檔案數據庫標準體系的構建

檔案數據庫是檔案信息資源建設的核心內容，也是檔案信息系統的中心模塊，全國以及各地方的檔案信息化規劃中都將檔案數據庫建設作為其重點內容。但現有標準規范對檔案數據庫建設的支持比較缺乏，主要表現在標準配套性能有限、約束范圍狹窄、尚未形成標準體系。尤其是標準體系的缺失導致了目前檔案數據庫缺乏統籌、設計盲目、邏輯結構缺乏規范、質量不容樂觀等問題。

標準體系是為了使一定范圍內的標準建立起協調的秩序，并達到規定的功能所應當具備的、具有內在聯系的標準的有機整體。隨著檔案信息化的不斷發展，標準化對象的復雜度日益增加，系統之間的聯系也越來越密切，許多系統本身就是復雜的對象，如檔案數據庫系統。系統內外活動的復雜性必然要求在各組成要素在自我表達、交互作用、信息傳遞等諸多過程中采用約定的標準進行聯系，同時要求體現諸多標準之間的相互關系，這就要求建立結構優良、功能齊全的標準體系。

一、標準體系的特點

1、目標性。標準體系實質上是標準的邏輯組合，是為使標準化對象具備一定的功能和特征而進行的組合。從這個層面上講，體系內各個標準都是為了一個共同的功能目標服務，只是在不同方面進行規范約束而已。檔案數據庫標準體系構建的目標就是保障以數據庫的技術形式對檔案信息資源進行存儲、交換、管理、保護和利用功能的實現。

2、系統性。標準體系本身就是一個標準系統，而絕不是標準的簡單堆積。它需要反映標準之間的聯系，包括體系內部的有序性、系統性和完整性。通過該體系能夠使復雜的標準化對象系統具備協調統一的秩序，從而體現出強大的整體功能，而這僅靠簡單的標準集合是難以勝任的。因而標準體系是由一整套相互聯系、相互制約的標準組合而成的系統，其整體功能的實現是由體系內部各標準子系統共同形成的，而非各子系統功能的簡單疊加。

二、標準體系的結構

標準體系內部標準應按照一定的結構進行邏輯組合，而不是雜亂無序的堆積。由于標準化對象的復雜性，體系內不同的標準子系統的邏輯結構可能體現出不同的表現形式。主要有以下兩種：

1、層次結構。層次結構是表達標準化對象內部上級與下級、共性與個性等關系的良好的表達形式。層次結構類似樹結構，父節點層次所在的標準相較子節點層次的標準，更能夠反映標準化對象的抽象性和共性，反之，子節點層次的標準能更多地反映事物的具體性和個性。層級深度如何，也體現了對標準化對象的管理精度。標準層次結構的完備性，標志著標準體系的靈活與彈性，是標準體系適應現實多樣性的一個重要方面，像檔案著錄標準子系統、交換格式子系統等都可以用層次結構來進行表達。

2、線性結構。又叫做程序結構，是指各標準按照過程的內在聯系和順序關系進行結合的形式。該結構主要體現了標準化對象在活動流程中的時間性，比如檔案數據庫的設計過程、檔案數據庫應用系統的開發都有比較嚴格的流程控制，它們都是由若干階段前后相繼完成的，前一階段的標準是后續階段標準得以實施的前提，如檔案數據庫設計過程中需求標準與邏輯設計規范之間就是線性結構。

三、檔案數據庫標準體系構建的必要性

檔案數據庫的建設作為檔案機構進行信息資源開發的主體活動，是涵蓋資源描述、資源加工、數據庫設計、應用系統建設等活動在內的復雜活動，涉及大量人力、物力、財力的投入使用。因此必須就檔案數據庫建設過程中所涉及到的各類標準規范進行系統管理，構建科學、合理的標準體系。

目前在檔案數據庫建設的過程已經積累了大量的標準規范。其中包括數據庫建設規范、各級各類檔案信息資源的描述規范、檔案數據庫功能規范等；包括國際標準、國家標準、行業標準、地方標準、部門標準等各種層級的標準規范；包括管理標準、技術標準、管理標準等標準類型。通過構建合理的適用于檔案數據庫建設的標準規范體系，發揮系統論中“1＋1>2”的系統優勢，不但能夠對這些性質各異的標準規范進行有機組合，切實指導檔案數據庫建設，還能夠為確定未來相關標準的發展趨向，為信息資源管理和信息共享提供堅實的規范基礎。

四、檔案數據庫建設標準體系的構建原則

1、開放性。所謂開放標準是指那些知識產權明確屬于公共領域、采用開放語言和標準格式描述、有可靠的公共登記和持續的維護機制、有可靠的開放轉換和擴展機制、公開發布詳細技術文件并可公共獲取的標準規范。在檔案數據庫標準體系構建過程中，應優先考慮采用那些已經被廣泛接受和應用的開放標準，一則可以避免重新編制已經存在的標準帶來的重復勞動，二則能夠保證比較高的標準水平，有效降低建設風險。

