大型企業電子文件系統建設的實踐與思考

中國石油天然氣股份有限公司(以下簡稱“中國石油”)成立于1999年，從成立之初就積極探索利用信息技術改變辦公方式。各地區公司在辦公自動化系統建設上投入了大量資源，主要是基于Domino環境下的系統。由于沒有采用統一的技術和標準，系統建設水平參差不齊，文件處理整體效率很低，重復建設浪費大量人力、財力。

為提高公司整體信息能力，中國石油于2001年制定了全面支持公司主營業務的信息技術總體規劃，并將電子文件系統納入規劃之中。經過系統開發、試點、推廣三個階段，于2006年完成了在總部、地區公司兩級機關及所屬單位的應用與推廣工作，建立起中國石油統一的電子文件系統，與統一的即時消息系統和統一的手機辦公系統一起構成中國石油電子文件系統平臺，取得了顯著的應用效果。

一、中國石油電子文件系統解決方案

(一)建設目標

利用全程管理理念搭建系統框架，利用成熟的技術和方法實現系統功能，在中國石油內部建立電子化的辦公環境，實現公司總部及地區公司之間的高效、穩定、快捷、安全的公文傳輸。

一是建立一個統一的電子文件管理和檔案管理應用平臺，按照文檔一體化的目標，從文書和檔案工作全局出發，實現從文件生成到歸檔管理的全過程控制。將檔案管理工作所需必要功能盡可能在文件形成階段完成，確保電子文件和電子檔案的高效、安全管理。

二是中國石油機關與所屬單位機關間建設標準統一、規范的文件傳輸和流轉平臺，利用信息技術實現文件的起草、審核、上傳下達，提高公文運轉效率。

(二)應用技術

電子文件管理基于Windows Server 2003中的電子文檔權限管理和Biz Talk Server(BTS)工作流管理系統之上，根據中國石油特定需求定制開發而成。

電子文件系統由客戶端、業務邏輯功能、任務訂閱及任務通知、業務邏輯支持引擎、業務支持組件和數據管理各部分組成。客戶端采用OA標準化客戶端，即IE瀏覽器、Office2003專業版和Windows Messenger客戶端。辦公人員使用IE瀏覽器處理電子公文任務，使用Office 2003管理電子公文，通過Windows Messenger客戶端得到電子公文系統發送的任務消息。業務邏輯由收發文、公文流轉和電子公文安全管理組成。任務訂閱及任務通知子系統將待辦任務以即時消息、電子郵件及手機短信的方式通知用戶盡快處理。業務邏輯支持引擎包括任務管理調度和工作流管理調度，任務管理調度將系統任務與任務對應的崗位關聯在一起，工作流調度管理公文管理的所有工作流程。業務支持組件完成系統用戶、組織機構、信息權限和信息加密管理。數據管理向電子文件系統提供統一數據服務。

(三)主要特色

1、基于Office 2003實現電子文件處理。在內部安全方案上，采用的解決方案主要是通過電子公章與Office2003的結合實現用戶環境安全。

2、基于門戶實現電子文件管理。中國石油已經采用了Share Point Portal Server 2001(SPS)／Content Manage—ment Server(CMS)建設了完整的企業信息門戶平臺，電子文件系統與用戶的接口完全集成到企業信息門戶中。由于電子公文由信息門戶和Office 2003的信息權限管理共同進行安全保護，可以非常完善地保護電子公文的安全性。

3、集中統一管理電子文件。電子文件系統整體架構是集中式架構，所有電子文件服務器均部署在中心站點，這種集中部署模式有利于系統安全管理。中心站點的技術資源和管理措施均較為完備，使電子文件系統具有良好的安全保障基礎。

