檔案數字化掃描中的問題與對策

北京市宣武區文檔管理中心2003年3月正式掛牌開始接收機關各部門檔案文件，前期接收的文書檔案100％為紙質檔案。為實現網絡全文查詢檢索，充分發揮文檔管理系統的作用，2004年下半年開始對紙質文書檔案進行數字化掃描工作。在工作中筆者發現，掃描范圍的選擇會在很大程度上影響工作的開展。

一、檔案數字化掃描范圍的選擇

當時在確定紙質檔案數字化范圍時有幾種想法：

1、將檔案全部數字化。這種方法從理論上來說是理想的方式，但是從檔案安全、檔案密級問題上考慮不能采用，從降低成本來考慮又不符合經濟實際。文檔管理中心接收的檔案文件在保管期限上與檔案館不同，短期以下的檔案都保存在文檔管理中心。這些檔案有的利用率低，保存價值不高，而且重復檔案文件多，將這些檔案文件數字化會增加檔案人員對數據庫的管理和維護的負擔。從保密和經濟的角度考慮，此方法不能采用。

2、選擇使用頻率較高的檔案數字化。文檔管理中心除了開展日常工作外，主要是為各部門提供快捷、便利的服務。采用這種方式可以最大限度地滿足利用者的需求，但是實施起來比較困難。文檔管理中心代管45個部門的檔案文件，各部門所產生的文件內容不同，利用需求不同，在范圍和程度方面有不同的特點，利用的頻率也不同。如果依據使用率來確定檔案數字化掃描范圍，只強調部門的使用需要，而不考慮檔案文件存在的價值、檔案重復問題，會提高掃描的成本。

3、以檔案移交進館范圍確定檔案文件掃描范圍。文檔管理中心若干年后要將具有長期以上保存價值的檔案文件移交進館。這樣既能保證移交進館紙質檔案與電子檔案的一致性，也減輕檔案館日后檔案數字化的工作量。

通過分析，確定從實現網絡全文查詢檢索和向檔案館移交檔案范圍兩個方面考慮，將檔案數字化掃描范圍確定為：45個部門的文書檔案中凡是保管期限為30年以上(涉及個人的，涉密的檔案除外)的全部掃描，在完成這部分掃描后將短期檔案也進行數字化掃描。截至2006年6月已掃描掛接檔案2406件，18965頁。

二、檔案數字化過程中存在問題

1、檔案數字化范圍寬泛

在劃定檔案數字化范圍時，一般只是從實現網絡查看原文和向檔案館移交檔案范圍兩個方面考慮，缺乏全面性，在檔案價值、檔案保管、資金投入與產出等方面缺乏考慮。范圍的寬泛致使在處理工作過程中出現問題時顯得束手無策。

2、數字化完畢的部分檔案保存價值不高

文檔管理中心檔案數字化范圍確定，凡是保管期限30年以上的文書檔案全部數字化。由于各部門兼職檔案人員更換比較頻繁，劃定檔案文件保管期限困難大，檔案文件保管期限劃分普遍過高，導致數字化的部分檔案價值不高。例如，有些部門將一般性的單項工作(計劃生育)總結作為長期保存。又如，有的部門將一次會議形成的文件全部劃分一個保管期限，使保存價值不高的文件占據數據庫空間。

3、數字化的檔案重復較多

例如，區政府辦歸檔的區長辦公會紀要文件，包括討論各部門單位重要工作的實施方案、重大問題決策，以及職能局形成的重要文件，但是作為文件形成部門單位也將這部分會議討論通過審批的文件保存。雙方保存的期限都在掃描范圍內，造成掃描數據重復，增加了檔案人員對數據庫管理和備份工作量，也增加了掃描檔案的數量。

4、同一類型的問題前后處理不一致

(1)在檔案數字化掃描過程中，出現很多具體問題。例如中國共產黨黨員統計年報表。文檔管理中心代管的45個部門中有36個有《黨員統計年報》表，一份報表有68頁，但部分部門報表內很多項目是空白的，空白頁最多的是37頁，最少的是17頁。如果按照20頁計算，36個部門就是720頁。掃描前期為保證報表的完整全部掃描了，后期認為長期下去大量空白表占據數據庫空間是一種浪費，采取空白頁不掃描。

(2)文件批辦單和發文稿紙。前期從利用者查閱檔案角度考慮，認為利用者查閱文件多數只查文件具體內容，至于文件誰批辦的利用者不關心，只將正式文件掃描，文件批辦單和發文稿紙發有掃描。后來從發文角度考慮，發文稿紙反映了一份公文流轉過程；從文件歸檔考慮，公文正式形成后，文件與發文稿紙一并歸檔保存，體現一份文件的完整性應該掃描。

三、對策

解決文檔管理中心檔案數字化掃描出現的問題，必須研究制定檔案數字化工作方案，特別是檔案數字化范圍研究的確定是解決目前存在問題的核心。筆者認為，檔案數字化范圍的確定應本著檔案安全第一、保證檔案利用為基本準則，并結合以下原則確定檔案數字化范圍。

1、年代就近優先原則。文檔管理中心每年接收各機關單位上一年形成檔案文件，以當年接收檔案為優先進行掃描。

2、檔案價值原則。根據檔案文件的保存價值，依據檔案內容提出價值度量標準。保管期限在30年以上的檔案文件(共性和個性問題除外)，全部掃描；保管期限在15年以下的檔案文件根據近幾年利用情況統計分析，專題性、階段性地進行檔案文件掃描。

3、公開檔案文件優先原則。檔案文件保密期限標識為公開的檔案文件優先，有利于網上查閱檔案，并減少提供利用中的中間(授權)環節。

4、系統原則。以部門為單位，對45個部門逐一分析，確定解決各機關存在的共性和個性問題的原則及辦法，以便確定詳細的掃描范圍，保證一個機關或一個單位檔案數字化范圍的一致性、系統性。

5、服務利用原則。在確定檔案數字化范圍時，既要從文檔中心職能上考慮，也要考慮如何發揮文檔管理系統網絡查詢的優勢，在保證檔案安全的情況下，擴大掃描范圍。保證利用者的需要。

作者單位：北京市宣武區文檔管理中心