圖書采購程序化：高校圖書館建設的重要一環

圖書館的功能一是藏書，二是服務讀者。因此，圖書館的重要工作是藏好書和服務好讀者，讓圖書物盡其用，其管理與制度建設的重點也應該圍繞這兩個方面進行構架。然而要提高圖書館的藏書質量，就必須加強對采購環節的管理，除了做到公開透明外，還必須通過對圖書采購及藏書質量的監控與評估，杜絕采購環節的不正之風。

一、制定館藏圖書建設規劃，是指導圖書采購工作的重中之重

根據學校的學科布局與專業結構提出館藏發展目標，合理制定藏書建設規劃，是高校圖書館提高藏書質量的關鍵一環。它有利于做到圖書館藏書建設的有序性，切實保證對采購圖書環節的政策指導，避免走彎路。

眾所周知，采購圖書繁瑣而枯燥。因為這需要有關人員閱讀大量的新書介紹、學術書評，還要經常和各專業的教授交流，請他們推薦本學科的好書、新書。本人在從事基層教學管理工作時，所在單位好不容易爭取到一筆外版圖書的購置經費，但由于太過珍惜這筆經費，也由于沒有現書，而僅根據進口商提供的新書介紹來選書，加上繁重的基層管理工作使得我們無暇組織挑選書目，故這項工作至今沒有進展。近年來，本校圖書館雖然也在不斷征求教師對圖書征訂的意見，但由于缺少指導性的程序化操作文件，使得這項工作往往流于形式，很難收到效果。如果建立了科學、合理的近、遠期圖書建設規劃，根據年度經費實施動態的、分步、分級的建設，就可以避免盲目采購圖書，指導采購行為。

二、合理定位、確定藏書結構是藏書建設的核心工作

高校圖書館購書經費有限，要把有限的經費用好，就必須做到透明與公開性、制度化和有序性。其中，根據學校的學科與專業發展定位，加強藏書的特色建設，做到層次合理、結構分明是提升圖書館學科地位及社會知名度的關鍵，也是有效使用經費所必須的。

在此基礎上，確定藏書結構就是藏書建設的核心工作[1]。一般來說，藏書結構呈多維性，主要由文種、學科、等級、載體、書刊比例及期刊類型、復本六個相互協調、相互滲透融合、立體交叉、優化選擇組合的子結構構成。館藏整體結構應做到有重點、有層次、有特色，既具科學性、系統性，又具針對性、實用性[2]。結構層次一旦確定，日常的圖書采購，就如同作“填空”題，簡單明了，就確能形成制度化的標準操作文件，避免人為干預和不負責任帶來的損失。

三、對圖書采購環節的管理，重在以下幾個方面

（1） 折扣并非越低越好，資金的合理利用，重在認識統一

在圖書采購中，存在著一些錯誤的認識，如折扣越低越好。這種認識的形成來源于兩個方面。一方面是資金短缺，有些單位負責人將少花錢多辦事作為一成不變的準則；第二方面是一些圖書館為防止發生采購過程中的回扣現象，普遍將壓低折扣作為主要手段。

筆者通過涉足圖書館業半年來的觀察，對這個問題有了一定認識。目前，高校在圖書采購上大多數實行了公開招標，招標一般均有單位紀委及審計人員參加，由圖書館館長等人組成招標領導小組實施這一工作。招標工作的重要內容就是確定年度合作書商，并確定折扣率。在操作上，目前高校圖書館基本實現了明折、明扣，即按照實際發生金額支付書款。

然而，這種看似規范化的程序也面臨著一些“淺規則”的制約和挑戰，因為買哪家的書和買多少書才是關鍵，而在很多情況下，折扣首先是與采購數量和金額有關的。2005年一些高校圖書館的部分采購員和有關領導出現問題實際上就與這種“淺規則”有關。在公開的折扣下，到底還存在多少“余地”呢？這種余地越大，就越會造成有關人員產生“活思想”，自以為已經便宜了國家，自己撈點便宜不算什么。

其實，由于體制靈活，民營企業可能會給出較高的折扣率，然而商業行為的準則就是追求最大化的利潤，沒有誰會做賠本的買賣。因此，壓低書價，也許就是以是質低為代價，非法盜印、以過季圖書濫竽充數等現象隨時會發生。因而一些低折扣后面可能還隱藏著巨大的利潤空間，違法亂紀也就不可避免。

所以，要加強法制建設，加強透明性，加強監督。然而各方面對圖書采購的評價不能只講折扣，不要簡單地以為低折扣就是堵住了腐敗的源頭。

（2） 要視圖書采購的質量

在高校圖書采購中的另一個現象就是盲目追求數量，這主要是受到各種教育質量評估指標體系對生均擁有圖書數量規定的影響。其實，用有限的經費滿足采購圖書數量的要求，就更需要我們合理規劃藏書結構，加強對采購環節的監管。只有這樣，“復本結構”、“學科結構”、“層次結構”、“特色建設”等建設合理館藏的指標要求才會得到切實保障。