二、中國石油電子文件系統主要功能

1、電子公文子系統提供發文管理、收文管理、公文流轉、信息查詢、報表打印功能。發文管理要求對所有的發文通過電子文件系統進行擬稿、核稿、會簽、復核、簽發、成文、蓋章、發文、歸檔，收文管理要求對所有的來文通過電子文件系統進行簽收登記、錄入、擬辦、批示、辦理、傳閱、歸檔。收發文管理還要求對收發文進行顯示、排序、查詢、統計、打印，同時對收發文的處理全過程進行自動化管理、跟蹤和記錄。

2、電子檔案子系統提供歸檔處理、檔案查詢、檔案借閱功能。在文檔一體化的原則下，電子檔案子系統圍繞檔案工作的收集、整理、鑒定、保管、利用、統計等基本環節，提供遠程自動歸檔、追加、編輯、刪除、檔號重排、移動、打印、檢索、在線借閱、統計、銷檔、系統維護和數據備份等主要功能。

3、電子文件系統的實施遵循安全性第一的原則，多重保護的原則和最小授權的原則。安全子系統采用數字證書等信息安全技術保障電子文件系統安全。

三、中國石油電子文件系統取得的實效

至2006年底，系統已推廣到所屬77家單位，用戶數達四萬多人，數據容量達1600G，推廣應用取得了實效，主要表現在：

1、電子文件系統的建設體現了“平穩、均衡、效率、受控、協調”的管理要求和“統一、成熟、兼容、實用、高效”的系統開發方針。電子文件系統是整個公司統一的文件運行與處理平臺．由公司總部統一建設，統一管理，集成統一系統．體現了公司發展理念與戰略要求。

2、實現了價值與效率的統一。電子文件系統在整個公司的全面推廣應用．提高了公司的管理水平與工作效率。通過電子文件系統傳遞文件、下達指令，建立起總部與地區公司之間、地區公司與基層單位之間，以及機關各部門之間信息高效溝通的平臺。通過應用該系統，文件傳遞時間大大縮短，從原來以天計算到現在以秒計算，實現了“零距離發送”，在生產經營和管理上取得明顯的經濟效益，電子文件系統已成為各生產系統的基礎支撐。

3、優化和規范了辦公業務流程。系統的應用改變了傳統的辦公理念，直接帶來公文運轉質量和效率的提高，通過流程重組。優化了人員結構，降低了文件運行成本，體現了內涵式、集約型發展理念。

4、促進了公司信息基礎設施和相關系統的建設和發展。如網絡的建設、即時消息系統、手機移動辦公系統、VPN(虛擬專用網絡)等。通過與其他系統如企業信息門戶、合同系統、審計系統、網上報銷系統的集成，構建起現代化集成管理信息平臺。

四、中國石油電子文件系統建設的啟示

1、大型企業電子文件系統建設應堅持“五統一”原則，即統一規劃、統一標準、統一設計、統一投資、統一建設、統一管理，以保證整個企業電子文件系統的推廣運用與兼容共享。在“五統一”原則指導下建設的電子文件系統有利于生產決策的高效傳遞，有利于管理過程規范透明，有利于文件信息的安全共享，有利于企業檔案的永久保存。

2、大型企業電子文件系統建設應堅持業務驅動原則。業務部門與信息部門密切配合，協同工作，堅持以業務驅動促進系統建設、以系統建設提升業務管理水平的建設思路。信息部門充分了解業務需求，提供全方位技術支持；業務部門積極參與項目實施應用，共同促進系統建設。

3、中國石油電子文件系統建設的實踐充分印證電子文件前端控制與全程管理原則的普適性。將電子公文與電子檔案系統同步設計、同步開發，實現了真正意義上的文檔一體化管理。在系統開發中，中國石油充分利用信息技術實現文件管理與檔案管理的銜接，將電子公文系統與電子檔案系統納入到同一系統之中。考慮到電子文件的技術特性，電子文件系統在文件形成時就采取嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。

參考文獻：

馮惠玲主編：《電子文件管理教程》，北京：中國人民大學出版社。2001年8月。

作者單位：中國石油天然氣股份有限公司