積極采用國際標準就是開放性的一個重要表現。國際標準是由國際標準化組織所制定的標準，是由世界各國的專家參與制定的，它含有大量科技成果和成熟的管理經驗，代表著當代科學技術和生產管理水平。國際標準優先的原則也是我國標準化工作倡導的主要原則。盡量采用國際標準、國際范圍內通用的行業標準或者先進國家的國家標準，根據本地需求按照國際標準的邏輯框架可以進行定制和擴展本地標準。對于檔案數據庫這類以資源管理為主的項目，尤其應當注意與國際有關信息資源管理標準的接軌，為擴大檔案信息資源的共享利用范圍提供標準保障。就我國檔案資源開發實際情況而言，大量采用有關國家公共標準也是標準體系開放性的重要體現，像行政區劃代碼、文獻保密等級、語種等相關標準只需要直接引用就可以了。

2、 系統性。系統性是構建標準體系的一個主要出發點。在一個標準體系中，標準的效應除了直接產生于各個標準自身之外，還需要從構成該標準體系的標準集合之間的相互作用中得到。構成標準體系的各標準，并不是獨立的要素，標準之間相互聯系、相互作用、相互約束、相互補充，從而構成一個完整統一體。

根據系統性原則，在構建檔案數據庫標準體系時必須注意：（1）注重構成標準體系的各標準之間的各種聯系，做到互相聯系、互相協調、互相適應。標準之間應當避免互相矛盾、自話自說。（2）標準體系是建立在一定數量的標準基礎之上的，因此需要積極發展和積累有關的標準規范。（3）從更大范圍看，檔案數據庫標準體系是檔案信息管理等標準體系的子系統，因此也要注重與其他有關標準系統的一致性。（4）制定標準時必須明確其在標準體系中的地位，充分考慮到該標準在系統中所起的作用及其與其他標準之間的關系。

許多標準在其“引用標準”說明中都會對有關標準進行引用說明，從標準體系的角度看可以認為這些標準都是其支撐標準，代表了一定的系統性。如《檔案著錄規則》內容說明中就對引用的“GB/T3792.1-1983 文獻著錄總則、GB/T7156-1987 文獻保密等級代碼GB/T9704-1988、國家機關公文格式GB/T15418-1994 檔案分類標引規則、GB/T3860-1995 文獻敘詞標引規則、DA/T1-1992 檔案工作基本術語、DA/T19-1999 檔案主題標引規則”等作了說明，這些標準對于著錄規則標準作用的發揮起著基礎支撐的作用。

3、 結構合理。標準體系的結構是指標準系統內各標準內在有機聯系的表現方式，合理的標準體系結構要求具備合理的標準層級、時間序列和數量比例。具體到在構建檔案數據庫標準體系時，應注意在如下方面搭建標準體系的結構。（1）合理的標準層級結構。要求對國際標準、國家標準、行業標準、地方標準等標準層級進行合理搭配。從理論上說，層級越高的標準抽象性、基礎性較強，盡量采用高層級的標準有助于提高構建的檔案數據庫的穩定性和通用性。層級較低的標準的具體性和專指性更強，能夠保證檔案數據庫的實用性和可操作性。在構建時應當仔細研究分析各層級的標準，通過合理的結構實現不同層級標準之間的繼承和互補關系，為標準體系系統性能的發揮奠定基礎。（2）技術標準、管理標準、工作標準結構合理。從檔案數據庫建設的影響因素分析中可知，檔案數據庫不是簡單的靜態信息資源，其建設過程中包含大量管理和工作程序內容，在標準體系構建中將這幾類不同性質的標準進行綜合考慮，是獲得高質量的數據庫和有效管理的基本保證。（3）注重各專業標準結構。檔案數據庫的建設是涉及多個專業的綜合性項目，包括檔案、數據庫工程、相關行業業務等專業內容，因此需要為數不少的相關專業標準的支持，特別需要注意涉及多個專業的綜合性標準。（4）功能結構合理。在標準體系的構建中，要考慮到各種功能實現標準的合理配置。包括數據著錄、數據交換、數據管理、數據庫設計、質量控制等功能標準的合理組合。（5）兼顧多種標準規范形式。作為標準體系，其組成對象盡可能采用正式標準，但在實際構建過程中，特別是鑒于目前正式標準缺失的狀況，可以將工作中采用的其他規范形式納入標準體系的范疇。

4、可維護性。為保證標準體系的有效性，標準體系需要開展持續的維護工作。標準在大多數情況下只是某一時期技術水準、管理水平和經驗的反映，具有一定的先進性。但隨著各方面情況的發展，標準對象的變化、技術或者管理水平的提升都要求制定或修訂相關標準，這就要求對標準進行可持續的維護，包括修改、修訂、廢止等操作。對于標準體系的維護，除了標準個體的維護之外，還需要從系統的角度出發，保證體系內標準之間的協調一致。

5、立足現實。標準體系的構建是一個長期的過程，一個理想的標準體系是在相對完善的單個標準的基礎之上對這些標準實施組合、協調的結果。但事實上，像檔案數據庫建設這樣一個具有動態性的標準系統，與其相關的很多信息標準還處于較大的變化之中，有的標準甚至尚未完全形成，在此基礎上要建設一個比較完善的標準體系是存在先天困難的，因此在建設過程中必須考慮到現實的約束條件。特別是由于我國檔案界目前的標準化水平還比較落后，國家級別或行業級別的正式標準數量并不是很多，與檔案數據庫建設有關的就更少了，在進行標準體系的建設時對參與標準體系建設的標準形式可以采取靈活的選取策略，充分考慮現實應用的基礎情況。

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院