教育評估的目的是要促進教學和相關設施建設，假如圖書數量增加并未引起實際借閱次數提高，反而給圖書編目、圖書存放空間帶來巨大壓力，這樣的無質量保證的數量貽患無窮。特色建設是藏書建設的最高層次，質量建設應該長抓不懈，寧要1本好書，不要10本“爛書”。

（3） 建立分級采購制度

既要兼顧數量又要兼顧質量；既要防止“暗折”腐敗，還要防止以次充好。這就需要建立對圖書采購合理的評價機制，這是一項復雜的工作。

應建立分層次、分級的采購制度。對學科發展前沿性的書籍要完整地、保質量地采購，要不惜資金；對專業建設必需的主干課程教材要作為重點選購；對基礎性公共選修課以及自然科學和人文社科類圖書可作為一般性建設項目。反映中國幾千年文化與歷史、世界文化與歷史、人物傳記、哲學、社會學、名人名著等類圖書一般不存在“過季”問題，價低未必質次，可選擇國內知名出版社和相關專業出版社的圖書；對一般性圖書，可利用民營企業靈活的價格機制降低采購成本。

（4） 采購的程序化

首先應建立由學科教授組成的兼職圖書采購專家委員會，由專家委員會參與對重大問題的決策與圖書選購。還應廣泛征求師生員工的意見，并建立相應的評價與反饋機制。

以筆者供職的北京建筑工程學院圖書館，該館加強了評價與征求意見的工作，在圖書結構、數據庫、期刊等的建設方面廣泛征求意見，其中包括以書面形式一對一地征求本科生、專科生、研究生、具有博士學位的全體教師、研究生導師的意見。有效杜絕了個人主宰采購，規范了采購程序，提高了透明度。

（5） 實施采購員輪崗制度

圖書館采購主要涉及到圖書、期刊、數據庫、音像制品，對這些采購關鍵崗位實行輪崗制是必須的。如同干部的管理崗位輪崗制度一樣，周期越短越有利于避免腐敗。當然，這需要加強對圖書館工作人員崗位技能的培訓，防止“一個蘿卜一個坑”。

（6） 加強圖書館工作人員結構建設

高校圖書館容易成為學?！笆杖荨比邌T的機構，包括由于體制改革造成的一些單位的轉崗人員，如幼兒園、工廠、校辦企業，以及一些人材引進時安置的“家屬”等。這種現象給圖書館建設帶來了很多弊端。高校圖書館作為學校唯一一個開放的、學術性的公共場所，它應該被擺在高校建設的重中之重。在國外以及國內一些知名大學，圖書館承擔了為學科發展提供導航的作用，教師和學生可以在很短的時間內從圖書館提供的各種信息資源上，找到申報項目或科學研究所必須的資料。因此，圖書館的學術性和為教學提供輔助工作的功能是不容忽視的。要建設一個現代化的圖書館，光有嶄新的大樓還遠遠不夠，還應加強人員學歷層次建設、學緣結構建設。人員結構必須合理，既要有學圖書館學的專門人才，也要兼顧主干專業人才、外語人才、藝術類人才、新聞采訪、文史哲、計算機應用與網絡人才等。只有人員結構的合理與高學歷化，才有藏書結構的合理化。加強崗位技能考核和對職工開展現代化技能的培訓改善圖書館人員結構的重要舉措。

（7） 建立對年度采購的評價機制

一個管理良好、制度完善的圖書館，必然在圖書資產的管理上有完善的機制，體現在圖書到貨登記、剔舊登記、圖書的分類管理、關藏分析、合同等資料的健全與存檔等方面。做到帳目清楚，帳、物一致。在圖書采購環節上，應做到對訂單的管理完善，對訂單的到貨情況、付款情況清楚。

要注重盤庫工作，包括對當年采購情況，年底應該有相應的總結與清盤報告，要對年度采購計劃實施評價，要統計圖書到貨情況、圖書付款情況等。同時特別要注意對藏書結構的分析，對圖書借閱率的統計與分析和總結。對合作的書商也應要求其做出年度總結報告。在分析的基礎上，動態調整采購計劃，及時指導在招標中淘汰服務不到位、到書周期長與圖書質量差的書商，這種客觀評價機制的建立對規范書商的商業性為、對圖書館的藏品質量建設都是行之有效的辦法。

（8） 應加強對圖書采購的審計

加強審計工作的有效性、科學性無疑對監督圖書館的建設也是十分必要的。一個規范的財務審計結論對圖書采購來說其實并不難得到。采購結構應是圖書館采購審計的重點。這就要求審計人員對圖書采購和圖書館的有關潛規則有所了結，更要求有關人員要了解專業，具有識別圖書質量的能力。

（作者單位：北京建筑工程學院圖書館）

參考文獻：

[1]陳志仁:《藏書結構 重在合理—地方大學圖書館藏書結構模式探討》，佛山大學圖書館

[2]尹熙根等：《論圖書館藏書結構的多維性》，吉林高校圖書館，1991年4 期