檔案管理信息化之理念探討

檔案管理信息化要解決好兩個關鍵問題，一為理念問題，二為技術問題。就檔案管理信息化的理念問題，本文擬探討以下幾個方面的問題：檔案管理信息化的價值理念，檔案管理信息化的發展階段劃分，信息化與知識化的關系問題，數字化檔案館的概念問題等。

一、檔案管理信息化的價值理念

檔案管理信息化不改變檔案的根本價值，而是對檔案價值的實現具有助推作用。檔案利用效益越好，檔案的價值實現程度越高，相應的檔案就越有價值。塵封的檔案得不到利用，就不能體現其價值。對社會進步具有正面推動意義的檔案是有價值的，而帶來負面效應的檔案則是沒有價值的。但是隨著時間的推移，原本發有價值的檔案會變得有價值，這就是檔案的現實價值和長遠價值的轉化。

檔案管理信息化的價值通過以下途徑得以實現：第一、有效地保護檔案及檔案信息的原始性和憑證性；第二，高效地為有進步意義的社會活動提供可靠的、確定的決策支持；第三，科學、合理、安全地為檔案管理的可持續發展提供技術保障。第一點重點在于強調檔案的本質屬性及檔案信息與其他信息的區別，是“立檔之本”。只有做好這一點，才不至于使檔案淹沒在信息化大潮中，不至于使檔案工作在信息化中迷失方向。第二點重點在于強調檔案管理信息化的嚴肅性，檔案管理是具有政治性的，是為進步意義的社會活動服務的，是為了推動社會進步而不是相反，將檔案和檔案管理向娛樂消遣性方向引導是極其錯誤的。第三點重點在于強調檔案管理的可持續發展。檔案工作應立足于千年萬年計，而不是僅僅幾百年。遠古人類用石刻、甲骨、獸皮記錄檔案，后來用繩索、竹片。造紙木發明后記錄載體發生了根本性變化，人們得以大量地記錄史實。但是，紙質載體的易損性遠高于石刻、甲骨等，因此，歷次天災人禍都使得檔案大量消亡，成為千古之憾。采用信息技術保存檔案，使得檔案信息的保存量又一次發生了質的飛躍，但是，有關信息載體的壽命和信息技術更新換代的頻率成為人們揮之不去的隱憂。無論是磁盤、磁帶還是光盤，這類現代信息存儲介質的壽命均在幾十年甚至更短，盡管商家宣稱可更長，但最多不過百年。人們持續保存信息的手段，只是不斷地周期性備份，而期間信息一旦損失就會成為永遠的遺憾。此外檔案信息的存儲格式，也面臨版本升級的嚴峻考驗。原則上檔案管理決不會容忍檔案信息丟損的可能性存在，因此，在檔案管理信息化工作中，必須妥善地處理好檔案信息的可持續存儲以及檔案管理的可持續發展問題。

二、檔案管理信息化的發展階段劃分

我們說檔案管理信息化的發展進程與國家電子政務的發展進程高度吻合，是因為檔案管理信息化本身就是電子政務的重要組成部分。縱觀我國電子政務的發展歷程，根據其業務協作度和功能復雜度可分為五個階段：信息機讀化、管理流程信息化、支撐平臺組件化、協同工作和虛擬政府。檔案管理信息化的發展也具有大致相同的軌跡，如圖1所示。

目前階段，我國高校檔案管理信息化表現出如下特點：首先，表現為地區和院校間的不平衡性，即大城市各高校發展較快而中小城市高校發展較慢，重點院校發展較快而非重點院校發展較慢。其次，就某一高校檔案建設情況來看，有的檔案如新形成的檔案基本上采用了信息化技術來管理，而有些檔案如一些歷史老檔案則還沒有完成數字化。第三，由于普遍采用業務試點的建設策略，導致大部分高校的檔案信息系統與其他校務處理系統相互獨立，從而造成檔案信息煙囪。第四，各高校檔案管理信息系統功能重管理、輕編研，使得檔案利用效率并發有得到實質的提高，反而由于不得不同時兼顧傳統的紙質文件歸檔和數字化文件歸檔而降低了管理效率。

