組織管理是解決企業人力資源管理問題的核心命題

當企業日益上升的人工成本，折磨著企業管理者的大腦時，他們困惑！困惑自己有豐富的人力資源，并為其付出高昂的人工成本代價，而他們看起來又似乎十分忙碌和努力，但卻無法使工作有效地完成！是機構臃腫嗎？是人浮于事嗎？或者是否還有其它一些更深層、更本質的原因？

當員工準備將時間和精力投入到自己所從事的職業時，他們卻不知道該做什么，或者知道做么卻又不知道該怎么去做、為什么要這樣做，這時候，他們會不會感到困惑？當這種困惑和盲目的努力轉化為實際的不良績效時，面對上級叱責與懷疑的目光，他們是否會感到委屈而無可奈何？

當外部的專家為企業出現的問題進行診斷和分析時，通過一系列的調查和訪問，得出的結論是：企業缺乏彼得?德魯克所說的組織的磚瓦！這意味著什么？

作為一名管理者，你能不能輕而易舉回答這些問題？假如你不能明確回答，而這又不是因為你的知識、技能和能力有缺陷，你應該思考：為什么我們不能明確界定每個部門和員工的工作職責和任務？為什么我們部門會經常發生有些事情干的人太多、而有的事情卻幾乎沒有人干的現象？為什么員工不清楚什么是他們最關鍵的任務？

答案只有一個，企業的組織管理和部門職能設置出現了問題！

這時候，要走出困境，企業必須明確：

建立一個有效的組織管理和部門職能設計的結構化平臺是企業最佳的選擇！

當前國內組織與職能設計技術嚴重匱乏，為彌補國內該領域的空白，《人力資源管理技術解決方案》的組織管理系統以一支獨秀，憑其獨特的研究技術、廣泛的適用性、結構化的設計角度進入了企業的視野，成為幫助企業規范部門職能、明確崗位職責，從而走出組織管理困境的有效的系統化工具。

《人力資源管理技術解決方案》的組織管理系統是專家幾十年咨詢經驗和管理研究的結晶，體現了軟件技術與任務清單法的完美結合。該系統為企業量身定制功能強大、內容齊全的組織職能與崗位職責數據庫，清晰設定各部門及崗位的三級（或兩級）職能結構，使企業能夠全面梳理組織、部門與崗位職責權限，從而真正做到職責明確、權限統一。該系統最大的創新與貢獻在于，企業可根據自身的需求，依賴模板數據庫的強大后盾，全智能化的設計組織結構與職能、部門職責、工作職責與權限，操作方便、簡單而高效。

《人力資源管理技術解決方案》的組織管理系統在企業的引入，使企業組織職能和崗位職責的設置既有了強大數據支持，也有了流程式的可操作化技術平臺，是企業、部門和員工擺脫困惑、確定工作方向，明確工作職責的最有效的工具。

1 組織管理相關知識

組織管理是對組織經營過程中的組織活動進行預測、計劃、設計、協調、分析和控制的過程。

組織設計是組織管理的重要組成部分，對組織戰略的順利實施有著重大影響。組織設計是圍繞企業目標的實現，使企業組織的功能達到最大化，而對企業內各個職位進行分類、分組、授權、協調的一系列活動。

1.1 組織設計的內容

組織設計是一個動態的工作過程，包含了眾多的工作內容。歸納起來，主要有以下幾點：

1.1.1 確定組織內部門構成、崗位構成以及各部門和崗位之間的正式關系和各自的職責；

1.1.2規劃出組織最高部門向下屬各個部門、人員分派任務和從事各種活動的方式；

1.1.3 確定出組織對各部門、人員活動的協調方式；

1.1.4 確立組織中權力、地位和等級的正式關系，即確立組織中的職權系統。

1.2.組織設計的基本原則

一個好的組織設計，應當遵循以下基本原則：

1.2.1 目標統一性原則

組織結構的設計和組織形式的選擇，必須有利于組織目標的實現。任何組織都有其特定的目標，而組織結構必須有利于組織目標的實現，否則它也就失去了存在的意義。同樣的道理，每一機構又有自己的分目標來支持總目標的實現，而這些分目標就又成為機構進一步細分的依據。為此，目標層層分解，機構層層建立下去，直至每一個人都了解自己在總目標的實現中應完成的任務，這樣建立起來的組織機構才是一個有機整體，才能成為保證組織目標的實現奠定組織基礎。

