檔案行政處罰的矛盾探究（４則）

檔案行政處罰的矛盾探究

2007年第2期《中國檔案》王保國的文章指出，檔案行政處罰難以實施的關鍵在于檔案行政處罰權本身存在五個方面的矛盾，使檔案行政機關處于“非是不為、實不能為”的尷尬境地。

一、權力與職責的矛盾。我國的檔案法在檔案行政處罰的設定上過度拘謹和約束，并沒有能夠賦予各級檔案行政管理部門真正完整的處罰權，檔案行政管理部門在履行法定權力的過程中常常感到有心無力，不能真正承擔起維護社會檔案管理秩序，保障國家檔案資源完整、安全的責任。

二、自律與他律的矛盾。在檔案違法行為中，大多數屬于法人或領導違法。由于檔案工作的特殊性，能接觸檔案的群體相對來說與單位或部門具有利益的一致性，再加上大多數單位在處理檔案違法行為時，不能不考慮到本單位的形象，往往會出現回避矛盾的情況。因此，自律在一定程度上難以落實，甚至會成為一種“自縱”，極不利于檔案違法案件的查處。

三、服務滯后與追罰時效的矛盾。檔案管理的不公開性使檔案服務具有滯后性和極大的不確定性，檔案在許多時候是作為一種歷史資料被保存著的，進入人們的視線的時候，時間已經過去了很多年，遠遠超出了行政處罰的追罰時效，而當事人的損失卻是現實存在的。這種矛盾很難避免，直接影響檔案行政處罰的順利實施。

四、管理目的與處罰手段的矛盾?，F實當中，大多數的違法行為發生在基層，檔案行政管理部門在管理基層檔案工作中只能采取監督、指導的手段，即使發現有違法行為最多采取責令改正通報批評等行政管理手段，除此就無能為力，事實上使基層單位的檔案違法行為的查處處于一種失控的境地，糾正無力。這也是近年來檔案丟失現象較為嚴重、基層單位歸檔不夠齊全、社會檔案資源缺乏完整性和整體性的重要因素。

五、處罰與裁決的矛盾。檔案違法案件具有一般行政案件的特點，即大多數情況下。違法行為都會引發對社會主體權益的侵害，因此在查處過程中，必然涉及檔案行政裁決，但由檔案違法案件引發的民事糾紛紛繁復雜，涉及社會各個領域，是否應由檔案部門裁決也存在著難以回避的矛盾。

對數字檔案館的理性思考

胡文莉在《浙江檔案》2007年第1期上對數字檔案館的建設提出了四方面的問題。

一、能不能提高利用率。數字檔案館的建成能實現檔案信息的共享，并不等于就能提高檔案利用率。因為數字檔案館雖然可以實現檔案信息的全社會共享，但是檔案信息的共享還需要建立在對這些檔案信息的需求之上。數字檔案館的建設和運行只是更新了檔案利用的手段，它并沒有改變檔案信息的內容和檔案的憑證性基本作用。當然，數字檔案館的建設，對于國家級和部分省級檔案館以及一些其他館保存的珍貴檔案來說可能會增加一些利用者，但相對于龐大的部分市(地)級以下的檔案館來說，增加的這些利用者就顯得微不足道．解決不了根本問題。

二、要不要成本效益觀。建設數字檔案館需要巨額資金。但是數字檔案館又不是一次性巨額投入建成后就可以一勞永逸的．它的維護和使用費用并不少于初建的費用；數字檔案館就像一個“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運行。巨額投入與利用率的不高就形成了強烈的反差，成本效益的問題就顯得格外突出。

三、怎樣定位。對于數字檔案館的定位，應該有這樣的認識：一，目前，由于現在數字檔案館存在著種種技術缺陷，很難起到檔案館的作用；二，數字檔案館并非就是電子政務和辦公自動化的一個必需的組成部分，數字檔案館應該姓“檔”，應當堅持“檔案館”的屬性。三，數字檔案館是一個發展的概念，會隨著技術的完善餓逐漸克服其缺陷而走向成熟。

