進口設備采購管理之鑒

采購管理是工程項目管理的重要組成部分，是工程項目建設的物質基礎；而進口設備的采購管理，由于其采購流程的特殊性，更是采購管理的重中之重。由于工程總承包項目中的進口設備往往品種繁多、技術性強、涉及面廣，同時對其質量、價格和進度都有著嚴格的要求，具有較大的風險性。稍有失誤，不僅影響工程的質量、進度和費用，甚至會導致總承包單位的虧損。

因此在項目進行的各個階段，加強對整個采購流程的有效管理，對工程建設項目的順利實施有著重要的意義。

明確采購要求

在工程項目總承包合同簽訂之前的投標報價階段，弄清有關設備的規格、品種、數量和技術要求，確定進口設備的范圍并確定合格供應廠商，廣泛進行市場價格調查，以確保獲得較為可靠而合理的價格。這對于能否取得項目，能否取得正常效益，有很大影響。

在合同簽訂后，根據項目進度計劃制訂包括進口設備的采購計劃，有步驟地進行設備采購合同簽定前的各種評審，并最終簽定采購合同。

由于采購進口設備的費用，往往在整個項目造價中所占的比重很大，搞好采購價格的評審工作對降低整個工程項目的造價有重要作用。不僅要對貨物本身的價格進行選擇，還要綜合分析一系列與價格有關的其他方面問題：根據周轉資金的有效利用和匯率、利率等情況，選擇合理的付款方式和付款貨幣；根據對供貨廠商的資金和信譽的調查，選擇可靠的供貨廠商。

另外，合理確定交貨時間和交貨數量非常重要，既不能使工程因設備供應不及時而造成窩工損失，也不能過分提早交貨時間，盲目采購，造成積壓、脹庫及占用較多資金的現象發生。根據市場價格浮動的趨勢， 以及工程項目施工計劃，確定合適的進貨時間和批量。總之，要千方百計化解風險，減少損失，增加效益，以降低整個工程項目的造價。

注意進口設備采購中的關鍵點控制

進口設備的采購在以下幾個方面需要重點關注，并作為管理工作中的關鍵控制點。

在擬定采購合同商務條款時，除了重點注意一般商務條款中的運費、交貨期、保險包裝、嘜頭等規定外，要盡量在付款條件和產品質保、違約責任方面加以限制，當出現質量問題時，供應商可根據合同條款盡快采取措施，確保項目的順利實施。

在實施合同跟蹤時，按合同制定EXCEL合同電子跟蹤表。跟蹤表中應列明以下信息：

①合同號

②設備及供應商名稱

③信用證開具情況

④是否需要辦理機電證

⑤合同要求裝運日期

⑥供應商計劃出運日期

⑦實際出運日期

⑧設備最新狀態（在制/在途/在港）

⑨清關狀態

在催交設備過程中，應仔細研究每個合同交貨期。按照不同合同交貨期的交貨進度排列出急需聯系和正常跟蹤的供應商名單，制定跟蹤計劃、跟蹤頻率（遠期交貨的合同每周跟蹤一次，近期需交貨的和交貨期滯后的根據情況增加跟蹤頻率），了解、跟蹤、匯總供應商備貨和預計交貨期等相關信息，及時把信息輸入EXCEL合同電子跟蹤表中。

加強進口設備履約風險意識

在總承包項目中，如何對進口設備供應商供貨能力和供貨狀態進行深層次的了解、跟蹤是值得探討的問題。因與進口設備供應商的聯系多數僅是通過傳真、電郵聯系，獲取的信息容易滯后、甚至失真；加之路途遙遠，總承包商不便對供應商和設備的備貨狀況進行實際考察，一旦出現供應商因各種原因破產、倒閉或者重組，將嚴重影響采購合同的執行。

為避免此類事件的發生，建議在確定供應商階段對關鍵進口設備的供應商做資信調查，了解供應商的財務狀況，并據此對供應商進行星級評價和履約風險系數評估，對不同的星級供應商制定不同的跟蹤標準和風險應對預案（預案包括選用備用供應商等），一旦風險出現，可以根據預案及時采取相應措施，保證項目的順利進行。

建立一套科學、完善的合同狀態跟蹤、管理標準，使合同跟蹤管理標準化、制度化、程序化，力求跟蹤信息及時、準確，便于項目部根據設備到貨信息提前做好工作安排。

避免清關時發生滯報

在進口設備的清關環節中，注意做到清關單證提交的及時、準確，減少因清關延誤而發生額外費用。

根據海關的相關規定，進口貨物的收貨人應當在自運輸工具申報進境之日起14天內向海關申報，未按期申報的，海關將自申報期限到期次日起，向收貨人日征收進口貨物完稅價格的0.5‰的滯報金。在向海關申報時，同時要出具正本貨物裝運文件（發票、裝箱單，提貨單及包裝證明等）。而一般情況下，正本貨物裝運文件是在我方開證銀行收到國外議附行寄來的議附單據，并核對無不符點后解付而獲得的。因此在進口設備到達目的口岸后，是否能及時獲得議附單據是能否及時清關的關鍵。

在一般的商務合同中，規定供應商“在裝運后14天內將所有議附單據通過議附行寄給開證行”。根據經驗，供應商的議附行用DHL把單據寄給開證行一般需要5~7個工作日，如果單據沒有不符點，開證行1~2天審單完畢。銀行辦理付匯手續需要2~3天時間，這樣，單據解付是在貨物裝運后約22~26天。如果設備供應商多是歐、美國家，海運周期較長，所以在設備入境之日起14天內多數情況可以收到正本單據，不會影響報關、報檢。但實際操作中，由于個別供應商議付單據存在不符點，或者供應商是近洋國家，容易出現設備已到港多日，而單據遲遲不能拿到，形成滯報。

為避免清關時發生滯報，建議在擬訂進口設備合同單據條款時，要求供應商在設備船運后15天內寄一套正本發票、裝箱單、非木包裝聲明或木質熏蒸證明直接寄給收貨人，郵政收據正本作為議附單據之一。這樣可以在設備到港后及時辦理報關、報檢手續，以避免造成滯報，同時可以盡量降低設備倉儲費和集裝箱超期使用費。

每個船公司對集裝箱超期使用費的規定各有不同。但多數船公司給與收貨人的免費使用期是貨物到達集裝箱碼頭之日起7~10天。收貨人可根據情況申請延期。如逾期，船公司將向收貨人收取超期柜租。各船公司收取的超期柜租費用也各有不同， 40’柜每天的柜租約RMB200， 20’柜的柜租約為RMB150。為避免超期柜租，也需要在設備到港后盡快清關、提貨、掏箱。在做到上述工作的同時，應與供應商密切配合，如海關對所提交的單據提出異議，及時與供應商溝通，更改單據，保證設備順利清關。

進口設備采購管理在工程總承包項目管理中是非常重要的環節。其特點是：環節多，涉及面廣，不可預見事件多。從事進口設備采購管理和實施的人員要熟悉整個采購流程，掌握海關、出入境檢驗檢疫局的相關規定，了解報關、報檢實務。在遇到繁雜的不可預見事件時，要積極、果斷、正確地采取應對措施，利用好各方資源，在不出差錯的前提下使進口設備盡快進場，努力降低進口設備采購環節的各項費用，為整個工程總承包項目的順利實施奠定堅實的物質基礎。