和持久的競爭力。美國著名的未來學家托夫勒曾指出：知識是打開21世紀經濟霸權大門的鑰匙。隨著經濟全球一體化進程的加快和科學技術的迅猛發展，知識管理越來越成為眾多企業適應新經濟時代要求的一種獲取和保持競爭優勢的重要選擇。一方面，企業要善于保存和積累企業在經營管理和科技發展過程中已經形成的知識，做好知識儲備，不讓知識流失。另一方面，企業還要善于學會運用已有的知識，建立學習型企業，并鼓勵和促進知識共享。

筆者在對數十家企業調研的過程中發現，一些企業根本不知道自己的知識到底有哪些，應該怎樣積累和保護。甚至有一些企業在經營管理方面遭受重大損失時，還不知道癥結所在。企業知識不僅涵蓋了大家熟知的顯性知識如文件、檔案等，還包含了更重要的很多不被注意的隱性知識如員工的經驗、技能以及各種社會關系等。筆者曾經走訪過一家知名的物流企業。該企業有一段時間客戶資源急劇流失，嚴重影響了企業的經濟效益。究其原因，是企業營銷部門的一個副總“跳槽”，自己創立了一家公司，他聯系的原公司客戶大多數都隨他走了。一家咨詢公司曾經對全球200家成長最快的公司進行調查，當問及“讓老板們睡不好覺的事情是什么？”時，結果排在第一位的答案竟然是“如何留住主要雇員？”和“如何吸引高素質的人才？”人是知識的最重要的載體，在知識經濟時代，擁有廣博知識的高素質的人才是企業生存和發展的不可或缺的條件?！傲糇≈饕蛦T”就是留住和保護企業的知識，不讓企業知識流失。聚集和吸引高素質的人才，就是對科技和知識的積累和儲備。

在調研過程中，筆者發現許多企業非常重視文件、檔案等顯性知識的收集和管理，文件檔案信息資原儲備數量巨大，但企業各部門和人員對文件檔案的利用卻很少。一些企業在進行經營管理重大決策時，決策層甚至發有想到要去查一查文件、檔案，分析和研究過去企業在遇到類似問題時是怎樣決策和處理的。一些企業無視已有的知識寶庫，不吸取前人和他人的成功和失敗經驗，走了很多冤枉路，浪費了寶貴的時間，造成了重大的經濟損失。因此，有了知識積累還要充分、合理、及時地利用這些知識。要在企業創造一種學習的環境，讓所有的員工不斷更新自己的知識。要營造企業知識共享的氛圍，讓技術骨干和主要雇員的知識能夠有條件地、最大程度地在企業共享。員工的經驗知識往往是企業一筆重要的財富，

在這個“崇尚”高學歷的社會中，我們還有必要反省并重新評估經驗知識的價值。筆者調研的一家著名高科技企業的案例值得我們分析和研究：該企業有一個重大產品開發研究項目，參加該項目的科研人員都是近年來畢業于國內外知名大學高素質的博士、博士后。產品開發研究進行得似乎很順利，在規定的時間內完成。在即將進行項目鑒定的時候，主管項目開發的領導突然想起來征求企業幾位快退休的高工們的意見。幾位高工看完項目材料后，一致否決了項目的整個設計思路和方案。他們認為，項目設計從理論上可能是成立的，但是從該產品的生產或工藝的角度來看，存在著重大的缺陷，即產品生產的可行性有問題。問題很清楚：這些國內外知名大學高素質的博士、博士后雖然經受過良好的高等教育，掌握了最新的專業理論知識，但是缺乏實踐的磨礪，經驗知識匱乏。這就意味著整個項目組一年來的辛苦白費了，企業浪費了巨大的時間和經濟投入。如果該企業理解并實施了知識管理，建立了知識管理體系，能夠讓幾位高工的知識破項目組共享的話，這種損失完全是可以避免的。

從知識管理的角度看，我國企業檔案管理還存在較大不足，特別是對企業核心知識資源的控制力與國際一流的企業相比還有很大的差距，檔案部門的知識管理職能依然發有體現。因此，我們應重新審視我國企業文件檔案知識管理職能，適時提升文件檔案管理工作的戰略地位。加入WTO之后，我國企業必須面對國外一流的企業競爭對手，如前不久我國承諾今年人民幣業務全面向外資銀行開放，國外金融企業對中國本土金融企業的這種威脅將越來越明顯。中國企業如何增強自主創新能力和擁有自主知識產權，提升自身的核心競爭力便成為一個非常緊迫的戰略問題。增強自主創新能力和擁有自主知識產權不是一句空洞的口號，只有我國企業都能意識到知識管理和知識創新的重要性，通過不斷地進行知識積累和運用來提高自主創新能力，我們才會擁有自主知識產權的科技和產品，我們的企業才會在世界企業之林具有核心競爭力。

注釋：

①(德)布倫內克《檔案學——歐洲檔案工作的理論與歷史》，中國人民大學檔案系1985年油印本，第521頁。

②夏炎德：《歐關經濟史》，上海三聯書店，1991年版，第483頁。

③(德)卡爾·艾利?！げǘ鞯戎骸兜乱庵臼贰返?卷(下冊)，商務印書館1991年版，第641頁。

④、⑤王傳宇：《科技檔案管理學》(修訂本)，中國人民大學出版社1998年版，第55-56頁。

⑥中國人民大學檔案系檔案史教研室：《世界檔案史講義》，第102頁。

⑦張斌：《企業檔案管理與知識管理》，《檔案學通迅》2002年增刊。

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院