1.2.2 分工協調的原則

分工就是按照提高管理專業化程度和工作效率的要求，把組織的目標分成各級、各部門以至各個人的目標和任務，使組織的各個層次、各個部門、每個人都了解自己在實現組織目標中應承擔的工作職責和職權，協調則包括部門之間的協調和部門內部的協調。因此，分工協調原則可以這樣表述：組織結構的設計和組織形式的選擇越是能反映目標所必需的各項任務和工作的分工，以及彼此間的協調，委派的職務越是能適合于擔任這一職務的人的能力與動機，其組織結構和形式就越是有效。

1.2.3 管理跨度原則

主管人員有效地監督、指揮其直接下屬的人數是有限的。管理跨度的限度取決于多方面的因素，如工作類型、主管人員以及下屬的能力等等。由于管理跨度的大小影響和決定著組織的管理層次，以及主管人員的數量等一些重要的組織問題，所以，每一個主管人員都應該根據影響自身管理跨度的因素，來慎重地確定自己理想的管理跨度。

1.2.4 權責一致性原則

職權與職責必需相等。在進行組織結構的設計時，既要明確規定每一管理層次和各個部門的職責范圍，又要賦予完成其職責所必需的管理權限。職責與職權必須協調一致，要履行一定的職責，就應該有相應的職權，這就是權責一致性原則的要求。

1.2.5 統一指揮的原則

組織的各級機構以及個人必須服從一個上級的命令和指揮，只有這樣，才能保證命令和指揮的統一，避免多頭領導和多頭指揮，是組織最高管理部門的決策得以貫徹執行。因此，按照統一指揮的原則去辦，指揮和命令如果能組織安排得當，就可做到政令暢通，提高管理工作的有效性。

1.2.6 集權與分權相結合的原則

為了保證有效的管理，必須實行集權與分權相結合的領導體制。該集中的權力集中起來，該下放的權力就該分給下級，這樣才能加強組織的靈活性和適應性。

1.2.7 精干高效的原則

在服從由組織目標所決定的業務活動需要的前提下，力求減少管理層次，精簡管理機構和人員，充分發揮組織成員的積極性，提高管理效率，更好地實現組織目標。一個組織只有機構精簡，隊伍精干，工作效率才會提高；如果組織層次繁多，機構臃腫，人浮于事，則勢必導致浪費人力，滋長官僚主義情緒，辦事拖拉、效率低下。

1.2.8 穩定性與適應性相結合

組織結構及其形式既要有相對的穩定性，不要總是輕易變動，但又必須隨組織內外部條件的變化，根據長遠目標做出相應的調整。一般來說，組織要進行實現目標的有效的活動，就要求必須維持一種相對平衡的狀態，組織越穩定，效率也將越高。但是，組織自身所賴以生存的環境是在不斷發生變化的，當組織無法適應變化了的情況時，組織本身就會發生危機，組織的調整與變革就是不可避免的了。

1.2.9 均衡性原則

同一級機構、人員之間在工作量、職責、職權等方面應大致平衡，不宜偏多或偏少。苦樂不均、忙閑不均等等都會影響工作效率和人員的積極性。而且，一方面有些人整天忙得不可開交，疲于應付工作中出現的各種問題，而另一方面有些人整天無事可做，人力資源的閑置本身就是一種浪費。

2 模塊基本功能

組織設計與部門職能管理模塊是《人力資源管理技術解決方案》的基礎部分，通過該模塊所建立的組織和崗位數據，為其他三個模塊提供了基礎性信息。該模塊為企業提供了與組織管理有關的關鍵功能，包括：自定義組織結構、自定義崗位設置、確定組織內部各個部門職責與任務清單、確定組織內部各崗位職責與權限。

