基于ＥＲＰ的內(nèi)部會計控制分析

［摘 要］ 在ERP環(huán)境下進行內(nèi)部會計控制能給企業(yè)帶來業(yè)務流程風險、技術風險、數(shù)據(jù)質(zhì)量風險，但優(yōu)化了企業(yè)的核心業(yè)務流程，并規(guī)范了管理；實現(xiàn)了經(jīng)營管理信息的共享和透明；會計監(jiān)督和控制能力得到加強；提高財務工作效率。在充分利用ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢，控制ERP系統(tǒng)的風險的基礎上，對企業(yè)的內(nèi)部會計控制體系進行了設計。

［關鍵詞］ ERP；內(nèi)部會計控制；方案設計

［中圖分類號］F232 ［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2007）01-0013-02

內(nèi)部會計控制是指通過會計工作和利用會計信息對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動所進行的指揮、調(diào)節(jié)、約束和促進等活動，使企業(yè)實現(xiàn)效益最大化的目標。內(nèi)部會計控制的目標是提高會計信息質(zhì)量、保護企業(yè)資產(chǎn)安全完整、確保國家有關法律法規(guī)和單位內(nèi)部規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。

傳統(tǒng)內(nèi)部會計控制手段基本是由人來控制，通過制度的制定以及事后檢查來實現(xiàn)管理目標。在執(zhí)行過程中，個體素質(zhì)的差異將影響管理控制的質(zhì)量，存在一定的主觀性，尤其對關鍵環(huán)節(jié)的控制影響較大，導致管理效率低，控制成本高。隨著企業(yè)信息化進程的深入和ERP在企業(yè)管理中的廣泛應用，傳統(tǒng)的控制手段已明顯不適應日益復雜的控制環(huán)境和控制程序，極大地阻礙了內(nèi)部會計控制目標的實現(xiàn)。本文從ERP的內(nèi)涵和特征出發(fā)，探討了ERP環(huán)境給內(nèi)部會計控制帶來的風險和優(yōu)勢，并對ERP環(huán)境下的內(nèi)部會計控制進行了設計。

1ERP系統(tǒng)的內(nèi)涵及特征

企業(yè)資源計劃系統(tǒng)ERP（Enterprise Resources Planning）是在物料需求計劃MRP（Material Requirement Planning）和制造資源計劃MRPⅡ（Manufacturing Resources Planning）的基礎下發(fā)展而來的面向供應鏈的管理系統(tǒng)。

ERP系統(tǒng)是一個相互協(xié)同作業(yè)的綜合集成系統(tǒng)，主要包括財務、制造、分銷、質(zhì)量、采購、人力資源管理等子系統(tǒng)，把市場預測、物資采購、產(chǎn)品設計、生產(chǎn)、財務、銷售、工程技術等各個管理環(huán)節(jié)進行一體化管理。財務系統(tǒng)內(nèi)部各模塊不僅做到充分集成，而且與供應鏈、生產(chǎn)制造、產(chǎn)品銷售等各系統(tǒng)之間實現(xiàn)高度的數(shù)據(jù)共享和系統(tǒng)無縫集成。這使得企業(yè)各項活動的財務信息能及時、準確地得到反饋，實現(xiàn)企業(yè)的資金流、物流和信息流高度統(tǒng)一。

2ERP環(huán)境下的內(nèi)部會計控制存在的風險

一個完整的ERP系統(tǒng)是人力資源、財務、銷售、制造、分銷以及供應鏈管理等的集成，這種集成能使企業(yè)實現(xiàn)對競爭壓力和市場機會的迅速反應，靈活的產(chǎn)品裝配，減少庫存以及更加有效的供應鏈管理。ERP系統(tǒng)中單一的數(shù)據(jù)庫使過去跨部門的審批流程得到簡化和壓縮，從而用于企業(yè)內(nèi)部控制的許多審計線索在ERP系統(tǒng)的引入后消失了；企業(yè)過去基于文件審批的內(nèi)部控制機制，也無法適應ERP基于流程的管理需要，更嚴重的是由于企業(yè)的業(yè)務運作更加依賴于ERP系統(tǒng)，導致了企業(yè)新的業(yè)務風險。

2. 1業(yè)務流程風險

ERP實行的是流程化的管理，打破了原來職能部門的條塊分割，實現(xiàn)了企業(yè)資源的統(tǒng)一管理和共享。企業(yè)的運行和內(nèi)部控制在一定程度上也交給了ERP系統(tǒng)來進行控制。這樣一方面導致企業(yè)所處的內(nèi)部風險環(huán)境發(fā)生了變化，過去手工狀態(tài)下的控制風險由于ERP系統(tǒng)的引入而變得更加復雜；另一方面，ERP系統(tǒng)的實施需要對原有的業(yè)務流程進行優(yōu)化和設計，改變了企業(yè)的組織結(jié)構。如果不能很快建立起新的、有效的業(yè)務流程，必然影響企業(yè)的內(nèi)部會計控制，給企業(yè)帶來不利影響。

