制度是車輛管理保護傘

物流企業(yè)車輛管理淺談(一)

時下，物流業(yè)已經(jīng)成為中國一大熱門行業(yè)，特別是第三方物流更是方興未艾，成為行業(yè)發(fā)展的主流。因此，物流的相關(guān)管理也越來越成為人們關(guān)注的焦點。

物流，從根本上來說無外乎兩大基本功能，即：通過倉儲實現(xiàn)貨物的時間效益、通過運輸實現(xiàn)貨物的空間效益。對于物流企業(yè)中的運輸系統(tǒng)而言，車輛是其最昂貴、最重要的資產(chǎn)，故而運輸車輛的管理便成為運輸管理中最重要的組成部分。

車輛管理方法論

所謂車輛管理，無非是與車輛有關(guān)的組織、協(xié)調(diào)、控制等一系列工作的總稱，而目的有兩個，即：降低運行成本和提高經(jīng)濟效益。究其方法則可歸結(jié)為以下幾個方面：嚴密完整的車輛管理制度、全額預(yù)算管理、請款制度和績效考核。

企業(yè)車輛管理不同于其他設(shè)備管理的一個最大不同之處在于，車輛分布于四面八方，處于管理人員目力所不能及之處，因此車輛的在途控制就成為管理者首先要考慮的一個重要問題。此外，還包括車輛的費用控制、車況的控制及交通安全指標控制等一系列控制問題。要解決好這些問題，最佳的辦法就是設(shè)計好各種流程和指標。然后，就需要用車輛管理制度的形式把這些指標和流程固定下來。

企業(yè)在車輛管理中，還需要考慮對人工成本的控制，人工成本控制的主要手段是員工數(shù)量（指管理人員）的控制。就車輛管理部門來說，駕駛員的數(shù)量與車輛的數(shù)量緊密相關(guān)，可以與車輛數(shù)量的控制通盤考慮。管理人員是車輛管理部門所必備但又不是直接參與生產(chǎn)的人員，所以其配置原則是：一專多能、精干高效、少而精。對于管理人員來說，其工作性質(zhì)決定了其工作較難量化。要對這部分員工工時和人工費用進行控制，最好采用全額預(yù)算管理。

管理體系如同一張網(wǎng)，這張網(wǎng)是由結(jié)點和網(wǎng)線組成的，但它還有一個更重要的東西，就是：綱，綱舉則目張。這個綱就是預(yù)算。控制住了預(yù)算，就控制住了成本；控制住了成本，就為企業(yè)的盈利提供了必要的保證。而為了給預(yù)算管理提供保證，使之不致于流于形式，財務(wù)部門的協(xié)助就必不可少。預(yù)算的執(zhí)行要由財務(wù)部門來監(jiān)督，費用的支出要由財務(wù)部門來節(jié)制；而采用事后報銷的辦法則無法達到這個目的。最好的辦法莫過于采用請款制度，在費用發(fā)生前加以控制，才能收到較好的效果。

車輛管理制度是車輛管理部門負責人進行管理的基本依據(jù)，其功能和作用決定了它只能是一個比較宏觀的準則，不可能包括所有在管理中隨機發(fā)生的事件，更不能對具體內(nèi)容作出量化規(guī)定，比如：工作積極性、主動性等。這就要求管理者擁有一個更加靈活、更加具體的管理工具——績效考核?？冃Э己藦娬{(diào)的是互動性，首先要有一個管理者與被管理者共同確認的績效目標?？己似诮Y(jié)束后，再由管理者與被管理者共同對被管理者在考核期間的工作作出評估并給出合理的分數(shù)。

制度是重要保證

車輛管理制度是有效實行車輛管理的基礎(chǔ)，管理的核心是控制，全額預(yù)算管理、請款制度和績效考核都是為這個核心服務(wù)的。車輛管理制度是上述三項管理措施得以實施的保證。

一個完整、嚴密的車輛管理制度，絕不僅僅只包括駕駛員管理規(guī)定、車輛停放規(guī)定等一些簡單的粗線條規(guī)定，而應(yīng)該是一個詳細規(guī)范了駕駛員管理、調(diào)度管理、車管人員管理及與財務(wù)部門的接口管理等一系列管理措施、管理流程的可操作性非常強的管理制度。

作為企業(yè)車輛管理的根基所在，制度所涵蓋的范圍應(yīng)包括車輛的購置、使用、調(diào)撥、更新、報廢、各種規(guī)費的辦理及繳納；車輛保險的投保、理賠，交通事故、機械事故的處理等各項流程；費用預(yù)算的申報、審核、批準流程；各種技術(shù)、經(jīng)濟指標的制定、考核及獎懲；各級車輛管理人員、調(diào)度、駕駛員、修理工等人員的聘用條件、崗位職責，特別是底層人員的每日工作規(guī)范化規(guī)定等各類規(guī)章及管理制度。

