企業檔案鑒定工作迫在眉睫

一、企業檔案存在的問題

企業檔案的鑒定工作是企業檔案業務建設必不可少的一個環節，多年來，企業檔案部門一直奉守著“多多益善、來者不拒”的原則，確定保管期限時也恪守“寧長勿短”的準則，這樣長年累月積累的結果，造成了以下問題。

1、企業室檔案內容龐雜、玉石難分，歸檔率雖然很高，但檔案利用率卻難以與之匹配

以我公司的文書檔案為例，檔案利用的內容主要集中在合同協議、各類報表、上級政策性的法規、批復等幾方面。粗略統計，這些內容僅占室存文書檔案的1/4左右，科技、會計、聲像檔案的利用數量也非常有限，因此，造成了檔案收集、整理、保管過程中大量人力、物力、財力的浪費。

2、由于保管期限制定的過長，企業檔案庫房空間不能忍受檔案的無序增長

目前，多數企業檔案庫房的面積沒有增加，條件也未能改善，尤其是不景氣的企業，情況更不容樂觀，而與此同時檔案數量卻在快速增長，檔案數量龐大與庫房存儲空間有限的矛盾進一步加劇。

3、由于企業檔案的“臃腫”，嚴重影響了企業檔案工作的質量

據有關調查顯示，目前北京市絕大多數企業未對檔案進行鑒定 ，大批到期應該鑒定、銷毀的檔案依然沉睡在擁擠的檔案庫房內。檔案數量浩大、內容龐雜，嚴重影響了企業檔案工作效率的提高，同時由于魚龍混雜、良莠不齊，也使一些真正具有查考利用價值的檔案淹沒在檔案汪洋之中，影響了其效益的發揮。這些問題的存在，使開展企業檔案鑒定工作迫在眉睫、勢在必行。

二、企業檔案鑒定工作的“三難”

1、投入難的問題

開展檔案鑒定，是一項既嚴肅又十分細致的工作，必須對被鑒定檔案逐卷逐頁地進行認真審理。目前，企業檔案室保存的檔案大多采取案卷裝訂的方法，分為厚卷皮及子母卷（小卷皮）兩種。在具體鑒定工作時，卷中若有不符合保管期限的文件，處理手續十分繁瑣：（1）拆卷，首先要將不需要繼續留存的文件剔除，并在卷內文件目錄上注明，如剔除文件較多，還需要重新抄寫卷內文件目錄，然后再重新組卷。（2）調整檔號，保管期限的調整、案卷的變化，需要重新編排檔案號才能保證檔案正常有序地管理和利用。（3）調整檢索工具，案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具都需要做出相應的調整、更改。可謂是牽一發而動全身，需要大量的人力、物力、財力的投入，而近些年隨著企業改革、改制的發展，企業檔案部門人員少、經費不足，一旦投入這項工作，不僅財力難以保障，人力投入也很困難，導致鑒定工作難以開展。

2、鑒定尺度難以把握的問題

檔案鑒定，雖然從理論上講有“歷史、全面、發展”的觀點作指導，在操作上有《檔案保管期限表》、《文件材料歸檔與不歸檔范圍》和1998年財政部和國家檔案局聯合制發的《會計檔案管理辦法》等規定作依據，但在實際工作中，由于這些通用性規定適用于不同的機關、企業和事業單位，可操作性不強，在具體的檔案鑒定過程中，往往會由于看問題的角度和觀點不同及理解上的差異，對同一份文件材料的保存價值產生不同的看法，對其下不同的定論，使鑒定工作難以順利進行。

3、畏難思想的問題

進行檔案的鑒定，需要鑒定人員具有豐富的文史知識、相關專業知識和檔案業務等知識，要了解當時、當地及本企業的政治、經濟、文化、科學等各項工作的發展和歷史，并根據對檔案的利用情況及全宗的重要程度來確定檔案的存毀，稍有馬虎或認識上的偏差，都有可能造成難以挽回的損失。而企業檔案部門一方面面對檔案鑒定工作缺乏經驗，另一方面，也在一定程度上存在著怕承擔責任、怕擔風險的保守思想，因此不敢貿然對檔案進行“宣判”，以致開展鑒定工作的積極性不高。

三、加強企業檔案鑒定工作的對策

1、提高對企業檔案鑒定工作的認識

思想是行動的先導，如果不認識鑒定工作的意義，就很難做好這項工作。鑒定工作是企業檔案工作的一項重要內容，應與企業檔案工作的其他工作環節同步進行，要把企業檔案的鑒定工作置于企業檔案管理的各個環節之中，而且要貫徹始終，不能偏廢。

鑒定工作的目的就是要分清檔案保存價值，突出重點，集中主要精力保存有價值的檔案，減輕庫房保管的負擔。在實踐工作中，要消除檔案鑒定工作中的畏難情緒，克服只追求數量而忽視檔案質量的做法，拋棄把鑒定工作留給后人去做的想法，提高對檔案鑒定工作重要性和必要性的認識，把鑒定工作提到議事日程上來，并使之正常開展。這既是檔案工作發展的客觀要求，也是企業改革和發展的需要。

2、科學制定企業檔案鑒定工作制度和鑒定標準，并根據企業的發展和變化，不斷進行補充、調整和修改，使之不斷完善，符合企業管理的實際

企業檔案部門要根據國家的有關規定，完善企業檔案鑒定工作制度，制定出較為完整科學的、適應本企業的鑒定標準，建立起一個由檔案主管領導、檔案管理人員、企業專業技術人員組成的企業檔案鑒定小組，有組織、有領導、有計劃、有步驟地定期開展企業檔案的鑒定工作。

如我公司在開展文書檔案鑒定工作中，依據現行的《文書檔案保管期限表》，結合企業實際，制定了《京煤集團公司文書檔案保管期限表》，對原保管期限表中存在的不適應企業檔案鑒定工作的地方進了改革和完善，調整了不合理的檔案保管期限。如原保管期限表中上級下發文件、組織關系介紹信等文件，保管期限劃分偏高，而檔案的利用率卻較低，使其既占據了庫房，又為鑒定工作增添了負擔，因此，我們在制定企業鑒定標準時，根據這一特點進行了調整，把本企業形成的反映企業生產和發展的文件材料做為重點，增強鑒定工作的可操作性。通過制定企業鑒定標準，使企業檔案鑒定工作，既有規可循，又通過實踐，并不斷完善，所謂“鑒定尺度把握難”的問題就可以在實踐中逐步得到解決。只有定期對檔案進行鑒定，剔除銷毀失去保管價值的檔案，才能優化室藏結構，使之始終處于動態的優化狀態，而不是一成不變的、沒有生機和活力的一潭死水。

３、具體實施抓落實，做好企業檔案的鑒定工作

企業檔案鑒定工作要堅持全面、歷史、發展的辯證觀點，切忌主觀片面，更不能一刀切。在判斷檔案價值時，要結合本地方、本企業政治、經濟、文化等的實際和特點，實事求是地對具體情況做出具體分析，既要考慮普遍性，又要考慮特殊性，既要嚴格把握，又要“留有余地”，科學地判定其存毀。在具體操作中，要嚴格按照有關制度和標準進行，盡可能保持原基礎，正確認識和處理檔案完整和精煉的關系，堅持完整第一、精練第二的原則，有不同意見要認真磋商，統一認識，對鑒定后仍需保存的檔案，可視具體情況而定。

作者單位：北京京煤集團有限責任公司