郵件系統(tǒng)亟待升級

外貿(mào)郵件系統(tǒng)中的致命傷

一個外貿(mào)企業(yè)，其營銷人員通過自己的郵箱每天都會收到大量來自國外企業(yè)的詢價信息，但因為傳統(tǒng)電子郵件系統(tǒng)沒有管理功能，使這些信息一直處于散亂狀態(tài)，更無法統(tǒng)計有哪些轉(zhuǎn)成了企業(yè)的有用商機(jī)。上游供應(yīng)商、下游分銷商、客戶產(chǎn)品信息均散落在各部門的業(yè)務(wù)人員郵箱中，為個人所有，相互不能共享，造成大量客戶資源白白浪費，跑單現(xiàn)象時有發(fā)生。

可以想象，一方面此種管理局面極有可能造成客戶流失，在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，企業(yè)營業(yè)額將不可避免的受影響。另一方面，由于收發(fā)郵件缺乏監(jiān)管，業(yè)務(wù)人員延遲或錯發(fā)郵件會給企業(yè)造成無法挽回的損失，這同樣成為外貿(mào)企業(yè)的致命傷。另外，由于現(xiàn)有郵件系統(tǒng)管理缺失，致使外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務(wù)人員需要手工處理大量外貿(mào)單證及其流轉(zhuǎn)、報價測算、統(tǒng)計分析報表等工作，因為量大效率低而出錯的事也讓外貿(mào)企業(yè)非常頭痛。

據(jù)一外貿(mào)人士講，一個外貿(mào)企業(yè)一年中因郵件問題而造成的損失，占其整個年收入的30%！

因此，隨著近年我國外貿(mào)隊伍的日益龐大，以及電子商務(wù)的日漸走俏，缺失管理的原有電子郵件系統(tǒng)，正逐漸被一個新的外貿(mào)郵件管理系統(tǒng)（簡稱外貿(mào)郵）所代替。

結(jié)識“外貿(mào)郵”

外貿(mào)郵件管理系統(tǒng)中的“管理”是如何進(jìn)行的呢？

這種系統(tǒng)是以公司統(tǒng)一的郵箱形象面向客戶，里面嵌入公司形象宣傳。其內(nèi)設(shè)置公司的郵件組織機(jī)構(gòu)，為機(jī)構(gòu)的每位成員設(shè)定相應(yīng)權(quán)限成為外貿(mào)管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)架構(gòu)。公司統(tǒng)一收取郵件，并根據(jù)關(guān)鍵詞，隨即智能分發(fā)到設(shè)定好的權(quán)限成員，每位成員只能閱覽和處理自己權(quán)限內(nèi)的郵件。系統(tǒng)也設(shè)置共享郵箱，由管理員分發(fā)共享郵件供每位成員瀏覽。對陌生郵件，管理員則分配給相關(guān)人員處理。

與傳統(tǒng)郵件系統(tǒng)隨意發(fā)送郵件不同的是，外貿(mào)郵中的每位成員必須經(jīng)管理員審批后方能發(fā)送郵件。

同時，它設(shè)計了多種郵件統(tǒng)計分析智能，幫助企業(yè)決策支持。系統(tǒng)克服了國外服務(wù)器阻隔國內(nèi)郵件的屏障，保證郵件安全送達(dá)國外客戶；還設(shè)置有屏蔽垃圾郵件的功能，使每位員工免受垃圾郵件的騷擾。相應(yīng)的安全性大為提高。

對企業(yè)郵件的網(wǎng)絡(luò)化管理也是外貿(mào)郵必須實現(xiàn)的功能。當(dāng)然，使用外貿(mào)郵無需搭建郵件服務(wù)器，只需設(shè)置POP郵件賬戶，就可以實現(xiàn)多人共享郵件及賬戶。系統(tǒng)包括客戶端和服務(wù)器端兩部分。

其實，外貿(mào)郵的核心價值就是通過系列郵件管控功能，外貿(mào)企業(yè)可以方便的實現(xiàn)管理職能。因為郵箱統(tǒng)一監(jiān)控，統(tǒng)一使用，事實上也就解除了長期以來因業(yè)務(wù)員離職而損失客戶資源的巨大困擾。

此外，外貿(mào)郵還預(yù)置詢報價模板，解決了因業(yè)務(wù)員不按時回郵，或者錯誤回郵而給企業(yè)帶來的不必要損失等無管理狀態(tài)下易出現(xiàn)的諸多問題。

外貿(mào)郵助力外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)管理

今年，我國主流管理軟件廠商金算盤公司在看到外貿(mào)郵市場的巨大商機(jī)后，開始切入這一領(lǐng)域，開發(fā)出外貿(mào)郵件管理系統(tǒng)KeyMail，大肆進(jìn)軍外貿(mào)企業(yè)。那么，這會不會引起原郵件系統(tǒng)軟件商的高度重視？這似乎昭示著郵件管理系統(tǒng)會迎來換代風(fēng)潮。

有專家預(yù)測，可在郵件管理的基礎(chǔ)上，將外貿(mào)郵件管理系統(tǒng)與客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM）有機(jī)融合，產(chǎn)生名為“外貿(mào)通”的新型產(chǎn)品，形成針對外貿(mào)企業(yè)的外貿(mào)業(yè)務(wù)解決方案，并推而廣之，將其應(yīng)用到更廣的領(lǐng)域。可見，郵件系統(tǒng)的換代勢在必行。