檔案長遠利用的多重挑戰及安全保護措施（上）

檔案長遠利用是檔案利用合乎規律的一大特色，是保證社會可持續發展和維護“代際公平”在檔案利用中的體現。由于自然的和人為的原因，檔案的長遠利用面臨著多重挑戰，因此，檔案部門必須放眼長遠，采取有效的應對措施，盡力搶救和保護珍貴歷史檔案，并切實解決數字檔案信息的安全保障問題。

一、多重挑戰的實例分析

作為歷史記憶的檔案，無論是物質載體還是信息內容，都會隨著時間的流逝而出現損壞或丟失的風險，要保證檔案利用的長遠性，必須采取切實有效的安全保護措施．從防與冶兩個層面來尋求對策。

檔案的安全保護歷史悠久，早在商周時期，我國就對甲骨檔案和金文檔案的材料選擇和制作提出了嚴格要求。先秦就有簡策防蠹措施，據《周禮·秋官》記載，如有蠹蟲，則采用熏除、晾曬等方法保護。^①但是由于自然理化作用的影響，歷史上形成的傳統意義的各種載體檔案的保護日益嚴峻，歷史檔案安全保護領域難題叢生，存在許多尚未攻克的重大課題；與此同時，信息技術和電子計算機的使用所帶來的現代意義的文件檔案安全保護問題又逐漸突顯，使檔案學理論界和實踐部門都遭受著前所未有的多重壓力。下面，筆者通過歷史檔案和現代檔案管理中出現的風險災害實例來分析目前檔案安全保護所面臨的多重挑戰。

(一)歷史檔案的安全——從西藏檔案館館藏狀況引發的思考

實例聚焦：西藏自治區檔案館館藏以珍貴的歷史檔案為主(現行檔案的收集2004年才開始起步)，其300卷件歷史檔案名列全國省級檔案之首，既是國內檔案界的榮譽和珍寶，也是研究藏學的豐富寶庫。從檔案的產生年代上看，館藏檔案自元明清以來沒有斷代。從檔案延續和見證歷史文明的角度上看，實屬現存歷史檔案中極為罕見的無價之寶。然而令人遺憾的是，這些祖先留給我們的寶貴遺產目前卻大多數無法提供利用，其保護和整理狀況令人擔憂。一方面，這些年代久遠的藏文檔案因“高齡化”而出現了破損和老化。據西藏自治區檔案局館長洛桑南杰介紹：如果僅靠西藏自治區檔案局館現有力量，修裱完100萬卷件破損檔案需要300年。到那時，早期修復好的檔案又已出現新一輪的老化現象；另一方面，藏文檔案的保護還存在內容解讀和整理問題。因為這些檔案形成規范、書寫文字和載體都十分獨特，需要既懂檔案又懂古藏文的專業人員才能整理破解，而這一工作全部完成需要100年。^②

西藏檔案館珍貴歷史檔案的保護和修復現狀是目前我國歷史檔案安全保護中最具有代表性的典型案例。實際上，歷史檔案，尤其是年代久遠、“彌足珍貴”的歷史檔案大多存在兩個亟待解決的迫切問題：一是檔案載體的瀕危搶救問題，二是檔案內容的解讀整理問題。而這兩個問題不僅是歷史檔案安全保護的核心內容．同時也是現代傳統檔案、現行文件記錄能否提供未來長遠利用和能否長久發揮價值必須盡早引起重視和未雨綢繆加以預防的問題。因為，傳統檔案是各種形式的信息(文字、圖畫、表格等)與各類型載體(紙張、膠片、磁性載體、光盤)的有機結合體，其載體和信息并不像數字檔案、電子文件那樣從產生之初就可以分離，載體損壞會直接導致信息丟失。而歷史檔案由于自然老化因素的影響。載體老化破損狀況更為嚴重。此外，歷史檔案由于文字的演變、文化的變遷，導致原有內容不被后人所讀懂和理解。失去了信息原本承載的價值和意義。如果今天的人們不及時搶救和修復尚未損毀和尚能讀懂的歷史檔案，不保證歷史檔案的長遠利用，后世子孫因此而遭受的損失和付出的代價將是難以估算的。

