數(shù)據(jù)倉庫在高校會計分析中的應(yīng)用

［摘 要］ 本文介紹了數(shù)據(jù)倉庫在高校財務(wù)管理中的用途和建立的必要性，詳細敘述了高校數(shù)據(jù)倉庫的內(nèi)容和建立方法，并通過一個事例重點分析了數(shù)據(jù)倉庫在高校會計分析中的應(yīng)用。

［關(guān)鍵詞］ 數(shù)據(jù)倉庫；高校財務(wù)；會計分析；信息系統(tǒng)

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2007）01-0005-04

１ 建立高校財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的必要性

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)和Internet的快速發(fā)展，高校的財務(wù)已經(jīng)基本實現(xiàn)了會計電算化，會計核算方式從傳統(tǒng)的手工核算模式已經(jīng)過渡到了用計算機進行會計核算的模式，使會計人員從繁重的會計核算工作中解脫了出來，逐步實現(xiàn)了從核算型會計向管理型會計的過渡。目前，高校的財務(wù)部門已經(jīng)積累了豐富的會計信息資源和會計人才，并在很大程度上提高了會計核算的效率，提高了財務(wù)管理的水平。然而，這些會計信息相對孤立，并沒有形成系統(tǒng)的聯(lián)系，沒有很好地發(fā)揮出應(yīng)有的作用，沒有很好解決會計分析和財務(wù)決策等重要問題。其主要原因不是會計人員的能力差和使用會計核算軟件的效果不好，而是由于現(xiàn)有的會計信息系統(tǒng)本身所固有的缺陷，只注重了會計預(yù)算、會計核算和自動生成會計報表等功能，缺乏從多角度對會計指標進行詳細的分析，同其他相關(guān)的管理系統(tǒng)也沒有良好的接口。其缺陷主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（１）數(shù)據(jù)缺乏可信性。比如領(lǐng)導(dǎo)需要某一部門人員的平均年收入的數(shù)字，不同的會計人員核算出來的數(shù)字可能會不同，這是因為要核算的數(shù)字不能從同一個數(shù)據(jù)源中取得，而且有些信息需要從外部數(shù)據(jù)源取得，也有可能存在數(shù)據(jù)算法上的差異，這是會計核算系統(tǒng)所解決不了的問題。

（２）生產(chǎn)率問題。在進行會計分析時，往往需要取多年的數(shù)據(jù)，在會計指標多的時候，生產(chǎn)率是相當(dāng)糟糕的。比如領(lǐng)導(dǎo)要分析近4年的收入和支出情況，要完成這項任務(wù)，需要找到4年的報表來獲取數(shù)據(jù)并分析數(shù)據(jù)，再編輯數(shù)據(jù)和進行對比分析，這就需要耗費大量的資源才能完成。

（３）無法將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息。在會計分析中，我們會問“今年的收入同過去5年中的各個年份有何不同？”這樣的問題，會計信息系統(tǒng)不能準確地回答出該問題，這是因為系統(tǒng)并沒有集成以往歷史年度的數(shù)據(jù)。

為從根本上解決以上問題，必須建立同會計核算和財務(wù)管理相適應(yīng)的一套新的系統(tǒng)，該系統(tǒng)不但能集成財務(wù)部門所需要的會計信息及其相關(guān)的信息，而且能從多角度對會計指標進行分析，并能根據(jù)需要進行決策，方便財務(wù)部門的管理和領(lǐng)導(dǎo)查詢和決策，提高財務(wù)管理水平。該系統(tǒng)就是被業(yè)界所稱道的數(shù)據(jù)倉庫。數(shù)據(jù)倉庫是一個面向主題的、集成的、非易失的，隨時間變化的用來支持管理人員決策的數(shù)據(jù)集合。高校財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫是集成了財務(wù)信息的數(shù)據(jù)倉庫，是為財務(wù)管理和組織決策提供支持的信息系統(tǒng)。