2. 2技術風險

ERP系統(tǒng)涉及整個企業(yè)的業(yè)務流程，具有高度集成的功能，使用戶無論在企業(yè)的哪個角落都有可能訪問系統(tǒng)并且控制或改變重要的業(yè)務參數(shù)。這樣一方面使企業(yè)員工以更大的靈活性去處理問題、提高效率，但另一方面如果對這種靈活性缺乏有效的控制，ERP用戶就可能有更多的機會訪問其他與之不相關的信息。雖然ERP系統(tǒng)中都有權限控制的功能，但這并不能完全保證信息的保密性和完整性。

2. 3數(shù)據(jù)質(zhì)量的風險

如果數(shù)據(jù)的準確性、完整性不能保證，那么ERP系統(tǒng)的使用是沒有任何意義的。ERP系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的錄入一般有兩種方式，一種是人工鍵入；另一種是通過數(shù)據(jù)錄入裝置，例如條形碼掃描。對于后一種方式，數(shù)據(jù)錄入的差錯風險較小，但人工鍵入的方式差錯率就比較高。雖然，ERP系統(tǒng)中可以設置一些參數(shù)來對錯誤數(shù)據(jù)進行報警，但無法從根本上解決這類問題。

3ERP環(huán)境下內(nèi)部會計控制的優(yōu)勢

利用ERP系統(tǒng)下，進行內(nèi)部會計控制可以有效彌補現(xiàn)有人工會計控制的缺陷，極大地提高了工作效率，為實現(xiàn)集中核算提供了技術和時間上的保證，同時又能克服人為因素的干擾，做到一絲不茍、鐵面無私。主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

3. 1優(yōu)化了核心業(yè)務流程

通過實施了ERP，不但能快速準確地處理大量信息，而且克服了許多手工管理中隨意性大、計劃性差等無法克服的困難，初步實行了知識管理，較好地實現(xiàn)了企業(yè)資源的優(yōu)化配置。如庫存管理，通過詳細分析測算，確定了系統(tǒng)中庫存的最大量和最小量，制訂合理庫存計劃，運用預警機制，通過系統(tǒng)集成倉庫事務處理，自動生成采購計劃，既可以有效降低庫存，減少庫存資金，加快資金周轉(zhuǎn)，又能保證正常的生產(chǎn)經(jīng)營需要。

3. 2實現(xiàn)了經(jīng)營管理信息的共享和透明

ERP系統(tǒng)完全實現(xiàn)了物流、資金流、信息流的“三流合一”，企業(yè)實施ERP系統(tǒng)后，提供了集成的信息共享與使用平臺，有效打破了單一的、封閉的業(yè)務模式，部門間各負其責、各取所需，使各級經(jīng)營決策者能夠全方位、深層次地了解業(yè)務經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)，提高管理決策的速度和靈活度，提高經(jīng)濟效益，減少因管理信息的延遲帶來的損失。

3. 3會計監(jiān)督和控制能力加強

ERP的應用可為企業(yè)提供了豐富的管理信息，利用這些信息和資源可以設計一套動態(tài)績效監(jiān)控體系。一方面，資金監(jiān)控和往來款項的管理力度增強。財務部門可實時掌握每天經(jīng)營銷售情況的資金回籠和往來賒銷額度，通過財務對往來款的及時清賬，運用系統(tǒng)及時掌握每天資金回籠和往來賒銷的發(fā)生及增減變化情況，加快資金的循環(huán)周轉(zhuǎn)利用，節(jié)約了財務費用。另一方面，強化了成本費用控制職能。利用ERP系統(tǒng)可對企業(yè)流程中的每個環(huán)節(jié)的成本變化情況進行跟蹤，每個工序、每個環(huán)節(jié)只要產(chǎn)生增值，系統(tǒng)就立即動態(tài)地進行成本跟蹤，可實現(xiàn)對各項成本費用按月、按單位進行分析控制，提高工廠的經(jīng)營管理水平。

3. 4提高了財務工作效率

通過ERP系統(tǒng)的實施，使財務系統(tǒng)與分銷和制造系統(tǒng)高度集成，所有供產(chǎn)銷的數(shù)據(jù)都直接從供產(chǎn)銷的業(yè)務活動輸入到財務成本系統(tǒng)中來，無須人工重復錄入。各種事務處理所發(fā)生的原始憑證都是在業(yè)務發(fā)生的同時自動生成、自動編制記賬憑證，并可自動登錄過賬，保證了資金流、物流的同步及數(shù)據(jù)的一致性，從而提高了財務工作效率，并可運用從系統(tǒng)中得到的資金和成本信息，加強財務分析，為決策者提供及時的、準確的財務數(shù)據(jù)，用以指導和控制生產(chǎn)經(jīng)營活動。