四、如何建設。是一哄而上，還是循序漸進；是追求形式。還是追求內容。作者認為，在數字檔案館建設過程中應避免兩種傾向：重“硬件”建設、輕“軟件”環境改變和重檔案信息資源建設、輕檔案信息資源利用。數字檔案館的建設應有重點，分步驟。

檔案整理歸檔中“正件”與“附件”問題

《山西檔案》2006年第5期翟素萍的文章認為，以“件”為單位整理檔案有許多的好處，然而在編目的過程當中，人們注重的是對“正件”題名的揭示“附件”內容卻往往被忽視，從而造成檔案利用的質量下降，檔案的現行價值和歷史價值被削弱。常規的整理歸檔方法采用“正件”在前、附件在后的、萬式裝訂成為一件。對該“件”檔案進行編目時，所標識的信息只是“正件”的題名，而“附件”的題名并沒有在目錄中反映，問題出在如果利用者只知道“附件”的內容和某個人的名字，并不知道“正件”的題名的話，在查找利用時，就必然存在著嚴重的漏檢問題。

作者指出，鑒于“附件”在檔案利用中的價值，進行深層次地、多角度地揭示“附件”及“附件”的內容非常重要?？梢圆扇煞N解決方法，一種是把“附件”的題名作為副標題列入“正件”標題之后，并以[]標注；第二種是當“附件”種類太多，使用第一種方法又顯累贅時，可以采用“件”中“卷”的標識方法，即：把“正件”的標題作為“案卷”目錄，把“附件”的標題或者是名單作為內目錄加以標識。通過建立一個既能檢索文件級目錄，又能檢索卷內目錄級的檢索數據庫，就可以完全解決對于“附件”難以查找的問題。

檔案信息化人才需求分析

張照余在2006年第12期《檔案與建設》上撰文，對檔案信息化所需人才的結構進行了分析。

(1)管理型人才，即省、市檔案信息化項目的組織推動、戰略規劃、工程策劃和標準制定者，也是檔案信息化工程設計的主要參與者。要求了解國內外檔案信息化建設的現狀．熟悉檔案信息化建設的內容和要求，做到既精通檔案管理業務，又熟悉信息技術應用。在管理方面，要有良好的檔案學理論基礎，通過實踐諳熟檔案管理業務的各個環節，了解檔案工作的實際要求和趨勢；在技術方面，除具有計算機軟硬件基礎知識和基本操作技能外，根據工作需要還需對信息網絡技術、數據庫技術、程序設計知識和多媒體技術有一定程度的認知，了解技術發展動態。高層管理型人才由于具有較大的決策權，還需具備較高的政策水平和組織能力，了解社會信息化政策、法規和戰略。

(2)技術型人才。即檔案信息化項目的工程設計、系統分析和技術實現者。必須具有信息技術專業背景。具備較為深厚的信息技術功底，精通并能熟練應用信息技術某一領域的知識或技能。并具有檔案管理基礎知識，了解文件檔案管理的信息流程。

(3)技能型人才，即檔案信息化工程中具體承擔系統日常操作和管理維護的人才。

(4)研究型人才。即檔案研究機構、高等院校和檔案管理部門中從事檔案信息化理論和應用技術研究的高端人才。檔案信息化研究型人才需要在實踐的基礎上構建檔案信息化建設的理論，研究新技術、新方法在檔案領域的應用，提出電子文件和數字檔案管理的建議標準，從理論與技術上指導檔案信息化建設的開展。

作者認為，檔案信息化建設過程中，上述四類人才需相互合作，互為基礎，共同擔當起檔案信息化建設的重任。其中，研究型人才起著咨詢、指導的作用，管理型人才起到主導與核心的作用，技術型人才是檔案信息化建設的主體，而技能型人才則是檔案信息化建設的基礎力量。