２ 高校財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的內(nèi)容和用途

根據(jù)高校財務(wù)管理要求，高校數(shù)據(jù)倉庫應(yīng)包括如下內(nèi)容：

（１）會計核算信息，主要包括會計明細賬、會計總賬、科目代碼、部門代碼、項目代碼、應(yīng)收款明細賬、應(yīng)付款明細賬和項目明細賬等。

（２）人員工資信息，包括人員代碼、工資項目代碼和人員工資發(fā)放表等。

（３）學(xué)生學(xué)費信息，包括班級代碼、學(xué)生信息、收費項目、收費學(xué)年、學(xué)生交費明細、學(xué)生應(yīng)交費明細、學(xué)生欠費明細和學(xué)生交費總賬等。

（４）學(xué)生獎貸助勤信息，主要包括學(xué)生獎學(xué)金發(fā)放表、貸學(xué)金發(fā)放表和勤工助學(xué)金發(fā)放表等。

（５）其他信息，主要包括國家的相關(guān)財政法規(guī)、高校財務(wù)管理和會計核算方面的制度和會計人員相關(guān)信息等。

高校的財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的內(nèi)容主要有以上信息，這些信息隨時間不斷變化和更新，并根據(jù)需要進行動態(tài)的增加或減少，其變化完全取決于財務(wù)管理和決策者的需要。

從數(shù)據(jù)倉庫的定義可知，建立數(shù)據(jù)倉庫的最終目的是為了支持管理人員進行分析和決策，具體來講，高校財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的用途主要有以下幾個方面：

（１）整合數(shù)據(jù)資源，方便師生和財務(wù)人員進行查詢。財務(wù)信息是分布在各個相關(guān)的管理信息系統(tǒng)中的，教師和學(xué)生要查找相關(guān)的信息，必須連接不同的數(shù)據(jù)源，到不同的信息系統(tǒng)中去查詢，不但查詢的效率低，查詢的命中率也很低，甚至不知道到哪里查找自己所需要的信息，因此有必要整合數(shù)據(jù)資源，把財務(wù)的相關(guān)信息集中存放在數(shù)據(jù)庫中，統(tǒng)一各異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)信息代碼，在此基礎(chǔ)上建立財務(wù)信息查詢平臺，實現(xiàn)對財務(wù)信息的集成的有效的管理。

（２）進行有效會計分析，提高分析效率與準確率。在高校財務(wù)管理中，經(jīng)常要進行會計指標的比較和分析，不但要對學(xué)校的整體財務(wù)運行效率進行分析，而且要對學(xué)校的各二級學(xué)院的財務(wù)運行情況進行橫向的和縱向的比較和分析，這些分析需要從不同的年度、不同的信息系統(tǒng)提取相關(guān)的數(shù)據(jù)。從集成的、隨時間變化的數(shù)據(jù)倉庫中提取這些數(shù)據(jù)將會變得更加便捷和準確，例如要分析各二級學(xué)院的教師的近3年的平均年收入和學(xué)生的學(xué)費交費率，財務(wù)人員需到工資系統(tǒng)里提取各二級學(xué)院的3年來的平均人數(shù)（根本就不存在平均人數(shù)），再到賬務(wù)系統(tǒng)中提取各二級學(xué)院的工資發(fā)放總額（在賬務(wù)系統(tǒng)中，還需要財務(wù)人員累計各二級學(xué)院工資、津貼、獎金和其他補貼），再把計算出來的數(shù)字進行計算和比對，準備數(shù)據(jù)效率很低。計算各分院的學(xué)費交費率就更加困難，當(dāng)年的交費率還可以到學(xué)費管理系統(tǒng)中取得和計算得到，前兩年的交費率將無法獲取，因為同它相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)字并不存在。在數(shù)據(jù)倉庫中做這些工作就輕松多了，只要在相關(guān)的事實表和維度表中聚集數(shù)據(jù)，便可自動取得所需信息。

（３）方便計算生均培養(yǎng)成本。數(shù)據(jù)倉庫中已經(jīng)集成了會計信息和學(xué)生相關(guān)信息，只要有適合的生均培養(yǎng)成本的計算方法，很容易構(gòu)建出相關(guān)的事實表和維度表，計算生均培養(yǎng)成本也就比較容易。