珍貴歷史檔案能否被長久永續的提供利用不僅關系到檔案合理利用，還關系到中華民族甚至世界文化遺產能否在代際間公平地傳承。這些寶貴文獻是祖先留給世人的共同財富，今天的人們有權享用，更有義務保護和傳承，因為我們的子孫也有同樣的權利與我們一起繼承和分享祖先的遺產。歷史檔案的載體保護和修復，內容信息的譯解和開發工作，盡管面臨多重困難、多重危機，給檔案人員帶來了多重挑戰。但同時也為蘭臺志士提升職業地位，發揮專業優勢和專業價值提供了更廣闊的舞臺，為檔案界積極投身世界文化遺產保護事業提供了機會。

(二)現代檔案的安全——從數字信息離線在線丟失引發的思考

現代檔案是當今社會依托現代技術形成的各種類型的檔案，其中既包括占絕大多數的紙質檔案、檔案界較為熟悉的照片檔案、聲像檔案等各種類型，也包括給當今檔案管理和利用帶來挑戰性的數字檔案、電子文件。現代檔案并非從科學分類角度提出的新概念，而是筆者為了突出檔案形成和存在的時期差異，從保護策略的思路不同而提出的區別于“高齡”歷史檔案的那部分檔案記錄。在這類檔案中，紙質檔案的保護技術從紙張誕生開始已延續了數千年，照片檔案、聲像檔案在檔案家族中所占比例較小，而數字檔案由于信息技術發展和網絡利用的需要迅猛增長，并給檔案保護理論和實踐帶來了許多難題和巨大挑戰。因此，筆者特意選取了離線和在線數字信息丟失的一組實例，作為思考現代檔案長遠利用難點問題的切入點。

實例聚焦：一位網絡管理員每天都需要在下班之前做數據備份工作。該管理員通過刻錄機將重要數據刻到光盤上，并將刻錄盤留存備用。然而，一次，當他拿出一些幾個月前備份的盤片進行資料查詢時，卻發現其中有幾張盤竟然讀不出了。而這些盤在刻錄好后基本沒有使用過，盤片本身也沒有被劃傷，但卻在多臺光驅設備里無法讀取數據。該管理員使用的盤片是藍盤，價格每張不到1．5元，是商家推薦產品。這種刻錄盤“猝死”現象，經常出現在一些低價產品上。據行內人士分析，這類存儲介質之所以剛刻錄完后可以正常使用，而過一段時間就無法讀出，是因為盤片本身的染料與空氣作用后發生化學反應．導致材料變質，造成數據丟失和無法讀取。^③

2003年5月9日深夜，北京海淀區，“非典”防疫大隊指揮部燈火通明，各種非典統計數據正從區內各匯報點傳來。匯總后，這些數據將上報北京市“非典”防治領導小組，在次日的新聞發布會上向中外記者通報。就在防疫大隊的計算機系統緊張運轉之時，存儲重要數據的一臺電腦突然死機，數據無法讀取。工作人員當即和該電腦廠商取得了聯系。客服人員迅速趕到現場，判斷是硬盤出現了故障，且用一般技術手段無法恢復。經過國家信息中心的信息安全研究與服務中心專業人員近6個小時的搶救，數據才得以恢復。^④

越來越依賴現代信息技術學習、生活、工作、娛樂的現代人也越來越認識到：任何先進的科學技術都具有雙重效應。一方面，信息技術使人們足不出戶盡曉天下事，使人們的知識、信息的復制和傳播以驚人的速度飛漲，從而逐漸改變了整個人類的思維方式和生存方式，帶來巨大的經濟利益和社會效益。另一方面，以比特方式存儲和傳遞人類記憶的信息技術尚未被人類完全掌控，各種各樣的數據丟失和變更風險比比皆是，脆弱的數字信息常常因人為或自然因素導致離線或在線的損毀，數字信息技術在推動人類文明的同時，可能成為斬斷人類記憶的利劍。上述兩個實例所造成的數據丟失就分別反映了數字信息丟失可能存在的離線風險和在線危機。離線數字信息的損毀大多與存儲介質的質量或保存狀態直接相關，而在線數字信息的丟失則涉及硬件故障、軟件故障、系統故障、人為操作等多種因素，是目前數字信息保護技術重點防患的領域。