車輛管理制度具體內(nèi)容

筆者認為，完整的車輛管理制度應(yīng)該包括以下內(nèi)容：

一、總則。主要闡述車輛管理制度的制定目的及適用范圍。此項內(nèi)容較簡單。

二、車輛管理系統(tǒng)的組織架構(gòu)及各崗位的崗位職責。此項內(nèi)容應(yīng)對車輛管理系統(tǒng)的管理體系、組織架構(gòu)作出詳細的規(guī)定，明確各級、各崗位的統(tǒng)屬、匯報關(guān)系、職權(quán)范圍、所應(yīng)負責的各項工作及要求（崗位職責）。

三、車輛資源的配置。包括車輛資源的配置原則，申請配置車輛的流程、車輛采購、租賃、調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓和報廢、更新的流程。需要強調(diào)的是，車輛的購置和長期的租賃應(yīng)集中管理和控制。

四、車輛的使用。包括車輛的日常管理、租賃車輛的管理、生產(chǎn)車輛的管理、行政辦公車輛的管理、車輛停放的規(guī)定及有關(guān)車輛使用的其它規(guī)定。

五、車輛的安全管理。包括車輛的安全控制（含車輛分類管理、車輛的交通事故和違章的控制指標等內(nèi)容）、車輛各類事故處理流程、車輛保險的投保、理賠流程、車管員、駕駛員的安全管理（含駕駛員的分類管理、交通安全宣教例會等內(nèi)容）。其中，車輛的保險應(yīng)做到統(tǒng)一險種、保額，集中投保。這樣做的好處是容易做到集中統(tǒng)一管理，避免由于各地自行其是造成的漏保、保額不足或過度投保等弊端，且集中投保的車輛數(shù)額較大，容易從保險公司獲得較大的保費優(yōu)惠和較高質(zhì)量的服務(wù)。

六、車輛維修保養(yǎng)的管理。包括車輛維修保養(yǎng)計劃的編制方法和規(guī)范、定點維修廠和加油站的選擇方法及確認流程、車輛維修和保養(yǎng)流程、車輛的保養(yǎng)規(guī)范（日常維護、一級和二級保養(yǎng)的內(nèi)容及技術(shù)要求）、主要車型的保養(yǎng)規(guī)范（各級各類保養(yǎng)的里程間隔、內(nèi)容及技術(shù)要求）。

七、檔案管理。包括駕駛員檔案、車輛檔案、各類事故檔案、車輛保險檔案、車輛技術(shù)檔案及車輛臺帳的管理規(guī)范和標準表格格式。

八、駕駛員和汽車維修工的管理。包括汽車駕駛員和維修工的招聘流程及招聘條件、汽車修理工的配置原則、駕駛員持證上崗規(guī)定（為確保公司車輛由公司聘任的專職駕駛員駕駛，必須實行“雙證”上崗制度，即：必須同時持有公司《內(nèi)部準駕證》和《中華人民共和國機動車駕駛證》才能駕駛公司車輛）、駕駛員和維修工的培訓及考核流程、駕駛員的每日工作流程規(guī)范及行為規(guī)范。

九、車輛管理人員的管理。包括車管人員的配置原則、聘任條件、招聘流程、職業(yè)操守、培訓考核流程及規(guī)范。

十、績效考核。包括車管系統(tǒng)各級各類人員的績效考核流程及規(guī)范、各級各類人員績效考核期間的設(shè)置、各級各類人員績效考核基本項目的設(shè)置及規(guī)范、評估標準、分值設(shè)置、重要基本項目的權(quán)重要求、被考核人的申訴流程和處理規(guī)范。

十一、預(yù)算管理。包括預(yù)算的內(nèi)容、預(yù)算項目的設(shè)置原則及規(guī)范、預(yù)算編制的方法及規(guī)范、預(yù)算的編制流程、預(yù)算的申報流程、預(yù)算的審核流程、預(yù)算的批準流程、預(yù)算外費用的申報、審核及批準流程、成本中心費用報告的確認、質(zhì)詢及申訴流程。

十二、指標管理。包括各類指標的設(shè)置規(guī)范、統(tǒng)計責任、統(tǒng)計口徑、上報對象、上報時間及計算方法或評估方法。

十三、附件。各種表格的規(guī)范樣式。

需要指出，上述車輛管理制度的范本是以全國性大型物流企業(yè)為參照物編制的，區(qū)域性或中小規(guī)模的企業(yè)可酌情刪減。

總之，車輛管理制度的制定原則是：嚴密、詳細和可操作性強。在制定制度、指標、流程時要充分照顧到各方面的利益，盡量做到公平、公正，權(quán)利與義務(wù)相統(tǒng)一，在制定工作規(guī)范特別是基層員工的工作規(guī)范時，要簡單實用，但在涉及到一些具體的工作規(guī)范時又一定要具體詳細。對于容易產(chǎn)生歧義的地方一定要做出具體說明，千萬不可想當然地認為這些是常識，不用說就應(yīng)該知道；否則當制度上的漏洞被利用鉆了空子的時候，你會發(fā)現(xiàn)自己處于無可奈何的尷尬境地。