（４）提高高校財務(wù)風(fēng)險控制和財務(wù)預(yù)警水平。高校在辦學(xué)資金籌集、教育經(jīng)費的使用方面，都有了很大的自主權(quán)，高校的財務(wù)運行狀況將必然存在風(fēng)險，這就需要建立財務(wù)風(fēng)險控制機制和財務(wù)風(fēng)險預(yù)警系統(tǒng)，來防范和化解財務(wù)風(fēng)險。高校財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫能同高校財務(wù)風(fēng)險評價指標有機結(jié)合，高效率地對指標進行比對和分析，從而來防范財務(wù)風(fēng)險的發(fā)生。

（５）為二級學(xué)院績效考核提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在高校的財務(wù)管理中，為提高資金的使用效益，往往會對各二級學(xué)院的財務(wù)運行情況進行績效考核，考核的指標體系的建立和反饋，都需要會計相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，從數(shù)據(jù)倉庫中提取基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不但準確、效率高，而且結(jié)合考核指標，還比較容易得到相關(guān)信息。

（６）進行財務(wù)決策。財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫最大的優(yōu)勢是進行數(shù)據(jù)挖掘和財務(wù)決策，利用數(shù)據(jù)倉庫，可以用決策樹和聚類等算法來進行數(shù)據(jù)挖掘和財務(wù)決策，為制定相關(guān)財務(wù)制度提供依據(jù)，并可以分析相關(guān)財務(wù)制度執(zhí)行的效果。

３ 高校財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的建立方法

數(shù)據(jù)倉庫主要由數(shù)據(jù)源、數(shù)據(jù)的存儲、應(yīng)用工具和用戶界面等4部分組成。數(shù)據(jù)倉庫的創(chuàng)建也是對這4部分用數(shù)據(jù)倉庫的技術(shù)和體系結(jié)構(gòu)來進行開發(fā)的，本文不再對高校財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的創(chuàng)建進行詳細討論，只對財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的建立方法進行闡述。

財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫是基于MS SQL Server 2000 創(chuàng)建的，它基本上采用了規(guī)范化的設(shè)計方法，采用了總線結(jié)構(gòu)，有統(tǒng)一的事實表和維度表，使用星型和雪花型的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，圖1所示的是一個雪花模型。

數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)創(chuàng)建好后，要把賬務(wù)系統(tǒng)、工資系統(tǒng)和學(xué)費系統(tǒng)等中的相關(guān)數(shù)據(jù)經(jīng)抽取、轉(zhuǎn)換、清洗和裝載等過程，導(dǎo)入到數(shù)據(jù)倉庫中，其數(shù)據(jù)準備工作如圖2所示。在數(shù)據(jù)裝載到數(shù)據(jù)倉庫時，不但要進行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，還必須注意基礎(chǔ)代碼的統(tǒng)一，如在圖2中的3個數(shù)據(jù)庫都存在部門代碼表，該表的部門代碼表示可能有所不同，在導(dǎo)入到數(shù)據(jù)倉庫時必須做到代碼統(tǒng)一。數(shù)據(jù)準備好后，便可以用工具軟件如Excel、Analysis Services等進行數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘和財務(wù)決策。

４ 高校財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫在會計分析中的一個應(yīng)用事例

在財務(wù)管理中，財務(wù)人員經(jīng)常需要分析各二級學(xué)院的經(jīng)費使用情況，由于二級分院的經(jīng)費都是使用項目來進行管理，所以在數(shù)據(jù)倉庫中使用項目支出分析立方，其結(jié)構(gòu)參見圖1。從圖1可以看出，財務(wù)人員可以從4個維度（時間維、科目維、部門維、項目維）來對二級學(xué)院的經(jīng)費使用情況進行分析。可以分析各分院的經(jīng)費組成情況、經(jīng)費收入和支出情況、經(jīng)費支出的分布情況（用科目代碼分析經(jīng)費在哪些方面支出）和支出時間分布情況（經(jīng)費集中在何時支出）等，能從縱向和橫向來分析各二級學(xué)院經(jīng)費的使用效率。