電子文件的產生和發展，電子政務、電子商務的規劃和實施，數字檔案館理念的提出和實踐，檔案數字化備份和復制技術的廣泛使用，使得檔案家族中的數字檔案比重日益加大，且逐漸與傳統的以紙質載體為主的檔案種類“共分天下”。數字檔案的安全問題與數字信息安全如出一轍，保護數字檔案的真實完整、實現數字檔案的長遠利用必須借助各種數字信息保護技術，熟悉各種數字存儲介質的特性和質量，從管理制度和技術保障來維護數字檔案的長久可讀和完整可靠。這就給習慣于傳統檔案保護思路、精通傳統檔案保護方法和技術的檔案人員帶來了前所未有的壓力和挑戰。如果說傳統檔案的保護難題尚未解決之際，尚可通過外部保管環境的改善延緩檔案的破損和老化，贏得更多的時間進行技術攻關，從維持原狀的思路防止檔案的進一步受損；那么數字檔案的保護就顯得只爭朝夕、分秒必爭了。因為數字檔案信息大多是動態存儲在計算機內或在網絡和機器間動態流動的，如果不采取有效預防措施加以管理，信息的丟失或變更常常難以察覺或者瞬間即逝，根本無法通過靜態保全措施延緩損壞速度，而且即使是離線靜態存儲于光盤內的數字信息也比書寫于紙張上的內容要更加脆弱。紙質檔案的部分損壞只是導致部分信息的丟失或模糊，采取修復還原技術尚有恢復的可能。而盤片上的細小刮痕可能導致整張光盤的不可讀取，高密存儲的介質直接導致大批量數據的喪失。

可見，以數字檔案為鮮明特征的現代檔案安全危機給檔案保護帶來了一輪又一輪的沖擊，因此風險管理、危機管理的思想被引入了檔案領域。從早期預防、技術監控的方式盡量降低數字檔案的安全風險，及時備份和定期遷移數字檔案，開發數字信息恢復技術，才能保證今天的檔案記錄、當今的社會記憶能夠被后人所永續利用。

綜上所述，以延長檔案壽命、保證檔案持續可用為目標的傳統檔案保護工作在歷史和現實、自然環境和信息技術的多重壓力下面臨著方法的改進、技術的突破和策略的更新，肩負著傳承世界文化遺產和保全現代社會記憶的雙重責任。

二、檔案長遠利用的安全保護措施

檔案長遠利用的實現需要以防治結合、載體和信息并重的有效的檔案保護策略和技術作為堅實后盾。從前文檔案安全危機實例引出的現實問題來看，在可調配資源有限和時間緊迫的情況下，保護檔案安全應該采取統籌規劃、確保重點、分步實施的總體策略。當前急需投入人力、物力和研究力量積極應對的檔案安全問題集中在歷史檔案的搶救開發和數字檔案的存儲保護兩個方面，以切實保證歷史檔案的代代相傳不在我們手中中斷，數字檔案的真實可靠性不在產生之初就出現“基因缺陷”。

(一)歷史檔案的搶救開發策略

1992年，聯合國教科文組織發起了旨在搶救和保護珍貴文獻遺產的世界記憶工程。截至2005年底，我國的傳統音樂錄音檔案、清代內閣秘本檔中有關17世紀中葉西洋傳教士在華活動的滿文檔案、納西族東巴古籍文獻、現保存于中國第一歷史檔案館的清代金榜已被列入《世界記憶名錄》。中國第一歷史檔案館副館長鄒愛蓮在接受記者采訪時介紹：對于清代金榜及相關科舉文獻檔案等珍貴的歷史檔案，將主要從兩方面人手采取保護措施：“一是加強保護搶救與改善保管手段；二是開發研究，本著‘世界記憶工程’搶救、保管、宣傳、利用的原則，出臺一個完善具體的方案，以引起國內外更加廣泛的關注。”^⑤