與傳統的組織管理方法和過程相比，本模塊的優勢主要體現在以下方面：

2.1 精心打造、量身定制組織職能與崗位職責數據庫，為企業組織與人力資源管理提供強大的數據支持；

2.2 任務清單法和軟件技術的完美結合，不僅可以科學地規范并統一組織的職責系統和權限系統，同時也為組織人力資源的深化管理奠定了基礎；

2.3 依托于電子技術平臺構建組織管理系統，其意義和影響已遠遠超出了組織管理工作的本身，它在國內是首創，具有一定的開拓意義。

3 模塊主要功能介紹

組織設計與部門職能管理系統主要功能，如圖1-1所示

主要功能包括模板數據操作和自定義數據操作：

3.1 模板數據操作

3.1.1 模板組織結構

模板組織結構實際上提供的，是一個內容齊全的組織結構數據庫，它基本上囊括了一個組織所能包含的所有部門，這些部門根據其職能的相似程度共分為八大中心，這八大中心分別為：

企業管理中心、黨務中心、財務管理中心、營銷管理中心、企業發展中心、研發中心、信息中心與生產中心。

用戶在自定義企業組織結構時，可以從摸板里挑選相關部門，也可以根據企業實際情況將相關部門的職能合并為一個部門。具體操作參考“第一部分 組織設計與部門職能管理模塊操作指南”中“自定義組織”（摸板組織結構見圖1-2）。

模板部門任務清單反映了模板組織結構里每個部門的工作任務，其標準結構為三級結構，即：主體功能、職責和細目。部門主體功能反映部門在組織當中承擔的主要職能，下屬的職責和細目則反映完成該項主體功能所需進行的詳細工作，部門任務清單的一級和二級作為部門職責。一條主體功能數據可包含多條職責數據，而一條職責數據又可包含多條細目數據。用戶自定義組織的部門任務清單時可以參考模板中各部門任務清單，（摸板部門任務清單見圖1-2、圖1-3），并可通過軟件中的模板組織的數據查詢功能將模板部門的任務清單進行打印。

3.1.2 模板崗位數據

模板崗位是軟件所提供的與模板組織結構配套的崗位數據庫，它基本上包括了模板組織結構每個部門所能設置的所有崗位，數據齊全，功能強大。用戶在自定義崗位時可以參考摸板（摸板崗位見圖1-4）。

模板崗位任務清單反映了軟件提供的通用崗位應當承擔的所有工作任務，其標準結構為兩級結構，即：崗位職責和崗位工作清單，崗位工作清單是對崗位職責的細化，一條崗位職責數據可包含若干條崗位工作清單數據，用戶在設置崗位清單時可以參考該模板（摸板崗位任務清單見圖1-4）。

3.2 自定義數據操作

3.2.1 制定企業的組織結構

企業在制定組織結構時，要綜合考慮企業所處的環境、企業的戰略、企業技術、企業文化以及企業規模等各種因素的影響，從而做出調整的策略。

3.2.1.1 企業的組織結構必須與企業所處的環境相適應，這要求企業設計和調整組織結構時必須考慮當前組織結構的現狀，以及對手組織結構的現狀，要隨著環境的變化而相應調整。企業的環境因素越是復雜和多變，則組織設計就越要強調適應性，采取多種的組織對策來消除外部環境對企業的不利影響，其中包括增加組織結構的柔性。

3.2.1.2 戰略決定結構。企業組織結構是實現企業經營戰略的重要工具，不同的戰略要求不同的組織結構。用戶自定義的組織結構必須能夠促進企業戰略的實現，這要求企業在自定義組織結構時必須考慮到企業為來發展變化的需要，而不僅僅拘泥于現狀。

3.2.1.3 企業在制定組織結構時，必須考慮到技術因素的影響。技術復雜程度是影響企業內部協調關般來說，技術越復雜，部門或個人之間的交往越多，信息傳輸量大，傳輸頻次增大。因而相互之間的協調關系變得復雜。為了有效協調，或者增加協調機構，或者調整組織結構。

3.2.1.4 企業組織結構必須與企業文化相適應。企業文化是由員工共享的價值觀、信念、理解與標準等的基本組合，這些基本的價值觀可能與倫理行為、對員工的承諾、效率或對顧客的服務等有關，并使組織的成員緊密地結合在一起。

