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1、目前北京市文書檔案整理一般采用什么方法?

答：文書檔案的整理有兩種方法，一是以“卷”為單位進行立卷的方法，另一種是以“件”為單位不裝訂的方法。以“卷”為單位立卷，要求按照公文的形成規律，將具有內在聯系的、保存價值一致的文件按公文的主要特征或類型組合成案卷，再對案卷內的文件進行檢查、調整，排列，編頁號，填寫卷內目錄、卷內備考表，擬寫案卷題名，填寫案卷封面，裝訂等。由于這種方法與檔案的現代化管理不適應，北京市檔案局在2001年出臺了《北京市歸檔文件整理標準》，推出了文書檔案以“件”為單位的整理方法。每份文件的不同稿本為一件，一份文件要求裝訂在一起。裝訂的材料比較靈活，符合檔案保護要求即可。一件事情產生的不同文件有幾份文件即為幾件，這幾份相關的文件是不必裝訂在一起的。整理時以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。這兩種方法在北京市將長期并行采用，每個單位可以根據自己的實際情況采用適合的整理方法，但是在執行時一定要注意兩點：一是要保持連續性，對采用的方法要堅持，不能經常變換；二是兩種方法不能穿插使用，采用立卷的方法時一定要用線繩裝訂，并且擬寫案卷題名等。

(亦 青)

2、聽說文書檔案的保管期限有變化，是嗎?

答：是的。國家檔案局在2006年12月18日以“令”的形式發布了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《規定》中將機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。這種兩分法與定時法相結合的劃分保管期限的方法打破了1987年國家檔案局規定的三分法，即永久、長期、短期的標準。目前北京市檔案局根據國家檔案局的文件精神，結合北京市的實際情況，正在積極起草和修改該《規定》的實施細則，爭取早日出臺，為北京市的各單位提供依據。(柳文)

3、我單位有關中控設備、信息中心的服務器等方面的資料是否屬于檔案。如果是檔案，應該歸檔什么材料?如何組卷?

答：這些材料屬于科技文件材料，應該按照科技文件的歸檔要求進行收集、歸檔，作為科技檔案中的設備檔案進行保管。設備文件歸檔的基本范圍包括六大方面：(1)購置設備的申請及批復、協議及合同等：(2)外購設備的隨機文件等；(3)設備安裝、調試和驗收過程中形成的各種技術性、憑證性文件材料：(4)設備的操作規程，設備運行、維修、保養、重大事故的記錄等；(5)設備改進、改裝的技術文件；(6)設備報廢申請、鑒定及審批的文件材料等。

材料收集齊全后，應當由負責設備管理的部門人員進行組卷，其組卷方法是：圖紙部分按其反映的不同部件、結構、系統分別組織案卷，文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同問題或不同名稱，分別組織案卷。案卷組好之后是進行案卷的排列，其排列的先后順序是設備依據性材料一外購設備開箱驗收一設備安裝調試一隨機文件材料一設備運行、設備維護等。

另外，在收集和組卷時一定要注意以下三點：(1)對于同型號的多臺設備隨機文件，不必每臺復制一套組卷、歸檔，只需立卷、歸檔一臺設備的全部隨機文件材料，其他各臺設備的案卷中，注明這些隨機文件材料在哪一卷即可。(2)對于設備在管理、維修中形成和補充的新的科技文件，應單獨組織案卷，不必對前期已形成并已組織好案卷的科技文件重新拆卷。(3)與設備儀器關系密切的管理性文件，應列入設備儀器類中組卷，而非文書檔案。(連天)

4、科技檔案號如何具體編制?

答：科技檔案號編制的基本模式為科技檔案號=分類號+案卷順序號。例如：

基建檔案號：J－1－2，J為基建檔案代字，1為工程項目的代號，2為此工程項目內的案卷順序號。

設備檔案號：S-C620-1，s為設備檔案代字，C620為設備型號，1為該設備內的案卷順序號。

產品檔案號：C-M210-1，c為產品檔案代字。M210為產品型號，1為該產品內的案卷順序號。

科研檔案號：K-1-2-3，K為科研檔案代字。1為專業代號，2為課題代號，3為案卷順序號。(亦 青)