在數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)中，后臺服務(wù)器使用了SQL Server 2000 數(shù)據(jù)倉庫，前端用Excel工具通過數(shù)據(jù)透視表服務(wù)來分析2004年和2005年各二級學(xué)院經(jīng)費的使用情況。以下步驟將在Excel中實現(xiàn)一個數(shù)據(jù)透視表，向財務(wù)人員顯示從立方中獲取的數(shù)據(jù)：

（１）打開Microsoft Excel。在數(shù)據(jù)（Data）菜單中選擇數(shù)據(jù)透視表和透視視圖（PivotTable And PivotChart Report），啟動數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?/p>

（２）在向?qū)У牡冢辈街校x擇外部數(shù)據(jù)源以及要創(chuàng)建的是數(shù)據(jù)透視表；在步驟２中，單擊獲取數(shù)據(jù)按鈕來定義要讀取的數(shù)據(jù)源。Excel將自動啟動Microsoft Query，并彈出選擇數(shù)據(jù)對話框。選擇OLAP立方選項卡，可以看到所有已經(jīng)定義好的立方列表。選擇新建數(shù)據(jù)源立方，出現(xiàn)新數(shù)據(jù)源對話框，在標識為１的字段中輸入“項目支出分析”，在字段２選擇Microsoft OLE DB Provider for OLAP Services 8.0選項，然后單擊連接按鈕。

（３）出現(xiàn)多維連接對話框，允許分析人員建立OLAP服務(wù)器的連接，輸入OLAP服務(wù)器的名稱，單擊下一步，并選擇財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫數(shù)據(jù)，接著單擊完成按鈕。回到創(chuàng)建新數(shù)據(jù)源對話框中，在字段４中選擇數(shù)據(jù)透視表使用立方，選擇“項目支出”，單擊確定按鈕。回到選擇數(shù)據(jù)對話框，選擇已經(jīng)建好的“項目支出分析”立方，單擊確定按鈕，回到Excel數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?/p>

（４）單擊下一步，向?qū)У牡冢巢綄⑻崾痉治鋈藛T選擇顯示數(shù)據(jù)透視表的位置，選擇現(xiàn)有的工作表選項，單擊單元Sheet1中的某一單元。

（５）單擊完成，Excel就在工作表中上嵌入了一個新的空的數(shù)據(jù)透視表對象。同時顯示透視表工具條和數(shù)據(jù)透視表字段列表。分析人員可以從字段列表中將項目拖放到數(shù)據(jù)透視表中，就可顯示數(shù)據(jù)，用于分析了。

經(jīng)過上述步驟后，生成了二級學(xué)院經(jīng)費支出數(shù)據(jù)透視表，如圖3所示。從圖中可以看出管理學(xué)院幾個學(xué)科的教學(xué)經(jīng)費在2004年和2005年支出分布情況，上圖顯示的數(shù)據(jù)僅分析比較了辦公費、畢業(yè)設(shè)計費、差旅費和學(xué)生實習(xí)費的支出情況，如果要分析比較其他科目支出情況，可以選擇相應(yīng)科目。從圖3可以看出有4個維度，這4個維度可以根據(jù)需要任意組合，來分析各二級學(xué)院經(jīng)費的支出情況。Excel還可以設(shè)置報告格式，自動生成報告，本例生成的報告如圖4所示。

Excel還可以生成圖形顯示，來分析經(jīng)費的支出情況，本例生成的圖表如圖5所示。根據(jù)比較分析的需要，選擇不同的圖形，以便更好地為分析服務(wù)。

５ 結(jié)論

高校財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫對財務(wù)管理和財務(wù)決策分析都有很大的促進作用，是會計電算化的有益的補充和擴展。本文中的事例是直接在Excel中使用數(shù)據(jù)透視表來進行會計分析的，這對財務(wù)人員的計算機應(yīng)用水平相對要求較高，這種方法并不是分析人員使用的最有效的方法。可以用VBA和.NET技術(shù)編程來實現(xiàn)數(shù)據(jù)透視表，這樣可以更好地控制顯示給分析人員的數(shù)據(jù)，并可以根據(jù)不同的人員的使用權(quán)限規(guī)則來控制安全機制，也可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的動態(tài)操作。

主要參考文獻

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