目前大部分高校已完成了管理流程信息化的戰略步驟，而正在進行支撐平臺組件化建設的努力。由于傳統的基于Client／Server結構和關系數據庫技術的檔案管理系統的功能已不能滿足日益迫切的信息整合需求，業界需要統一的信息化標準。這一階段出現了一些較優秀的檔案管理信息系統，這些系統有可能成為行業標準而被推廣。

在信息化管理階段，系統設計師完成了檔案信息和業務邏輯的成功分離，而到了支撐平臺化階段，用戶界面與業務邏輯進一步分離，用戶主要通過通用瀏覽器來得到服務，這大大地降低了系統維護成本。同時，為了降低系統的開發成本和提高重用性，廣泛地采用組件化設計策略，增強了系統的柔性。

但是，檔案的本質目的是為了提供利用。所謂利用就是為決策提供支持。就決策來說，信息對決策具有支持作用，但我們認為信息對于決策的支持是不全面的，只有當零散的信息轉化為系統性的知識，才能為決策提供全面的支持。顯然，支撐平臺組件化階段所提供的能力。還不足以滿足決策支持的需要。我們需要對檔案信息進行整合、挖掘、概括和抽象，形成(專題)檔案知識，這個過程通過信息技術手段自動完成，稱之為知識化，在圖1中處于協同檔案管理階段。之所以叫做協同檔案管理階段，是因為僅靠檔案信息仍然不足以提供決策支持，還需要與其他大量的信息進行整合，這涉及到檔案業務與其他業務的協同問題，協同是這一階段的基本特點。

完成檔案信息協同管理的任務無疑要落到智能檔案檢索系統上。目前出現了一些基于網絡的智能(或只能稱作半智能)檢索系統，比如google、百度等搜索引擎。這些搜索引擎致力于將信息轉化為知識，盡管它們遠遠沒有達到人們期望的目標，但其進展情況還是令人興奮的。真正意義的智能檢索，需要充分運用人工智能的研究成果，同時，還會涉及到人類知識分類和自然語言理解以及認知科學等高難課題，如此復雜的問題，顯然不可能在短期內得到解決。因此，實現完全意義的協同檔案信息管理，仍然任重而道遠。從目前水平理解，檔案管理信息化發展的最高境界是虛擬檔案管理，在這一階段，協同工作已成為基礎功能，所有的檔案管理瓶頸和壁壘都消除了，全社會的檔案管理成為一個公共信息基礎設施，而各檔案管理職能單位已融合為一個虛擬的有機整體。

三、數字檔案館及其相關問題討論

就我國檔案管理信息化發展較為領先的高校情況來看，已進入支撐平臺組件化建設階段，某些前瞻性的研究已深入到協同檔案管理范疇。雖然研究已經較為超前，但完成所有檔案的數字化，可能還需要一個過程。那么，是不是所有檔案都完成了數字化就可以宣稱建成了數字檔案館了？就此問題，有必要深入探討。

關于數字檔案館，到目前為止尚無一個較為公認的定義，可謂仁者見仁，智者見智，但這并沒有妨礙人們使用這一概念。僅從字面理解，筆者認為不管數字檔案館功能如何強大，技術如何先進，服務如何超前，但既然用了一個“館”字，那它終歸還是一個“館”，就應該具有館的基本特性，否則我們完全可以采用其他的字來代替。

那么館的基本特性是什么呢？筆者認為，它是一個社會運動的基本組織單元，是進行檔案收集、管理、編研、提供利用的法定國家機構。由于檔案的原始性和憑證性是所有其他信息所不可替代的，因此檔案管理是社會運動所不可或缺的組成部分，社會越是發展，就越需要妥善地進行檔案管理。檔案的原始性和憑證性決定了歷史上形成的各種實體檔案不可能被完全銷毀，不論是甲骨檔案還是紙質檔案，因此，只要檔案的定義及其原始性和憑證性沒有改變，檔案館的實體檔案管理職責就不會消失。

信息化可以實現檔案的虛擬管理、網絡借閱，突破時空限制提供服務，檔案信息可以以數字形式毫無區別地復制若干份，但最原始的檔案仍然需要想方設法保護，復制的數字檔案副本的憑證性仍然需要得到最原始檔案的驗證和授權。舉個例子，清明上河圖有許多仿制品，但其價值無論如何都不如原圖，以數字形式發行的版本更是大打折扣。