3.2.1.5 規模的大小是影響組織結構中權力層級的重要因素。規模越大，其內部工作的專業化程度就應越高，標準化操作程序就越容易建立。這樣管理者用于處理日常事務的時間就越少，因而管理跨度就可以大一些，有利于減少管理層次。但是，規模大的企業，經營范圍寬，業務量大，有些管理職能就可能需要獨立出來，這就會增加機構，增加層次。而且規模太大，受管理者能力的限制，分權的程度就會高，有可能需要建立分權式的組織結構。

在本模塊中，企業要根據當前組織結構的現狀，同時考慮未來發展變革的需要，設置部門和經營單位，并確定各部門和經營單位的性質。一是要合理劃分部門的上下級的關系，二是確定部門隸屬關系的性質：直線隸屬表明該部門與其上級部門是直線上下級的關系，參謀隸屬表明該部門是其上級部門的參謀部門，如委員會等。（自定義組織結構樣例見圖1-5）。

3.2.2 制定部門任務清單

部門任務清單反映該部門所有的工作任務，其標準結構為三級結構，即：主體功能、職責和細目。

獲取部門工作任務數據的方法有很多，有問卷法、訪談法、觀察法、關鍵事件法等，但最常用的一種方法是工作日志法。工作日志是指讓員工以工作日志的形式記錄每天的工作活動，這種方法要求員工在一段時間內對自己工作中所做的一切進行系統的活動記錄，如果這種記錄記得很詳細、很具體，那么經常會揭示一些其他方法無法獲得或者觀察不到的細節。工作日志法的一般步驟是：

3.2.2.1 組織員工填寫10個正常工作日的工作日志，即時記錄員工的工作任務，并區分每項工作任務的時間消耗、重要程度和工作性質；

3.2.2.2 工作日志填寫完成后，由員工個人對填寫的工作日志進行匯總，匯總時應注意相同的工作任務不進行重復填寫，并累積計算某項工作任務的總消耗時間；

3.2.2.3 各部門制定具體承辦者，在員工的個人工作日志匯總的基礎上，編制部門工作任務匯總，并對重復或遺漏的工作任務進行補充和修改；

3.2.2.4 部門匯總后，對匯總后的各項工作任務主體功能、職責和細目進行三級分類，計算每一項工作任務的累積消耗時間。分類的依據是：先確認部門主體功能，再將各項工作任務按邏輯相關性（活動的先后順序）形成部門的職責，對于不能按邏輯相關性形成職責的，按工作任務的同類性形成職責。

3.2.2.5 通過以上各步驟，得到各部門工作任務清單。

在本模塊中，由于模板部門任務清單是通用版本，所以用戶可以在參考通用版本的基礎上根據行業和地區的特點編輯本組織的部門任務清單。（自定義部門任務清單樣例見圖1-5、圖1-6）。

部門任務清單的一級和二級作為部門職責（自定義部門職責樣例見圖1-7）。

組織職責權限與相互關系。管理科學認為，企業的所有權限，都是依據其整體組織機構的任務與崗位承擔的職責而分解配置的。任職者在完成某項工作任務的過程總是承擔著某種權限。

由于一條工作任務可能會涉及組織內部的多個崗位，因此有必要針對具體的工作任務，區分從事該項任務的各個崗位的不同權限。凡是需要做出決策（決定）的，具有關鍵責任判斷點的，具有需要控制環節的，與其他部門重要工作任務相關的崗位，都應賦予相應的權限。通過權限的編輯，客戶可以使各個崗位在明確職責的同時，確保權限的清晰劃分。這些權限包括承辦、協辦、核準、復核、審核等權限（組織職責權限與相互關系樣例見圖1-8，自定義部門職責權限表樣例見圖1-9，自定義崗位職責權限表樣例見圖1-10）。

用戶在根據權限劃分部門職責到崗位時的操作請參考“第一部分 組織設計與部門職能管理模塊操作指南”中“組織部門、崗位職責權限與相互關系”。完成此操作后進行部門權限數據自動轉檔為崗位職責權限功能（見圖1-11）。（待續）