越俎代庖的原因之一

Zhz：業務指導工作中的“越俎代庖”現象，既是業務指導人員的無奈之舉，也是業務指導人員盡職盡責精神的體現。無奈的原因是多方面的，機關檔案員流動頻繁，兼職過多是導致“越俎代庖”的重要原因。今年年初，本人曾指導一位責任心很強的同志對其所在縣機關檔案工作人員進行全面調查。調查結果顯示，該縣110個一級單位的142名檔案員中，僅有8個單位的8名同志是專職檔案員：其余的102個單位的134名同志都是身兼數職，無暇顧及本機關的文件歸檔工作，再加上他們檔案業務素質低下、流動頻繁等因素，造成業務指導人員為了盡快完成機關歸檔文件整理任務，就只有“越俎代庖”或甘當“雇傭工”了。

一束草根：我覺得是不是還有兩方面的原因值得思考：一是檔案業務指導人員的任務是業務指導還是盡快完成機關歸檔文件整理任務?二是機關檔案整理方法是不是必須按照我們說的歸檔文件整理方法來整理?機關可以選擇其他更簡便的方法嗎?如檔案合訂本。

Zhz：一束草根先生，您提的問題，我是這樣理解的：一是業務指導人員的任務就是業務指導，其外延非常寬泛，正所謂經濟建設發展到哪里，檔案服務(即業務指導)就跟蹤到哪里。二是督促、指導轄區內各機關、團體、企事業單位盡快完成上年度歸檔文件的整理任務是業務指導人員每一年度的重要任務之一。三是盡快完成機關歸檔文件整理任務既是業務指導人員的任務，也是機關檔案員的任務。四是對于您出的第二個題目，從思維方式上講，我個人暫時認為是無可非議的。我從您的提問里思考了另一個問題，機關檔案員假若都質疑我們的“推薦標準”，業務指導人員將何以指導?五是探討“更簡便的方法”是我們共同的追求，但新方法、新標準未出臺之前，仍須推薦原有的方法與標準。六是隨著社會信息化的發展與完善和檔案部門電子文件中心的普遍建立，傳統的歸檔文件整理方法與標準將成為歷史。

泊客：為了按時完成整理任務，除了業務指導人員親自出馬就沒有其他辦法了嗎?如果我是其他單位的領導，我就不配檔案員，兼職的也不要，反正到時候檔案局的人會來干：如果我是其他單位的檔案員，我也不學，反正到時完不成任務，檔案局的人比我著急。親自出馬，偶爾為之，不是不可，但長此以往是個問題。

一束草根：Zhz先生，對您說的第一個觀點我非常贊同。但是，我想進一步說明，經濟建設發展到那里，檔案服務(即業務指導)就跟蹤到哪里。是提供檔案咨詢服務，而不是把檔案館整理檔案的標準強制推行到哪里。

對您說的第二個觀點，我想如果沒有檔案接收進館要按照檔案館整理檔案的標準接收的壓力，也就不會有“盡快完成上年度歸檔文件的整理任務”了，也就不會有“越俎代庖”或甘當“雇傭工”的現象了。因為業務指導的任務是對各個單位提供檔案業務咨詢服務，而不是強迫其按照某種方法整理檔案。

對您說的第四個觀點，我是這樣認為的，假如沒有接收進館要按照檔案館整理檔案的標準接收的壓力，我們可以為機關檔案員提供幾種檔案整理方法供他們選擇，并教會他們。而如果他們創造了新的簡便易行的方法，我們可以總結推廣。

對您說的第五個觀點，我是這樣認為的，如果我們不去探求新方法，不去發現新方法，不去總結新方法，何來新方法、新標準的出臺呢?

其實到電子文件中心普遍建立后，我們仍然會面臨方法與標準的問題。可能到那時，這個問題會變得更加復雜。

Zhz：一束草根先生，一是我回答您的是業務指導人員的任務是什么?您說是“提供檔案咨詢服務”，我認為不夠準確。作為業務指導人員，他主要是為之提供檔案業務方面的咨詢服務，即按照有關要求，監督、指導其做好建檔、歸檔工作。二是即使沒有您說的那種“壓力”，盡快完成上一年度機關歸檔文件整理任務仍是業務指導人員的分內職責之一。三是您說的那種“壓力”是誰給的，難道又是一種“強制性”的“推薦標準”嗎?四是檔案館接收檔案的標準與業務指導人員對機關歸檔文件整理的要求原則上是同出一轍。檔案館接收檔案的標準也是業務指導人員指導的，市級檔案館接受省級業務指導人員的指導，市級業務指導人員又去指導縣級檔案館。五是我們常說，沒有規矩不成方圓。各級業務指導人員的監督、指導始終是有一定遵循的，如果隨心所欲，規范化、標準化又何以解釋呢?

一束草根：Zhz先生，既然您認為我談的不是“越俎代庖”的原因，那么，就讓我們再繼續共同尋找其他原因吧!

(摘自《檔案界》網站)