無紙化辦公對檔案的原始性和憑證性提出了挑戰，因為，純數字形式的辦公條件下所產生的檔案直接就是數字形式的，可以有若干份完全相同的復本都是最原始的檔案，同時，通過網絡媒介，這些檔案的傳播和擴散能力更是異常強大，而仿制、篡改和竊取的手段也是驚人的。這時候，能夠提供檔案原始性和憑證性的途徑就只有判斷其是否真的來自國家法定檔案管理機構——檔案館。網絡技術提供的檔案虛擬管理能力，使得整個國家的檔案信息可以通過統一的門戶為利用者提供服務，甚至世界各國的檔案都可以通過一個統一門戶被人們利用，但是作為檔案的法定管理機構，仍然需要有檔案館。因此數字檔案館不應該拋棄“館”的基本特性，數字檔案館概念不能與虛擬檔案館概念等同。

那么到底什么叫做數字檔案館呢？筆者認為除了強調“館”的特性外，還要分析館的基本工作內容和形式。檔案館的工作包括檔案的收集、整理、保管、編研、提供利用等，除此之外，還應當能夠對檔案學科的發展提供研究能力。所謂數字化，不僅包括對檔案信息的數字化，還應該包括整個檔案工作的數字化。只有實現了檔案工作全過程的數字化，才能稱得上完整意義的數字檔案館。當然，數字檔案館必須具備通過網絡來提供檔案利用服務的能力，但提供網絡化服務只是數字檔案館的一部分功能。數字檔案館是檔案管理信息化的建設目標。我國各高校數字檔案館的建設情況千差萬別，那么在數字檔案館這一概念下，如何去較為科學地評估各自的建設進度呢？我認為可以將數字檔案館分為初級、成熟和完全三個階段來評估。初級階段，標志著內部管理完成了檔案信息的數字化管理，包括分類、錄入、驗收、匯總、數字排架和基本統計功能，對外服務具備了基本的數字形式的檢索、瀏覽、打印、電子版檔案服務等功能。成熟階段，標志著內部管理具備了簡單的專題數據挖掘功能，對外服務具備了檔案信息的網絡借閱利用功能。完全階段標志著內部管理實現檔案信息的知識化管理，對外服務可以與校內其他業務信息進行無縫集成和協同工作，可以與社會其他檔案部門實現協同檔案管理，并形成檔案信息服務聯盟，對社會提供統一的檔案信息服務門戶。數字檔案館的三個階段可以與檔案管理信息化發展階段相對應。如上頁圖1所示，初級數字檔案館對應于管理流程信息化階段，成熟數字檔案館對應于支撐平臺組件化階段，而完全數字檔案館對應于檔案協同管理和虛擬檔案管理兩個階段。

在信息化范疇，數字是信息的基礎，而知識是信息的升華，這是由信息運動規律所決定的。數據、信息、知識和智慧構成了信息進化階段的金字塔結構。檔案管理信息化包括了從信息到知識的轉換過程。這里的知識與通常所說的知識具有本質的區別。它更加強調知識的能動性和系統性。在信息系統中，知識與信息的重要區別表現為對決策支持的能力，信息對決策支持是不全面的、零散的和粗糙的，而知識對決策的支持是全面的、系統的和精確的。如何將檔案信息轉化為“檔案知識”(請注意，這里的檔案知識與通常意義的檔案知識是有區別的，它是在信息化范疇內的一個概念)，是未來檔案管理信息化的重大研究課題。檔案信息轉化為“檔案知識”，標志著完全意義的數字化檔案館的建成，那時，我們有理由相信，智能型檔案館會成為下一個奮斗目標。

參考文獻：

[1]周毅：《全面準確認識檔案管理信息化建設》，《檔案學通訊》2002年第4期。

[2]馮惠玲等，《檔案學概論》，中國人民大學出版社，2001年6月。

[3]趙屹：《檔案信息網絡化建設》，北京圖書館出版社，2003年10月。

作者單位：北京大學檔案館