4ERP環(huán)境下內(nèi)部會計控制的方案設計

4. 1事前控制

4.1.1預算控制

將企業(yè)的整體目標分解為具體的控制項目和明確的控制標準，并落實到相應的責任單位或責任人。在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，系統(tǒng)自動將實際情況與預算目標進行比較，對不符合目標的業(yè)務操作進行否決或提請授權機構決策。

4.1.2授權控制

根據(jù)企業(yè)的組織結(jié)構及員工的崗位責任，設置每個員工對系統(tǒng)的操作權限以及對信息的查詢范圍。系統(tǒng)將保證企業(yè)的各項業(yè)務活動均是已被批準或被授權的員工執(zhí)行。

4. 2事中控制

4.2.1會計科目

通過設置一套名稱準確、內(nèi)容完整、歸類繁簡適度的會計科目，規(guī)范會計核算過程，方便監(jiān)管信息的提取。

4.2.2財務政策

系統(tǒng)根據(jù)預先設置的標準，自動完成折舊計提、費用攤銷等工作，杜絕利用相關政策人為調(diào)節(jié)會計利潤的現(xiàn)象；

4.2.3會計報表

利用取數(shù)公式，直接根據(jù)會計賬簿生成會計報表，保證報表數(shù)據(jù)真實、完整。

4. 3事后控制

4.3.1數(shù)據(jù)核對

系統(tǒng)可自動核對內(nèi)部外部數(shù)據(jù)的發(fā)生額及余額是否符合指定的邏輯關系，并把異常情況及時提交給相關的監(jiān)控部門。其中，內(nèi)部核對是指在各個系統(tǒng)之間的核對，如財務部門記錄的往來款項是否與銷售部門實現(xiàn)的銷售情況相符，財務部門掌握的庫存變動是否與物管部門實際的出入庫情況相符等等；外部核對是指通過接口將系統(tǒng)數(shù)據(jù)與外部數(shù)據(jù)進行核對，如通過電子對賬單核對企業(yè)收付的資金是否與銀行記錄相符。

4.3.2風險評估

根據(jù)企業(yè)面臨的各種風險，如籌資風險、投資風險、經(jīng)營風險、環(huán)境風險等，設計風險模型，轉(zhuǎn)化成具體的控制項目及風險指標。系統(tǒng)可定期搜集相關數(shù)據(jù)，根據(jù)風險模型，還原成企業(yè)面臨的風險狀況，生成風險評估報告。

4.3.3檢查計劃完成情況

系統(tǒng)可定期將企業(yè)的實際績效與計劃目標相比較，分析各項具體工作的進展情況及其變動趨勢是否符合要求。

4.3.4檢查制度執(zhí)行情況

通過搜集整理員工的日常操作，系統(tǒng)可定期分析員工的工作內(nèi)容及行為方式是否合乎規(guī)范。

ERP系統(tǒng)下的事前控制、事中控制和事后控制可以增加控制的客觀性，可以把人為因素帶來的各種隨意性、欺騙性有效控制在制度執(zhí)行過程中，確保財務報告的客觀性、可靠性，實現(xiàn)對人、財、物的全面控制。

5結(jié) 論

ERP環(huán)境下的內(nèi)部會計控制可以在提高會計信息質(zhì)量、保證資產(chǎn)安全、保障制度執(zhí)行等各方面發(fā)揮作用。但在ERP環(huán)境下并不是所有的控制目標都可以量化，也不是所有的控制手段都可以通過程序進行模擬，ERP系統(tǒng)只是一種工具，能否發(fā)揮作用取決于管理當局的支持程度、系統(tǒng)使用者的素質(zhì)和態(tài)度以及企業(yè)的文化傳統(tǒng)、經(jīng)營方式等環(huán)境因素。因此管理思想與信息技術要很好地結(jié)合起來，才更有利于企業(yè)加強內(nèi)部控制，提高管理水平。

主要參考文獻

[1] 楚慧，盛晏. ERP環(huán)境下企業(yè)會計信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢[J].科技和產(chǎn)業(yè)，2005，（4）.

[2] 李淑琴.ERP應用的風險與內(nèi)部控制[J]. 中國石油企業(yè)，2005，(2).

[3] 曹健，李麗麗. ERP環(huán)境下的會計業(yè)務流程重組[J].黑龍江對外經(jīng)貿(mào)，2005，（8）