1、歷史檔案載體的搶救

歷史檔案的珍貴之處在于其記錄信息的稀缺性和反映時代的久遠性。“高齡檔案應受保護”是檔案鑒定的一條重要準則。檔案產生的時間越久遠，保留下來的就越稀少，載體破損老化現象也就越嚴重，而歷史檔案載體與信息不可分離的特點導致實體的破損直接影響了內容的可讀性。所以，對于大部分歷史檔案，尤其是實體存在環境和狀況瀕危的檔案，搶救保護其載體是檔案部門的首要任務。瀕危歷史檔案的搶救是一項成本投入較高、工作任務緊急、技術含量較大且關系到國家利益、民族文化和收藏機構地位的重要工程，因此需要國家宏觀規劃、保管機構重視、聯合技術攻關三重保障和支持。

第一，從歷史檔案的社會意義和搶救成本來看，國家的規劃和投入是歷史檔案載體搶救的國家保障。歷史檔案不僅是一個地區歷史文化、傳統民俗、地方特色的真實反映，也是國家歷史發展進程的局部體現和側面展現，具有廣泛的社會價值和意義。因此，歷史檔案的保護不應該只是保存地區的重要責任，也應該得到國家和社會的關注支持。而且，歷史檔案的搶救修復成本一般較高，只靠個別保存機構的有限人力財力，無法及時進行搶救修復工作，因此，國家財政投入就顯得十分必要。對于稀少珍貴的歷史檔案，應該納入國家重點檔案保障體系，進行整體規劃和宏觀管理，制訂統一的保障原則和目標任務，明確搶救優先等級標準和相應的保管環境要求、人力物力配備要求，監督評價機制和反饋控制措施，并根據反饋監控情況進行相應資源投入和補充，確保歷史檔案的搶救做到有計劃、有重點、有實效。目前，我國對歷史檔案的搶救在數量上進行了年度統計，每年在《全國檔案事業基本情況統計》中進行公布，起到了一定的整體把握和監督反饋作用。但是，對于重點檔案搶救，只有應搶救、已搶救、本年度搶救檔案數量三項內容的統計，不便于從全局掌握不同價值的歷史檔案保存狀況和搶救進度。此外，國家檔案局2001年4月4日發布施行了《全國重點檔案搶救補助費管理辦法》，規定了搶救的歷史檔案范圍包括四類：一是1949年以前反映中國共產黨及其領導的革命組織、革命根據地、革命政權、革命活動家的檔案；二是1949年以前各個歷史時期政權機構、社會組織和著名人物的檔案；三是反映中華人民共和國成立以來黨和國家領導人活動的檔案；四是經過國家檔案部門鑒定和確認的其他重點檔案。對歷史檔案搶救范圍進行了整體規劃，同時規定了“國家檔案局統一規劃和指導，國家檔案局和地方各級檔案部門組織實施”、“以本級財政投入為主”等總體原則以及搶救補助費使用范圍和原則、申請審批程序和管理監督辦法。^⑥但是，由于我國尚未對歷史檔案的分布狀況進行全面徹底的調查統計，無法整體了解需搶救檔案的類別、價值和瀕危狀況，因此未能根據歷史檔案價值制訂明確的補助分級規定，也無法按瀕危緊急程度制訂不同的審批時限，歷史檔案搶救的國家保障體系還需進一步完善。

