郵件系統亟待升級

外貿郵件系統中的致命傷

一個外貿企業，其營銷人員通過自己的郵箱每天都會收到大量來自國外企業的詢價信息，但因為傳統電子郵件系統沒有管理功能，使這些信息一直處于散亂狀態，更無法統計有哪些轉成了企業的有用商機。上游供應商、下游分銷商、客戶產品信息均散落在各部門的業務人員郵箱中，為個人所有，相互不能共享，造成大量客戶資源白白浪費，跑單現象時有發生。

可以想象，一方面此種管理局面極有可能造成客戶流失，在相當長的一段時間內，企業營業額將不可避免的受影響。另一方面，由于收發郵件缺乏監管，業務人員延遲或錯發郵件會給企業造成無法挽回的損失，這同樣成為外貿企業的致命傷。另外，由于現有郵件系統管理缺失，致使外貿企業的業務人員需要手工處理大量外貿單證及其流轉、報價測算、統計分析報表等工作，因為量大效率低而出錯的事也讓外貿企業非常頭痛。

據一外貿人士講，一個外貿企業一年中因郵件問題而造成的損失，占其整個年收入的30%！

因此，隨著近年我國外貿隊伍的日益龐大，以及電子商務的日漸走俏，缺失管理的原有電子郵件系統，正逐漸被一個新的外貿郵件管理系統（簡稱外貿郵）所代替。

結識“外貿郵”

外貿郵件管理系統中的“管理”是如何進行的呢？

這種系統是以公司統一的郵箱形象面向客戶，里面嵌入公司形象宣傳。其內設置公司的郵件組織機構，為機構的每位成員設定相應權限成為外貿管理業務基礎架構。公司統一收取郵件，并根據關鍵詞，隨即智能分發到設定好的權限成員，每位成員只能閱覽和處理自己權限內的郵件。系統也設置共享郵箱，由管理員分發共享郵件供每位成員瀏覽。對陌生郵件，管理員則分配給相關人員處理。

與傳統郵件系統隨意發送郵件不同的是，外貿郵中的每位成員必須經管理員審批后方能發送郵件。

同時，它設計了多種郵件統計分析智能，幫助企業決策支持。系統克服了國外服務器阻隔國內郵件的屏障，保證郵件安全送達國外客戶；還設置有屏蔽垃圾郵件的功能，使每位員工免受垃圾郵件的騷擾。相應的安全性大為提高。

對企業郵件的網絡化管理也是外貿郵必須實現的功能。當然，使用外貿郵無需搭建郵件服務器，只需設置POP郵件賬戶，就可以實現多人共享郵件及賬戶。系統包括客戶端和服務器端兩部分。

其實，外貿郵的核心價值就是通過系列郵件管控功能，外貿企業可以方便的實現管理職能。因為郵箱統一監控，統一使用，事實上也就解除了長期以來因業務員離職而損失客戶資源的巨大困擾。

此外，外貿郵還預置詢報價模板，解決了因業務員不按時回郵，或者錯誤回郵而給企業帶來的不必要損失等無管理狀態下易出現的諸多問題。

外貿郵助力外貿企業業務管理

今年，我國主流管理軟件廠商金算盤公司在看到外貿郵市場的巨大商機后，開始切入這一領域，開發出外貿郵件管理系統KeyMail，大肆進軍外貿企業。那么，這會不會引起原郵件系統軟件商的高度重視？這似乎昭示著郵件管理系統會迎來換代風潮。

有專家預測，可在郵件管理的基礎上，將外貿郵件管理系統與客戶關系管理系統（CRM）有機融合，產生名為“外貿通”的新型產品，形成針對外貿企業的外貿業務解決方案，并推而廣之，將其應用到更廣的領域。可見，郵件系統的換代勢在必行。