第二，從歷史檔案的館藏價值和利用需要來看，建立各級國家檔案館特藏機構是歷史檔案搶救的組織保障。歷史檔案的價值較高，不僅具有檔案的不可替代性和原始記錄性，而且因為檔案產生年代長短與保存數量多少成反比關系，所以大部分歷史檔案缺乏相關文獻資料的補充印證，是真正意義上的“孤本”。這種極強的孤本性不僅表現在該歷史檔案是反映當時某地某項具體活動的惟一記錄，甚至成為了一個時代的社會、經濟、政治的獨特反映。因此，珍貴的歷史檔案通常成為了保管機構的“鎮館之寶”，在館藏價值上“凌駕”于其他檔案之上，在保管條件和重視程度上也有較大懸殊。另一方面，由于歷史檔案對歷史研究、編史修志工作具有重要的參考價值，因此常常受到史學研究者等利用者的“親睞”：再加上我國編史修志具有階段反復性．因此歷史檔案的利用服務始終是各級國家檔案館的一項重要內容。但是珍貴檔案經反復利用后破損程度更大，瀕危風險也更大。因此，歷史檔案保存機構(主要是各級國家綜合檔案館)應該改變原來那種在保管上同等對待價值高下懸殊的檔案的做法，根據歷史檔案的價值進行分級管理，為極為珍貴的歷史檔案配備更好的保管環境。目前，我國部分國家檔案館參照國外同行和圖書館界的做法，開始嘗試建立“特藏室”，在制訂各類歷史檔案定級標準的同時，擬對一級歷史檔案設立單獨機構加以保管，最大限度地延長歷史檔案的壽命。2004年11月在濟南召開的國家檔案館特藏室建設座談會上，與會者對特藏室的定義、入選標準、入庫方式和程序等理論和實踐問題進行了熱烈探討。^⑦筆者認為：特藏室的提出和落實有利于確保重點歷史檔案得以及時搶救，能夠督促歷史檔案分級工作的開展，同時有利于加強館際之間和文物保護機構、博物館之間的珍品交流，還能向社會宣傳各地檔案機構的珍品檔案，是歷史檔案搶救的機構組織保障。

第三，從歷史檔案保護的技術難度和修復要求來看．各地科研機構和檔案部門聯合技術攻關是歷史檔案搶救的技術保障。無論是國家宏觀搶救制度規范或中央財政支持，還是特藏機構建立的組織保障，都只是為歷史檔案載體保護創造良好的外部環境，最終必須通過科學有效的檔案保護技術才能真正實現檔案載體的長久保存。而且，保管條件和環境的改善只是從預防的角度提供保護思路，對于已經開始破損和狀況緊急的瀕危檔案。還需通過精密高超的檔案修復技術使之“重換新顏”。歷史檔案的載體主要是各種原料制成的紙張，還有一些縑帛、竹簡、木刻等其他材料，內容字跡主要由各種成分的墨、墨汁、墨水等寫成。一方面，歷史檔案載體的破壞程度高于現代檔案，常有水浸、火燒、鼠尿痕跡且褪色現象嚴重：另一方面，載體和字跡材料的原料與今天的檔案區別較大，成分構成復雜，所以歷史檔案載體保護的技術含量較高，技術難度較大，常常需要與文物保護等部門聯合攻關、多方協作，在實踐中不斷探索更科學先進的保護技術。例如：西藏“檔案磚”的揭裱就滲透了漢、藏兩地多位檔案保護專家的心血和汗水。中央檔案館和藏族檔案工作者們在了解西藏“檔案磚”成因、紙質和字跡情況后．通過方案制訂、反復試驗，研究出了“蒸揭”、“浸泡”、“沖洗”、“熱敷”、“捻搓”等多種揭裱方法，攻克一個又一個技術難關，才恢復了這批“元、明、清”三朝形成的檔案珍品的原貌。^⑧

(未完待續)

注 釋：

①金波主編：《檔案保護技術學》，北京，高等教育出版社。2000年版，第5頁。

②實例經整理，來源于吳紅：《不求跨越但求發展——西藏自治區檔案局館長洛桑南杰訪談錄》，《中國檔案》，2005年第2期。

③④實例經整理，來源于劉家真等著：《拯救數字信息——數據安全存儲與讀取策略研究》，2004年版，第60、8頁。

⑤杜恒琪：《越是民族的 越是世界的——訪中國第一歷史檔案館副館長鄒愛蓮》，互聯網，http：／／www．saac．gov．cn／saac／2005-07／14／content_10387．htm。2006年3月19日。

⑥國家檔案局與財政部：《全國重點檔案搶救補助費管理辦法》，中國國家檔案局網站，http：／／www．saac．gov．cn／saac／2005—05／27／content_4997．htm，2006年3月30日。

⑦劉守華：《集館藏之精華展藏用之雙翼——國家檔案館特藏室建設座談會發言集錦》。http：／／www．saac．gov．cn／saac／2005-05／28／content_5043．htm。2006年3月4日。

⑧史風聯：《揭裱西藏檔案磚的幾點經驗》．《檔案學通訊》，1992年第1期。

作者單位：中山大學信息管理學院